文书与档案的管理工作_文书工作和档案管理
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文书与档案的管理工作
文书处理流程
1、收文管理：文书接收——〉文书分类——〉收文管理——〉分文管理
2、发文管理
一、文书接收
1、审核信封或包封外标记，确认收文机关，清点数量
2、综合办公部或职能部门对已收入的公文进行清点、核对与检查，签收
3、对接收的文件，还应检查文件内容是否属于本机关职权范围或业务范围，有不属于本机关的职权范围或业务范围的，拒收或作说明后退回（主要针对上级、平级、和不相隶属机关的来文）；下级上报的需要办理的文件，还要审核是否符合行文规则，是否符合国家法律、法规和其他有关规定，涉及其他部门或地区职权的事项是否已经协商、会签，文种、格式是否规范。
★ OA系统中，应对发文者发送收文回执，回执应标明收文标题、数量、收文日期等相关信息。文件不宜长时间放置在“收件箱”中，必须对收到的文件进行登记，如填写文件标、题、发文字号、发文机关等内容信息，建立收文数据库。
二、文书分类
1、根据办文程序、规定或惯例分类，阅知件与办理件、急件与平件、秘密文件与非秘密文件。
2、根据文书秘密等级分：绝密（极为重要，并不得向无关人员泄露的文件）；秘密（重要，不能向无关人员透露的文件）；机密（不宜向外透露的文书）
3、根据文书的种类分：请示、报告、决定、决议、批复、通告、通知、通报、函、会议纪要等。
三、收文管理
一般分为：办理件和阅知件 办理件：拟办——批办——承办
阅知件：拟办——（批办）——组织传阅
拟办：有关人员对需要办理的公文提出建议性处理意见的参谋活动 针对不同情况提出相应的拟办意见：
（1）对上级来文的拟办，应指明办理、贯彻落实的部门或具体人员，并提出具体要求，如“拟请XX局研究落实”、“请XX同志批示”，使相关部门或人员能够明了自己的任务和责任；如果笼统写为“请各位局长阅示”则容易产生如下困境：各位领导阅文后都批示了意见，且所批意见不一致，导致矛盾、抵触，降低文件办理的效率。
（2）对下级机关或平行、不相隶属的来文机关的拟办，需要明确指定负责承办文件的业务部门或业务人员以及注明办文时限。如：“拟请XX处XX同志负责办理，在X日X月前办复”，责任到人，明确办理时限。
（3）对需要联合办理的公文拟办，应明确指定牵头单位，以免机构之间互相争办或相互推诿。必要时，在指定牵头单位的同时，还应明确如此安排的原因，便于主办和协办单位明确责任，相互协作，共同完成任务。例如：“拟请XX处牵头，XX处、XX处协助办理”，牵头单位是主办单位，承担主要责任，其他协办单位有义务配合主办单位完成文件的办理，也为领导批办提供基础。（4）对难以提出具体办理意见的文件，在拟办前可先与文件内容涉及的相关部门联系沟通，听取意见后再提出拟办方案。如各部门意见不一，应分述各种分歧意见，认真研究其可行性，提出自己的倾向性意见，并说明理由，供领导批办时参考。批办：领导人对文件办理提出最终处理意见的决策性活动。
批办的意见要求高度明确、肯定、具体，批办意见通常写为：“同意拟办意见”、“请XX办理”、“请XX审阅（阅示）”、“请XX查复”等；或在确定承办部门的同时，对如何办理提出原则性的意见，并签署姓名和日期。
承办：对公文的阅读、贯彻执行与办理（或回复），使公文内容所针对的事物与问题得以处理和解决的活动。承办的要求：
(1)确认承办责任（2）处理好承办原则性和灵活性的关系（3）维护文件的实效性 文件承办的经过和结果主要可以分为以下不同情况：（1）发文承办的，注明复文号、复文日期。
（2）会议承办的，注明会议名称、会议时间和议定事项。（3）电话回复的，注明时间、地点、人员、主要内容。
（4）当面解决的，注明时间、地点、解决方式方法、措施与结果
发文管理
1、酝酿、草拟
（1）准确解读领导交办写作任务的意图，广泛收集、阅读、选择材料，设计表达文稿主旨（站在发文机关的立场起草文稿）（2）反应现实工作需要和实际情况（3）符合文件写作规范（4）树立时间观念，及时成文
