1991年7月18日公安部公发_公安部交通管理局平台
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（１９９１年７月１８日公安部公发［１９９１］９号印发１９９１年１０月１日起施行）
第一章 总则
第一条为使公安部机关文书材料立卷归档工作逐步实现规范化、标准化，以适应档案管理现代化的需要，有效地为公安工作的现实斗争和借鉴历史经验服务，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关规定，制定本细则。
第二条 部属各业务单位应当根据工作需要设置专职或兼职人员负责此项工作。
第三条各单位（包括临时机构）从事的职能活动中所形成的行政公文或通用文书材料，一律由本单位负责整理立卷，按机关档案部门规定的归档时限归档，实行集中统一管理。各业务单位或任何个人不得以任何理由将应当归档的文书材料据为己有或拒绝归档。
在起草文稿或进行批示和签字时，不得使用易退色的圆珠笔和铅笔。传真文件必须复印或抄清后方可归档。
第二章 立卷归档范围
第四条中共中央、国务院、全国人大常委会、中央军委、中央政法委员会发来的属公安主管业务或虽非公安主管业务但需要贯彻执行的文件材料，以及对公安部请示、报告的批复；党和国家领导人有关公安工作的批示、指示、讲话、题词、照片、录音、录像等。
第五条公安部党委会、部委会、部长办公会的文件材料，全国公安会议、公安厅局长会议的文件材料；各种专业会议的文件材料；公安部下发的（包括与其他机关联署的）各种正式文件（签发稿、印制件）和重要文件的历次修改稿；公安部报送中共中央、国务院、中央军委、中央政法委员会和其他领导机关的请示、报告和工作简报、情况反映；公安部对下级公安机关请示的批复；公安部和各局编印的各种内部刊物的审批件和副本。
第六条政治部、办公厅和各局级单位下发的正式文件；各局级单位局务会议纪要及所属处（室）的工作计划、总结、报告及其他业务指导性材料；公安部及各业务局派出的工作组的调查报告；各种公安统计资料；公安部财务工作及审计工作的文书材料；公安信访工作的文书材料；公安部机关党委、团委工作活动中形成的重要文件材料；承办中央领导同志和部领导交办事项所形成的文书材料；公安部机关局处级机构及人员编制变动情况等文书材料；公安档案开发中形成的公安工作历史沿革、大事记、年鉴、剪报等文书材料；公安部机关历年的工作活动中的声像材料，荣誉奖励证书，有纪念意义和凭证性的实物及照片等材料；公安部机关干部的任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任等材料；公安部机关党员、团员、干部、工人名册；公安部机关职工的录用、转正、定级、调资、退职退休、离休、评残、抚恤、死亡、丧事活动文书材料；公安部机关办理的干部、工人调动手续及开具工资、行政、党、团关系介绍信存根；公安部机关固定资产的凭证和清册。
第七条公安部与有关单位签订的合同、契约、协议书等文件材料、公安部与一些国家或地区有关部门签订的条约、议定书、协定、合同、换文（正本、副本）；公安部机关在外事活动中形成的请示、报告、计划、考察报告、重要简报、会议纪要、记录、声像材料，工作往来文书，以及有参考价值的资料和互赠礼品清单等。
第八条党中央、国务院有关部委和人民团体发文中涉及公安工作业务活动的内容或其他必须贯彻执行的文件，以及公安机关同有关部门协同配合中形成的文件材料；国家监察、检察、审计、计划、财政部门以及党的纪检部门对公安部机关工作进行检查所形成的重要文件。第九条被采用的各地公安机关向公安部报送的计划、总结、报告、备案性的法规文件以及其他重要文件材料。
第三章 立卷分工
