酒店总经理如何开展采购业务的付款业务_酒店采购付款工作流程

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酒店总经理如何开展采购业务的付款业务，存款收发业务内部控制？

在酒店的组织机构方面，属于直线职能制，所有事务由总经理一人负责，下面分别设有厨房部（其中包括一名厨师长）、大堂部（其中包括一名大堂经理）、财务部（分别是出纳和会计）、采购部和仓库。

内部控制的目标应该与企业的总体目标保持一致，以实现总体目标为方向。于酒店来讲，酒店的目标肯定是利润最大化，那么对于采购付款这一块来讲，就应该是成本最小化，具体来讲应该包括下面几个方面：

（一）保证采购与酒店厨房的要求和客户需求同步，满足酒店正常营业的要求，在此基础上追求相关成本最小化，如储存成本、进货成本等。

（二）保持货款支付或负债增加的真实性与合理性，防止采购人员挪用结算资金。

（三）合理揭示酒店进货应享有的购货折扣与折让，及时与供应商的沟通和谈判，维护酒店利益，保证酒店进货成本的最小化。

（四）防止有关人员违法酒店规定，侵吞酒店利益等不法行为的发生。

（五）及时与准确地提供采购与付款业务的会计信息，酒店相关工作的策划提供服务。

酒店采购业务流程一般包括：接受厨房的物资需求申请，编制原材料采购计划；联系供应商；与供应商洽谈、成交、最后签订订货合同；到货验收、入库；支付货款；善后处理等工序。简单的概括起来就是：请购制度——订货——验收——确认负债——付款——会计处理等，应结合购货与付款的程序及目标来设计内部控制制度。

与之相对应的采购业务内部控制就应包括：职务分离、原材料采购的请购单控制、订货控制、材料质量验收控制、仓储管理控制、入账付款或应付帐款控制、会计稽核与对账制度等。这中间的每一个控制就对应于一个控制点，这是酒店所需要采取相应的措施去保证采购内部控制制度的实施。

在识别控制点的基础上，下面将对每一个控制点的具体控制措施详细叙述如下：

1.不相容职务相互分离。厨房部人员不能同时担任采购职务；付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和价业务；原材料采购人不能同时担任材料的验收工作；物品的采购、储存和使用人不能同时担任账务的记录。

2.正确的授权审批。对于采购循环，一般应予以关注的控制审批要点包括：酒店的大堂部一般会根据顾客订单来决定第二天对菜品的需求，从而确定购货量；大堂部将需求量交给采购员，采购员向总经理请购；采购合同的签订需经总经理的审批；采购款项的支付应经总经理的审批。

3.订货控制。采购员在收到购货单之后，需要考虑寻找合适的供应商、购买量确定、何时购买的问题，以保证成本最低，与供应商协商，确定购买价格，结果总经理的同意签订购货合同。

4.原材料的验收控制。原材料到货后，由采购员、厨师长、仓库管理员三人负责验收材料，以保证真实性和菜品的新鲜度，确保服务的质量水平。

5.仓库管理控制。仓库管理员应将验收的单据、厨房部的材料领用单保存，并详细的记录明细账目，每天进行基本盘点，保证账实相符。

6.应付账款控制。在这一环节，重点是记好应付账款细账，由独立于请购申请、采购、验收、付款的员工来进行。供货方发票由采购人员将相关的凭证交由会计进行记录应付帐款，在每月的20号，相关供货方来酒店会计办公室凭据收款凭证结算应付账款。

7.会计稽核和对账控制。每日营业开始前，会计根据收银台的酒水单据和发票对日营业收入核算，扣减昨天营业存入银行的金额是备用金，并清点备用金。采购人员凭采购发票和验收单到会计办公室，会计核算现金支出，并收回应剩余的购货款或者补足差额。