2、审核、签发 审核从4方面入手：（1）明确是否有行文的必要（2）确定文稿内容是否符合要求：表达是否规范、内容是否真实、是否符合国家方针、政策、法律等、是否符合机关发文目的（3）核查文稿文面是否符合规范：文件数据项目的表达和排版格式的外在形式（4）检查文稿是否符合行文行文规则：是否符合统一规范和控制文件行文主体资格、行文关系和行文方向等一系列制度、规则。签发：（1）正确选择签发类型，明确签发责任（2）坚持先核稿后签发（3）保证签发的有效性与合法性（4）规范签发意见的位置：必需有签发人姓名和批注意见
3、复核、校对 复核工作重点：（1）核查文稿的审核人、签发人是否合法，有无越权或侵权情况；是否规范地签注了发文意见、姓名和日期（2）文件具体的发授范围是否必要、是否明确；主送和抄送范围的选择是否恰当清楚；紧急程度、保密等级是否合理； 印制份数、发文字号是否有误，主题词标注是否准确规范等（3）附件材料的件数、页数是否与附件说明一致，是否有遗漏，其内容是否完整无缺（4）文书格式是否统一，文体字号、标点符号、数字、公式、层次序数、页码、表格、注释的表达格式是否符合国家有关规定，表达文件内容的各数据项目的结构格式是否规范
校对：校对符号、字符、语句、行段、公式、图表、排版格式等
4、用印、登记
用印的要求：印制定专人保管；监管用印过程；印迹必需端正、清晰、完整
5、发出、公布
文书立卷归档管理
公文的去留:从公文之间的整体联系上把握其留存价值，保持文件之间的有机联系；对其中一时不能对保存价值作出肯定性判断的公文，可采取“宁宽毋严”的原则，允许暂存一段时 间。
公文整理必须坚持以下原则：遵循公文的自然形成原则，保持公文之间的有机联系，区别不同的价值，保证归档文件的齐全、完整、便于保管和整理。
在归档的文件材料中，应将`每份文件的正件和附件、印件和定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种蚊子形成的同一文件立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文电有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
文书归档，按所属部门、文件机密程度、整理编号和保存年限等进行整理，并在“文书保存本”做好登记。
卷内文件材料应按并列顺序，依次编写夜号，装订的案卷应统一在有文字的页面材料的背面的左上角打印页号。
永久、长期和短期案卷必须按规定的格式逐件填写卷内文件目录，卷内目录放在卷首。
一、分类方法
1、分年度
不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年卷；跨年度的总结放在这针对的最后一年卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其他文件的立卷按有关规定执行。
2、分组织机构
首先，将公文分成党、政、工、团等不同性质的组织机构大类别；其次，在大类别中`，每一类别再按组织机构继续分类。
二、档号的表示方法
A1A2—B1B2C1C2D1—E1E2 其中，A1A2经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号，D1为档案卷次，E1E2为档案目次。
三、档案保存期限常识
1、永久保存
（1）公司章程（2）股东名册（3）组织规程及办事细则（4）董事会及股东会记录（5）财务报表（6）政府机关核准文件（7）不动产所有权及其他债权凭证（8）工程设计图（9）其他经核定须永久保存的文书
2、十年保存
（1）预算、决算书（2）会计凭证（3）事业计划资料（4）其他经核定须保存十年的文书
3、五年保存
（1）期满或解约的合同（2）其他经核定须保存5年的文书
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