会议室工作流程_会议室管理工作流程

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会议室工作流程

一、会议前期准备

（一）查看会议室使用通知单

1、认真查看会议时间、会议地点、会议召集人、会议承办科室、联系人、参会人数等，做好相关准备工作。

（二）会场布置

2、检查会场笔、茶杯、文件夹等必要设施和工具情况，缺少时及时补充。

3、联系会议联系人，准备桌签、横幅及其他特别要求的工具用品等。

（三）会前检查

4、检查会议桌、台面、地面及会议用仪器卫生及物品摆放是否规范。

5、通知水电科，提前30分开启会议室相关区域的照明、空调设备，确保正常使用，温控适中。

6、通知水电科，提前30分钟调试会议室音响、话筒、投影仪等必要设备，确保正常使用。

7、复核会议通知单的所有要求，检查横幅、桌签摆放及内容，确保摆放正确，内容无误，检查茶叶开水是否充足到位。

8、检查告示牌、“签到处”、签到册的摆放及内容是否无误。

（四）人员安排人员

9、会务服务人员提前30分钟站立门口，迎接参会人员到来。

10、通知水电科音响设备控制人员提前30分钟到达控制区域，做好准备工作，并全程跟踪会议，处理应急事务。

二、会议现场服务

（一）主席台服务

11、保持主席台上的卫生干净整洁。

12、明确主席台总人数和各排人数、主要领导的座位和生活习惯及服务标准、工作要求。

13、会前15分钟，排队进入会场倒水，初次倒水为茶杯50%-60%，茶杯的花色图案要对正主人，茶杯把手向里呈45度。

14、第一次30分钟续一次水，以后每隔40分钟续水，三次后要重新泡茶。

15、会前10分钟，按照各自分工就位，照顾与会者入场、就坐。

16、会议进行中，主席台一侧确保至少设一人观察台上情况，处理应急事务。

（二）场内服务

17、保持会场卫生干净整洁，及时清理会场垃圾。

18、会议进行中要及时续水。

19、会议休息或休会时，要及时打开窗帘，按规范要求站到自己的位置，照顾与会者出入或退场。

三、会议后续服务

（一）会场收尾工作 20、引导与会人员出入。

21、清理桌面，倾倒茶水，收集茶杯，及时清洗、消毒备用。

22、检查补充缺少纸笔等必须品。

23、撤下会标、桌签、指路牌等标志。

24、通知水电科，检查电器设备是否完好，并及时切断电源。

25、全面清理会议室卫生，检查无误后拉好窗帘，关闭门窗。

（二）如果有必要，按照会议前期准备流程，做好下一场会议前期准备工作

四、总结与评估

26、认真填写会议服务记录表，并由会议室使用人签字后及时交回政秘科。

27、会议室服务人员认真总结整场会议服务情况，不断提升会务服务水平。