采购作业流程图_采购组作业流程图

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深圳大富豪家具制造有限公司

采购作业流程图

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采购作业管制程序

1、目的：为有效监控采购过程，降低采购成本。并满足公司生产经营活动，特制订如下操作管理办法。

2、适用范围：

2．1、适用于本公司A、B类（生产主料）物料采购过程。

3．职责

3．1采购主管

a)负责供方的审核；

b)负责组织供货业绩的考核与评估。

3.2 采购部

a)负责调查、初选，参与评价供方，提交合格供方的报告；

b)负责确定采购物质的采购要求；制定物质的采购计划/订单，跟催交货；

c)负责供方供货业绩的考核和评估。

3.3 产品开发部

a)负责提供所有产品的原材料、主要辅助材料、外协外购件的规格和技术要求；

b)对供方评价时协助采购部评估其技术能力。

c)协助采购对特殊材料的鉴定与评估工作。

3.4 物控部

a)依据生产计划、物料库存状况、安全库存量等资料负责编制原材料、辅助材料的需求计划； b)负责采购物质数量的验收、入库、储存与发放。

3.5品管部

a)负责采购物资的检验和试验，参与对供方的评价；

b)负责向采购部传递供货的质量信息，参与业绩评估。

3.6财务部负责采购资金的预算、结算。

4.工作程序：

4.1供方的选择、评价和合格供方的监控（只限A、B类生产物料的供应商）：

4.1.1 择选的供方应具备的基本条件如下：

a)

b)

c)

d)供方应合法登记，注册、相关证件齐全。供方应具备基本的生产设备、检测设备及良好的信誉等。供方应具备生产、交付和服务能力，有足够的生产提前期，确保按时运送的能力。供方的质量管理体系运行状况，其质量控制和保证能力。

e)其他方面，如与履约能力有关的财务状况和价格方面的优势等。

f)供方在所供产品数量、交货期与规格发生变化时的应变能力。

g)供方的地理位置，对其他买方的依赖程度，是否存在优先满足其他买方需求的风险。

4.1.2 采购部负责采取相应的措施如现场调查、问卷调查等形式，对供方的能力进行调查，填写《供方能力调查表》，向供方了解上述情况，并经采购主管审批，确定初选合格的候选供方。

4.1.3 根据采购的物资对产品质量的影响程度，针对不同的供方采取不同的评价方法：

a)样品评价：采购部根据拟采购产品的采购要求，向供方提出样品检测要求（送样和提供产品质量报告），公司对样品进行检测、评价试用。

b)对供方质量管理体系的现场评价：采购部会同品管部、开发部、工厂生产部等部门的人员到供方对其产品质量状况、质量管理体系现状、生产设备、检测手段、人员结构、服务和技术能力等进行现场评价。c)对历史情况的评价；采购部应对供方已往提供同类物资的质量状况与信誉，如交验合格率、供货及时率、信誉度、顾客满意度等情况进行评价。

d)对比其他使用者的使用经验采购部应通过某些渠道，了解供方其他客户使用同类物质的经验，评定是否符合本公司的使用要求。

4.1.4 实施供方评价

a)对提供A、B类物资（参照本程序4.41规定）的供方，必须采用4.1..3中最少二种方法进行评价；对其他类物资的供方，可选用4.1.3中至少一种评价方法进行评价。

b)采购部组织相关部门按上述要求实施供方评价，在《供方评价表》上记录评价情况，由相关部门会签意

见后，报总经理审核。

4.1.5 合格供方的确定

a)合格供方的资格条件：

1)已取得ISO9001质量管理体系认证的厂商；

2)按4.1.3的评价方法，经评价合格的厂商；

3)特殊原因经总经理特批或指定的厂商。

b)采购部依据经审批后的《供方评价表》，参照资格条件，对供方进行综合分析、比较、选择出合格供方，填写《合格供方名录》，并同《供方评价表》报采购主管审核，呈总经理批准。经审批后的《合格供方名录》应分发到体系办、会计部、品管部、工艺技术部、产品开发部、物控部等，以便作为日后对合格供方的监控依据。

