关于企业采购与付款内部控制问题的研究_采购与付款内部控制

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中国石油大学胜利学院专科毕业设计（论文）

第一章 关于企业内部控制

1.企业内部控制的定义

企业内部控制是指一个单位为了实现其经营目标，保护资产的安全完整．保证会计信息资料的正确可靠，确保经营方针的贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手续与措施的总称。

从上述定义可知，内部控制是指经济单位和各个组织在经济活动中建立的一种相互制约的业务组织形式和职责分工制度。内部控制的目的在于改善经营管理、提高经济效益。它是因加强经济管理的需要而产生的，是随着经济的发展而发展完善的。最早的控制主要着眼于保护财产的安全完整，会计信息资料的正确可靠，侧重于从钱物分管、严格手续、加强复核方面进行控制。随着商品经济的发展和生产规模的扩大，经济活动日趋复杂化，才逐步发展成近代的内部控制系统。

2.企业内部控制的发展历程

企业内部控制是社会经济发展的必然的产物，它是随着外部竞争的加剧和企业内部强化管理的需要而不断丰富和发展的。随着改革开放的深入，我国企业迫切需要建立现代企业制度，企业的内部控制制度越来越重要。1996年我国颁布了《独立审计具体准则第9号——内部控制和审计风险》；2001年到2003年又陆续出台《内部会计控制规范》；2006年发布《中央企业全面风险管理指引》；2007年3月颁布《企业内部控制规范——基本规范》和《企业内部控制具体规范(征求意见稿)》。财政部、证监会、审计署、银监会、保监会五部门于2008年6月联合发布了我国第一部《企业内部控制基本规范》，该基本规范自2009年7月1日起先在上市公司范围内施行，鼓励非上市的其他大中型企业执行。可以看出，我国对企业内部控制制度的要求越来越明晰，可操作性越来越强。这对企业提高经营管理水平和风险防范能力有很大的帮助。

3.企业内部控制制度的目标

企业建立其自身的内部控制机制，必须围绕货币资金营运，维护金融资产完整，保持资金合理流动，规范经营行为，确保企业稳健运行。企业内部控制的目标至少应该包括以下几个方面：中国石油大学胜利学院专科毕业设计（论文）

第一，确保国家法律法规的贯彻实行是业务实行过程中要坚决实施的具体目标。第二，确保将风险控制在适当的范围内，控制风险是企业内部控制的核心目标。第三，确保发展战略和经营目标的全面实施和充分实现，是内部控制的直接目标。第四，差错防弊、消除漏洞和隐患，保证业务稳健进行这是内部控制的微观，是各岗位在具体操作过程中要实现的目标。

4.我国企业内部控制的现状

自上世纪90年代以来，伴随着经济的发展和改革开放的深入，我国企业开始逐渐重视内部控制和风险管理对企业运营的积极作用，这一方面是随着公司规模的日益扩大，处于应对日益激烈的市场竞争和满足业务扩张的需要，另一方面其动力主要来源于国内外各种监管机构的要求。而目前，中国企业的内控水平差异化特别大，既有管理水平高，内部控制工作在国际上也处于领先地位的公司，也有内部控制基本缺失，管理还处于非常原始状态的公司。中国石油大学胜利学院专科毕业设计（论文）

第二章 企业采购与付款环节内部控制制度及流程

采购与付款业务是指企业支付货币,取得物品或劳务的过程,是企业生产经营管理中的一个主要环节,是企业生存发展的基础。因此,企业应制定采购与付款业务的内部会计控制制度,健全业务记录控制系统,加强其业务流程关键点的控制,实施采购决策环节的相互制约和监督。

1.采购与付款内部控制定义

采购与付款内部会计控制指为了规范企业采购与付款行为,防范采购与付款过程中的差错与舞弊,保证采购在满足生产和销售的前提下,最大限度地降低采购成本而采取的一系列控制措施。

2.采购与付款内部控制的基本制度

为了充分发挥采购与付款业务内部会计控制的作用,针对采购与付款业务的内容,应设计以下采购与付款业务内部会计控制的基本制度。

2.1 不相容岗位责任制度 2.1.1 请购与确定供应商

企业物品采购应由使用部门根据其需要提出申请,并经分管采购工作的负责人进行审批，企业应由采购部门和相关部门共同参与询价程序并确定供应商。

2.1.2 采购合同的订立与审计

企业应由采购部门下订单或起草购货合同并经授权部门或人员审核、审批或适当审计。

2.1.3采购与验收

企业采购人员不能同时担任物品的验收工作，采购、验收与相关会计记录，企业采购、验收与会计记录工作职务应当分离,以保证采购数量的真实性和采购价格、质量的合规性、采购记录和会计核算的正确性;2.1.4付款的审批与付款执行

