党政机关公文处理常见问题及对策[材料]_党政机关公文处理

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党政机关公文处理常见问题及对策

近年来，各级党政机关及其文书处理部门认真贯彻国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)和中共中央办公厅发布的《中国共产党机关公文处理条例)(以下简称《条例》)，以及国家质t技术监督局发布的《国家行政机关公文格式)(以下简称《格式))等三个公文处理规范性文件，使机关文书处理工作日益规范化，维护了公文的严肃性和权威性，发挥了机关公文的应有效用。

但一些基层党政机关的公文处理工作仍然存在一些不规范的现象，值得引起重视并加以克服改进。笔者就日常公文处理工作中所见以及容易被大家忽略的一些问题进行粗略归纳和分析，期待与同行们一起探讨。

一、公文处理中常见的问题

(一)文种使用不规范

1.滥发通知。(办法》第十五条规定:“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文”。如需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公厅(室)转发;因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应当报本级政府批准，并在文中注明经政府同意。但

事实上一些县级政府工作部门(包括一些议事协调机构，如领导小组、指挥部、委员会等)，却常常将其所主管的业务性工作以“通知”形式直接向乡镇一级政府行文交办，而没有正确使用“函”这一文种，明显违反了《办法)第十五条的规定。

2.滥用请示。《办法》和《条例》都规定“请示适用于向上级机关请求指示、批准”“函适用于不相隶属机关之间商洽工作、1询问和答复题，请求批准和答复审批事项”。根据上述定义，在请求批准时，有隶属关系，下级向上级请求批准的用“请示”;没有隶属关系，不论单位级别高低，向有关部门请求批准，一律用“函”。但在日常行文中，却常常出现乡镇一级政府向省、市、县级相关业务部门请求审批事项时，错误地用“请示”行文，而没有正确使用“申请色”或“请准函”这一文种。相应地，有关业务主管部门在答复审批事项时，也没有正确使用“问复函”答复，而错用“批复”文种。

（二)随意升格发文

公文随意升格的现象主要发生在乡镇一级机关，经常或被迫或不经意地发生以下两类情况:

1.有些成立或调整领导机构的“通知”类文件，本应由乡镇的党政办公室行文即可，但却常常错误地升格为以镇党委或镇政府的文件进行行文。.有些关于某一方面工作的一般性计划、方案、要点类文书，本应以相应工作部门或站所名义拟制，或者由党政办公室转发(印发)即可，但却常要以党委、政府重视为由，升格为镇党委或镇政府文件进行发文。

以上两类随意升格公文的现象，让党委、政府的公文沦为一般性事务通知的工具，有失党委、政府公文的严肃性和庄重性。

(三)文面格式不规范

较为常见的文面格式不规范的情况主要有如下10种:

1.发文字号标注不规范。公文发文字号的正确标注方法是“机关代字„4位数年份‟实位序号”。但有的公文出现以2位数标注年份、年份错用圆括号、序号出现虚位、序号前出现“第”字等不规范现象。

2.公文标题不规范。有的公文标题出现逗号、顿号、书名号

等不规范现象，违反了“公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号”的规定。

3.主送、抄送机关称谓不规范。主要是因县乡两级机构改革后，其组成部门、内设机构、直属机构的名称职能已做相应变更，但一些上级业务主管部门在向下行文时，没有按改革后的规范名称行文，从而导致不规范的主送、抄送机关称谓的出现。

4.正文中的数字、日期、计量单位不规范。有的公文违反“公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语，具有修辞色彩的语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字”的规定，混淆使用汉字数字;有的公文在涉及时间时，没有具体到年、月、日;有的公文在涉及计量单位时，没有使用国家法定的标准计量单位，出现“公分”、“尺”、“斤”等不规范计量单位。

5.成文时间标注不规范。党的机关公文成文时间一般用阿拉伯数字标注年、月、日，而行政机关公文成文时间则以汉字数字标注年、月、日。但有的行政机关公文成文时间错用阿拉伯数字标注成文时间;也有的将“○”错打成“零”或“0”如将“二○○八年”打成“二OO八年”或“二零零八年”。

