档案经验介绍(第2稿)_档案管理经验材料2

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积极探索档案工作信息化管理途径

充分发挥档案作为信息的重要功能

中共辽宁省委组织部于 梅

档案是一个单位重要的基础性工作。近年来，省委组织部档案工作在部领导的高度重视和领导下，在省档案局的指导下，积极探索档案信息化管理的有效途径，努力发挥档案做为信息的重要功能，加大档案信息化建设的力度，在档案管理工作方面，取得了新的进展。2002年晋升为省二级档案工作先进单位，2002、2003年度连续两年被评为档案工作标兵单位，2004年晋升为省一级档案工作先进单位。

一、始终把档案作为信息工作的一项重要内容，树立新的档案观念

1、调整工作职能，进一步推进档案信息化管理。1999年省委组织部成立档案室，当时按职能划分归办公室管理，2001年我部成立信息中心，由于职能调整，机关档案室划归部信息中心（现改为信息管理处）管理，调整后的机关档案室，在加强基础设施建设的同时，为适应新形势下组织工作需要，加快了档案管理的数字化、网络化、信息化进程。

2、积极探索档案做为信息的有效途径。知识经济和信息化社会竞争的焦点就是知识和信息，在信息社会中档案事业也是一种信息

1产业，原始的档案“保管”、“查阅”的手段已远远满足不了新时期组织工作的需要。转变观念，树立档案是信息、是资源的意识，在做好收集、整理、保管、利用、编研等大量基础性工作的同时，我们将档案工作向信息化建设方面延伸。为适应组织工作和干部工作需求，结合工作实际，建立了省管干部的照片和录像资料信息档案，开发了领导干部名册查询系统，与信息化技术相结合，延伸了档案的使用功能。以前有关部门查阅干部有关情况时需要到档案室翻看干部名册，随着干部的调整，名册不断在变化，而档案室的工作性质是隔年收档案，这就使查阅到的档案信息不够及时、准确，给工作带来不便。开发的领导干部名册查询系统是专门为主管干部工作的书记、部领导和分管干部工作的处室设计的，它可以迅速、准确、及时地查阅各单位领导班子状况和每个干部的自然情况、简历、培训、奖惩、家庭、工资和考核详细信息，大大提高了工作效率，节省了时间，档案工作发挥了信息资源的作用，我们在档案管理上也迈出了新的一步。

二、采取有效措施，积极探索档案信息化管理的有效途径

1、积极采取有效措施，建立健全机关档案室各种门类的档案信息。成立档案室之初，我部只有文书档案（文件）一种门类的档案，按要求，机关综合档案室应包括声相、实物、设备、财会等门类的档案资料，针对这一现状，部领导要求我们把档案工作作为机关建设的重要组成部分，夯实机关工作的基础，把档案室建设成为反映一个部门综合管理水平的窗口，并强调要严格按照《档案法》及《机

关档案工作等级具体考核标准》要求，认真做好档案工作。根据我部档案的实际情况，我们采取近大远小的方法，建立健全了各种门类档案。目前，部机关档案室拥有文书档案、财会档案、设备档案、实物档案、声相档案、资料等门类齐全的档案体系。

2、围绕中心工作，加大档案信息收集的力度。档案是一个单位中心工作的基础，我们在加强管理工作的同时，提高了全员档案意识，横向上要求各处室及时主动的向档案室移交各类档案，纵向上部所属三个事业单位的档案工作都在两年内晋升为档案达标单位。档案更是一个单位反映历史真实记录的一项重要工作，因此，我们采取各种办法，在收集各种门类档案的同时，加大了对照片档案的收集力度，建立了历届组织部长和各处正副处长的照片档案。由于部领导的重视，从成立档案室起至今我部已将档案员全程参加部内各种会议及各项重大活动做为一项制度来执行，这一管理办法有利于照片档案和会议材料收集的及时、齐全。会议（活动）结束后我们会将历次会议（活动）的照片加以编辑，形成了历次会议的专辑照片档案。2004年6月，中央政治局委员、中央书记处书记、中组部部长贺国强同志到辽宁视察工作，并在大连召开振兴东北地区老工业基地人才工作会议。在辽宁期间，贺国强同志一行先后视察了沈阳华晨金杯汽车公司、鞍山钢铁集团公司、大连起重集团等大企业，到辽宁省委组织部看望机关干部并与副处级以上干部座谈。我们全程参加了此次重大活动，拍摄了一组珍贵的照片做为资料留存。2004年9月，日本青年领导访华团来辽宁访问，省委副书记王万宾，省委常委、组织部长骆琳接见了代表团一行。代表团先后考察了沈阳东软集团、沈阳机床厂、鞍山钢铁集团公司、大连开发区、佳能公司、大窑湾集装箱码头，大连造船新厂等大型企业集团。我们全程跟踪了此项活动，拍摄的照片一部份留存档案室做资料，一部分制做成册做为礼物赠送给访华团，由于完成任务出色，受到中组部有关领导和日本朋友的好评。

3、加强对档案员的培养，使之成为高素质复合型人才。随着档案管理信息化、现代化建设的不断深入，针对档案事业不断发展的需要，我部从加强对档案人员的现代档案管理知识和业务的培训入手，积极更新和改善设备和管理手段，实现档案管理信息化、现代化，而现代化设备、信息化社会需要的是高素质复合型的档案工作和管理人员。如网络服务系统、信息服务系统都需要档案员掌握信息理论与信息知识，又能熟练的运用数字化技术、信息储存技术及多媒体技术去开发和利用档案信息资源。因此，我们在加强日常管理工作的同时，加大了对档案员向复合型人才培养的力度。

三、整合信息资源，充分发挥档案作为信息的重要功能

在知识经济和信息化社会中，档案管理的重心就是对档案信息的开发与利用。这不仅是档案信息服务功能的拓展，也是作为一种信息产业形成的行业规模优势。因此，档案管理必须转变思想观念，对传统的业务工作进行改革，大力加强档案信息化建设。一是，拟将档案管理电子化，如档案全文信息检索、查阅等功能，实现信息共享；二是，汇集零星的、分散的各种档案信息资源，不断积累和

扩大丰富的档案信息资源；三是，加强和提高对档案信息资源的综合处理能力和技术，充分开发和利用档案信息资源，并使其转变为高级的、有序的、高速的、可传送的信息，为组织工作和干部工作提供全方位的服务；四是，建立荣誉室，让机关档案室成为组织部的一个教育基地，浓缩地反映出组织部的发展历程。

2004

年10月25日