企业付款的审批人与付款的执行人职务应当分离。2.2 授权审批制度

企业应明确审批人对采购与付款业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关中国石油大学胜利学院专科毕业设计（论文）

控制措施规定经办人办理采购与付款业务的职责范围和工作要求。根据采购与付款业务,控制的审批要点主要包括: 第一，企业的生产计划部门一般会根据顾客订单或者对销售预测和存货要求的分析来决定生产授权。

第二，企业对资本支出和租赁合同通常会特别授权,只容许特定人员提出请购。第三，企业对于重要和技术性较强的采购业务,应当组织专家进行论证,实行集体决策和审批,防止出现决策失误而造成严重损失。

第四，采购合同的签订需经有关授权人员审批;

5、采购款项的支付应经有关授权人员审批。

2.3 业务记录控制

为实现采购与付款业务内部会计控制目标,企业应建立以请购单、合同、验收单、入库单等结算凭证为载体的业务记录控制系统。在该系统中凭证要连续编号、记录,签字盖章,做到账证、账账、账表、账实相符,并且检查有编号签字的凭证与记录是否按程序要求处理,这样可以有效防止经济业务的遗漏和重复,并可检查是否存在舞弊现象。

3.采购与付款环节内部控制的流程

3.1 请购

无论何种需要的请购，采购部门在收到经过审批的请购单后都必须作出以下三方面的决定：应订购多少，向谁发出订货单，什么时候发出订货单。

提出物品和劳务的需要是采购环节的开始,企业可以根据不同的需要制定不同的请购制度。企业生产经营需求量比较多的原材料、零配件等物品,使用部门可根据预算、即将签发的生产通知单等情况填写请购单,由采购部门、财务部门、业务主管部门的人员共同参与请购的审核,由本企业授权的采购负责人审批。请购单一式三联,注明请购部门,请购物品名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容。重要物品或劳务的请购应当经过决策论证和特殊的审批程序；零星需要的物品,通常由使用者根据实际需要直接提出,不经采购部门签批。但使用者在请购单上一般要解释请购目的和用途,经使用部门主管审批,并经财务部门同意后,交采购部门办理采购；紧急需求的特殊请购制定特殊审批程序；特殊原因需取消请购申请时,原请购部门应通知采购部门停止采购,采购部门应在原请购单上加盖“撤销”印章,并退回给请购部门。中国石油大学胜利学院专科毕业设计（论文）

3.2 询价

为确保价格机制透明,企业应制定合理的询价程序,并重点了解供应商的相关情况。控制措施有: 第一，定期了解供应商的基本资料,如产品价格、质量、供货条件、信誉、售后服务以及供应商的设备状况、技术水平和财务状况等,为企业采购决策提供可靠信息。

第二，对潜在供应商应就其质量、技术、财务状况的可行性进行调查。第三，对于大宗和重要物品的采购,应建立由采购、技术等部门参与的比质比价体系,综合考虑价格、质量、供货条件、信誉和售后服务等。

第四，对某些采购可以采用招标方式,在满足采购方物品质量、送货时间等要求的情况下,以公开方式进行,招标不能以价格作为惟一因素。

第五，对于零星物品的采购,由于采购量低、价格也不高,采用上述方式采购成本会过高,一般授权直接采购,但也应形成由独立的人员抽样暗访制度。

3.3 采购

询价程序完成后，采购部门须作出以下决定: 第一，根据资产存储情况,确定采购物品的批次和数量。

第二，根据询价控制制度,选择最有利于企业生产和成本最低的供应商。第三，将请购单一联退请购部门,以示答复;一联退财务部门筹备资金;一联采购部门作为签订购销合同的依据。

3.4 合同

采购部门应及时与供应商签订合同,合同必须按照采购权限规定,由各级授权人审核同意。合同一式三联,一份交供应商请求发货,一份由采购部门专人保管,负责合同的执行,一份交财务部门以监督合同的执行。对某些采购数量不大,不经常采购的物品,也可以不签订合同而直接购买,以简化手续。部分企业以订单替代购货合同,订单要素必须设计完整,一般一式三联并连续编号。

3.5 验收

验收人员根据订单、合同等单据,对采购物品的品种、规格、质量和其他相关内容进行验收。验收人员通过点数、过称或测量等手段来检验物品数量的正确性。在可能的范围内对物品的质量进行检验。经验收的物品,由验收入员出据验收单。保管人员根据验收单点收实物的数量和质量并填写入库单,注明供应商名称、收货日期、物品名称、中国石油大学胜利学院专科毕业设计（论文）

