公文写作培训资料_公文写作培训讲义资料

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公文写作培训资料

一、公文的概念

公文，全称公务文书，是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。换言之，公文是各级各类国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。公文处理是围绕公文形成并产生效力的整体过程，它涉及了国家机关和社会组织的各级各类人员。

二、公文种类

公文是一个独立的文体，它是若干具体种类组成的，由于这些种类的性质不同、作用有别，我们为每一具体的公文种类分别赋予了一个具体的名称，如“通知”、“意见”、“报告”、“请示”、“总结”、“计划”等，这就是公文的文种。根据《国家行政机关公文处理办法》的规定，国家行政机关使用的主要文种为13个。

（一）命令（令）

适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。

（二）决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的 决定事项。

（三）公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

(四）通告

适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。

（五）通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

（六）通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

（七）议案

适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。

（八）报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

（九）请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

（十）批复

适用于答复下级机关的请示事项。

（十一）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（十二）函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

（十三）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

三、公文格式

（一）公文的组成要素

无论是党的机关公文，还是行政机关公文，都十分突出强调它的“规范格式”与“规范体式”。这里所讲的“规范”，是指它的行文格式是十分严格的，而且是党和国家统一制定的标准。

公文格式要素一般由版头、发文字号、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、抄送机关、秘密等级、紧急程度、主题词、印制版记等组成。现择要分述如下：

1．版头

所谓版头即指公文首页上端印有“XXX”文件字样的一行红色大字，例如“中共中央文件”、“国务院文件”、“中共XXXX委员会文件”等等。人们习惯上称之为“红头文件”。

2．发文字号

凡正式公文均应有发文字号，表面一篇公文发出的数量和次序。根据公文法规的规定，一个机关制发公文的发文字号，由机关代字、年份、序号三个要素组成。

3．标题

标题是公文的“眉目”和“眼睛”，是公文必备的一个格式要素。一般由制发机关（即发文机关）名称、事由和公文种类三个要素组成。

4．主送机关

主送机关是行文的致送对象，即要求主办和答复的单位，也就是负有对公文内容进行掌握、答复或者贯彻执行责任的受文机关。除少数直接面向社会或本机关全体工作人员发布的文件外，一般公文均应写明主送机关的名称。主送单位的书写位置是“标题之下，正文之上，靠左顶格，后加冒号”。上级机关对下发的通知、指示、通报、决定、决议等，需要所属各单位了解和执行的可以送几个或全部下属机关，如“市属各单位”、“局属各单位”等。一般公文，根据主管业务的分工，只有一个主送机关，即由一个主管机关主办或答复，特别是下级机关向上级及业务指导机关请示或报告事项时更应如此，以免造成责任不明、互相推诿或答复意见不一致等问题的出现。

5．正文

是公文的主体部分。不同文种的公文，各有其特点，因此写法也不一样。

6．附件

附件也是公文的一个重要格式要素，但不是必备要素，只有内容需要，又不便于写入正文的材料才用附件来处理。公文如有附件，应注明附件的标题和件数，不要只写“附件如文”、“附件X份”，附件名称之后不加标点符号。有的人把附件解释为“副件”，认为不是主要的，甚至在传递文件和归档时把附件丢失，这是不允许的。常见的附件有两类：一类是用于补充说明或证实正文的附件，包括各种形式的说明材

料、参考材料、图表、凭据等。一类是用于向上级机关报送或向下级机关批发（批转、转发、印发）的附件。前一类附件是真正意义上的附件；后一类附件实际是主件，而主件实际上只起报送、发布、按语、转发、函告的作用。

