第四章 路政电子档案管理_路政档案管理总结
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第四章 电子档案管理
近年来，随着交通事业的飞速发展，高速公路路政管理的办公自动化程度不断提高，路政执法部门的纸质、图像档案不断增多，对纸质档案信息的保存、传输、读取的难度不断加大，这就要求我们将不同表现形式的纸质档案信息，通过计算机的录入、扫描、刻录等多种形式转化为数字信息，借用计算机和互联网来进行信息的管理和传输，于是大量的电子文件也随之产生，并将逐步成为人们进行信息交流的主要媒介。作为衡量路政管理科学化和现代化重要尺度内业管理而言，必须承担起收集电子文件、管理电子档案的责任，保证路政管理的历史记忆的完整性。
一、电子档案的形成及其特点
电子文件在计算机专业辞典里翻译成“文件、文档”，是数据媒体和记录在媒体上的信息集合体。通常可以永久保存并可供人或机器所阅读。通俗的讲，电子文件就是通过计算机进行操作、传输和处理的文件，它包括文字、表格、图像以及声音的信息，可以记录在计算机能够阅读的任何一种介质上，如光盘、硬盘、磁盘等。由此我们可以归纳出所谓路政电子档案是指：将路政管理过程中产生的各类单一的电子文件进行收集，按照工作的实际需求，经过科学的分类和有序的整理后，存储于计算机能够阅读的介质上，并按一定要求进行管理的电子信息集合体。
因电子档案其载体的特殊性，决定了电子档案具有与传统的纸质档案不同的特点：即信息的非人工识读性、对系统的依赖性、信息与载体间的可分离性、信息的易变性、存储的高密度性、多种信息媒体的集成性、信息的可操作性等等。
二、电子档案的种类
（一）按电子文件的信息存在形式分类
1、文本文件；是指使用文字处理软件生成的，由字词数字符号表达的文件。文本文件是通过特定的编辑软件生成的。存储内容由ASC 且标准代码和GB2312 一80 标准汉字代码构成。纯文本文件不包含格式代码，受计算机配置和软件类型的限制。
2、数据文件； 也称为数据库电子文件，是指在事务处理系统中单独承担文件职责，或作为文件的重要组成部分出现的具有文件属性的记录。一个数据库由若干记录组成，一个记录由若干字段组成。根据机构需要建立的数据文件，它可以是数据库的一个记录，也可以是若干相关的记录。在实际工作中，都使用着大量的数据库，如上级文件数据库、领导批示数据库、政策法规数据库等。路政使用的有HOS路政业务管理系统、网上办公系统等。
3、图形文件（graphic)是指根据一定算法绘制的图表、曲线图，包括几何图形和把物理量如应力、强度等用图标表示的图形等。计算机辅助设计（photoshop、CAI)）产生的设计模型、图纸、图画等即为图形文件。图形文件由绘图中产生的矢量和一些参数组成，可以使用特殊的代码格式存储，也可以使用纯文本文件的代码存储，以便在不同的软件包之间进行信息、交换。
4、图象文件（image)是指使用数字设备采集或制作的画面，如用扫描仪扫描的各种原件，用照相机拍摄的照片等。纸质文件、缩微胶片均可经过扫描转换成数字图像文件。图像文件的分辨率与存储空间成正比，不同格式的图像文件不能任意进行交换使用。
5、影像文件（vidio)是指使用视频文件捕获设备录人的数字影像或使用动画软件生成的文件。影像文件有不同的格式或标准，播放时需要使用相关的设备和程序。
6、声音文件（audio)是指使用音频设备录人或用编曲软件生成的文件。用音频设备录人并转化为数字形式的文件，其声音质量取决于采样频率，主要有11kHZ、22kHZ、44KHZ三种。还有一些文件是将上述文件通过压缩或转换而生成的（如WAV、MP3）等。声音文件播放时需要使用相关的设备和程序。
（二）、按文件的功能分类可分为主文件和支持性、辅助性、工具性文件。
主文件是指表达作者意图，先行使职能的文件。对于纸质文件而言，任何一份文件都是主文件，可以独立地发挥作用。而电子文件生成、运行和存在于一定网络环境当中，需要以相应的支持性、辅助性、工具性文件作为读取和处理条件。支持性文件主要是指生成和运行主文件的软件，如文字处理软件（word等）表格处理软件、图形软件、多媒体软件等。辅助性、工具性文件是指在制作、查找主文件过程中起辅助作用的文件，如计算机程序类文件（命令文件）往往附带若干辅助设计文件、图形文件，数据库往往附带有若干辅助数据库和相应的索引文件、备注文件等。
（三）、按文件的生成方式分类
可分为计算机系统中直接生成的原始文件和将纸质或其他载体（扫描仪扫描）文件重新录入生成的转换文件。
三、电子文件的归档和管理的基本要求
电子文件的归档是指将电子文件经过整理确定档案属性后，从电子计算机存储器或网络存储器上，拷贝或刻录到可脱机的存储载体上，以便长期保存的工作过程。
