我市民生档案管理情况调查.._民生档案管理现状

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我市民生档案管理情况调查

民生档案关系到人民群众最关心、最直接、最现实的利益问题，是维护群众权益的原始凭证，是改善民生必不可少的重要环节。为全面了解掌握我市民生档案工作的基本情况，加强和改进民生档案管理工作，更好地发挥民生档案在服务民生、促进经济发展和社会和谐方面的积极作用，笔者结合近年来的工作实际对我市民生档案管理工作情况进行了一次专题调查，并就存在的主要问题分析原因，提出解决对策。

一、我市民生档案管理工作的现状

1.民生档案信息资源情况

我市的民生档案种类繁多，有人口普查档案、公民出生档案、房产档案、公证档案等近50种。近几年，我市的民生档案种类、数量呈快速增长的趋势，涉及社会管理的方方面面和诸多行政部门及企事业单位，这些民生档案记载着民生工作情况，是反映社会群众有关权益的原始凭证，具有重要的查考价值，在解决民生问题过程中发挥着重要的基础性作用。

2.民生档案利用情况

随着国家关注民生各项政策不断推出，人民群众对民生档案的查阅需求越来越大，民生档案的查询率越来越高，取得了良好社会效益。据利用登记统计，全市近几年每年接待民生档案查询接近一万人次。其中，市综合档案馆每年4000多人次。为领导决策、机关管理、编史修志、工程建设、司法公证、计划生育、社会保险、企业改革、户籍变更、上学参军以及外出打工等提供了大量真实可靠的凭证，产生了较大的社会效益。

二、我市民生档案管理工作存在的主要问题

近几年，我市民生档案工作成效比较明显，大部分涉民单位建立了专门的档案室，库房配有防火、防盗、防光设备，配有档案柜等档案基本设施，有的还安装了档案密集架等。建立了以单位分管领导为主要负责人的档案工作机构，配备了专（兼）职的档案管理人员，对本单位的档案做到有人专门负责收集、管理。但也存在一些问题，有待改进和加强。

1.少数涉民单位的民生档案管理较为混乱。

有的部门档案管理分工不明确，档案管理人员岗位职责不明，流

动性大，对下属单位（股室）的监督指导不到位。有的乡镇、市直单位只注重文书档案资料的归档整理和移交进馆，而对专业档案（包括涉民档案）分散在各科室，没有集中统一管理，造成民生档案管理比较混乱。有的单位随意借阅，不履行借阅手续，对档案安全造成隐患。如有的乡镇土地二次承包等档案还散落在村里或者村小组中，个别的甚至遗失。有的国有企业破产改制后的档案还留存在主管部门或是各自企业。

2.部分单位不愿移交到期民生档案，安全保管无保障

一是个别涉民单位档案法制观念不强，以平时业务工作要经常查阅为由，不愿意把到期的民生档案移交给市档案馆。按档案法律法规，处镇和市直单位档案室的档案，在本单位保管十年后应移交市档案馆，但这些单位找借口未予落实；二是部分单位、乡镇的档案室基础设施条件较差，有的甚至还在各自业务部门(股、室)保管，很容易造成流失；三是有的单位因受人员、技术、管理不到位的影响，使档案无法得到安全有效的保管。

3.民生档案资源管理分散，不利于资源共享

民生档案属于公共信息资源，应为社会所用。民生档案涉及面广，形成的主体多而复杂，致使民生档案资源分散保存于不同的部门，因而形成了多头管理、各自为政的局面，群众查阅利用很不方便，民生档案的资源共享程度不高。如房产地产档案、公积金档案、各类社保档案、婚姻档案、学籍档案、出生档案、就业安臵档案、户口迁移档案、土地承包档案等都由各形成部门自我保管，比较分散，而民众又往往直接到档案馆查阅利用档案，结果难以查到所需档案，这就给广大民众查阅民生档案带来不便，难以使民生档案资源真正为社会所用。

三、加强民生档案管理工作的对策及建议

1.加大档案法规宣传力度，全面提高全社会的档案意识

一是要进一步提升全社会的档案意识，充分利用电视、报刊杂志及档案信息网等媒体，宣传民生档案的有关法律法规和信息。二是要加大档案教育培训力度，在对档案管理人员的岗位培训中，把管理利用民生档案作为重要内容，大力宣传民生档案工作，整体提升档案管理人员的民生档案意识。

