中国铁建中铁某局某有限公司电子公文管理办法_中国铁建项目管理办法
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电子公文管理办法
1.目的为了加快公司网络办公应用的步伐，实现公司网络办公的规范化、制度化和科学化，以方便、快捷、高效的方式实现网络办公自动化，特制定本办法。
2.适用范围
本办法适用于公司机关及公司所属各单位。
3.职责
3.1对公司在日常管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，通过计算机处理、拷贝、存贮和应用现代数据通信技术进行传输。
3.2公司机关实现办公自动化、网络化，公司办公室是公文网络办公的主管部门，负责全公司的电子公文处理工作，制定全公司网络办公管理办法，组织业务交流和培训，并督促下级机关网络办公工作。
3.3各单位办公室是电子公文的管理机构，负责本级电子公文的处理工作。
3.4 公司保密室设保密员兼网管员1名，负责公司的网上收发文、收发文的技术指导及故障排除，确保网上办公渠道畅通及文件的排版和格式正确。
3.5公司所属各单位必须要实现网络办公，配备专(兼)职网管员（如条件不允许，使用电话线拨号上网），与公司机关实现网络传输。
4.工作程序
4.1公司电子公文传输的内容包括：公司文件及传真电报、信函、上报的请示、报告等。
4.2公司机关每天上班后首先要打开电脑，进入IOA网络办公系统，及时查收网上发文。
4.3新中标项目要自项目上场一个月内开通网络，实现网络办公，并向公司办公室报告网络开通情况。
4.4如果条件允许，公司所属各单位要保证IOA网络办公系统全天在线；如果条件不允许，也要保证每天早、中、晚各上一次网，查收网上发文，收到文件后要及时向公司保密室反馈，并做好上网记录。
4.5电子公文处理和存贮，必须采用专用的计算机和存贮设备，由专门指定的人员负责管理（一般为办公室人员），以确保网络运行的安全性和文件的保密性。
4.6电子公文的办理分为收文办理和发文办理，办理公文时要保存处理流程中的有关信息。
4.6.1收文管理流程：收文登记、收文拟办、领导批示、部门阅办、传阅、归档。
4.6.2发文管理流程：发文拟稿、部门审核、办公室审核（党群口由党委工作部审核）、领导签发、文件分发、归档。
4.7电子公文传输日常管理。
4.7.1公司办公室对上级机关来文、本级发文以及下级单位的请示、报告等文件要及时进行传输，不得积压，办文时间一般不得超过两天。机关各部、室要指定专人对网上发布的文件及重要信息及时地向本部、室负责人汇报。
4.7.2各单位要选配1—2名懂技术、责任心强的人员负责网上文件-2-的收发管理工作，并维护好网络系统，保证能够及时准确地收到网上来文，如本单位的收发文渠道不畅，要立即组织修复。
4.7.3各单位负责电子公文处理的人员收到文件或应急信息后要及时下载打印，填制文件呈阅单，按文件的主旨内容和有关要求签署办公意见，呈有关领导批阅后归口办理，并做好文件的归档工作。
4.7.4项目收到属上级机关下发（或或发）的政策法规、办法、规定等文件，本级办公室人员要及时复印，根据对口原则将文件发放到相应部门，并做好文件收发记录；属需对全体职工传达的文件，必须在职工大会上进行传达，并做好传达文件的相应记录。
4.8电子公文的复制
4.8.1经过有关机关领导或者办公室领导批准，同时注明制作机关、日期、份数和印发范围，并做好登记。
4.8.2按有关规定不准翻印的秘密公文，不得复制。
4.9电子公文办理完毕，应当根据《档案管理办法》有关规定进行处理，并及时予以立卷，为日后电子公文归档作好准备。
4.10电子公文介质包括：硬、软磁盘、磁带、光盘等，应按下列要求管理：
4.10.1电子公文介质的使用和保存，等同纸质公文的使用和保存。
4.10.2电子公文介质的维护和维修，需指定专人负责。
4.10.3电子公文介质的销毁，需进行登记并由两人监销，确保不丢失，不漏销。
4.11电子公文必须按计算机文本文件标准形式交换和传送。行政机关电子公文跨部门、跨局域网传送格式，应按电子公文传输格式规定执行。
4.12各单位在电子公文传输过程中要严格遵守国家保密制度，密级以上文件不得在计算机网络上传输。
4.13电子公文一般不得加盖电子公章，确有需要时，要进行加密处理。
4.14电子公文传输系统用户密码应定期更换，并严格保密。
4.15用于电子公文传输的计算机必须做好网络病毒的防护，防止网络病毒入侵影响正常的办公。联网工作站也要安装防病毒软件，随时对数据盘进行杀毒。
4.16公司办公室将定期对各单位电子公文传输工作进行检查指导，重点检查制度建设、设备配置、人员管理、安全措施等，对不符合要求的要限期整改。
4.17公司办公室对各单位电子公文的应用管理进行考核，实行年终通报制度，对未按时接收公文的单位给予批评，对因主观原因殆误工作的要严肃处理，严重的要调离其工作岗位。
4.18公司的电子公文行文关系，与纸质公文的行文关系相同。
4.19本规定自发布之日起执行，由公司办公室负责解释。
5.相关文件
5.1公司《公文处理办法》
5.2公司《档案管理办法》
6.相关记录
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