电子档案的科学管理模式和发展战略_设置档案管理模式

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电子档案的科学管理模式和发展战略

电子档案的长久保管、有效利用正在成为国家档案工作的重要组成部分。在新形势下我们的目标是：管好新型档案文件，以备现在和将来利用。

从管理方向、管理方式、管理功能等不同角度可以有不同区分。我们所指的新一代档案馆主要表现在管理对象的数字化和管理手段的自动化，开创了档案馆事业的新时代。

开幕致辞结束后，研讨会进入主题报告阶段，首先由布劳因馆长作题为“档案馆数字化转型中战略伙伴的重要性”主题报告。报告首先对美国密歇根大学的历史进行介绍，对比了纸质档案与电子档案，接着指出我们将面临电子档案带来的各种挑战，如何把一个围绕纸质档案转圈的档案工作向数字化转型将是我面临的最大挑战，因此我们需要重新思考图书馆在密歇根大学的定位，必须以非常严肃的方式与密歇根大学的其他活动结合起来。图书馆的员工们必须重新思考档案工作的真谛和目的。同时，在迎接新技术带来的挑战的同时，图书馆必须重视和强化自己的首要职责，即长期保护密歇根大学的历史文件。这就要求我们在档案格式从纸质向数字化转化时，明确并保持文件保管在性质和内容上的某些连续性。

其后，美国密歇根大学本特利历史图书馆馆长助理南希•露丝•巴特莱特作题为“变化给选择型文化带来的挑战：调整并增强大学档案馆的作用”主题报告。报告指出，技术、组织机构、观念都会对新一代档案馆造成重大影响。她尤为重视文件保管的连续性，并强调纸质档案和电子档案保管观念上的对接。电子档案面临集成化与多样化的挑战，因此我们要明确档案馆的需求，设立专门委员会，建立更强有力的政策，实施具有战略意义的项目，唯有如此，方能达到成功。

中国人民大学信息资源管理学院张斌副院长代表学院作题为“面向新一代档案馆：信息时代档案教育的使命与改革”主题报告。报告指出，信息时代，新一代档案馆需要怎样的档案工作者，是我们必须要回答的问题。通过比较中、俄、英、日等国对档案工作者的要求，我们可以得出新时代档案教育工作的使命：

1、培养掌握档案专业知识和技能的，兼具历史和技术背景的知识管理者；

2、推动档案学研究，构建以电子文件管理为核心的信息时代档案学新体系；

3、加强理论与实践的联系，为新一代档案馆发展提供智力支持和知识服务。报告还以中国人民大学信息资源管理学院为例，向与会来宾介绍了我院档案教育的改革实例，展示了我院已取得的一些优秀成果。

茶歇过后，美国密歇根大学协理副校长兼首席信息官劳拉•麦凯恩•帕特森作题为“新一代：密歇根大学未来信息技术和技术服务发展战略规划”主题报告。报告指出，技术不仅仅带来了管理上的变革，而且还促使我们积极应对这种变革。以往密歇根大学的各个分院自主决定规范框架，导致了管理上的一些问题，因此，经过19个分院同意，新一代统一的技术平台正在构建起来，目的在于应对社会环境的变化，建立严谨的档案管理系统，统一管理框架，整合数字资源，为新一代档案馆管理做好充分准备。同时，在构建这一平台时，必须满足安全、保密上的要求，但也要积极与外界沟通，达到分布式管理向资源共享的转变，还要努力应对数据迁移所带来的挑战。

随后，北京市政府外事办公室信息中心主任姜伟为大家作题为“数字时代的可视化知识发现”主题报告。报告指出，信息时代，信息的增速远超过知识的增速，视觉思维的作用越来越大，传统文本视觉的形式面临突破。知识发现和可视化结合使用，使我们便于利用计算机的计算能力和人类的思维能力，催生高效复杂的数据处理和模式识别并有助于启发思考、验证直觉、理解模式、发现差异、识别游离点，进而加速知识创新。报告通过维基百科和UDC的分类对比、美国总统就职典礼演讲分析、参考消息的可视化知识发现这三个案例来说明可视化的优点，并提出：可视化的电子文件面临历史机遇，现有的侧重真实性保障的电子文件元数据标准完全可以借鉴并吸收schema.org的组织架构和语义词表的优点，为电子

文件可视化奠定基础。

上午报告结束后，与会人员进行了热烈的讨论。例如，辽宁大学丁海滨老师对密歇根大学搜集大量电子邮件的行为很感兴趣，中国人民大学信息资源管理学院安小米教授就国际化标准相关问题与美国专家进行了交流，马林青老师就档案管理部门与文件形成部门的合作问题与各位专家进行了探讨，索传军老师对电子文件的可视化很感兴趣，与姜主任进行了深入交流。