（一）电子文件的逻辑归档
1、归档内容：每年度形成的路政文书档案、路政法律文书档案（公路赔（补）偿档案按省公路局、省档案局共同制定的《广东省路政档案管理办法》进行归档）、路政业务档案等（按路政管理档案分类项目进行归档）。
2、归档文件属性：归档电子文件的光盘应设置成禁止写操作的状态，即只读光盘。对于加密电子文件，则应在解密后再制作拷贝。
3、归档文件的格式：要求文件以word、Excel、pdf格式保存。
4、归档文件的建立和名称：
（1）在电脑硬盘中选择一个非操作系统所在分区，建立一个总文件夹，把文件夹改名为“××单位电子档案”。
（2）在总文件夹下建立若干个子文件夹，分别用于存放不同年度的归档电子文件。分别将文件夹改名为“××单位××年度电子档案”。
（3）在每个年度文件夹下，根据路政档案、相应的纸质文件分类方案，再建立若干个子文件夹、年度文件检索目录。
（4）子文件夹的命名统一为项目名称，如：规章制度，上级来文件，中队发文，会议纪要；文件的命名方法统一为各单位发文文号或文件名称，如 “粤高京分[2010]1号......50号”、“关于XXX修复的报告”、“XXX公路路政报表”。
（5）影像材料另外建档。按年度再建立若干个子文件夹，命名为“XXX2010年影像材料”。
①施工监管。在项目文件夹下，根据月度，再建立若干个子文件夹，命名统一为月度名称，如“1月份”.......”12月份”，在月份文件夹下，按日期，再建立若干个子文件夹，命名统一为日期名称，如“1.1”......“1.31”。文件的命名方法为统一为文件名称+日期+顺序号，如“施工201001001”。
②桥涵隧、标志牌管理。在项目文件夹下，根据班组分级管理，再建立若干个子文件夹，命名统一为班组名称，如A班、B班、C班、D班。每个班组文件夹下，根据检查日期，再建立若干个子文件夹，命名统一为日期名称，如“1.1”...“5.20”...“12.25”。文件的命名方法为统一为文件名称(拼音第一个字母)+班组+日期+顺序号，如桥梁相片为“QA201001001”、涵洞相片为“HA201001001”、隧道相片为“SA201001001”、标志牌相片为 “BA201001001”。
5、归档文件目录的名称：归档目录命名应区分年度和名称，统一存放在以下项目文件夹中，如“2010年XX目录”、“2010年XX收发文登记表”。
6、确保刻录的电子文件内容与纸质文件内容一致。
7、刻录成的光盘上应贴有标签，标签上应注明单位名称、光盘名称、光盘编号、刻录日期。
8、归档完毕后，电子文件形成单位还应将归档前的电子文件保存至少1年，施工、桥涵隧、标志牌图像文件保存至少三个月。
（二）电子文件的物理归档
在逻辑归档和纸质文件归档工作完成后，即可着手进行物理归档。在物理归档前，要编写光盘内容的“文件目录”。文件编写完成并存放到相应年度的逻辑归档文件夹内后，即可进行刻录操作。
光盘的刻录是由刻录机完成的。为确保刻录出的电子文件光盘数据有效和保存长久，必须选择好刻录机和CD-R刻录光盘。
常用的刻录机有CD刻录机和DVD刻录机两种，一般选用CD刻录机。刻录机的选购应注意以下几点，一是应选购大公司的主流产品；二是要确保是正品；三是尽量选用新品。这样可以确保刻录机质量和刻录机与光盘之间的良好兼容性。
刻录光盘应选用A级或A+级优质一次写刻录光盘(CD-R光盘)。刻录软件的种类很多，如Nero、Easy-CD、Direct CD等。在购买刻录机时，一般附带有刻录软件。
为确保刻录过程的安全，刻录时还应注意以下几点：一是刻录前要对电脑系统进行杀毒处理；二是关闭其他的运行程序，包括屏幕保护程序等；三是适当降低刻录速度；四是断开网络连接。
下面以常用的Nero刻录软件为例，介绍刻录操作的步骤。首先，在刻录机内插入一张空白CD-R光盘，按如下步骤操作： 第一步，双击电脑桌面上的Nero图标，启动刻录软件；
第二步，单击“制作数据光盘”图标；
单击制作数据光盘
第三步，单击“添加”按钮；
单击“添加”按钮
第四步，单击打开下拉菜单；
单击打开下拉菜单
第五步，单击存放总文件夹的硬盘分区；
选择存放文件的硬盘分区
第六步，双击打开总文件夹；双击的打开总文件夹
第七步，单击选择要刻录的年度文件夹；
选择要刻录的年度文件夹
第八步，单击“添加”按钮；
单击“添加按钮”
第九步，单击“已完成”按钮；
单击“已完成”按钮
第十步，单击“下一步”按钮；
单击“下一步”按钮
第十一步，单击去除“√”，使记录方式为“一次写”方式；
单击去除“√”
第十二步，单击打开下拉菜单，降低刻录速度至24x或16x；
单击打开下拉菜单
第十三步，单击“刻录”按钮；
单击“刻录”按钮
