项目采购合同管理办法_采购合同管理办法

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采购合同管理办法

1.目的和适用范围

1.1为了加强采购合同的管理,进一步规范采购行为,统一采购合同文本格式，明确采购合同审批手续,特制定本办法。

1.2本办法适用于沙特分公司及沙特境内各个项目部的物资采购合同管理。

2.职责分工

2.1分公司采购管理部是采购合同管理的主管部门。负责采购合同的审批、检查、监督，负责分公司采购合同专用章的保管和使用。

2.2分公司采购管理部及各个项目采购部负责采购合同的签订和实施。

2.3分公司及项目部各职能部门负责采购合同评审和会签。

3.应签订采购合同的物资范围

3.1单价5,000SR和总价在10,000SR以上的采购行为必须签订规范文本的采购合同，供需双方正式签字盖章后生效。（采购合同文本格式见附件A）

3.2对于零星采购和先使用后结算的物资采购应签订年度（项目）供货协议，如焊材、气体、劳保等，具体采购时应下发规范文本的采购订单。

3.3对于已签订供货协议的供应商，单次供货总价超过10000SR时，必须签订采购合同。

4.采购合同管理程序

4.1签订采购合同必须符合沙特法律的有关规定，签字人必须有法人授权委托并且其标的额应在授权范围之内（详见采购管理办法）。签订的合同必须加盖沙特分公司的采购合同专用章或项目部的合同专用章。

4.2采购合同应具有下列主要条款：

4.2.1产品名称、规格型号；（标准合同文本不够时另加附件）；

4.2.2数量、技术质量标准、包装、加工方法；

4.2.3价格（包括单价和总价）；

4.2.4履行的期限、地点和方式；

4.2.5产品的产地和标识要求；

4.2.6结算方式、单位名称、开户银行、账号、通讯地址；

4.2.7违约责任；

4.2.8双方约定的其它条款；（合同有特殊约定条款时另加附页）；

4.2.9有关的资料、图纸、技术协议书、往来信函等，也是采购合同的组成部分。

4.3采购合同中供需双方的责任和权利必须平等，文字要明确、肯定，不准有不合理的附加条件。

4.4采购权限和范围按公司有关文件和规定由分公司经理进行授权委托。

4.5采购合同一律用A4纸打印，正本一式二份，分公司或项目部的合同管理部和卖方各执一

份。采购合同实行统一管理分级负责的办法，由分公司采购管理部和项目部分别进行监督，采购合同一律保存五年。

4.6采购部在签订完采购合同后，应建立合同台帐，如实记录执行情况，项目采购部每月随采购明细向分公司采购管理部上报采购合同的执行情况，分公司采购管理部每半年检查一次。

4.7采购资金管理

4.7.1采购资金应合理配置，要做到保证重点，避免周转不灵而影响施工和生产；

4.7.2严格采购资金的审批制度，每月28日前按采购计划做出材料采购资金支出计划上报分公司采购管理部和财务管理部；

4.7.3采购人员在收到供应商提供的有效发票五日内办理完出、入库手续，并及时清理债权债务，不得拖延。

4.8采购合同的填写说明

4.8.1合同编号：统一由采购部进行合同编号并登记台帐；

4.8.2卖方：在填写时必须与卖方单位盖章名称一致；

4.8.3签订地点：原则上以买方经办单位所在地点为签订地点；

4.8.4产品名称、生产厂家（产品商标）、规格型号、技术质量标准、数量、金额、交货时间等规定每项必须填写，如果没有需用N/A标注；

4.8.5卖方对质量负责的期限；

4.8.6交（提）货地点；

4.8.7运输方式及费用负担：运输方式是指陆运、海运和空运等，费用承担，必须填写清楚买卖双方承担的起止路段及费用；

4.8.8结算方式及期限：结算方式采用支票、汇票等；

4.8.9解决合同纠纷的方式；

4.8.15其它约定事项：可另加附件说明。

5.采购合同用章

5.1分公司采购管理部负责采购合同专用章的统一保管和使用。

5.2各个项目部签订的采购合同必须加盖沙特分公司的采购合同专用章或项目部的合同专用章，并扫描存档。

5.3分公司采购合同专用章实行专人保管，专人盖章，任何人都不得私自盖章。5.4合同章管理员必须依据公司合同管理制度的规定盖章，采购合同只有在经过主管领导审核批准后才能加盖合同专用章。

5.5合同章管理员应对采购合同专用章的使用情况及时进行登记。特殊情况下需外携合同章，必须填写“采购合同专用章使用登记表”经分公司主管领导书面批准，并由外携人与合同章保管人员办理领出、交还登记手续。外携人应对此期间内采购合同章的保管、使用负全责。

5.6分公司经理授予各个项目经理或主管领导签订采购合同相应的授权委托，采购合同专用

章不允许超越代理人的权限使用。

5.7采购合同必须经过分公司或项目部各个职能部门会签，并经过分公司经理或授权代理人的书面批准后方可盖章。

5.8违章处罚

5.8.1严禁各个项目部利用行政等其它印章代替合同专用章签订采购合同，若有此类现象发生，分公司对该采购合同不予认可，不批准资金支出预算，而由此产生的经济责任和纠纷，由经办人负责。

5.8.2严禁在空白合同、空白信笺上、空白介绍信上加盖采购合同专用章。

5.8.3采购合同专用章如果发生遗失，遗失者必须立即向所在项目部领导报告，同时通知分公司各有关业务部门，立即向当地有关部门报案，并声明作废。其费用由遗失者和其所在项目部承担，并承担有关责任。

6.其他

6.1本办法自下文之日起执行。

6.2本办法由分公司采购管理部负责解释。