委派工作的步骤_工作方法和步骤

2020-02-28 其他范文下载本文

委派工作的步骤由刀豆文库小编整理，希望给你工作、学习、生活带来方便，猜你可能喜欢“工作方法和步骤”。

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通过学习本课程，你将能够：

● 学会委派工作时如何进行沟通；

● 认识到技能训练的重要性；

● 学会如何检查和评价下属的工作；

● 意识到及时反馈的重要性。

委派工作的步骤

一、按照计划进行委派分配

委派工作制定好计划后，管理者就要保证工作按照计划有条不紊地进行。在这个过程中，管理者需要注意以下几方面的内容：

第一，需要完成的目标；

第二，完成的期限；

第三，可以评估的、衡量的标准；

第四，委派的权力、资源的大小。

二、委派工作的沟通交流

在委派之前，管理者需要事先和员工做一些沟通，如告诉下属由他承担这项工作的原因，这时要多强调积极因素，比如对他的肯定、欣赏、关注、信任和重视等。

1.委派沟通的原则

在委派工作的时候，管理者不能“山路十八弯”，而是要遵循三个原则：简单、准确、高效。

在委派工作的时候，管理者要多花一点时间跟下属沟通，告知下属应该做的事情，帮助经验不足的下属分析工作，给他们提供技能培训，一定要简洁明了地告诉员工委派工作所需的必要条件、必要结果、必须的效果及衡量标准。例如，“你必须在本周内完成这份报表，因为总经理礼拜六开会要用。如果不能按时完成，可能会对你加薪产生影响。”或“今天即使加班，也要修好B商店的车子，因为这个商店的老板明天上午一定要用车。”

如果管理者事先不说明，只是简单地下达一个命令，下属的配合性和主动性就会相应降低。

【案例】

两层含义

上级说：“小王，你这一季度业绩怎么不如上一季度好，你要加油啊。”

小王听后想：“完了，上级要把我‘咔嚓’掉了。”

其实上级的真实意思是：“小王，你要加油，这一季度希望你能够取得好成绩，而且我相信你一定能做得到。”

要点提示

委派沟通需要遵循的原则：

① 简单；

② 准确；

③ 高效。

2.委派沟通的方式

委派沟通的方式主要包括以下几种：

面对面沟通

面对面沟通就是管理者通过面谈的方式给下属委派工作。这种方式的好处很多：首先，由于可以得到下属的现场反馈，管理者可以将任务讲解得很完整；

其次，管理者可以通过观察下属的面部表情、肢体动作，了解下属的想法；

最后，管理者还可以运用自己的表情、眼神和肢体动作，表达对下属的信任，这种体态语言的效果远远胜过口头语言。

电话沟通

很多领导委派任务时喜欢用电话，但电话沟通的方式存在很多沟通障碍，例如：第一，记忆性不强，很可能打完电话后，委派的任务就已经忘记了；

第三，电话沟通是单向媒介的沟通，无法看到对方的反应，很难实现双向交流。多媒介沟通

多媒介沟通包括通过声音、语言和非语言等方式进行的沟通。只有声音的语言叫口头语言，没有声音的语言叫书面语言，没有声音的非语言叫体态，有声音的非语言叫副语言。语音、语气、语调、节奏和副语言是影响沟通效果的重要因素，其中体态占55%，副语言占38%，其他语言只占7%。

【案例】

老师的特点

无论是小学、中学，还是大学，讲课效果稍微好一点的老师都有一些特点——

张牙舞爪、绘声绘色、抑扬顿挫。如果一名老师做不到这三点，就肯定不是一个受

学生欢迎的老师。因为这样的老师既没有体态，又没有抑扬顿挫的语调，一站上讲台，学生们就昏昏欲睡了。

因此，沟通过程中要充分运用体态因素和副语言因素。

在面对面的沟通时，最好给下属一个任务书或小便签。如果无法和委派人见面，只能通过电话沟通，最好先发送一个传真或E-mail，对着电话逐条讨论。如果文字和声音都不是问题，但无法看到体态和副语言，则可以通过网络视频电话，开视频会议解决问题。