4.1.6 合格供方的监控和评估：

a)供货业绩评估

采购部依据品管部提供的材料的检验报告/验退报告和物控科提供的材料入库单据，记录每批供货的质量状况；使用《供方供货业绩评估表》对供方的供货业绩每季度进行评估，质量占60％，交货期占20％,其他（如配合度）占20％，经评估总分低于60分的供方，取消其合格供方资格（留用需采购主管批准，如果第二次再次评估低于60分的供方，如果需留用必须由总经理批准方可执行）。

b)定期、不定期评价。

每年12月份，由采购部组织体系办、品管部、物控部、依据材料报告、供货业绩评估表、供方提供的有关材料质量状况的资料、《购销合同》等，对在册的合格供方进行评估，参照4.1.1所列条件，由采购部负责填写《供方评价表》（注名年度考核），采取适当的评价方法对供应方进行考核（需要时走访供方）。对考核后认为达不到规定要求的供方，采购部将取消其合格供方资格，特殊情况参照4.1.6A项。

4.1.7 合格供方档案管理

由采购部负责建立并保存合格供方档案，应包括如下内容：

a)供方能力调查表、供方评价调查表及有关的证明材料；

b)有关的产品质量状况报告、供方供货业绩评估表；

c)其他相关的协议文件。

4.2.采购信息：

4.2.1 采购信息应清楚准确地表达拟采购产品的要求，适当时可包括：

a)

b)

c)

d)有关产品工艺技术、质量标准要求； 有关供方质量管理体系的要求； 有关产品提供流程要求，如样品检测、验证方法，验收标准、放行方式、让步申请等； 有关供方人员资格要求。

4.2.2采购信息的表达方式可以是合同、技术协议、采购订单等形式。

4.2.3 采购员使用采购信息时应认真核对其与采购产品和工艺的符合性。

4.3购销合同/协议的审批和签订

4.3.1 对A、B类物资（参照4.41）的供方，经招标或其他方式确定其三家以上供货商资格后，应与其达成合同或协议的意向。

4.3.2合同/协议内容经供需双方基本达成一致后，其内容条款经公司领导确认。

4.3.3 合同签定前，应对供方排出人员的身份和资格进行验证，以保证签订合同的有效性。

4.3.4 “购销合同”签订后，采购部应将报价单（合同附件）交会计部作为结算依据。

4.4 采购过程控制：

4.4.1 材料分类及申购：

见《原辅材料管理制度》

4.4.2 采购订单发出前，应核对拟采购物资的品名、规格、数量、图纸、标准及有关外协件的加工要求等必备资料是否备齐。

4.4.3 采购部必须与合格供方恰谈与之相关的价格、质量等相关业务，进行采购（4.4.5的情况除外）。

4.4.4 采购部应在《物料跟催统计表》上记录供方交货情况，确保供方按时交货；遇有异常情况，应采取相应措施，以保证生产的顺利进行。

4.4.5 例外采购：

若应A、B类物资的合格供方发生终点质量问题，或因不可抗拒的原因不能供货时，采购部员提出，采购主管审批同意后，可实行例外采购，批次价格在10000元以上的需总经理批准后方可采购。但应按本程序的有关要求对供方进行适时评估和控制。

4.5 采购物资的验证：

采购物资的验证应按采购合同或订单中的规定要求进行。

a)当本公司需要在供方现场验证所要采购的物资时，验证的具体安排和产品放行的方式在相应合同或订单

中说明；由采购部组织品管部门的人员参加（必要时可请研发部门人员参加），品管部应出具来料检验合格报告，作为物资进厂的依据。

b)当顾客要求在供方的现场验证原材料时，采购部应与供方联系，协助顾客完成验证工作。

c)一般情况下，由供方将订购的物资送到本公司材料仓库，再由品管部来料检验员检验或试验，由物控科

按规定进行点收，详见《产品的监测程序》。

4.6采购资金的准备和结算：

4.6.1 会计部应按《购销合同》或采购订单中与供方约定的规则，按期准备资金，与供方结算货款，应根据《材

料入库单》和发票或收据办理付款手续。

4.6.2 会计部有权对未办理申购单审批手续的采购项目予以拒付。

5支持性文件

5.1PT-09《产品的监测程序》

5.2MM-IT-01《原辅材料的管理制度》