试论规范公文写作应注意的几个问题_常见公文写作规范说明
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试论规范公文写作应注意的几个问题
规范性公文是以强制力推行的用以规定各种行为规范的文件。根据作者、内容的差异，规范性公文可分别作为国家法律、法令、行政法规、行政规章、地方性法规和规章而存在，还可成为机关团体、企事业单位以及其他各种社会组织的“规章制度”。因为规范性公文这种效用等级最高的性质，使对其的撰写要符合撰写一般性公文的要求外，更有更高的标准。这与我国建设法治社会的目标，公司、单位完善规章制度深化管理的要求休戚相关。规范性公文的制定不以对方是否同意为前提，针对的问题是反复多次适用、涉及多数人而非少数人的普遍性问题，且长期有效，故规范性公文的制定需要更为严格和规范，语言的运用更讲究高度准确、概括、简洁、通俗、规范。正式这种强制性与广泛适用性，要求我们尤其注意并遵循一些至关重要的特殊规律。
错别字在所有文字书写中均普遍存在，文字的普及使人们在运用中有意无意地忽视了文字的严重性，在一定程度上降低了文字规范的标准和权威。在规范性公文中，标准与权威确是我们不可放弃的防线。中国文字是以独立的文字意义组合运用，字与字的组合在所表达的意义上取着决定性的作用。在关键之处的一字之差，其含义就有可能相去甚远，甚至大相径庭。文字的运用本来是对语言表达的一种规范，在运用中如果不注意谴词用字的准确，有时候就可能产生很大的偏颇。在一般意义上的表达，不会产生大的不良后果，还有因可原。如果是专业文字工作者出现这种现象就不应该了。中国文字在笔划上的分类，不外乎就是横、竖、撇、捺、折，这几个简单的笔划。但这几个笔划结构位置上的搭配变化，却能组成无数的文字，字与字的组合又构成无数的词组，表达不同的含义。有时一点之差或一字之差，就有可会产生很大的不良后果。对规范性公文来讲，任何错别字引起的偏离预想解读所带来的后果是不可承受的。
在起草颁布规范性公文前，要明确认知本单位、部门的职责，在法律给予的指挥权、命令权基础上制定文件。行文中要高度注意文件所有部分的一致性。如果擅自行文就构成侵权行为，会造成工作中的许多矛盾。上级机关如发现这种情况，有权责令纠正或撤销这类公文。现实中，这类情况时有发生，因此造成“文件打架”、“政出多门”。机关或部门都有明确分工，各自只能办理职责范围内的事，如果一文数事，必然涉及几个主管部门，给公文交办带来困难。运用语言的过程中，词语的概念前后必须保持一致，同类型事物与概念的表达在必要时也要大致相同。同时，文件的内容与形式决不与其他法律、法令、法规和规章，以及党的方针政策和上级机关、同级机关有关文件的规定相抵触。切忌不自觉违反相关法律法规，内容本身出现自相矛盾，相同概念用多种词语表达，或者不同概念用同一词语表达等等。规范性公文的制定，其目的是完善法律法规系统，规定空白或模糊不清之处，若文件本身或与其他文件相抵触，轻则削弱文件的效用，重则扰乱法律法规系统的正常运行。
一部法规条例，其受瞩目程度因为它与众多人有着切身的利害关系而格外之高，任何结构上的疏漏，语言上的用词不当，都有可能给人以可乘之机。所以，要保证规范性公文结构及语言上的严密性。结构上，要做到谨严周至，完整齐全。语意上，一定要表意明确，无含混不清、语意多歧或词不达意等现象出现。对于规定的具体要求，要具体明确，有可查指标，不留余地。表达程度及范围的用词上，要范围明确，有关职责的规定上要明了，不给玩忽职守者以说辞。一些不确切的词语，如“一般”、“或许”、“等”、“可能”、“应该”等，影响判断是非、确认程度，要杜绝使用。“严禁”、“禁止”等表达祈使目的的词语，在使用之时要注意辨别轻重，避免错误使用带来不恰当语意。
公文标题作为公文的“眼睛”，对公文质量的影响更加直接。公文标题中的文种使用不当不利于公文性质的体现、行文方向的反映、行文目的与要求的表达以及文种特点的揭示，不利于文书的处理和立卷、归档以及日后的检索和查阅，使公文失去它的规范性、权威性，以致降低公文的行政效率。公文的标题应该准确地向读者传达全文的基本精神和中心思想，在事由部分直接、准确、简要地概括公文的主旨在公文标题的拟写上是难度最大的，过简过繁都可能导致表述不清，甚至产生歧义，给工作带来麻烦。在一篇规范性公文的标题中，应明确的列出作用对象，并用“条例”、“办法”等对公文性质加以确定，使公文的文种一目了然。
为了便于理解、记忆和执行，文件的语言应简约不繁而明确周详。这对文件起草者提出了很大挑战。在这看似矛盾的两方面中找到平衡点是优秀公文撰写者要具备的素质。规范性公文以说明为主，不议论，不分析，例举和解释不应过分详细，直言奖惩。语句要选择精练、概括又没有漏洞经得起的时间及事件变化考验的使用，忌用赘言。规范性公文的内容大部分都是“规定”，故没有必要反反复复强调对象、缘由等。文件面向广泛的人民群众，应避免使用生僻的专业术语，不用令人费解的语句，以减少作解释的必要。
在撰写公文前，要做充分的调查研究，听取各方面意见，反复核查。要确认有无起草公文的必要性，能否对作用对象加以控制和约束，自身是否拥有足够的权威与能力。要对控制程度加以论证。在写作过程中，要准确把握各种界限，使各种提法准确而概括，经得起时间的考验，对无碍大局的环境条件变化有一定的适应性，应避免在一切方面、一切问题上均规定过死，过于绝对。要杜绝准备工作不充分，依据不足、情况不明即仓促制定文件；不得朝令夕改；不能过于绝对化。
对同一行为加以约束和规范的文件之间有着必要的继承关系。要维护这样一种连续性应注意在撰写新文件的过程中广泛收集、查阅有关文件，认真分析对照，如确需以新规定取代既有规定时，应在文中明确对这部分既有规定的废止。重复立法，新不废旧等问题的参在危害了文件的系统性，降低了文件效用，会造成执法中的混乱与困难。
最后，公文文字工作者应在实践中不断提高知识力。知识力的增强与提高，要靠自己广见、博学、多积累。文字综合工作中的知识力，首先要求具有“通才”素质。“偏工易就，尽善难求”。鉴于文字综合的工作性质所决定，虽然“难”，也要“求”。从事文字综合工作，对知识的需求是无限量的。所以，要增加知识的投入和积累。投入多，基本功扎实，才有希望获得产出，收功见效，当然，在实际生活中，投入多未必产出多，这里有个方法是否科学的问题。要使投入的知识在需要的时候能转化成为文字综合的能力，就要特别注意围绕应用去投入。
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