3.委派沟通的步骤

沟通的核心是上、下级交流，委派能否成功与沟通交流的效果有关，良好的沟通效果是下属做出承诺、上级确信下属能够达成最终目标。由此可见，委派不仅仅是把工作交给下属，还是一个磋商和安排工作的过程。

委派沟通的步骤如下：

第一，尽可能地描述该工作的目标任务和全部信息，以及预期的结果；

第二，确保绩效标准和完成时间达成一致，共同制定一个进度表；

第三，确认需要哪些帮助和技能培训，明确何时将提供这些培训；

第四，界定各种参数和资源以及预算；

第五，明确告诉下属自己期望的结果，如反馈信息、反馈方式、反馈频率和反馈通路；第六，明确告诉下属所委派职权的大小，将委派工作通报相关人员，同时告诉下属如果碰到困难，在不同情形下可以寻求哪些人的帮助。

三、进行必要的技能训练

管理者在委派工作时，要根据计划安排多种方案，将关键环节和要点整理出来，对下属没有把握的、感到难度较大的环节做训练。

这里需要明确一点，教育不等于训练。教育传达的是基础知识、基本理论和基本概念，不涉及技能。例如，考驾照时要进行应知、应会考试，应知就是理论，即需要通过交通法规考试，应会就是到训练场地练习开车，开够规定的小时才有资格参加考试。可见，应知需要的是教育，而应会需要的是训练，两者是不同的概念。

四、检查、反馈下属的工作

检查委派工作的进展需要讲究技巧，检查得太多会浪费时间，不检查也会有问题。因此，对于不同的工作，检查制度、检查计划也要有所不同。

1.检查下属的工作进展

检查工作进展是为了帮助下属解决可能出现的问题，为了达到这个目的，一般情况下一周检查一次即可，对于特别重要的工作，也可以一天到两天检查一次。

检查工作时，管理者可以让下属做简单汇报，也可以鼓励下属在有问题的时候随时寻求自己帮助，当然，管理者还要让下属懂得善于自己解决问题。

2.评价下属的工作进展

管理者应该如何评价下属的工作进展？答案是方法要明确，主要针对以下内容：第一，要求下属报告目前的工作进度，以及工作中遇见的问题；

第二，要向下属明确工作完成的期限，做提醒行动的方案；

第三，严肃对待工作问题的态度，否则会让下属以为工作问题无关紧要。

3.反馈下属的工作进展

管理者要及时反馈下属的工作进展状况，无论是正面的还是负面的，都要提供准确而客观的信息，对其进行绩效评估。这就好像打保龄球，如果打倒的瓶子数在屏幕上显示出来，选手就知道下一个球应该怎么打；如果在瓶子前放一块黑布遮住，保龄球打过去后只听到瓶子响，不知道倒了几个瓶子，选手就不知道下一个球该往哪里打。

管理者的反馈要有针对性，即评估标准要客观、细化，能够及时反映问题。例如，领导说：“我读了你关于扩大生产的建议，觉得很不错，但是还缺少一点创造力。你看，你想到的每一种产品，几乎都已经被竞争对手考虑到了。”这个反馈很有针对性，比泛泛而谈的“这个报告做得不理想，还没有达到应有的水平，要改一下更好”要可取得多。

管理者反馈下属工作时，也要听取下属的自我评价和自我剖析，但要注意一点，就是“要为成功找理由，莫为失败找借口”，不允许员工推卸责任。

五、评估完善委派系统

当委派的工作任务完成以后，管理者还要对委派系统做一个评估和总结。这时可以组成评估小组，用书面方式从以下几个方面做评价：

第一，委派工作有没有按期完成；

第二，工作目标有没有达到；

第三，有没有创新的方法；

第四，有没有学到新东西。

评价过程中要论功行赏，这时很多管理者容易犯一个普遍性的错误——“鞭打快牛”，就是总是把任务分给能干的下属，于是下属越优秀，就会接到越多、越繁重的任务，导致下属不敢展露自己的才华，最终反而会使工作效率下降。

六、案例研讨

【案例】

陈东担任部门主管3个月了，尝试委派工作已经取得了不小的进步。他发现

员工小王的工作意愿和能力都很强，技术工作也很在行，所以特别器重小王，把部门所有重大工作都交给小王来做，只让其他人做一般的常规性的工作。