第十条上级机关或同级机关发给公安部的需要办理的文件，或者虽不需要专门办理但同某项公安业务工作有密切联系的，统由主管业务单位负责立卷。第十一条被采用的下级公安机关向公安部报送的年度、季度和专项工作计划、工作总结以及重要工作报告和调查报告，凡属公安中心工作情况和全面性的材料，需要归档时由办公厅调研室立卷；凡属专业性的材料，由主管业务单位立卷。
第十二条 以公安部或以公安部党委发出的文件，由承办单位立卷。
第十三条公安部代中共中央、国务院起草的文件，或与其他机关联署发出的文件，均由承办单位立卷。公安部与其他机关联署的文件中，如果是其他机关主办和起草的，公安部的主管业务单位应将副本和会签稿的复印件立卷。
第十四条公安部局级单位制发文件，由制发单位立卷；两个以上局级单位联署发出的文件，由主办单位立卷，非主办的局级单位可将副本立卷。
第十五条 公安部各局级单位之间互相抄送的文件，由制发并抄送文件的单位立卷。被抄送单位如果认为有长期参考价值，也可立卷存查。
第十六条公安部召开的全国公安会议、全国公安厅局长会议的文件、资料，由会议秘书处立卷。各业务单位召开的专业会议的文件、资料，由主办单位负责立卷。
第十七条公安部党委会议、部务会议、部长办公会议的记录、纪要，由办公厅立卷。会议讨论的文件，由承办单位注明讨论结果，另行立卷归档。第十八条 公安部和各业务局派出的调查组、工作组的工作报告和调研资料，由主管单位负责立卷。
第十九条《公安工作简报》、《公安部情况反映》、《公安部机关工作周报》、《情况摘报》、《领导参阅件》、《公安建设》、《人民公安》等内部刊物和《人民公安报》的稿件和编辑送审意见，由编辑出版单位立卷。
第四章 立卷原则、方法及程序
第二十条要根据党的路线、方针、政策，顺应文件自然形成规律，保持文件之间的相互联系，区分文件的价值。便于查找利用和科学管理。
第二十一条凡有文书立卷任务的单位，每年年初都要根据本单位职责范围、工作任务，设想一年内可能形成的文书材料的状况，制订出案卷的类目，为全年的文书立卷工作进行准备。每一类目，就是一种文书的组合，要能反映出文书的责任者、内容和文书名称。然后统一编写类目款的顺序号，以便平时就将需要立卷的文书材料及时对号入座，年终再加工整理，防止散乱、泄密或丢失，争取工作上的主动。
第二十二条各业务单位的每一项业务活动或领导交办事项，当办理完毕以后，承办人应当负责把工作过程中的全部文书、资料及审批手续等收集齐全，并协助文书立卷专职人员进行立卷工作。承办人工作调动时，应当将自己经办的文书资料认真进行清理和移交后，方可离去。
第二十三条文书立卷专职人员负有平时向承办人员收集已结办的文书材料，并检查这些文书材料是否完整、合格的职责，然后按年初拟定的案卷类目分
别存放，并定期或不定期对案卷材料进行检查和调整。
第二十四条凡制定有案卷类目的，可直接依据案卷类目进行分类。分类时必须认真细致地分析文书内容，从中找出它们之间的固有联系，灵活地、正确地运用文书责任者、问题、名称、通讯者、地区、年代等六个特征。同时要参照公安部关于文书档案保管期限的规定，区别其价值，将永久保存、长期保存或短期保存的档案分别立卷。
第二十五条经过初步分类的文书，年终应当进行最后的调整组合。原则是：把单一问题的文书材料组合在一起，包括请示与批复，正件与附件，印件与定稿，转发件与原件等。
第二十六条对会议文件的调整组合，视文件数量而定，可一会一卷，也可一会数卷；对公安统计报表，可按内容属性组合成一卷或数卷；对工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；对干警违法违纪以及信访案件，可按内容或人名组合，一案一卷或一案数卷。对内部刊物和报纸，可按名称组合，一期一卷或数期一卷；对科研、基建所形成的图表、批示、试制、鉴定和说明材料，可按项目组合一卷或数卷。
第二十七条电报（包括明码电报）、传真（复印件）、电话记录、领导批条，应与有关文书一起立卷。照片及底片、录音带、录像带等可单独整理立卷。如同某一案卷关系密切时，应在案卷内加以说明。计算机程序、数据应用、操作指令和机读文件说明材料，应当单独立卷。
