常见公文的写作方式方法_常见公文的写作方法

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常见公文的写作方式方法

一、公文的概念和特点

公文，又称公务文件，是在社会活动中直接形成和使用的具有规范体式和法定效用的信息记录形式。公文形成的目的是为了满足各类社会组织记载事物、表达意志、交流信息、联系工作、处理各种事务的需要。

公文归纳起来具有以下特点：(1)突出政治性。(2)恪守法定性。(3)保持权威性。(4)注重保密性。(5)讲究规范性。(6)围绕事物性。

二、公文文体

文体即文章的体裁。文体归属取决于文章的使用目的及其所带来的一系列特点。

人们使用公文的目的就是用书面语言表达用以反映意图和客观情况的公务信息，将其快捷有效地传递出去，并为受文者直接获取和理解，在规定的时空范围内对受文者的认识和行为产生强制性影响。这一使用目的就使公文成为一种以白话文为原则的。叙述、说明、议论三种表达方式兼用的特殊应用文体。首先，公文具有应用文的基本属性，是一种应用文体。应用文体区别于其他文体的特殊属性主要有直接应用性、全面真实性、结构格式的规范性。其次，公文又是一种特殊的应用文。这种特殊性主要表现为：被强制性规定采用白话文形式；兼用议论、说明、叙述三种基本表达方式。

三、公文结构

公文的结构指公文的组织构造，具有规范性和相对确定性。公文的基本组成部分有：标题、正文、作者、日期、印章或签署、主题词。公文的其他组成部分有文头、发文字号、签发人、保密等级、紧急程度、主送机关、附件及其标记、抄送机关、注释、印发说明等。

公文能够穿越时间与空间的限制，有效地传递公务活动所需要的信息，是机关在公务活动中行使职权的重要工具。

命令、决定、公告、通告、通知、报告的撰写

一、命令

命令(令)是一种带有强制性的、具有最高权威的指挥性公文。它适用于国务院发布行政法规；国务院及其各部门，省、自治区、直辖市人民政府以及省、自治区人民政府所在地的市和经国务院批准的较大的市人民政府发布规章；国务院及其各部门、县级以上(含县)人民政府采取重大强制性行政措施，奖惩有关人员，撤销下级机关不适当的决定。

命令的结构包括标题、令号(或发文字号)、正文、落款。命令标题的写作通常有三种组成，一种是标准的行政公文标题，即由发文机关、事由、文种组成。一种是省略发文事由的标题。还有一种是用发文机关及其负责人职务名称与文种构成的标题。令号是以命令签署人的任职期限为周期编排的顺序号。行政令、奖惩令等通常列发文字号。命令正文的语言要干脆果断，体现“令行禁止”的特点。命令的落款由发文机关名称、签署人姓名以及发文日期组成。

二、决定

决定是使用频率较高的公文，其主要特点是兼具规范性与领导指导性。决定可针对反复发生的普遍性事务，反复适用，在较长的时间范围内规范人们的行为，可作为法律法规和制度的表现形式，但在实际工作中更多地用于记载与传达领导指导机关对重要事项或重大行动作出的决策，具有较强的政策性，是领导指导工作的准则。在结构格式方面与规范性文件差别明显。

决定的结构包括：

(1)标题。写明发文机关、事由与文种。

(2)正文。一般由制发文件的依据、决定事项与执行要求三大部分组成。在文件中的结尾要提出要求，发出号召或说明有关事项。

(3)发文机关与成文日期。

三、公告

公告是用于向国内外宣布重要事项或者法定事项的公文。它的制发机关级别较高，一般都是由国家最高权力机关(全国人大及全国人大常委会)和管理机关(国务院及其各部门)、地方权力机关和管理机关，以及获得授权可以发布公告的机构(如新华社)制发，通过新闻媒介发布，内容重要，事项重大，是一种非常严肃庄重的公文。

公告的结构包括标题、正文、发文机关和发文日期。

公告的标题可以采用标准的公文标题，由发文机关、事由和文种组成，可以采用省略事由的写法，还可以省略发文机关。公告的正文有时只需写公告事项和结语，一两句话就行。也有的公告正文则分成公告缘由、公告事项、公告结语三个部分。公告的发文机关应当写全称。如果标题中包含了发文机关，落款处的发文日期也可以写在标题正下方，用括号括起来。

