公文类别及格式规范1_公文格式标准规范

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第四章 公文类别及格式规范

一、公文类别主要有：

（一）决定、决议

对重要事项或重大行动做出安排，任免、奖励有关人员等，用“决定”。

经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项，用“决议”。

（二）通知、通告

颁发有关规章制度，转发上级、同级和不相隶属单位的公文，批转各部门、各下属单位的公文，要求各部门、各下属单位办理和需要周知或共同执行的事项，用“通知”。

注意：

1、主送单位准确、清楚，严忌错漏。

2、导言简洁清晰，高度概括。

3、主文明确具体，针对性和可行性强。

4、注意不同类型、不同功能的通知，在语言、语气等方面的差异。

在全公司范围内公布应当遵守或周知的事项，用“通告”。

（三）报告、请示

下级单位向上级汇报工作，反映情况，提出建议，用“报告”。

注意：

1、报告是一种陈述性质的上行文。

2、报告中不得夹带请示事项。

3、报告具汇报性和陈述性。

下级单位向上级请求指示或批准，用“请示”。“请示”和“报告”要分开。

（四）通报

表彰先进，批评错误，传达重要情况，用“通报”。

（五）批复

答复下级单位请示事项，用“批复”。

（六）函

平级单位或不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等，用“函”。

（七）会议纪要

传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的，用“会议纪要”。

二、公文的格式及规范

（一）红头文件：用于向上级机关、单位的请示、报告，向下属单位、部门作出指示、重要的通知、通告、通报及颁发各类经营管理制度。一般由标题、发文字号、签发人、主送单位、抄报单位、抄送单位、正文、附件、印章、发文时间、附注等部分组成（详见附件1）。

1、公文标题，应当准确简要的概括公文的主要内容，一般应标明发文单位和公文种类，除批转法规性文件外，一般不加书名号；

2、发文字号，包括单位代字、年号、顺序号；

3、红头公文一律加盖印章；

4、秘密等级，分为“秘密”、“机密”、“绝密”三种；

5、紧急公文应分别标明“急件”、“特急”；

6、请示件一般只写一个主送单位，如需同时送其他单位，应用抄报形式；

7、如有附件，应在正文之后注明附件名称顺序；

8、文字从左至右横写、横排，公司正式公文一律使用A4型纸并打印，左侧装订。公文正文中：标题位于红线下空一行并使用三号仿宋加黑字体，文字较多需回行时应排列对称，主送部门标题下空一行，左侧顶格，并使用小四号宋体。公文正文使用小四号宋体，并使用1.5倍行距。附件位于正文下空一行，并左空两字，使用小四号仿宋字体。发文单位、日期位于正文下空两至三行，位于从右下方，用汉字将年、月、日标全，零写为“○”。印章加盖到发文单位、日期上，主题词位于页尾，与抄报、抄送等并列左侧顶格，并使用小四号宋体。公文正文后附文件中：标题使用小三号仿宋加黑体，正文使用小四号宋体，并使用1.5倍行距。公文中结构层次序数为：第一层为“一”，第二层为“

（二）”，第三层为“1”，第四层为“（1）”。

（二）、非红头文件。适用于各单位的内部往来，包括日常工作所需各部门之间的工作联系的函件；单位内部门向上级呈递的请示、报告及无须以红头形式发布的其他公文等。

1、字体：选用宋体；

2、文件标题：附有“中青旅山水”标志；

3、字号：大标题采用三号字加粗；框内小标题采用五号字加粗；框内内容及文件内容用小四号。

4、行距间距高度应统一，同一分类纵向首字应对齐；

5、排版遵守应用文格式，版面清晰。

6、向上级报告应选用“呈”，对同级或下级发文应选用“致”。

7、文件无需加盖公章的，在落款处必须由管理公司部门负责人或分店总经理签名确认。

三、行文应遵循下列规则：

（一）公文的行文关系，应根据行文单位与外单位的关系而确定。

（二）向其他单位的重要行文，应视情况抄、报送有关单位。

（三）不得越级请示。因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的主管单位。

（四）请示件应一文一事，请示件不要直接对领导者个人，也不要同时抄送有关单位。

（五）联合行文时，相关部门之间对有关问题未协商一致时，不得自行向下属单位行文。

四、行文应注意事项：

（一）情况确实，观点明确，条理清楚，层次分明，文字精炼，书写工整，标点准确，用词要准确、规范，篇幅要力求简短。

（二）要准确书写人名、地名、数字和具体的年、月、日。引用公文时，应注明发文时间、单位、标题和文号。

（三）使用数字时，除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其它须用阿拉伯数字外，一般用汉字书写。

五、公文写作中常见问题

（一）文种使用不当

1、有的公文作者不了解或不会正确运用确切的文种，以致长期只使用通知、决定等二三个公文文种，其余文种一概不用；

2、有的公告、通告、通报分不清，望文生义去应用；

3、有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，使用时张冠李戴或干脆写成“请示报告”；

4、有的不知有命令（令）、批示、函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合则都用通知等文种去代替。

（二）格式不规范

公文格式上存在的问题，主要有以下表现：

1、公文文头不规范；

2、标题冗长、混乱、残缺不全；

3、主送单位排列混乱；

4、结构层次序数混乱；

5、附件不符；

6、主送、抄送单位不正确。

（三）行文规则混乱

1、越级行文。

2、多头行文。

3、请示一文多事。

（四）提法不当

有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。

（五）名称表述混乱

公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：

一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。

二是排名次序混乱。

三是随意用简称。

（六）时间表述含糊

1、用时间代名词而不用具体日期。

2、年份随意省略。

3、年份不使用公元纪年。

（七）用词不当

1、词义误用。

2、生造词语。

3、词语使用不当。

4、滥用模糊词语。

（八）不符合语法

不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。

1、成分残缺。

2、成分多余。

3、搭配不当。

4、语序不当。

（九）数字使用不统一

公文使用数字概念模糊，书写形式杂乱和不准确，主要有以下几种情况：

1、是数字概念不清楚。

2、是数字概念不准确。

3、是数字书写形式不统一。