文书档案整理归档规定_文书档案整理归档规定
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广州市萝岗区质量技术监督局文书档案整理归档规定
为规范文书档案的整理归档工作，提高档案管理水平，根据《广州市档案综合管理办法》和广东省实施《机关档案工作业务建设规范》细则的要求，结合局机关工作实际，作如下规定：
一、文件归档时间
（一）收发文流转结束后，档案室将需归档的文件于翌年3月底前收集、整理完毕；
（二）各项会议材料，由主办会议的处室在会议结束后按要求整理好随时向档案室移送。
二、归档文件整理
是指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
（一）归档文件一般以每份文件为一件进行整理。文件正本（包括附件）与定稿为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；请示与批复为一件。
（二）归档文件的装订
归档文件按件采用不锈钢钉或粘合（乳胶）装订。装订时，正本在前，定稿在后；原件在前，复制件在后；转发件在前，被转发件在后。
（三）整理原则和质量要求
遵循文件材料的自然形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，便于保管和提供利用。归档文件材料必须齐全完整。已破损的文件应予修整，字迹模糊或者易退变文件应予复制。整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
三、归档文件的分类
归档文件按年度─保管期限进行分类。即：按归档文件形成年度，按内设机构设置类目，再根据保管期限进行分类。
四、归档文件编号
在归档文件的首页上方的空白处加盖档号章，并填写有关的栏目内容：
（一）全宗号：档案馆给本单位编制的代号；
（二）年度：填写文件内容针对的年度，以四位阿拉伯数字标注；
（三）保管期限：根据文件内容价值选填“永久”、“30年”、“10年”；
（四）室编件号：文件的排列顺序号，以年度为界线，一个保管期限编一个大流水号。
五、归档文件编目
以“件”为单位按排列顺序填写“归档文件目录”
（一）件号：按归档文件的排列顺序号；
（二）责任者：制发文件的组织或个人，亦即文件的署名者 或制发文机关；
（三）文号：文件的发文字号；
（四）题名：即文件的标题，一般应照实抄录。原文没有标题的应当加拟标题，外加“[ ] ”号；原文有标题但不能说明文件内容的，应重拟标题，重拟标题外加“[ ] ”号附于原标题之后；
（五）日期：指文件形成的日期；
（六）页数：指每一份归档文件本身的有效页面数；
（七）备注：用以标注归档文件的变化情况或参见档号；
（八）归档文件目录：按年度保管期限归档文件目录打印一式三份，一份目录汇编，一份作为今后进馆的移交目录，一份作为备份；
（九）归档说明：内容包括本年度单位主要工作概况，内设机构，机关党、政主要领导人变化情况以及本年度各门类档案归档情况组成。
六、装盒 归档文件装盒时，不同年度、不同类别、不同保管期限的归档文件不能装入同一档案盒。将归档文件按编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒脊背及备考表项目。
（一）档案盒脊背的填写：
1、全宗号：档案馆给本单位编制的代号；
2、类别号：各门类档案代号；
3、年度：填写文件内容针对的年度，以四位阿拉伯数字标注；
4、保管期限：按盒内文件所划定的保管期限填写“永久”、“30 年、“10 年;
5、件号：用阿拉伯数字填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“─”号连接。
（二）盒内备考表
盒内备考表置于盒内文件之后或印于档案盒底部，须用钢笔、蓝黑或黑色墨水按格式要求逐项填写，字迹要工整。
1、盒内情况说明：主要填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等需说明的情况，如无上述情况，可暂不填写；
2、整理人：填写本盒文件材料整理归档人的姓名；
3、检查人：由归档文件质量审核人签名（办公室主管领导）;
4、日期：填写归档文件整理完毕的时间。
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