公文格式与种类（推荐）_公文种类和公文格式
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第一节应用文书的概念与分类
一、应用文书（应用文、文书）的概念
二、应用文书的分类
私人文书
应用 文书行政公文（通用公文、公文）：13种
事务文书：备忘录、请柬、邀请信、启事、计划、总结等
公务文书
商务文书：经济合同、意向书、招标书等
法律文书：起诉书、判决书等
外交文书： 国书、照会、联合公报等
三、应用文书专用语言（《秘书》考证培训教材P27）
第二节 行政公文（通用公文、公文）
一、行政公文（通用公文、公文）的概念
是指行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
二、行政公文（通用公文、公文）的分类
（一）按公文的文种划分（13种）：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
命令（令）：适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消夏季机关不适当的决定事项。
公告：适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
通告：适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
通知：适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
通报；适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
议案：适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
报告：适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
请示：适用于向上级请求指示、批准。
批复：适用于答复下级机关的请示事项。
意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。
函：适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。1
会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
（二）按公文的行文方向划分：上行文、下行文、平行文
（三）按公文的密级划分——绝密件、机密件、秘密件、普通件；
（四）按公文的送达时限要求划分——特急件、急件、平件；
（五）按公文作者划分——党内公文、行政公文、群体公文 ；
（六）按公文的特点划分——规范性公文、指挥性公文、报请性公文、知照性公文； ※行文依据：1.行文目的2.行文关系3.行文范围
三、行政公文的格式
（一）眉首（文头）
1．版头（文头）: 发文机关的名称＋“文件”
2．发文字号: 机关代字＋年号＋文件顺序号（3号仿宋体）
※机关代字第一、二个字是单位代字，第三个字起是职能科、处室代字，年号用中括号，阿拉伯数字，顺序号是文件当年发放的顺序号。
3．签发人：上行文时要。
4．密级:分为绝密、机密、秘密三级;如非秘密文件则不用此项。
5．紧急程度: 分为特急件、急件，如非急件则不用此项。
◎ 秘密等级（两字之间空一格）＋ “★”＋保密期限
◎ 3号黑体字右上角第一行顶格
◎ 秘密等级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级；“★”表示国家秘密。
4、急度（需要时用）
◎ 3号黑体字（两字之间空一格）右上角第一行顶格（或在密级下一行）
◎ 紧急程度分为“限时送达”、“特急”、“急件”三级。
5、签发人（上行文用）
◎ 居右空一格（发文字号居左空一格）
◎ “签发人”3号仿宋体＋冒号；姓名3号楷体
6、间隔线
◎ 发文字号之下；红色；党务发文中间“★”。
（二）、主体（正文）
1、标题
◎间隔线下两行；2号宋体字。
◎居中一行或多行排列。
◎多行排列时，回行做到词意完整，排列对称，间距恰当。
◎发文机关＋（关于）事由＋文种
例如：
《××市人民政府关于开展财务大检查的通知》
2、主送
◎标题下空一行；左侧顶格；3号仿宋体。
◎多个主送时，（级别）由高至低依次排列（上行文只有一个主送；下行文可以没有主送）。
3、正文
◎3号仿宋体。
◎起段空两格；数字、年份不能回行。
4、附件
◎正文下一行空两格；3号仿宋体，冒号。
◎附件名称不加标点符号，紧随冒号之后；有序号的使用阿拉伯数字。
◎附件与公文一起装订。
5、成文日期
◎成文日期以负责人签发日期为准。
◎使用汉字数字，“零”写为“0”。
6、印章
◎除“会议纪要”外，公文应加盖印章。
◎“骑年盖月”。
7、附注
◎成文日期下一行；3号仿宋体。
◎需要说明时用，如：传阅范围（旧称）；“请示”须注明联系人姓名电话。
（三）版记（文尾）
1、主题词
◎ “主题词”3号黑体字，居左顶格冒号。
◎词目用3号宋体字，词目之间空一格，不用标点。
◎词目不超过5个（《国务院公文主题词表》；准确反映主题概念的名词或名词性词组，在《国务院公文主题词表》选。）
2、抄送
◎主题词下一行左右各空一格；3号仿宋体，冒号。
◎抄送机关之间用逗号隔开；回行时与冒号后机关对齐，末尾加句号。（不得抄送个人）
3、印发机关、印发日期
◎抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）。
◎3号仿宋体；印发机关左空一字，印发日期右空一字。
◎印发日期使用阿拉伯数字。
第三节 几种常用行政公文的写法
一、通知
【写作训练】
案例分析一：
广州市卫生局接到国家卫生部因××药品毒性过大，立即停止使用的紧急通知后，发文给市、区各医疗单位、医药公司，销售单位，要求立即停止使用、出售该药品，立即对该药品进行全面清理、收回，收回的药品集中销毁。
◎ 讨论并明确：
○ 写什么
○ 怎样写
○ 格式
◎ 学生试写（教师巡视纠正）
◎训练讲评：内容、格式、语言等（与课文对照）
◎学生再写（修改）
案例分析二：
荔湾区卫生局接到《广州市卫生局关于进行全市灭蚊行动防止登革热病流行的通知》一文后，将该文转给区属各卫生单位、街道办事处、住宅小区，要求认真执行，并将执
行情况于10月23日前书面上报荔湾区卫生局。◎ 讨论并明确：
○ 写什么
○ 怎样写
○ 格式
◎ 学生试写（教师巡视纠正）
◎训练讲评：内容、格式、语言等（与课文对照）◎ 学生再写（修改）
（一）格式（板书）
1、标题
发文机关（单位名称）＋（关于）事由＋文种 ※ 要点：
（1）位置（注意美观）
（2）被转发文也是“通知”时标题的写法。
2、主送单位（或受文单位）（称呼）
※ 要点：
（1）位置
（2）全称或规范简称
（2）主送单位多个时的排列
3、正文
4、落款
※ 要点：
（1）位置
（2）成文日期用汉字数字；“零”写成“0”
（3）印章骑年盖月
二、报告
三、请示
四、函
第四节 几种常用事务文书的写法
一、启事
二、请柬
三、备忘录
四、邀请信
五、计划
第五节 收发文处理
一、收文处理
二、发文处理
第六节 文档管理
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