鸿泰酒店采购工作程序_酒店采购付款工作流程

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鸿泰酒店采购工作程序

一、采购申请

1、直接采购物品程序（餐饮原料）

（1）由厨部负责人统一编制申购单，交于采购部、厨部留存

（2）货物采购后，由仓库保管员、厨部指定负责人、供货商（本地采购）

共同验收，合格后由用货部门直接接收（货物质量不合格或缺斤少两，可拒收）仓库保管员根据采购员提供的“申请单”及供货清单做验收记录（验收单），并由厨部负责人、采购员签字

（3）临时（紧急）采购，电话报单的，由厨部负责人统一申请，其他申

请，采购部有权拒采。

2、计划物品采购程序：

（1）由申请部门填写“申购单”一式三联（部门、财务、采购）应注明

品名、规格、数量、用途及库存数量，经部门经理批签后，送仓库批签意见，再转到财务总监批签，最后由申请部门报总经理批准，送交采购部采购。

（2）经营上必需的备用仓储量，由仓库保管员根据部门需求量报出需求

计划，核定最低周转量，再填写“申购单”，由保管员、财务总监签字后，送交采购部采购。

（3）部门急需物品（工程紧急维修配件等）申请部门负责人直接通知采

购部购买，最迟于次日补办手续，并说明原因。

注：各部门填制“申购单”前必须确保仓库无此种物品库存或可替代物品。

二、验收管理

1、基本要求：

（1）所有货物的验收手续必须凭证齐全准确、品种、规格、数量、质量、价格相符、包装完好无损。

（2）物品验收由保管员、使用部门、供货商共同进行；大宗及重要物料的验收、财务总监及财务经理需到场监验。

2、验收：

（1）收货人员必须严格根据批准的“申购单”按质、按量、按价验收，对于不符合要求的货物应坚决退回，严格把好质量关。

（2）对于验收合格并需挂帐处理的物品，要认真填写收货验收单，并由

验货员、保管员、供货商共同签字认可，财务方可挂帐。

（3）其它验收无误的物品，要办理登记签字手续及时按程序入库。

（4）所有采购物资都必须经“验货员”验收，并严格执行出、入库手续。

三、付款及报销

1、付款：

（1）采购员采购的“大宗物品”的付款，按采购合同中约定的结帐时间

支付。

（2）长期提供物品的商家，货款结算按合同约定时间，由供货商本人按

规定程序结算。

2、报销

（1）采购员报销必须凭发票连同验收单、财务审核、财务总监签字核准

后，报总经理签批，方可报销。

（2）日常采购（如餐饮原材料等），经验收签字后，于次日17：00前报

销，不得拖延。

鸿泰国际酒店采购管理制度

一、各部门根据物品使用、消耗情况、编制月采购计划。月采购必须于上

月20日上报财务部,财务部审核后于25日上报总经理,经总经理批准后计划方可有效。月计划一式三份，总经理、财务总监、部门经理各一份，无计划原则上不能采购。

二、大宗物品或长期需用的物品，采购部要在市场调查的基础上，提供有

关厂家的有关证件，如营业执照、产品质量证书、卫生许可证等有关材料、根据核准的采购计划向有关的厂商签订供货协议，并报总经理批准。

三、长期需用的物品，按月计划采购，仓库最多储备不得超过一个月用量。

客房部的床上用品、一次性用品和低值易耗品根据客房部的各种物品最低配备值配备。

四、计时采购的物品（计划外和临时少量急需品）（不含餐饮原料）须经

财务总监、总经理批准后方可进行采购，以保证需用。

五、凡购进物品，尤其是定制品，采购部应坚持先取样品，征得使用部门

同意后，方可按程序进行定制或采购。

六、高额进货或长期订货，均应通过签订合同的办法进行。

七、加强采购人员的思想、业务培训和日常管理，坚持“谁采购、谁负责”的原则，采购人员要加强自身业务知识的培训，掌握分管采购项目的有关知识，遵纪守法、克已奉公，防止假冒伪劣高价格产品进入酒店，控制采购成本，做到价廉物美。

八、本制度从颁部之日起执行，以往有制度与之相抵触的，以本制度为准。

鸿泰国际酒店

2006-3-14