7．发文机关

即制发机关，也称落款。它是公文格式中的一个重要组成部分。发文的名义必须是法定的公文作者，党和国家机关以及企事业单位，都是依据法律、条例而建立的，它们可以根据自己的职能和权限制发公文，都是法定的公文作者。发文的名义主要是以单位组织的名义为主，有时也用机关首长和国家领导人的名义，如《中华人民共和国主席令》、机关首长对所属工作人员的《任免令》等。以领导人名义作为公文的作者，并非以其私人身份出现，而是以他所在机关法定领导人身份行使职权的一种表现。以单位名义发文要写全称或者规范化简称，以领导人名义发文要注明其职务和姓名，两个以上机关联合行文要联合落款。党的机关发文一般在落款处署上发文机关名称，应用全称或者规范化简称。落款的位置，应在正文的右下方，正文与落款间应有一定距离（一般为2-3行间距）；如有附件，落款则要置于附件标注的右下侧。按照惯例，落款的头一个字要放在公文用纸宽度的1/2处，而最后一个字应靠右空1-2个字格，以求整齐美观。

8．成文日期

成文日期即文件生效的日期，是公文格式的一个重要组成部分。任何一份文件 都必须标有文件制成的具体时间。成文日期确定的原则是：

⑴会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准；

⑵领导人签发的，以签发日期为准；

⑶联合行文，以最后签发机关的领导人签发日期为准；

⑷法规性文件以文件批准日期为准；

⑸一般电报、信函等以实际发出日期为准。

成文日期在文面上的位置有两种安排方式：一是安排在标题之下，年月日用括号括起来，这是经会议集体讨论通过批准而又不以“红头文件”（即带有红色版头的文件）形式发出且无主送标识的公文；二是安排在文件末尾，落款之下；没有落款的文件，日期直接写在正文右下方。成文日期与落款要上下对称匀称，年月日的第一个数目字不宜超越落款第一个字，日字靠右以空4个字格为宜。成文日期必须写明年月日，行政公文要用汉字，“零”写“○”，例如“二○○四年十月三十日”不能写成“二00四年十月三十日”，也不能写成“二零零四年十月三十日”，或者诸如“04年10月30日”、“04.10.30”之类的简化形式。党的机关公文可使用阿拉伯数码标识。

9．抄送机关

一般是指需要了解和知晓公文内容的机关。按照公文法规的规定，对于抄送机关的确定，不分上级、平级与下级，均使用“抄送”一词。不宜沿袭过去多年一直使用的“抄报”、“抄发”的提法。抄送单位的标注位置，在公文末页的最下端，靠左空一字格，其上下各印一条隔离线，两条横线之中写抄送单位名称。要按照先上级、后下级，再不相隶属机关的次序排列，在最后一个抄送单位名称后标句号。

（二）公文格式的组成，除上述9个项目外，还包括下列8个版记：

1．密级

密级是指公文的机密等级，是公文格式的组成项目之一。应当注意的是，不是所有公文都有密级标记。密级一般分做三级：第一，绝密公文，是指涉及国家核心秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受到特别严重的损害；第二，机密公文，是指涉及国家重要秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受较大的损害；第三，秘密公文，是涉及国家一般秘密内容的文件，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害。密级的标注位置，党的机关公文标在文件的左上角，行政公文则标于右上角。

2．紧急程度

紧急程度是对某些急需处理的文件，由发文机关对受文机关提出处理的时限要求。它也是法定公文格式的组成项目之一。按公文送达和办理的时间要求，紧急程度分为“特急”“急件”（行政公文及人大公文这样划分，党的机关公文则分为“特急”、“加急”），标注位置一般在公文首页的右上角处、密级的下方。有的公文在标题中对紧急性质已作了标示，例如《关于XXXX的紧急报告（或紧急通知、紧急指示）》等，就可不再另外加注紧急程度标识。

电报的紧急标识分为“特提”、“特急”、“加急”与“平急”。

3．印发传达范围

印发传达范围（阅读范围）是对公文发送范围和阅读对象的限定，如“此件发至省”、“军级”、“此件发至县、团级”，“此件可登党刊”等。党的机关公文称“印发传达范围”，行政公文则成为“附注”。确定公文的阅读范围，要依据工作的需要和安全保密的要求进行。需要限定阅读范围的，一般是属于机密文件，不是机密文件没有确定阅读范围的必要。阅读范围的标注位置一般在成文日期的左下方。对上行文可标注阅读范围。

