提高公文处理效率课题研究报告_提高生产效率课题研究
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规范管理 合理分配 提高公文处理效率
二零一二年九月
摘要
公文处理工作是各党政机关和企事业单位一项重要基础工作，随着规范管理的不断推进，对公文处理的要求越来越高，公文办理既是办公室的一项重要工作，又是单位领导对工作作出部署、实施指挥的重要工具。提高公文质量要牢固树立“行文要少,办文必精”的观念,努力实现公文处理工作的规范化、制度化和科学化,采用科学的现代化办公手段。
规范管理 合理分配
提高公文处理效率
公文是管理活动的产物，公文处理既是办理、整理和管理公文的一种手段，也是办公室的一项重要工作职责和工作任务。办公室在加强管理，推动规范话、科学化、制度化建设的进程中，必须规范公文处理工作，合理的安排公文处理程序，建立一系列办文有效的制度，从而提高公文运转效率。
一、规范公文处理
为了提高公文处理效率，逐步规范公文管理办法和处理程序，公司针对公文处理中突出的问题修订了公司公文管理制度，完善了文件的收发、分办、呈批、签转、催办、归档和公文的起草、核稿、打印、借阅等一系列管理制度。还针对公文处理中容易出现的几个薄弱环节，规范处理行为。
（一）、公文格式规范
1、文件起草部门在行驶公文之前必须确定公文的必要性和格式。
2、文件内容的准确性，职能部门拟稿，由部门负责人复核，送主管领导审核。
3、准确的掌握各类主题词，根据集团公司下发的公文主题词表选择能够准确表达公文意思的主题词。
（二）、熟知公文的几种类型 适当的选择应用类型
1、通知是知照性公文。适用于批转部门的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求相关部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项，任免人员等。
2、函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函有时也可用于有相隶属关系的上下级单位之间。如：上级单位向下级单位询问有关情况，用别的文种显然不合适，可以用函，但下级的答复最好用报告。
3、报告适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。
4、请示适用于向上级单位请求指示、批准。
5、批复批复批复批复 适用于答复下级单位的请示事项。
6、“意见”可以用于上行文、下行文和平行文。作为上行文，应按请示公文的程序和要求办理。上级单位应当对下级单位报送的“意见”作出处理或给予答复。作为下行文，文中对贯彻执行有明确要求的，下级单位应遵照执行；无明确要求的，下级单位可参照执行。作为平行文，提出的意见供对方参考
7、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
二、严谨规范的做好公文登记、承办、催办等工作
（一）、公文登记
文书处理要坚持集中统一管理的原则，这就要求文书人员一定要严把收文关口，认真做好文件的签收登记工作。无论是下发的文件、通知，平级单位发来的函件，都应做到专人来统收、统办、统管，以便于规范管理、查阅利用。二是及时登记，文书人员对来文核对无误后，要快速签收，然后详细登记。
（二）、公文承办
公文在传递、办理过程中，都有明确严格的时效要求。“及时” 是确保公文处理工作时效性的基本前提。文件传阅时，要随到随办，不
积压、不拖拉、不误事，这是公文处理工作时效性的最基本要求。送阅文件时，如果领导外出不在办公室时，文书人员要根据文件承办轻重缓急情况，一方面将文件精神电话告知分管领导，一方面将文件超前性地复印给承办部门，提前承办，以不耽误工作；如果领导忙于其他事项忘记批阅文件时，文书人员要适时委婉地予以提醒。
（三）、催办工作
对需要催办事项的文件，文书人员转办后，要跟踪文件的落实情况，可采用灵活多样的形式，主动联系对方，要定期对所办的文件进行核查，跟踪督查落实情况，杜绝文件压误或漏办，确保承办部门在要求时限内落实承办事项。催办可采取发催办单或打电话询问等形式进行，对紧急重要文件，可专人专件跟踪催办，切实做到事事有结果、件件有回音。文件办理完结，应及时注明落实部门、落实时间和落实结果，并将办理情况进行整理后，反馈批示领导和分管领导阅知。重要文件，视具体情况，应随时反馈。
三、认真做好归档和保密工作
（一）、归档工作
公文办完后，文书人员要把这些文件有序地存放，也可把一些重要的文件归类存放，将一些将来要归档而且利用率较高的文件，也可复印多份或扫描成电子版存放于电脑里，以备查取。年终根据文书立卷、归档的有关规定，及时分类整理，定期向档案部门移交。归档工作是文书处理的最后环节。文书人员要站在对历史负责的高度，认真做好每份文件的归档工作。
（二）保密工作
在公文运行中，经常涉及到一些秘密事项的内容，文书人员要严格按照《中华人民共和国保密法》的要求，积极做好涉密文件的各个环节工作。严格按照文件自身的保密要求和阅知范围办事，在运行和处理中妥善保管。文书人员是涉密文件的直接接触者，必须牢固树立保密观念，时刻注意并经常检查自身的言行，办理好、保护好自己每一份涉密文件，确保安全保密。
总之，提高公文处理水平，需要在实践中不断地摸索，要多总结、多锻炼，做到腿勤、手勤、脑勤，要有强烈的责任感和事业心。公文处理水平的高低既是对文书人员素质和能力的一种考验，又是对公文处理精益求精的具体体现，只有公文处理水平提高了，才能真正达到“以文辅政”的作用。
