佛山分公司实物管理办法

2020-02-28 其他范文下载本文

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中国人寿佛山分公司实物管理办法

第一章总则

第一条

为了进一步规范公司实务管理工作，保证实物的安全、完整，更好地为公司经营管理服务，结合公司的实际情况，制定本办法。

第二条

本办法适用于中国人寿佛山分公司本部、各支公司（营业区）。分公司综合管理部为实物管理的主管部门，各支公司（营业区）综合管理部协助管理。

第三条

本办法所称实物包括办公用品（含低值易耗品、五金电器配件等）、业务激励奖品、员工福利用品、小礼品、培训物品等。

第四条

分公司综合管理部和各支公司（营业区）综合管理部的实物管理人员，要根据本办法做好物品入库、物品储存保管和物品出库工作。

第二章物品入库管理

第五条所有物品必须严格履行先入库后出库的管理规定。

第六条

为保证公司所购物品的质量，实物管理人员在物品入库前要严格执行物品验收工作

（一）数量验收：所购物品交货数量与采购数量不符时，验收人员应与供货商当场确认实际交货数量，按照实际交货数量入库。

（二）品质验收：物品验收时如发现物品有破损，变质等现象，验收人员应当场和供货商确认，并要求退换，对于不合格物品，禁止入库。

（三）单据验收：实物管理人员在物品入库前要仔细核对采购单、送货单，对送货单上标注的物品单价、数量、型号、合计费用等仔细审核，确认无误后，实物管理人员在送货单上签字确认，并留存送货单，作为物品入库凭据。

（四）价值核实：实物管理员应熟悉各类物品的市场价格、品质，在实物入库时要对入库物品的价值进行评定，并将所做评定反馈给实物采购人员，提升公司所购各种物品的性价比。

第七条物品验收合格后，实物管理人员进行实物清点、分类，合理安排各类物品入库存放，及时根据送货单填写实物出入库账簿（由分公司综合部统一发放至各支公司），做到账、物相符。

第三章物品储存和保管

第八条为使物料储存、保管、搬运有序进行，物品入库后的储存保管应根据物品类别、规格、性能及收发频率分类存放，以保证物品不受损害和出入库便利。第九条仓库要建立完整的盘点制度

（一）定期盘点：实物管理人员每月月终对仓库实物盘点一次，清点仓库物品，对实物出入库账簿记录的库存余量和实际库存进行核对，确保账、物相符。

（二）不定期盘点：对于收发频率较大的物品，要不定期盘点，对于库存不足的物品，迅速采取订购措施，保证公司生产经营活动的正常运行。

（三）半年复核盘点：各单位每年6月、12月要安排核查人员与实物管理人员一起清点仓库库存物品，对账、物情况进行核对、检查，确认无误后，双方经办人在“盘点表”（附表四）上签名确认。

第十条

实物管理人员要做好物品采购计划

（一）每月月终，实物管理人员须根据上月各种物品使用情况，制定本月物品使用计划，对于库存不足的物品拟定采购计划，上报综合管理部主管经理审核后，交采购人员采购。

（二）各渠道部门业务推动物品采购申请，申请人需填写“物品（礼品）领用申请表”（附表一），详细列明物品名称、型号、需求数量、计划用途等信息，并附带业务推动方案，交申请部门主管领导签名、加盖申请部门公章，报综合管理部主管经理签名确认后，提交采购人员。

第四章物品领用、出库管理

第十一条

物品的发放要严格遵循“先进先出”原则。第十二条

本部办公用品、日常清洁用品、宣传用品的领用，统一通过综合办公平台系统申请，逐步实现无纸化办公。

第十三条

分公司本部实物管理人员在综合办公系统中看到物品申请单后，须严格按照公司《办公用品领用标准》（附表五）确认申请人领用权限，对于符合领用标准的申请要及时发放。

第十四条

分公司本部新入职员工办公用品须根据分公司人力资源部提供的新入职员工名单，由新员工所在部门综合岗工作人员在综合办公平台中代为领取。

第十五条

各支公司（营业区）办公用品的领用，支公司实物管理人员需建立实物出入库账簿，注明发放物品名称、型号、数量、库存，并要求领用人领用物品后在经手人一栏中签名确认。

第十六条

各渠道部门、支公司（营业区）的公关礼品、业务推动物品要安排专人负责，并做好实物出入库账簿存档备查

（一）本部渠道部门公关礼品的领用，须填写“物品（礼品）领用申请表”（附表一），报总经理室主管领导签名确认后方可领用，综合管理部实物管理人员每月月底统计各渠道部门领用礼品数量金额后，报财务扣费。

（二）本部渠道部门业务推动奖品的领用，须填写“礼品领用签收表”（附表二），并加盖部门公章，交分公司综合管理部实物管理人员（渠道部门留存复印件）。渠道实物管理人员在领取奖品后，需尽快登记实物出入库账簿，礼品领用签收表作为入库凭证留档备查。

（三）本部渠道部门针对支公司奖励方案涉及的奖品发放，渠道部门实物管理人员要凭借经过支公司总经理和渠道部门经（副）理签名的 “渠道部门实物申领/发放明细表”发放奖品，各渠道部门发放奖品后，要及时做好实物出入库账簿记录，“渠道部门实物申领/发放明细表”作为出库凭证留档备查（各支公司存复印件）。

（四）各支公司（营业区）在分公司领取业务推动奖品后，支公司实物管理人员需建立实物出入库账簿，按不同品种设臵物品账户，并在“入库栏”登记物品入库时间、物品名称、型号、数量等情况。

（五）各支公司业务推动奖品的发放，领用人需凭借支公司综合部经理（或分管总经理）审批的“渠道部门实物申领/发放明细表”领取物品，支公司实物管理人员按相应物品名称、型号、数量发货，及时在实物出入库账簿“出库栏”如实记录，并统计库存余量，“渠道部门实物申领/发放明细表”作为物品出库的凭证留档备查。第十六条

物品出库时，实物管理人员要注意出库物品与申请单据是否相符；出库物品名称、规格是否同出库申请单一致；明确出库数量与申请数量相同；以旧换新的物品领用，领用人需要以旧换新。

第十七条

分公司综合管理部实物管理人员月终须总结各部门物品领用明细账及费用清单，于次月5日前报分公司综合管理部主管经理审核后交财务扣费。

第十八条

分公司本部员工借用职场日常用品时（如插板、托盘、绶带等），需到分公司综合部实物管理人员处办理相关手续才能借用。

第五章实物管理人员工作纪律、要求

第十九条

实物管理人员应严格依据本办法办理物品出入库工作，对于不合理的出入库要求，实物管理人员有权拒绝，并及时向上级反映。

第二十条

实物管理人员要及时准确做好物品进出仓库的账务工作，妥善保管实物出入库账簿、送货单、各种物品领用报表及盘点表等相关资料，作为实物管理依据，存档备查。

第二十一条

认真做好仓库物品的储存、保管工作；严格执行物品验收工作；做好仓库安全防范和卫生工作；做好公司办公用品使用的监控工作，避免重复领用和物品浪费；实物管理人员要做好保密工作，非仓库人员未经许可，不得随意进入仓库。