浅谈如何做好公文管理和保密工作 5.18 2500_如何做好日常保密工作
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浅谈如何做好公文管理和保密工作
摘要：无论是机关、企业还是学校办公室，做好公文管理和保密工作都是一项重要的任务，在当代信息时代新形势下，对于公文的管理和保密就显得更加重要，它确保着公文的有效运转，对于提高工作效率具有十分重要的意义。本文将从秘书的角度，分别从公文管理存在的问题、公文的利用及公文的保密、公文的处理等几个方面来探讨如何做好公文的管理和保密工作。
关键字：公文；管理；保密
引言
公文管理与保密工作是企业单位的一项重要工作，做好公文管理与保密，是促进企业单位工作，确保公文有效运转以及提高工作效率的重要保障。一般重大事项都是以公文的形式来传递，从而公文的保管、保密、监督利用以及处理就成为重要的涉密工作，对确保企业单位的信息传递及有效运转起着关键作用。
一、公文管理概述
公文在现代是指政府党政机关、社会团体及企事业单位在行政管理过程中或者处理公务的活动中所产生的以文件传达信息的形式，是有传递信息和记录作用的载体文件，具有特定的效能和影响力。
公文管理是对公文的创制、管理和处置，从公文的形成、运转、办理、传递、存储、归档到销毁的完整周期，用特定的方法完善公文进行创制加工和保管料理，使其获得一定的功效。
公文所承载的信息内容都是涉密的，一般包括秘密资料、经济数据、科技成果以及一些其他的重要信息。公文保密始终是一项重要任务，它是明法传令和指挥工作的依据；是联系公务和沟通感情的标本；是记录事实，承载实事的凭证。将公文按密级划分，对于保障公文等级的层次性具有很好的控制作用。
二、公文管理中存在的问题
公文在企业应用中具有十分重要作用，所以必须加强对公文的管理。但是在实际工作中，公文管理还是存在不少的问题，主要为以下几点：
1、分工不清，多头运行
一些机关、企业单位在公文运行办理的过程中，基本是多渠道运行，既要承办外来公文，又要起草下发公文，职责不清，实行多头管理也就不足为奇。公文在运转期间，环节过多，不便于明确责任，容易造成公文在办理期间推诿、滞待，从而影响工作质量和效率。公文管理专职人员往往急于定稿，忽视底稿的保存，或者有时将底稿与私人物品混在一起，极易丢失，从而造成公文内容没有安全保障，泄密难以避免。在销毁公文的过程中，必须遵守二人监销原则，而由专人负责的公文管理中，单人销毁的现象屡见不鲜，最终造成重大失密事件。
2、缺少保障制度，按习惯办事
办公室公文管理人对公文管理的认识不足，难以形成完整的概念，无法使用完整的体系，仅将其认为是整理材料和文件保管的琐事。很多单位将《公文处理办法》抛之脑后，完全凭借经验做事，最终酿成有章不循、有法不依、我行我素的习惯。有的企业在实施公文管理的过程中没有建立有关制度，缺少规范，工作漏洞百出，最终出现公文管理不善，而造成严重后果。
3、重视上级来文，轻视下级行文
公文管理的对象不仅包括进出上行文，也包括对下行文和平行文的收发。服从领导，无
可厚非，但是极度重视上级来文，对于下来文件过于随意是不可取的。一些单位在收到上级来文时，很快落实，保管严格，飞速办理编号入册归档；而收到下级行文时便不急不忙的将行文送于各方领导阅示后，随之丢于一边，等到其他类似文件集中一并归档。
三、如何做好办公室管理和保密工作
1、增强保密意识，完善制度和措施
制度规范是企事业单位的管理手段之一，做好公文的管理与保密主要在于建立严格的公文管理制度，规范程序化。做到有章可循，有法可依，使公文管理和保密在一方面可以依靠制度来抓，在另一方面在执行制度的过程中又可以进一步完善规范制度。通过建章立制，必须做到以下三个规范：
第一，严格借阅规范。设立文件借阅登记手续，明确借阅人、借阅时间和归还日期，做到
谁借阅谁归还，对密级文件的借阅严格把关，对于不按时归还文件的要紧密跟踪，并让其写出情况说明，注明原因。
第二，严格存放制度。办公室每天基本都会收到很多的文件资料，在众多资料当中，应该
将公文管理放入重点。公文的存放要规范，坚持三分开原则，即密级文件与其他秘密文件分开、秘密公文与一般公文分开，一般公文与其他资料分开存放，确保公文管理的保密规范。
第三，建立严格的传阅流程和手续。坚持文件传阅的制度，制定相关的传阅流程图和跟踪
卡。对于一些绝密、机密和急件，必须做到当天送，当天收。如果领导忙于其他事务，没有一次性看完，根据此类文件内容的重要性质，也要将其收走，等领导回来再送。对于业务性文件，要按由主办到协办，先正职后副职的次序来进行传阅。同时，对于需要传阅的所有文件，必须制定相应的传阅流程，办理相关手续跟踪传阅。
2、做好文件清退、销毁工作，确保密级文件不遗失
在对文件销毁期间，做到本单位所收到的文件特别是对密级文件要对照收文登记进行一次清点。对于清退没有保存价值的公文资料要按规定销毁。公文销毁有两种方式：一是自行焚烧，对公文集中焚烧销毁，一定要做到不留片字，彻底销毁；二是将公文送至指定造纸厂化成纸浆。无论哪种方法，公文的销毁一定要是二人或以上监销，不得私自销毁。特别是对密级公文的销毁，监销人员不得擅离职守。
3、正确处理公文的利用与保密关系
严格公文管理和利用的原则是保持一致的，公文管理人员一定要重视公文的利用。但是，不要只片面强调公文的利用，忽视管理和保密，将公文任意传达或传阅，不该传达的也传达，使机密外泄；也不要只是单纯为了保密，该传达的不传达，耽误了公文的时效性，影响工作效率。将利用和管理相结合，即不为了保密而忽视利用，不为了利用而忽视保密，做到灵活管理，从而推动各项工作的开展。
4、加强公文管理队伍的建设
建立一致高素质的公文管理队伍是做好公文管理工作的重要保障。强化文件管理人员责任、提高业务综合素质，定时组织其学习相关法规法律及企业单位的规章制度，让其了解公文管理的重要性、公文管理的意义和其自身的责任，让其警钟长鸣。合理实施表扬和激励，从而进一步增强其事业心和荣誉感。
5、获得领导支持，保证文件管理工作到位
领导是涉密的主要对象，是公文阅办的主体，是企业单位公文管理与保密的实施人。取得领导对公文管理与保密的重视和支持，通过对公文管理与保密的宣传，让领导了解保密工作的具体内容和丢失密级文件引发泄密事件的严重后果，让其配合管理工作，确保公文在送阅过程中的安全与保密。
参考文献：
[1]唐传喜.如何搞好公文管理与保密.秘书工作.2000.(12):27
[2]侯舒怡.浅谈高校的公文管理与保密.科技信息.2007.(36):300.
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