数量、质量等内容。入库单一式三联,一联留存,登记仓库台账;一联交财务部门,办理结算;一联退回采购部门与购销合同、请购单核对后归纳备案。

3.6 付款

财务部门对发票、运费单、验收单、入库单以及其他有关凭证审核后,与合同进行核对,经企业授权人审批后向供应商办理结算。采购需预付货款或订金的,应适当授权后才能支付,并需收到供应商的相关票据。具体要求是: 第一，应付账款的入账必须在发票等凭证经企业授权人审批后方可入账。第二，由专门人员定期与供应商核对账目,如果对账中发现问题,应及时查明原因,分清责任,按有关规定处理,确保双方的账目相符。

第三，按双方事先约定的条件,及时清理债务,支付欠款后,依据相关凭证,登记账薄。中国石油大学胜利学院专科毕业设计（论文）

第三章 采购与付款环节内部控制存在的问题及建议

1.采购与付款环节内部控制的目标

完善、科学、系统的采购与付款内部控制应该包括以下内容：职责分工与授权批准控制、请购与审批控制、采购与验收控制、付款控制。

其目标主要有以下几个：

第一，所记录的购货都已收到，并符合购货方的最大利益：要求请购单、订购单、验收单和卖方发票一应俱全，并附在付款凭单后。

第二，已发生的购货业务均已记录：要求请购单、订购单、验收单、卖方发票均经事先编号并已登记入账。

第三，所记录的购货业务估价正确：要求按计算正确的金额进行内部核查，采购价格和折扣要经过批准。

第四，购货业务的分类正确：要求货物按会计科目表上的分类来归类，并进行内部核查。

第五，购货业务按正确的日期记录：要求收到商品或接受劳务就记录购货业务，并进行内部核查。

第六，购货业务被正确记入应付账款和存货等明细账中，并被准确汇总：要求对应付账款内容进行核查。

2.采购与付款内部控制存在的问题

在我国，随着经济高速发展，企业在不断拓展市场，获得经济效益的同时由于大部分企业法律法规意识淡薄、管理粗放、信息不畅，不注重企业文化建设，奖惩没有制度，管理观念陈旧，缺乏人才；财务不透明，会计失真严重。因此，我国内部控制问题尤显突出。尤其是采购与付款内部控制制度，严重阻碍了企业的发展。其表现为：

2.1 岗位分工不明确

请购与审批、询价与确定供应商、采购合同的订立与审批、采购与验收、付款审批与执行等业务由同一部门或个人办理。据不完全统计，在60家企业中，大约有四成的企业没有岗位责任分工，六成的企业虽然有分工但操作性较差。

2.2 授权制度不完善中国石油大学胜利学院专科毕业设计（论文）

交易授权是指任何业务的进行都要由负责人在规定的权力和责任范围内授权，采购环节容易出现越权审批，重要和技术性较强的物资采购部门不实行集体决策和审批，不进行规范的招投标行为，甚至未经授权的部门和人员也办理采购与付款业务。在中小企业，由于管理者过于考虑经理人员的道德风险而对管理层缺乏信任，导致其不敢授权或授权范围较窄。

2.3 采购支出不真实

会计人员或采购人员利用内部控制上的漏洞，伪造原始凭证，用自制凭证代替购货发票支取货款，中饱私囊；本单位与客户有关人员内外勾结，以假发票、假进货进行冒假骗取货款；会计人员、仓库人员、仓管人员、采购人员相互勾结开具假发票及假入库单入账；会计人员只编记账凭证，不附原始凭证，虚支货款；涂改以前年度的购货发票在本期支取货款和入账。

2.4 相关费用不入账

会计人员或其他人利用押金抵物时，将支付押金作为采购支出报账，在收回押金时采取收款不记账办法侵吞。多数单位对采购产品的附件或赠品不在合同条款中反映，实物验收人员验收后不做登记。由此，一些采购人员或经办人员“乘虚而入”，将赠品窃为己有；与供应商勾结将附件作为另一项交易事项。

2.5 合同条款不明晰

有的采购合同条款只标明所要订购的产品、单价和金额，不标明产品的型号、规格或标出的型号、规格不详尽；有的采购合同只标明供货商，而不标明产品的生产厂家。一些采购人员往往利用这一漏洞，“偷梁换柱”用高价格购置低等级、低性能的产品。

2.6 招标行为不规范

采用招投标方式采购的价格比非招标方式采购的价格还高。行为主要包括：限制有竞争力的供应商参加投标、确定标底的人员或能够接触标底的人员与供应商勾结、评标人员在评标中不能正确参与决策、监督机制或监督人员不到位或不能正常发挥作用。

3.采购与付款内部控制的改进建议

针对目前我国企业内部控制制度在采购付款业务中存在的不足，结合我国企业自身的特点，提出以下对策，以提高我国企业内部控制的效果。中国石油大学胜利学院专科毕业设计（论文）

