建立保密机制 保护企业利益_企业技术保密措施

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建立保密机制 保护企业利益

企业的内控制度是企业的“家规家法”，而建立保密机制是企业内控建设的重要组成部分，是 维护企业利益的法宝。据从境内外上市公司审计报告中透露的信息，目前保密工作存在很大的问题。这些公司的商业秘密、未来战略如果全部被他人掌握，国家的经济安全就面临很大的威胁，仅力拓 泄密事件就给国家造成7000亿元的损失。保守机密对于财务工作并不是一个陌生的话题，我作为从

事财务工作二十多年的老财务，深刻地意识到，在日常管理和对外交往中，应牢固确立保密意识，做到警钟长鸣，确保国家、企业的权益不受损害。

一、当前企业经营的市场环境

当今市场竞争日趋激烈，优胜劣汰，适者生存。就石油、石化行业来讲，在国内有中国石化、中国石油、中国海洋石油、大量的地方炼油企业、众多的私人加油站，形成相互竞争的格局；中国 加入WTO后，一些外国企业也逐步地渗透到中国境内，大有“水漫金山”之势，冲击着中国的民族 企业。在市场竞争越来越激烈的大格局下，有些企业因对保密工作不够重视，导致机密外泄，竞争 对手从中得利，使国家或企业的利益蒙受损失。

在改革开放的环境中，对保密工作不够重视，这是企业管理中的共性弊端，我们中石化系统的 某些企业恐怕也在所难免。仅就销售企业而言，如果经营网点布局及选点计划外泄，带来的会是丢 失有利位置的布点或是增加高昂的成本支付，给企业带来经济损失；如果企业的销售政策及油品的 定价计划外泄，往往被竞争对手抢占先机，从而在油品的销售中失去有利位置，给企业造成市场困 境；如果企业的财务机密外泄，带来的将会是更加严重的后果，因为财务部门是企业的综合管理部 门，财务核算内容是企业的核心机密。因此，在信息收集、产生、传递、保存过程中，涉及这项工 作的所有人必须恪尽职守，工作中严细慎密，否则，一个企业的财务决策和经营方略被竞争对手窃 取是非常可怕的。

二、企业机密的具体表现形式

企业的机密属于商业秘密，是指不为公众所知悉、能为权利人带来经济利益，具有实用性并经 权利人采取保密措施的技术信息和经营信息。它包括三部分：一是非专利技术和经营信息，如管理 方法，产销策略，客户名单、货源情报等经营信息；二是生产配方、工艺流程、技术诀窍、设计图 纸等技术信息；三是不宜披露的财务信息，包括销售情况、产值数据、成本分析、工资标准、费用 情况、材料供应商、采购渠道、销售客户、销售价格、财务报表、统计报表、财务会议内容、考核 数据、财务运作方式等。商业秘密关乎企业的竞争力，对企业的发展至关重要，有的甚至直接影响 到企业的生存。

三、企业机密外泄的主要途径

机密外泄的主要途径有：一是处理废旧资料时未加清理，丢失了许多属于保密性的文件资料，如系统内部文件、报表、账薄、分析资料、工作总结、发票、权证等；二是个别工作人员对自己使 用的微机未设密码，外部人员使用时盗取了机密；三是工作人员对外提供文字资料、报表的随意性，未经企业领导和部门领导批准；四是工作人员说话不注意场合，有意或无意中说了不该说的话；五 是企业存在内鬼，其为了自己的私利，不惜向竞争对手提供企业机密以套取利益。

四、建立企业保密机制的具体举措

材料)：

1．建立企业保密制度，以企业保密纪律来规范职工行为。凡泄密者无论是有意或是无意，只

要使企业利益受损，都要受到处罚，一视同仁，也就是说在企业内部没有特殊员工，在企业的保密 纪律面前人人平等。企业保密制度应对包括企业各类财务报表、市场开发资料、车辆技术档案、生 产经营控制程序及工艺流程、各类技术测量图纸以及基建工程、资产租赁标的等一系列技术和经营 信息都要纳入公司商业机密范围的界定。此外，就员工涉及公司商业机密文件和资料的管理、使用、查阅、复制、交流、交接以及信息的对外宣传报道等应注意的事项和应遵循的原则也要做出具体的 规定。同时还要对涉及违反公司保密规定，发生失密、泄密事件的人和事，制定明确的处罚条款。

2．对企业员工进行保密工作宣传教育。特别是对掌握企业核心技术的人要进行重点教育和保 护，通过对企业员工的宣传教育，使他们起到相互监督的作用，认识到维护企业利益人人有责。员 工的宣传教育，可通过大会的形式，也可通过部门会议进行宣讲。

3．对外提供的文字资料、报表要履行严格的审批手续。未经公司和部门领导共同签批，不得 对外提供任何资料。企业要结合内控要求，建立对外提供资料的台账记录，年终交档案室统一管理，哪个环节出了问题，哪个部门出了泄密事件，就要追究相应人员的责任。

4．对重要的档案资料装订成册，交档案室统一管理，因特殊事项需借阅时履行审批手续。各 部门在年终及时整理档案资料，按规范要求装订成册，按时间要求交公司档案室统一管理。档案管 理部门要对各部门交来的档案资料进行归档、编号存放；严格按照内控要求，建立档案管理制度，如档案资料借阅制度，档案借阅台账等进行规范管理。

5．对废旧保密资料应配置碎纸机进行处理，不能随意弃置或当作废纸变卖。

6．加强网络安全管理。关键岗位上的管理人员使用的微机都要设置密码，专人专用，严防外 人使用。为了规避因泄密事件所造成的巨大损失，企业有必要对内部的重要数据进行全面的安全管 理，用先进加密技术保护企业机密数据。

7．对企业“内鬼”的存在要高度警惕，这种害群之马的危害性极大，若发现应立即予以严历 处罚，直至除名，情节严重者移交司法机关处理。企业要经常进行保密意识的宣传，每个岗位都负 有保守公司秘密的义务，尤其是公司关键管理岗位重要人员，要签订保密合同，作为用工合同的附 加合同，用法律的形式规定保密的责任。

风险就在身边，企业员工，特别是财务人员应懂得学法、知法，运用法律武器来抵御各种风险 的发生。这就要求相关人员应具备相应的保密观念和职业素养。只有完善制度建设，构筑防范风险 的保密机制，企业利益才能得到保护。