2.抓好民生档案的源头管理，建立民生档案资源体系

民生档案来源于不同的行业和部门，内容丰富多样，而要做好民

生档案工作既是一项长期性的基础工作，又是一项综合性的系统工程，需要各方的支持与配合。一是建议市委、市政府制定《关于加强民生档案管理工作的意见》，提出目标、要求，强化落实责任；二是从源头上抓好民生档案的管理。要从产生民生档案单位的建档工作抓起，切实做好相关文件材料的收集、整理、归档等工作。市档案局应本着以保障和改善民生为重点的社会建设和管理工作开展到哪里，民生档案工作就延伸到哪里的原则，密切关注民生工作的热点，提前介入对民生档案的指导，及时帮助各有关单位建立完善民生档案，特别要加强对新领域民生档案工作的管理，以推进民生领域建档工作进一步向深度和广度发展，建立健全规范化的民生档案资源体系；三是加强档案管理队伍建设和管理工作。各处镇、市直单位要配备专（兼）职档案管理人员，档案管理人员宜选择责任心强，工作细致，有耐心，服务意识较强的人员担任，并确保人员相对稳定；四是要按标准设立综合档案室，添臵档案保管设备。处镇的民政所、农经站、国土分局、财政所、统计办、林管站、计生办、中小学、派出所等十个单位的档案由主管部门综合档案室归口管理。其它单位及行政村的档案，根据档案属地管理和分级负责的原则，由处镇综合档案室负责管理；五是市档案局要指导和规范涉民部门制定民生档案归档范围、分类大纲和保管期限等相关的业务标准，规范民生档案管理的归属与流向，健全民生档案监管长效机制。

3.整合民生档案信息资源，形成“大档案”格局

针对民生档案资源分散保存于各部门，给民众利用带来不便的客观情况，必须整合全市民生档案信息资源，通过接收、寄存、代管等多种形式，把关系到人民群众利益的全市民生档案集中到市档案馆收藏保管。一是加大接收、征集力度。各有关单位形成的民生档案在本部门保存一定的期限后，应依法向市档案馆移交到期档案。逐步将全市范围内婚姻、公证、房产、林权、地籍、移民、土地承包、教育、就业、分配、社会保障、医疗卫生、计划生育、出生证明、公共管理等关系社会管理、国计民生、公共服务的民生档案全面完整地接收进市档案馆，从而形成“大档案”格局，实行民生档案信息资源的社会共享，实现民众利益保障的最大化；二是加强对濒危民生档案的抢救、保护和整合。全市国有（集体）转制企业档案濒临损毁，转制企业档案关系到职工群众的切身利益，如果档案缺失，将给他们的养老保险、退休等手续的办理带来麻烦，将为社会带来不稳定因素。必须采取措

施，加以妥善保护和处臵。

4.加强民生档案信息化建设，建立档案查阅利用平台

一是将民生档案的信息化建设列入全市信息网络体系建设的总体规划，在全市建立互联互通的民生档案数据库网络体系；二是我市档案局要在丰富馆藏民生档案的基础上，对涉及民生的各类档案，集中力量，优先编制各种专题目录，建立起比较完善的民生档案专题数据库，建立档案信息查询利用的平台，满足民众查档利用需求，真正实现信息资源共享、利用快捷方便的目标。

5.加大民生档案管理资金投入，保障档案工作需要

一是加大民生档案工作的投入，将档案保护费、档案征集费和档案宣传教育费列入财政预算，并给予档案现代化管理、档案信息化建设和档案开发利用等方面的财力支持，确保民生档案工作需要；二是处镇、市直各单位要保障本单位档案工作经费；三是严格收费标准。全市档案服务部门要严格执行物价部门批准的项目，按收费标准收取。

6.加大民生档案工作监管力度，推进依法治档进程

我市档案行政管理部门要对民生档案的收集、归档、保管和利用等各个环节进行有效监管，使民生档案既能得到齐全收集、规范整理和安全保管，又能实现有效利用。一是依法监管。加强法规政策监管力度，要经常对处镇、市直单位的档案进行行政执法检查，依法查处档案违法行为和案件。加强业务监管，要对涉民部门的档案业务工作进行有效的指导，从而使我市民生档案管理工作步入法制化轨道；二是加强检查。要建立民生档案工作年度检查制度，结合归档文件验收和年度考核工作，对民生档案的归档情况、管理状况和开放利用工作进行检查，并不定期的开展民生档案专项检查，把检查结果作为档案工作评先创优的依据。