四、通告

通告用于公布社会各有关方面应当遵守或周知的事项，具有一定的法规性和约束力，一般通过新闻媒体或以张贴的形式对外发布，有些通告只在内部张贴。

通告的结构包括标题、正文、落款。标题有三种常用写法：一种是标准的公文标题，即由发文机关、事由、文种三部分组成；一种是省略事由的写法；第三种是省略发文机关的写法。

通告的正文分成通告缘由、通告事项、通告结语三个层次。通告结语有时很简单，写“特此通告”或“本通告自发布之日起施行”等就行了。有时则需要加上一些特殊要求。

通告的落款视情况而定，标题中没有发文机关的，此处应写发文机关和发文日期。标题中已写明发文机关的，则只需写发文日期，这种情况下，发文日期还可以写在标题下方，用括号。

五、通知

通知是机关常用公文，其主要特点：一是应用广泛，使用频率高；二是对行文方向的限制不严格，基本上是下行文，但也允许主送平级和不相隶属的机关；三是内容单纯，一文一事，行文简便。

通知的结构包括：(1)标题。写明发文机关、事由与文种。用于发布、转发、批转文件的通知则要求写明发文机关、动词(颁发、印发、转发、批转等)、被发布和转发批转文件的标题、文种。(2)主送机关。(3)正文。(4)发文机关与成文日期。

通知又分为以下几类：

1．颁发、转发、批转公文的通知

在撰拟颁发(或印发)公文的通知时应注意，须认真交代这一规范性公文的有效生成过程，特别是在这一过程本身就是法定的情况下。因此，在评价被转发的公文时不得随意发表批评性意见，如需变通执行这些公文时，应说明原因并预先征得有关方面的同意。

在撰拟批转公文的通知时应注意，批转的对象应为自己下级的公文，通知本身就是一个批示，可以对批转对象提出包括批评性意见在内的各种评价意见。

颁发(或印发)、转发、批转公文的通知都以颁发、转发、批转对象作为附件，都有对这些公文的执行要求。在“执行”二字之前往往都有一些限定修饰成分，应注意精确恰当地选择词语，根据实际需要正确使用“认真遵照”、“切实遵照”、“参照”、“参考”、“参酌”等含义有显著差别的字句，以保证公文的有效性。

2．指示性通知

指示性通知的正文一般包括：行文的依据(客观情况、上级要求等)或目的意义，上级指示的精神及其具体化，执行要求及有关注意事项等。后两部分内容常需以分条列项的方式表达，每条的开端大都以简短文字对主要内容加以概括(主题句)，其后再予以阐述发挥使之具体化、明确化。

撰拟指示性通知时应注意，必须在文中指明行文依据，指明公文中的政策、规则、要求是上级的指示；语气应肯定；内容应具体明确，当涉及的问题需要受文者根据自身实际情况做出实事求是的判断处理时，应避免一刀切、绝对化的提法，注意给其留有因地制宜、实事求是处置问题的余地。

3．知照性通知

知照性通知的正文主要包括：形成该事项的过程、原因、根据；事项的具体内容(性质、状态)。为简化正文，有时以附件(如任免名单、公章印模、组织章程等)对事项的内容作细致交代。

知照性通知所涉及的事项主要是：成立或撤销机构或组织；启用或废止公章；变更一些组织或刊物的名称；任免干部；出版发行刊物等。

4．会议通知

一般应包括以下内容：会议名称、召开会议的根据与目的、会议时间、地点(报到的时间、地点)、与会人员、差旅费报销办法、与会者准备工作与注意事项、联系单位、联系人与联系电话号码等。如属规模较大的会议，还应在通知中附上会议日程安排和与会的有关证件。会议通知的内容，要求准确、具体，无一错漏，并必须在会前送达，留出充裕的时间，以便与会者做好充分准备。

(2009年福建省春季公务员录用考试《行政职业能力测验》常识判断部分)

