电子文档管理办法_技术电子文档管理办法

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XX公司

电子文档管理办法

XX/XX0001-XX

1.目的为建立健全文件控制机制，提高工作运作效率，保证电子文件数据的安全性、可靠性、有效性，防止数据丢失，提高效率和降低成本。

2.职责

2.1XX部、XX部负责对此办法的修订及运行监督；

2.2各部门负责本部门文件上报；

2.3XX部负责对上报的文件进行归档。

3.电子文档类型

3.1 需要生成书面形式，并按流程审批后加盖相应公章生效的：

3.1.1管理类：财务报表、会计记账、原始凭证、员工工资福利明细、董事会及经理办公会的会议纪要及决议、红头文件、上行文、质量体系管理文件、各类批示、上级部门要求上报的书面资料；

3.1.2生产类：库房领取料单、验收单、采购订单、产品超差让步单、物资临时需求申请单、产品试装单、产品质量追溯单、供应商评价档案、采购合同及协议、装车计划、入库计划、生产报表、月生产计划预报表、月生产计划调整通知单；

3.1.3技术类：技术图纸、技术文件更改单、技术联系单；

3.1.4销售类：代理商档案、销售合同及协议、各类发车单据；

3.2可不打印，通过计算机网络实施电子版传递的电子文档：各种常项工作产生的电子文档。

4.电子文档的传递

4.1电子文档需要加盖印章或领导签字的正式文件，应转换成电子印鉴的加密格 式，按《电子签章使用管理办法》加盖相关领导电子签章，接收者在验证后打开

浏览使用，保证文件在传递的过程中不被篡改。

4.2技术文档的拷贝需要经过主管领导的审批方可进行传递。

4.3需要公示的管理类文件，公司外主管部门要求提供的，需要经过公司主管领导的审批方可打印发放，电子版用PDF格式在网上公示（例如：质量管理体系文件等），归口部门负责其正确性和有效性。

4.4其余电子文档的传递可使用OA或XX平台进行传递。电子文档的归档

5.1 各部门的常项工作电子文档,统一保存在大共享上并需每周更新一次。

5.2 XX部定期对各部门上报的电子文档进行存储归档。电子文档的更改

6.1各部门的常项工作电子文档由部门自行更改。

6.2管理文件由归口部门按相关审批手续进行更改，并保持文件的正确性和有效性。

编制：审核：批准：