第五章 卷内文书排列顺序及编目
第二十八条卷内文书材料的排列顺序，以文书自然形成次序，照顾文书相互之间的有机联系，便于查找为原则。一般情况下，批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；定稿在前，草稿在后；转发件在前，原件在后。其他文书材料按重要程度或时间先后排列。
第二十九条卷内文书排好后，用铅笔在有字迹或画面的正反面各编写一个页号。页号采用阿拉伯数字从“１”开始，顺序标注。页号的位置在每页材料正面的右上角，背面的左上角。空白面不编号。
第三十条凡卷内文书超过两份以上的，都必须填写卷内文书目录。由单份文书或定期不定期的期刊组成的案卷，可以不填写卷内文书目录。
第三十一条卷内文件目录，应当认真逐件、逐项填写。“顺序号”，是指文书在卷内的依次顺序。“文号”，是指文书制发机关的发文字号。“责任者”，是指制发文书的单位或个人。“题名”，是指文书的标题或事由，要原文照录，不能省略或更改。对复制件，要加以注明
。“日期”，是指文书制发的年月日。“页号”，填写每份文书的首页号，最后一份文书，填写起止页号。“备注”，是指对卷内文书缺损、修改、补充、移出、销毁等情况所作的必要说明。
第六章 拟写案卷题名
第三十二条 拟写的案卷题名，应当做到政治上正确，词句上通顺，一目了然，眉目清楚。
第三十三条案卷题名的结构应当力求完整，一般由责任者、主要内容和公文种类的名称组成。责任者应当用全称或通用简称，两个以上责任者可以适当概括。
第三十四条 拟写的案卷题名对卷内文书材料内容要概括得准确，能确切反映主要文书的实质和特征，同时兼顾不同性质的文种。
第七章 案卷的装订和填写卷皮
第三十五条按照国家技术监督局发布的ＧＢ９０７５—８８《文书档案案卷格式》规定，采用成卷装订，用三孔一线装订在案卷左侧中部，距订口边１０毫米，装订长度１６０毫米。
第三十六条装订时应当在案卷卷首和卷尾各放一张１６开的牛皮纸做封里，去掉文书上的金属物，破损的文书应当裱糊，装订线上有字迹的应当用纸条加宽托裱，字迹扩散的应当复制，并与原件一起立卷装订。
第三十七条案卷封皮由办公厅档案处按照国家标准统一制发。案卷封皮一律用毛笔正楷逐项填写，字迹应当工整。卷皮上的小长条格处，填写案卷形成的组织机构。“起止日期”，填写卷内文书最早和最晚的日期。“共×页”，是指卷内文书的总页数。“保管期限”，是根据
文书档案保管期限的规定，填写永久、长期或短期。“案卷号”。“目录号”、“全宗号”由档案处填写。
第八章 登记案卷目录
第三十八条 各单位移交归档案卷时应当以局为单位登记案卷目录。
第三十九条登记案卷目录的顺序，以处（室）为单位，按案卷重要程度和相互联系，依次排列，并标明处（室）的名称。两个处（室）之间要留有适当间隔以示区别。在目录的前面还要编出分类索引。
第四十条 登记的案卷目录，应当一式两份。一份随案卷向档案处移交，一份留本单位备查。
第九章 归档案卷的移交
第四十一条 各单位每年将整理后拟归档的文书案卷，于翌年的第二季度向办公厅档案处移交归档。
第四十二条 案卷归档前，各单位应当将初步组合的案卷，先送办公厅档案处审查，并根据审查意见，进行必要的弥补，再加工。
第四十三条 各单位向办公厅档案处移交案卷时，档案处要按移交目录清册，逐卷清点。正式移交档案时，交接双方都应当签字。
第十章 附则
第四十四条 档案保管期限按照附件《公安部机关文书档案保管期限》执行。第四十五条 本细则只适用于公安部机关文书材料的立卷归档工作。部属企事业单位可参照本细则的规定，制订本单位文书立卷归档办法。
第四十六条 本细则自１９９１年１０月１日起实行．以前的规定凡与本细则相抵触的，以本细则为准。
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