【原题】省政府办公厅要求各级各部门领导干部深入基层、走近群众开展春节慰问活动，秘书小王起草公文，他使用的公文文种应是：

A．通告B．公告C．通知D．公报

【解析】答案应为C。通知，是向特定受文对象告知或转达有关事项或文件，让对象知道或执行的公文。通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。公告是国家权力机关、行政机关向国内外郑重宣布重大事件和决议、决定时所用的一种公文。公报是党政机关和人民团体公开发布重大事件或重要决定事项的报道性公文，是党和国家经常使用的重要文种。题干中的省政府办公厅要求各级各部门领导干部深入基层、走近群众开展春节慰问活动应使用的公文文种为通知，故选C。

六、报告

报告属陈述性公文，用于向领导机关反馈本机关的工作信息，总结经验教训，提出意见与建议，为领导机关制定决策和指导工作提供依据。报告的主要特点是：受报告制度的影响，为各机关普遍经常使用；一般可制发于事后，也可制发于事前或事中；不具备强制复文的性质。

1．结构

(1)标题。写明发文机关名称、针对时间或事由、文种。(2)主送机关。(3)正文。

(4)发文机关与成文日期。

2．分类

(1)工作报告。工作报告用于在日常工作中根据需要或要求，向上级机关汇报工作，反映情况，答复询问，提出建议。其正文主要包括：行文的根据或概要，点明公文所要涉及的情况或问题；陈述具体情况和问题并对其性质进行概要分析；提出建议，如没有建议则对有关工作或问题作概括总结，分析存在问题的原因，表明努力方向；结语，有建议的报告提出转发建议。

撰拟工作报告时应注意：①报告中不能带呈请事项，不能要求上级务必给予批示。②应根据行文的目的和上级的实际需要组织文字，突出重点情况和问题，重点讲按制度规定和上级要求汇报或上级关心的新情况、新经验、新问题，淡化次要内容。③应及时行文，以便于上级能掌握即时信息，及时指示方向，纠正错误，解决问题。④对有关数字、数据的陈述务必真实、准确、全面，以免上级以此为依据制定决策时造成失误。⑤各种建议应明确、肯定、具体细致，便于实际操作施行。因为，建议一旦被采纳，报告被批转下发执行时，这些建议将升格为上级的指示事项。⑥在撰写答复询问的报告时，要注意针对性，首先要指明所针对的来文日期与来文询问的内容，然后扣住上级提出的问题明确作答，不要涉及无关的情况和问题。

(2)总结报告。总结报告用于在某些工作，某阶段工作结束后按照报告制度的规定或上级要求，汇报情况，对成绩、缺点、经验教训及有关工作规律作检讨分析，汇报下一步工作计划安排。

总结报告的正文主要包括：工作情况，主要的经验体会，检讨失败或失误的教训，总结其原因和规律性，探索防止或减少失误和失败的途径；下一步工作的初步规划、设想。

在撰拟总结报告时应注意：①正文的四个方面内容可以依上述次序展开，也可按工作阶段或工作中涉及的问题逐一展开，每个阶段、每个问题均包含四项内容。②总结报告的重点在于总结工作规律，以作为今后工作的指导规则，因此，不能只叙述情况，甚至开列流水账，而一定要有科学的分析和总结。③忌冗长。写作时不要平均使用力量，在一般性的情况、一般的经验教训方面要少用笔墨，将力量集中于反映本质、反映重要规律性的重点方面。④忌用虚假材料，忌夸大或缩小事实；忌重复无新意的陈旧“经验教训”；忌为总结而总结，拼凑并不为自己所真正认识的“经验”或“教训”。

(3)调查报告。调查报告是根据调查研究的成果写成的用于揭示事物真相与规律的报告，是向领导机关反馈信息，辅助决策，核查决策执行情况的重要形式。调查报告的正文一般包括：导语，概述调查研究的目的、时间、地点、对象范围、调查方式、结果及本文主题；调查结果，分门别类叙述有关情况和问题；研究的结果，对情况和问题的分析，得出规律性认识，进而提出解决问题的建设性意见(对策、方法、措施、步骤等)；结语，对文件内容概括总结，篇幅短的可略去此项内容。