第十四步，刻录完毕，单击“确定”按钮；
单击“确定”按钮
第十五步，单击“下一步”按钮；
单击“下一步”按钮
第十六步，单击“退出”按钮；
单击“退出”按钮
退出后，回到刻录软件打开时的初始界面。这样，一张年度归档电子文件光盘就刻录完成了。光盘刻录完毕后，要进行浏览检查，看内容是否齐全、有效。检查完毕确认无误后，退出光盘CD-R光盘。
全部刻录完成后，再打印一张光盘标签。在标签上标明单位名称、光盘名称、光盘编号（年度+电子文件性质代码+顺序号）、刻录日期，电子文件性质代码： O—正式电子文件； T—文本文件；I一图象文件；G—图形文件；V一影像文件；A—声音文件；M—多媒体文件；P—计算机程序；D—数据文件，如“2009年文本文件”光盘编号合命为“2009-T-001”。将打印好的标签贴在光盘背面，即可将光盘装盒或入袋。
四、电子档案的保管与利用
电子档案的特性不同于纸质档案,决定其在保存与维护方面的复杂性.维护电子档案的信息安全,是一项极其重要而复杂的工作.在管理过程中,应充分考虑环境、设备、技术、人员及电子档案的特点等综合条件,制定稳妥的技术方案和严格的管理制度,确保电子档案能够安全可靠地处于可准确提供利用的状态, 使其在路政管理中发挥更大的作用。
（一）、电子档案的保管储藏
由于电子档案的载体为硬盘、磁盘、光盘等，这些介质抵抗外界不利因素的能力都比较差，往往因为保存不善会造成破碎、形变或其它损坏，即使不造成损坏，随着时间的推移，其存储的信息也会出问题。电子文件极易被抹掉，在电子计算机上操作如果违反了操作程序或者不注意按错了键钮，就会造成文件的破坏或被全部抹掉。所以档案工作者必须对电子档案载体使用专门的装具和进行有效的检测与维护。
首先，电子档案应当存放在具有防磁性能的装具中，以保证硬盘、磁盘、光盘的稳定性。由于电子文件载体与传统纸质载体有明显区别，其存放环境和防护设备除调温、调湿、防水、防盗、防光、防虫、防尘、防鼠、防雷电等外，还应具备防磨损、防强震、防病毒等措施。
其次，必须对电子档案进行定期检测和拷贝，以确保电子档案信息的可靠性。定期检测，应每年一次，采用等距抽样或随机抽样的方式进行。首先进行外观检查，确认载体表面是否有损坏或变形，外表涂层是否清洁及有无霉斑出现等。然后进行逻辑检测，采用专用检测软件对载体上的信息进行读写校验。通过检测发现有出错的载体，须进行有效的修正或更新。对电子档案要进行定期拷贝，并将原件与拷贝件同时保存一段时间，以确保档案的安全性。对于电子档案的检测与维护，必须进行严格管理，要对检测、维护、拷贝等操作过程进行记录，避免发生人为的误操作或不必要的重复劳动。
（二）、电子档案的开发利用
电子档案具有可重复使用的特点，允许若干个查询者同步利用一份电子文件，同纸质文件比，使用更快捷、更方便，信息的利用效率大大提高。但电子文件只有实现网络化，才能发挥出真正的优越性。
1、电子档案提供利用的方法。对路政档案部门来说，电子档案提供利用，一般有三种方法：即提供拷贝；通信传输；直接利用。（1）提供拷贝，内业可将档案备份向利用者提供，并将文件转换成通用标准文档存储格式，由利用者自行解决恢复和显示的软硬件平台。当利用者不具备利用电子文件的软硬件平台时，也可以向这些用户提供打印件。
（2）通信传输。即用网络传输电子档案。这一方法适合于建立局域网的单位。档案部门可将整理归档完毕的文件材料作为共享信息，通过网络传递，提供给本单位的查阅者。还可利用档案管理软件，进行网上借阅档案，实现上下级之间、部门之间的信息传递、信息查询和上级对下级的监督检查，为档案的利用提供了方便。
（3）直接利用。是利用档案部门的电脑，在档案部门的数据库上直接查询的一种方法。其特点是：可为利用者提供技术支援；同通信传输相比减少了大量的管理工作；可以使更多的读者同时利用同一份电子档案。这要求档案员注意平时的积累，不断扩大数据库中档案的信息量，尽可能为阅档者提供丰富的档案信息资源。
2、电子档案的利用管理。由于电子档案提供利用方式的多样化与所依赖技术的多样化，导致利用工作的复杂性。因此，加强电子档案的利用管理，就显得特别重要。利用管理的内涵很丰富，从信息安全的角度出发，主要有对用户及提供利用者的管理、对提供利用载体的管理及利用中安全保密措施等。
一是采用的利用方式应视利用者的情况而定，不能无原则地向所有利用者提供全部利用方式； 二是依据电子档案内容的密级层次，进行有效的管理。一般情况下，对于内容不是完全开放的电子档案，不宜用拷贝的方式提供利用，对于提供拷贝的制作，必须在有效监控下进行； 三是采用通信传输或直接利用等利用方式时，对有密级的信息内容要进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换。
