综合办公系统实施细则_综合办公系统
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我院综合办公（OA）系统实施细则
一、总则
1、我院综合办公（OA）系统于2016年1月1日起正式启用。线上有的流程请走线上审批，对应的线下纸质审批停用。如遇特殊情况先在线下审批了的，随后请将线上流程补上。在2016年1月1日前原已经走了部分流程的事务，可以继续用线下审批完成。
2、每个员工用自己的用户名、密码登陆系统后在流程中产生的电子签名与本人的亲笔签名具有同等作用。线上流程的主办部门应根据工作需要将带电子签名的审批表格打印出来，供财务报销或归档用。
3、所有线上流程都是根据我院现行管理制度到各部门调研后确定的。原线下审批流程除审批表外，还需提供相关附件供审批用的，如线上流程有上传电子附件功能，请上传电子附件，如管理部门需要提供附件原件的，请将附件原件送相关部门供线上审批用。
4、线上审批是一种工作方式的转变，但原相应的线下沟通必不可少，有效的线下沟通有助于线上审批的进行。
5、涉密文件审批不走线上流程。
6、离退休职工办理相关事务仍按原办法执行，不走线上流程。
7、在人力资源部备案的外聘人员因工作需要可以申请开通系统帐号。请将外聘人员姓名及电子签名报送科技信息部办理。
8、总院将根据工作需要完善和增加线上审批流程。
9、没有和总院联网的分院或出差在外时，只要能上互联网，按照附件“通过SSL VPN连接总院内网的设置办法”就可以在电脑上访问综 合办公系统。由于该连接办法有用户数限制，请大家使用完后及时退出。
二、财务报销借款借发票相关流程
10、日常报销走完线上审批流程后，请经办人将审批表打印出来连同经办人及部门负责人签字的发票（如果需要，发票还要有证明人签字。超过1000元的发票还需提供发票真伪查询结果以及相关事务清单等）送财务部，由财务部办理报销。线上日常报销流程具备上传电子附件功能,可以将各类事务清单等上传供审核用。该流程是按院《财务管理制度》制定的，对各种日常报销的处理，请部门负责人按规定在流程中选择送相应的部门审批。
11、差旅费报销走完线上审批流程后，请报销人将审批表打印出来，用于粘贴相关票据，送财务部报销。该流程是按院《费用报销细则》制定的，对差旅费超标部分的处理，请部门负责人按规定在流程中选择送相应的部门审批。
12、业务费接待报销走完线上审批流程后，请经办人将审批表打印出来连同发票送财务部，由财务部办理报销。
13、借发票走完线上审批流程后，请经办人将审批表打印出来送财务部办理。
14、借款（包括借差旅费、投标保证金、履约保证金、协助保证金、转账支票、税费等）走完线上审批流程后，请经办人将审批表打印出来送财务部办理。
15、医药费报销按规定在线上申请后，需把相关票据先送后勤部领导审核，再由总院领导审批，最后再把票据送财务部审核，由经办部门 将审批表打印出来办理报销。
三、固定资产采购及分包相关流程
16、分包及采购管理是按采购及招标办法讨论稿制定的流程，待定稿后按审定稿修改。包括勘察设计、总承包分包的申请、采购、付款三个相关联流程。分包申请流程必须选择对应主合同才能进行。分包申请流程审批通过后，再进行分包采购流程，采购流程必须选择对应的通过审批的分包申请表才能进行。采购审批表具备上传电子附件功能，可以附上分包合同等附件电子版供审批用。申请及采购流程审批通过后，再进行分包付款流程, 分包付款流程必须选择对应分包合同才能进行。付款申请审批通过后，请经办人将相关审批表打印出来连同经办人及部门负责人签字的发票（超过1000元的发票还需提供发票真伪查询结果）以及相关附件送财务部，由财务部办理报销。
17、固定资产采购是按固定资产管理办法讨论稿制定的流程，待定稿后按审定稿修改。包括固定资产采购的申请、采购、付款三个相关联流程。固定资产采购先进行申请流程,由各部门发起。申请流程审批通过后，再进行固定资产采购流程，采购流程必须选择对应的通过审批的申请表才能进行。采购审批表具备上传电子附件功能，可以附上采购合同等附件电子版供审批用。申请及采购流程审批通过后，再进行付款流程。付款申请审批通过后，请经办人将相关审批表打印出来连同经办人及部门负责人签字的发票（如果需要，发票还要有证明人签字。固定资产类的发票还需要固定资产登记人在发票上签字。超过1000元的发票还需提供发票真伪查询结果）以及相关附件送财务部，由财务部办理报销。采购及付款流程由固定资产采购的主办部门使用。
18、院内项目子项协同分包表由计划经营部管理。
19、院内项目协同费用划拨表由计划经营部管理。20、总包合同（协议）评审表由工程公司管理。
21、固定资产台账、内部转移、销售、报废由财务部管理。
22、总院办公用品采购申请、入库、台账、统计等由后勤部管理。
四、公文相关流程
23、发文拟稿请走线上流程。
24、报送信息稿件请走线上流程。
25、部门、子公司的请示报告请走线上流程。请示报告会先送院办，由院办根据事项内容转相关总院领导审批。
26、收文登记由相关部门走线上流程。
五、日常事务流程
27、文件盖章请走线上流程。需要盖总院各种类公章，请将需盖章文件电子版上传，或者文件内容较简单，将其直接粘贴在内容简述栏供审阅用。工程上的投标书、质量承诺书、咨询公司的施工图审查报告可不用附原文附件，请填写清楚需盖章的文件名称、内容简述等。申请盖总院各种类公章最后需要总院领导审批。
28、刻制印章请走线上流程。
29、总院用车请走线上流程。
30、使用总院会议室（包括三楼大会议室、小会议室、十二楼大会议室、小会议室、十三楼大会议室）请走线上流程，可查看当前会议室使用情况。会议室由院办管理。
31、借用各类证照、获奖证书等请走线上流程。证照、获奖证书在院 办的向院办申请，在计划经营部的向计划经营部申请, 在人力资源部的向人力资源部申请。（该流程在其他工作栏目中）
32、总院物业服务请走线上流程。（该流程在其他工作栏目中）
33、总院办公用品领用请走线上流程。（该流程在分包及采购栏目中）
34、给总院领导发送邮件请走线上流程。领导邮箱由院办管理。
六、由职能部门管理使用的流程
35、信息发布由院办管理。
36、培训需求、计划、评估等由人力资源部管理。
37、党群管理（包括党支部、党员信息、党员活动信息、党费缴纳、民主党派、团支部、团员信息、团员活动信息管理）由党办管理。
38、车辆信息、保险、维修保养、报修申请、驾驶员信息、车辆费用等由车队管理。
39、消防安全（包括消防器材分布表，消防、安防月度检查）由后勤部管理。
40、协会及会费信息由科技信息部管理。
41、计算机耗材申请由科技信息部管理。
42、IT基础设施运维信息由科技信息部管理。
43、规章制度、企业黄页、知识分享管理、问卷调查栏目内容将逐步完善。
附件：通过SSL VPN连接总院内网的设置办法
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