3.1 岗位分工明确

企业应当建立采购与付款业务岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限。审批权限按经济活动的重要性，按金额大小，按管理层分级设立，各管理者在各自的授权范围行使职责和承担责任，岗位执行者在各自岗位履行职责，相互分离又相互牵制

3.2 授权制度完善

这就需要企业加强监督机制。企业的生产计划部门应该根据顾客订单或者对销售预测和存货要求的分析来决定生产授权；企业对资本支出和租赁合同应该做特别授权，只容许特定人员提出请购；采购合同的签订必须经过有关授权人员审批；采购款项的支付应经有关授权人员审批；重要和技术性较强的物资采购部门应该实行集体决策和审批，进行规范的招投标行为；相关人员只能在授权范围内行使职责，不能出现越权审批的现象，不可以盲目采购或采购过量或采购不及时，常用的物资要有适当的库存，以保证供求但又不造成物资的积压

3.3 采购付款应当真实

企业应当完善内部控制，防止会计员或采购员利用内部控制上的漏洞，伪造业务事项。企业应当将大额的采购事项与客户进行沟通，及时发现利用自制凭证代替购货发票支取货款的事项发生。

办理付款业务、时，应结算凭证，采购发票及其附件（包括采购合同、验收证明、维修报告）等相关凭证进行真实性，完整性，合规性，及合法性把关：

第一，发票上的货名、数量、与验收证明是否相符，维修报告是否相符。第二，结算金额是否正确，与合同是否相符。

第三，第三，维修报告是否有维修委托人、维修人员签注意见。第四，发票、采购合同、验收证明、维修报告是否有有关人员的签名。第五，预付货款或定金须认真审阅合同的条款，要有职能部门、主管部门及单位负责人的审批

第六，编制付款明细表并送财务负责人审核认可。

同时，企业应当保管好以前年度以及本年度的资料，防止出现涂改以前年度的购货发票在本期支取货款和入账。

3.4 相关费用应及时入账中国石油大学胜利学院专科毕业设计（论文）

会计人员或其他人员利用押金抵物时，将支付押金作为采购支出报账，在收回押金时应当依法登记入账。采购人员在收到附件及赠品时，应该将货物及时登记入账，不能吞为己有。因此，企业应该认真地了解交易的流程，注意是否存在一些合同约定外的事项。对于作为特殊性质的支出，应该特别注意其收回情况，及时与客户沟通，以防止出现货物已收回却仍挂在账面的情况。

3.5 合同条款应当清晰

合同条款应当标明所要订购的产品、单价和金额，同时应当标明产品的型号、规格、供应商。对于只标明一部分，或者标明不够详尽的，应当要求合同签订者重新与客户签订，保证内容的准确完整，从而防止出现利用高价格去购置低等级、低性能的产品。凡享有的各种采购折扣和折让，要求在合同上注明，予以真实揭示，防止单位获得的利益为私人占有。

3.6 招标行为应当规范

为了能使企业以最低的价格获得同等质量的产品，企业可以采取招标的方式。企业应当采取公平、公正的形式，不得限制有竞争力的供应商参加投标。这就需要高层管理人员落实好招标的各项工作，对于招标中的一些具体情节应当提交董事会，保证其合理性、合规性。同时，股东会应当下派人员执行监督职能。对于招标价格明显高于同行业同质量产品的价格的，应对其招标人员进行处分，从而保证招标的顺利进行。

对大额的重要的物资采购，如仪器设备，同样由使用部门提出申请，实行公开竞争招标的方式，通过供应商的相互比价，达到采购成本低质量好的目的，经过论证和多个部门审批升序后，与中标企业签订采购合同中国石油大学胜利学院专科毕业设计（论文）

参考文献

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[5] 朱荣恩，徐建新．内部控制制度［M］．北京：审计出版社，2001．5．31-36． [6] 江新庭.对中小企业采购与付款过程中内部控制的探讨[J].商业会计．2010，(6)． 22-26.中国石油大学胜利学院专科毕业设计（论文）

致 谢

历时几个月的时间终于将这篇论文写完，在论文的写作过程中遇到了无数的困难和障碍，都在同学和老师的帮助下度过了。尤其要感谢我的论文指导老师—刘炳玲老师，她对我进行了无私的指导和帮助，不厌其烦的帮助进行论文的修改和改进。另外，在校图书馆查找资料的时候，图书馆的老师也给我提供了很多方面的支持与帮助。在此向帮助和指导过我的各位老师表示最衷心的感谢！

感谢这篇论文所涉及到的各位学者。本文引用了数位学者的研究文献，如果没有各位学者的研究成果的帮助和启发，我将很难完成本篇论文的写作。

感谢我的同学和朋友，在我写论文的过程中给予我了很多素材，还在论文的撰写和排版过程中提供热情的帮助。

由于我的学术水平有限，所写论文难免有不足之处，恳请各位老师批评指正。