下午的研讨会由国家档案局外事办主任吴宏达先生主持。美国密歇根大学本特利历史图书馆数字保管部首席档案员南希•德罗梅迪因故未能出席，由南希•露丝•巴特莱特代为作题为“新一代档案馆——密歇根大学本特利历史图书馆的数字保管”主题报告。报告指出，随着一系列新型沟通方式的出现，如Facebook、Twitter、UTube等的兴起，新一代档案馆面临新的挑战，档案工作者应积极应对这些挑战，尤其是对电子邮件和网站信息的管理，因此，本特利历史图书馆于2011年4月创建了数字保管处，其职能就是在文件生命周期中维护、保存和挖掘数字信息的价值。同时，报告指出本特利历史图书馆需要可信赖的数字保管系统，采用开放档案信息系统概念模型，以及ISO 14721:2003标准，对电子档案进行保管。这是一种可信赖的数字保管系统，文件形成者的访问权限需要获得该系统的许可。该系统还对组织、技术和保管对象提供了政策框架，以达到规范化管理的目的。

随后，重庆大学档案馆馆长助理喻玲作题为“乘风破浪把机遇，善谋思变显成效——重庆大学数字档案馆建设实践与构想”主题报告。报告对重庆大学档案馆馆情以及数字档案馆建设工程进行了介绍，对该工程的目标、实施步骤、建设框架进行了梳理。从报告中可以看到，重庆大学数字档案馆建设成效显著，具体表现在基础环境大为改善，档案管理方式、立卷归档方式发生深刻变革，并实现了OA系统电子文件的文档一体化管理及档案基本业务管理的信息化和服务利用的网络化、多元化，人事档案实现条码管理、智能化控制，档案安全保管也达到智能化控制要求。基本建立了较为完善的数字档案资源体系、数字档案馆安全体系和档案开发、服务利用体系。今后，重庆大学档案馆将继续走“一个平台，三个体系”的内涵发展的道路。

麦当劳公司高级档案经理迈克尔•布林顿作题为“秘方——企业档案馆的信息技术”主题报告。报告指出，过去麦当劳由于在档案管理方面投入经费较少，导致企业营销过程中遇到法律侵权行为时缺乏凭证。因此，麦当劳金色档案馆应成为麦当劳公司的历史资产的集中信息与研究中心。其档案所保存及提供的信息为保持麦当劳品牌的凝聚力和支持其现在和将来的商业活动都起到了重要作用。美国的企业档案与电子文件保管正面临前所未有的挑战，但也为档案工作者带来了机遇。正如理查德•寇克斯（Richard J.Cox）所说的那样，档案工作者需要成为系统设计团队的一部分，并与企业法律顾问以及其他管理者合作来促进文件管理的发展，以期实现企业的持续价值。报告以两个成功案例呼吁企业在新时期应加大对档案管理，尤其是电子档案管理的投入。目前许多企业档案馆正在开始应用电子文件保护的“秘密配方”，即提升重视、增强责任、增加人员编制并提高预算。

其后，国家档案局经济科技档案业务指导司副司长王岚作题为“资产概念的引入及其对 中国企业档案工作的影响”主题报告。报告指出，档案信息的资产价值观的建立、全球化与企业法规遵从的要求以及信息技术发展带来的深刻影响是影响企业档案工作的三个主要因素。王司长特别强调了观念的价值和力量，指出领导、技术人员、业务人员必须重视档案部门的需求，档案部门才能对其提供好的服务。同时，档案部门也应主动参与到前端电子文件的管理活动中去。报告还详细介绍了一些企业档案工作规范，以期为企业档案工作者提供借鉴。

主题报告阶段结束后，会议进入讨论阶段。下午的讨论比上午更为热烈，涉及的问题有电子文件长久保存概念的争议、档案管理人员职责的具体变化、企业文档一体化系统的可行

性、档案信息网络化、最优保管介质等等。信息资源管理学院的同学也积极参与到讨论中来，如2011级档案学硕士研究生周文泓同学就电子文件的法律地位与真实性保障问题与美国专家进行了探讨。

会议闭幕式上，王健教授为大家奉上一段与开幕式呼应、精心制作的视频，差不多每一位与会者都能在视频中找到自己的身影。在与大家共同回顾这一天来整个会议的丰硕成果的同时，她再次代表中国人民大学信息资源管理学院对这次会议的巨大成功表示祝贺，对这次会议的演讲嘉宾，尤其是国际友人表示衷心的感谢。并感谢所有与会者，感谢为此次会议的成功举办提供辛勤周到服务的学生志愿者。

本次研讨会得到了各方面较好的反响，美国专家在接受采访时说：“此次会议举办得相当成功！从开始到结束都很吸引眼球，使我们留下了深刻的印象。在此次会议中，中美双方深入探讨了很多重要的学术问题，为进一步开展合作研究提供了重要借鉴。同时，我们也对学院师生的热情参与留下了深刻的印象。”

数字时代，我们需要广泛的国际合作与密切的国际交流。正如布劳因馆长在演讲时所提到的那样：“虽然我们现在面临很多挑战和问题，一时没有完善的解决方案，但是我相信通过努力与合作，也许两年以后我们便能找到更好的方法去解决这些问题。”