OA系统介绍及如何写邮件_oa系统介绍
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OA功能介绍
1、功能模块 模块内容简要说明
2、工作流 表单制作、流程设定、审批处理、流程催办、流程统计等。
3、新闻公告 包含“公告管理”、“新闻管理”，管理新闻公告的拟稿、审核、发布与查询；可自定义增加发布栏目。
4、电子邮件 内部邮件、POP3邮件收发，邮件管理。
5、文档中心 公共文件夹的建立与权限分配，文件上传与管理。
6、工作计划 部门或个人周计划、月计划的起草、审核、发布及执行反馈。
7、工作报告 撰写工作日报、周报、月报或其他总结汇报，可提交上级审阅。
8、行政综合 “调查投票”、“员工评选”、“外出登记”、“重要提醒”等模块。发起主题投票、问卷调查管理；评选先进员工；登记外出及返回时间；设定重要事件的定时自动在某个或某几个固定时间提醒的事件等。
9、任务安排 工作任务下达、执行、转发，任务执行进度监控。
10、个人办公 管理个人工作日程安排；管理个人日志，日志内容可共享给上级、本部门或所有人；建立个人网络文件夹；修改个人资料及密码；设定工作审批授权、上传手写签名样式；建立个人的联系人系统等。
11、企业文化 包含“电子论坛”、“电子期刊”、成长历程、企业格言、欢迎新同事、文体活动等模块。
12、手机短信 通过网关收发手机短信，可以建立个人通讯录、常用短语。
13、知识管理 知识文档的分类，知识的建立与查询。
14、会议管理 会议的计划安排登记，会议纪要管理，会议查询管理。
15、车辆管理 车辆资料记录、车辆使用管理、用车申请管理。
16、用品管理 用品分类登记，入库、领用申请与审批，领用统计报表。
17、资产管理 资产分类及登记，使用、归还、维修、清理、折旧管理。
18、图书管理 管理图书资料，图书借阅、归还管理。
19、合同管理 企业合同的录入、借阅、终止、销毁及查询管理。20、证照管理 管理企业证照，设置到期查询，自动到期提醒。
21、报表中心 定义需要填报的报表类别、格式，网上填报报表内容。
22、常用查询 常用公共信息的管理与查询。
如何写邮件
如何写邮件
（一）一、书面胜于口头。你做过什么，要去做什么，需要别人做什么，写邮件发出去，以后起争执了就是证据，年终盘点也知道你每天都干了些什么。written is always better than oral（书面强于口头）。长此以往，极度锻炼书写能力。
二、搞清楚TO，CC，BCC，FW To，收件人，也就是要主要阅读这邮件的人放去TO；
CC，相关人等，需要了解信息，你的直接主管一定要去CC，不然你做了很多事情，大家都不知道。
BCC，加密抄送人，放你的下属。很多人会犯的错误就是把下属也放在抄送。FW，用得最多的就是转发。转发后加个批示 XXX，pls。follow。（请处理）。有些事情你无法决定，或者说超出你的权限，也需要转发给领导，请求领导批示。还有一些不是需要批示，只是给领导一个信息。最忌讳的不是什么都不写地原文转发，而是仅仅写个FYI（for your information），领导不是你的下属，FYI的语势却是平等的或者是从上到下的。
三、关于回复（Re）
礼貌上讲，邮件中涉及的人都需要回复在相应的位置，并且包含原文。只回复一个人是极度不礼貌的。
四、关于已读回执 通常两个功能：
(一)、很重要的邮件，需要知道对方是否读过，这个很重要，是内容重要而不是时间紧迫，因为如果是需要在限定的时间内读，就需要用邮件的优先级功能了。
(二)、是个人目的看收件人究竟打开过没有。
五、关于优先级
我很讨厌那种经常不分状况用优先级的人，加了感叹号的邮件红色显示总归会引起阅读者的重视，但是发这样的邮件一定要看是否必要。真正失火了要救，发这种邮件是无济于事的。所谓重要，需要发件人很好地判断。
六、关于群发
企业邮件系统的好处就是每个staff都赫然在录，不需要像私人的addre book，要自己维护，所以群发起来特别顺手。可是，不是任何事情都需要群发，你可能觉得收件人可以自己选择是否删除，而实际上邮件数量多的人收到这种不相关的邮件是很恼火的，并不是每个人都有秘书可以帮忙删除掉这些无关的信息。
一般来说，我们可以接受的群发事由不过是：HR的通知，Admin的通知，某重要人物的离职，来自GM office的公文……
我们最厌恶的群发是：某人休假通知，改手机号码通知，say goodbye的散文……
七、关于自动回复
这里我不是说收到每封邮件都会给回复的这种自动回复，而是特别指Out of Office的自动回复。这其实是个很好的功能，我不赞成每封邮件都自动设置回复，但是一旦休假了，谁take care你的工作，你几时回来，urgent case如何联络你，放在自动回复里是很方便的。真正需要找你的人一旦发了邮件给你就能知道你已经休假了，而不需要你事先群发每个人你的休假决定。
八、关于签名档
专业一点的公司都会要求统一的签名档，你的名字、职位、电话、传真、邮件，可能还有公司的Logo或者网址。
你改了电话，只需要改签名档就可以了，经常找你的那几个人，你可以单独发邮件甚至短信通知，而绝对没必要群发。
如何写邮件
（二）给直属领导写邮件
一、汇报工作。
总结自己干了些什么，邮件正文需要提纲挈领，二、请求批示
写清楚什么事，如果领导完全不知道的事，还需要补充背景资料，更重要的一条是不要只提出问题不提出解决方案。
当然前因后果实在太复杂的话，还是带上相关资料面对面汇报更节约时间。时刻记住当一封邮件需要的阅读时间超过十分钟，电话或者face to face会是更经济的选择。曾经遇到过一个特别擅长写邮件的女同事，洋洋洒洒每次前因后果一大堆，十分钟都看不完。她的邮件显然是任何一个人看到就会皱眉的。
三、转发资料
可能你作了什么报告，领导忽然需要调用，你发过去，最重要的就是写清楚主题。
再次强调主题的重要性，很讨厌我的下属发东西给我不写主题，因为我所有文件都存档的，以后查找就是按主题搜索。领导的信息存储量更大，没有一个正确的主题是很不职业的。（所谓细节决定成败，这些都是细节，却也可以是一个人良好的职业习惯。）
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