4．份号

即依据同一份文件印制若干份时对每份公文所进行的顺序编号，与前面所讲的发文字号不同。这是指发出一个文件的份数编号，如一篇公文印发了2600份，编号就为0001-2600。

5．印发版记

党的机关发文与人大机关公文称“印制版记”，行政公文则称“印发机关和印发时间”，军用公文称为“印发说明”。印制版记，亦称承办文件记录，即由承办印制文件部门、印制日期和印刷份数组成，标注在文尾最下端处，上下各有一条隔离线，上线与抄送机关相隔离，下线齐着地边。承办文件部门，是指发文单位的中心机构或业务主管部门，标注承办文件部门的目的，在于收文单位对文件内容中未尽事宜的询问或工作中遇有什么问题、什么情况需要联系、反映时，径直与承办为变化不部门联系，不必凡事都找机关领导，以提高工作效率。印发日期和成文日期不同，印发日期是机关或单位的中心机构接到定稿后起印公文的时间，它的作用是供收文单位参考，一般写作：“XX年X月X日印发”；印刷份数，是文件印制的数量标记，是由文秘部门在定稿上标明了的，一般写作：“（共印XX份）”。

6．主题词

主题词是表达公文主题的规范化的名词或名词性词组。具体含义有两点：

⑴公文的主题词首先是一个名词或名词性词组；

⑵能够准确地表达公文的主题。公文主题词是随着计算机等现代化办公设备的产生和应用而出现的。例如《国家行政机关公文处理办法》这份文件的主题词是：“文秘工作公文管理办法”。词与词之间空一字格。为了准确、科学地标注主题词，各级各类单位的办公部门，均应制定出各自的主题词表，以供使用。中共中央办公厅秘书局和国务院办公厅秘书局分别颁发了各自的《主题词表》。

编制主题词的原则与做法是：

⑴由于标引主题词不受主题词类别限制，因此，标引时应当根据主题词的含义由大到小，从内容到形式这样的次序进行。一份公文一般不超过七个主题词，而最后一个主题词一般都是表示文种的。

⑵标引主题词要准确、全面。

⑶标引地名、人名时，尽量使用全称。

⑷标引出的主题词前面要居左顶格冠以“主题词”三个3号黑体字，后加冒号，主题词之间要空一个字格的距离。

⑸注意选词的一致性。

主题词与公文标题的确有着十分密切的关系，但仅靠公文标题是不行的。公文主题词，即概括反映公文主题内容和反映公文类别及文种的规范性名词或词组，它是公文格式的一个要素。它应由“类别词”和“类属词”共同构成。“类别词”通常并不在公文标题文字之中，而“类属词”由于是由直接反映公文内容和文种形式的词构成的，通常存在于标题之中。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》的主题词是“农业水土保持通知”，其中第一个词是“类别词”，标题中并没有，而后面两个是“类属词”，都在标题之中。

7．签发人

签发人即签发文件人的姓名，标注在发文字号右侧适当位置，居右空1字。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排。值得注意的是，只有上报的公文才需要标注签发人。

8．用印

用印就是给公文盖章，它是公文格式的一个重要组成部分，也是公文产生法定效力的一种标志。除“会议纪要”（因其有特定的版式）和以电报形式发出的以外，公文均应加盖印章。联合上报的非法规性公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，联合发文机关均应加盖印章。公文盖印的依据是领导人的签发字样，未经领导人签发的公文不得用印。印章与公文落款要相一致。用印要注意清晰、端正，位置准确。一般的用印方法是：骑年压月、上大下小。签署，是以机关领导人的名义发文，由签发

公文的领导人亲笔在公文落款处签字，大批印发的公文可使用签章。国家行政机关公文加盖印章的要求是：当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上（因其无发文机关署名）；当印章下弧有文字时，则采用中套方式，即用印章中心线压在成文时间上。

（三）公文的基本格式

题目：小标宋 加粗 2号字

正文：仿宋GB23123号字

序号大一：黑体 加粗 3号字 有顿点

小一：楷体GB23123号字无顿点

小小一：仿宋GB23123号字 圆顿点

此两处是否加粗应时而宜