6.公文生效标识不规范。《格式》规定:行政机关公文如果是单独行文或两个机关联合行文的，落款不署发文机关名称，印章盖在成文日期上;三个以上机关联合行文的，落款分别署发文机关名称，印章盖在各自机关名称上。但有的公文在前一种情况时落款了发文机关名称;有的公文忽略了加盖印章;有的多个机关联合发文时，落款及印章排列不符合规范。

7附件标注不规范。主要表现在:一是把被批转、转发、印发和发布的内容当作附件处理;二是附件说明与附件标题不一致，附件说明顺序与附件顺序不一致。

8个别公文仍出现“此页无正文”的现象。根据《格式》规定，公文末页不应出现“此页无正文”的现象，当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应当采用调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面。

9版记标注不规范。有的公文缺少版记;有的公文版记项目不齐全，或缺主题词，或缺印发机关、印发时间，或没有使用反线;有的公文将“抄送”错标为“抄报”;有的公文版记位置不正确，没有将版记置于文件的最后一页，而是置于公文的中间部位，即印章之后，被发布、批转、转发、印发的内容或附件之前，把一篇公文分成两部分。

10公文的整体排版不规范。《格式》对公文的用纸幅面、版面尺寸、各公文要素的标注位置、各公文要素的字体字号都做了详细的规定。但有的单位在处理公文时没有严格依照《格式》进行排版，各公文要素标注位置错位，字体字号随心所欲，有失公文的严肃性和规范性。

另外，《格式》规定行政机关公文应当采用M型纸，但个别行政部门仍然沿用传统的16开型纸。《条例》规定党的机关公文用纸可用16开型也可用M型，目前，大多数党的机关均采用16开型，这样给纸质文件档案整理造成不便。建议党的机关公文从2009年起也启用A4型纸，公文格式严格参照《格式》规定办理，以促进党政机关公文处理和归档实现标准规范化。

二、原因分析及对策建议

基层党政机关的公文之所以出现上述种种弊病，依笔者分析，主要是有以下几个方面原因造成:

一是党政机关文秘人员素质不够高。大部分县乡两级的党政机关的文秘人员都是非专业人员，没有接受过系统的公文写作处理业务培训，对《办法)、(条例》、《格式》一知半解，公文写作

内功不实，基础不牢，作品不精。这是影响公文质最的主要原因。

二是公文的审核把关不够严。有的单位公文处理程序不规范，没有严谨的发文程序和规则，对文件印发审核把关不严，使得种种低级公文错误得以漏网过关，造成劣质公文频频出现。

三是单位领导对公文处理工作不够重视。有的单位领导认为公文处理是琐碎事，不屑一顾，对公文审核签发态度不够认真，没有履行既定职责。有的单位领导存在“长官意志”，不顾公文运行规则瞎指挥文秘部门或下级机关乱制乱发公文。

针对上述现象和原因，建议从以下几个方面采取措施，努力提高公文处理的质量，推动公文处理走上规范化轨道。

一是大力提高机关文秘人员素质。建议由县级文书处理主管部门牵头，组织现职办公室主任和文秘人员进行集中学习培训，重点学习(办法》、《条例》、《格式)三个公文处理规范性文件和一些常用公文写作基础知识，着力提高现职文秘人员的业务素质。以后定期组织新上岗文秘人员进行业务培训。关键班次可邀请各单位主要领导、分管领导参加培训，以纠正一些单位领导对公文处理工作的认识误区，促使他们重视文书处理工作。

二是健全规范发文程序。要建立行之有效的公文处理制度，规范公文的草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序，明确权限和责任，实行文责追究制度，从制度上保障公文处理工作规范化、制度化、科学化，提高公文质量。

三是加强对公文处理工作的检查指导。建议县级公文处理主管部门每年对乡镇机关、县直部门的公文处理工作进行检查指导，发现问题及时纠正，组织文秘人员到规范的文书处理单位现场观摩学习。通过不断的检查、指导、总结、交流、学习，提高基层党政机关公文处理的质量和水平。