印章管理办法_印章使用管理办法

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印章管理办法

第一条 目的为明确集团印章的刻制、发放、保管、使用及废止程序，规范和监督集团印章管理，特制订本办法。

第二条 适用范围

本办法适用于全集团各类印章的管理，财务印章的具体使用管理按照集团财务相关规定执行，各分公司、子公司参照本办法制定相关管理办法。

第三条 定义

（一）印章，指集团在对外经营活动中，为明确公司权利义务关系，承担民事法律责任以及在对内管理过程中，为行使职权而作为重要凭证和工具使用的各类印章、印鉴；

（二）本办法中的“集团”指xxxxx，“公司”指的是各有关分公司及集团所属其他子公司。

第四条 职责划分

（一）综合部

1.负责对印章的刻制、发放、使用范围、丢失公告、废止公告、印章使用情况进行登记，并建立台账；

2.负责对集团公章的保管、使用管理等工作；

3.核对集团公章签盖申请审批权限，并按照权限要求用印签章； 3.负责将公章审批单整理归档；

4.结合OA审批管理做好电子审批单据的归档整理；

（二）法律事务部

1.负责对集团合同专用章的保管、使用管理等工作；

2.核对集团合同专用章签盖申请审批权限，并按照权限要求用印签； 3.负责将合同专用章审批单整理归档。

（三）财务部

1.负责对集团财务专用章、发票专用章、法人章的保管、使用管理等工作； 2.核对集团财务专用章、发票专用章、法人章签盖申请审批权限，并按照权限要求用印签；

3.负责将财务专用章、发票专用章、法人章审批单整理归档。

（四）其他部门

1.根据业务需要提出用章申请；

2.填写《印章使用审批单》，按权限经集团领导审批后，持审批单到相关印章管理部门申请使用印章。

第五条 审批权限

（一）分管副总裁

1.审核分管部门提出的用章申请；

2.分管范围内的，不涉及集团业务的一般事务类印章使用批准权；

（二）总裁

1.审核集团印章更名、刻制、遗失废止公告等申报事项； 2.负责权限范围内的集团一般性业务印章使用、携带外出的批准。

（三）董事长

1.负责批准集团印章更名、刻制、遗失废止公告等申报事项；

2.负责总裁权限范围以外，涉及集团重大业务的印章使用、携带外出的批准。

第六条 印章类别

集团法人章（公章）、财务专用章、法定代表人章、合同专用章、发票专用章等；

第七条 印章使用程序

（一）印章使用人填写《印章使用审批单》，按类别经集团领导审批后，按照用章类别到相关印章管理员按照用章要求进行使用印章；

（二）如遇到紧急情况，需要使用印章，不能及时填写审批表时，由申请人当面电话或信息请示总裁（董事长）同意后，可先行使用印章，并在《印章使用审批单》上注明情况，事后进行补签手续；

（三）印章管理员在接到《印章使用审批单》后，审查确认签批手续是否完备，并且在规定的位置加盖相符的印章。印章加盖完毕后，原则上要求留原件一份，特殊情况的可留复印件以备后查，涉及到公司机密的文件按照有关保密规定进行办理；

（四）合同（发文）审批通过后，需要加盖合同专用章（公章）的，不再另行填写《印章使用审批单》，合同（发文）审批单作为用章的审批文件。第八条 印章使用原则

（一）对外签署的各类合同、协议用章时，原则上要求对方先行盖章，如有特殊情况需要我方先行盖章时，经办人应在《印章使用审批单》中注明情况说明；

（二）印章审批权限按照“

五、审批权限”规定执行；

（三）合同协议经集团审批后，经办人应在30天内办理完毕印章使用手续，超过时限的应重新办理用章审批手续；

（四）印章管理员对未经批准用印的文件，严禁私自用印，违者将按照严重违纪处理，造成严重损失的，将按照法律法规移交司法机关处理；

（五）严禁在各类无具体内容的文件上用印，包括但不限于各类申报表格、收据、合同中未填写数额等情况，如确实在我方签章时无法明确或确需在经办现场填写，经办人需在审批表中说明，获得批准后方可使用印章。

第九条 印章的刻制

（一）集团各类印章的刻制由相关需求部门提出申请，并附有申请印章的“使用规则”，填写《印章刻制申请表》，经集团批准后刻制；

（二）印章刻制申请批准后，由综合部负责到有公安部门备案的刻章单位进行刻制并进行公安备案，刻制完毕后根据类别分别由相关部门负责保管使用；

（三）印章如发生丢失、损坏、被盗时，印章使用人、管理人应及时向集团汇报，并写出书面报告，由综合部负责在有关媒体刊登丢失、废止公告，经集团审批后，由综合部负责补刻。

第十条 印章的保管和移交

（一）集团综合部负责集团公章保管；法律事务部负责合同专用章保管；财务部负责财务专用章及发票专用章、法人章等印章的保管，其他部门和个人不得保管专用印鉴；

（二）各分公司、子公司的财务专用章、发票专用章以及法人章由集团财务部负责统一保管、使用，公章及合同专用章由各分公司、子公司自行保管、使用，参照本办法制定管理办法，报集团综合部备案。各分公司、子公司总经理为印章管理使用第一责任人，每月5日前将上月使用印章情况复印件经总经理签字后，发至集团综合部；

（三）如办理有关业务需要携带印章外出时，申请人应填写《印章使用审批表》，注明借用时间和办理业务内容，经总裁批准后方可借出，在携带外出时应做好封存，使用时由两人现场监督，使用完毕后现场封存，在规定时间交还保管部门；

（四）印章持有情况纳入员工离职或岗位调动工作移交内容中，持有印章的员工办理离职手续时，应先归还印章后方可办理离职手续，持有印章的员工办理岗位调动时，需向接任的员工办理印章移交手续，如无人接手工作时，应将印章交至集团综合部，任何情况下不得将印章带走及随意交给他人保管；

（五）凡申请领用新用章的部门，必须同时交还旧章并办理移交手续。

第十一条 印章的废止

（一）综合部做好废止印章的登记情况，明确注明废止印章的名称、时间、具体内容等；

（二）因机构变动、名称更改、印章磨损等原因停止使用的印章，由综合部负责统一封存，一般情况下，封存5年后，经董事长批准，由综合部负责统一销毁处理；

（三）印章废止由综合部填写《印章废止审批单》，经董事长审批后予以办理。第十二条 检查督导及责任追究

（一）集团督导领导小组负责对印章管理、使用等方面进行检查督导，定期就印章的使用情况进行检查，发现未按照本办法要求进行管理使用的，将追究相关印章管理员的责任；

（二）印章加盖错误、丢失、被盗等行为均属于印章管理员的严重失职行为，发生上述事件时，印章管理员应书面报告情况经过，并视情节予以记过、通报批评、严重警告、辞退等处分，并予以一定的经济处罚。

第十三条 附则

本办法由集团综合部负责解释及修订，经公司批准后，自发布之日起实施。附件：1.《印章刻制申请表》 2.《印章使用审批表》 3.《印章废止审批表》