浅谈如何提高秘书的公文写作能力_如何提高秘书写作能力

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秘书作为掌管文书并协助机关或部门负责人处理有关文书日常工作的人员，其首要任务就是撰写文稿。文稿撰写是同一思想，推进工作的主要手段。可见，写作能力是秘书的基本功。秘书人员所接触到的大多为公文写作，而且公文写作是秘书人员必备的技能之一。秘书为领导服务水平的高低主要体现在文字水平的高低之上，只有文字水平提高了，文字工作做好了，才能确保机关高效运转。因此，面对新形势，新要求，尽快提高秘书的公文写作梦见迫在眉睫。

一、秘书公文写作的主要内容

公文写作是指公文的起草与修改，是撰写者代单位立言，体现领导意图和愿望的写作活动，它包括起草初稿、讨论修改形成送审稿的整个过程。公文写作区别于其它应用问写作的独特特点：被动写作，遵命性强；对象明确，针对性强；集思广益，群体性强；决策工作，政策性强；急迫之作，时效性强；讲究格式，规范性强等。基本要求是：保证公文内容在政治上的正确性，实是求是，在业务上符合客观规律，特别注意文字表达，要规范格式与程序。基本规程：1领导交代发文意图2确定发文的主旨和应当使用的文种3收集和选择所需的材料4拟写提纲，安排结构5落实起草，拟写正文6修改润色，确定初稿。但在具体撰写公文时会常出现以下问题：文种使用不当，格式不规范，不遵守行文规则，名称表述混乱等，造成歧义，不利于工作的开展。

秘书作为公文的撰写者，在撰写公文时，要确保公文质量和效用，顺利达到行文目的，基于这一点，著名教育家叶圣陶先生在《公文写作得含糊草率的现象应当改变》一文中曾经说过：“公文不一定要好文章，可是必须写得一清二楚，十分明确，确保它的质量。”这就把公文写作的明确性问题提高到很高的地位来认识，同时也对秘书撰写公文的要求更为严格。

二、提高秘书人员公文写作能力的必要性

（一）社会发展需要

秘书作为一种古老而新兴的职业，在当今社会经济发展中起着不可忽视的作用，企业对人才的需求也日趋提高，秘书这一职业日渐成了人们关注的焦点，然而，由于传统观念中秘书工作面的狭窄，秘书人员自身综合素质的欠缺，人们对秘书职业存在偏见和不理解，秘书一直被人们误解为是一个不需要太多的知识铺垫作支撑的职业，人们普遍认为：懂得计算机，会做一般日常事物，懂得人际交往就可以胜任这一工作，使得秘书能力局限于此，殊不知，秘书不再是简简单单的打字，传递文件，提供信息，而已经扩展为从报告的专写到文书档案的管理，从日常接待联系到内部的沟通协调，由此可见，提高秘书公文写作能力是当今时代和社会形势发展需要。

（二）开展工作需要

公文写作以其严格的行文要求和特点，在党政机关，行政机构以及人民团体，企事业单位中具有不可替代的作用，机关企事业单位都离不开公文写作，从年初工作计划制定到大会筹备、召开到落实，工作开展中的信息上报，年中工作检查，向上级领导汇报工作进展情况，工作评比材料，年末工作总结等都需要公文写作来传达意向，而且公文是机关、团体、企事业单位公务活动中的血脉，是一切信息载体和文字体现，公文写作的好坏，直接联系到各项工作的顺利开展与否。学习公文写作，提高公文写作能力不但重要而且必要，它对于企事业单位的发展有着重要的意义。例如：在一个单位中，领导要召开大会，作为秘书就要领悟到上级的发文意图，从而确定发文的主旨和应当使用的文种，确保将领导的意向准确无误地表达出来，只有这样，才可以提高工作效率。

（三）服务上下需要

作为秘书，首先就要为领导服务，工作汇报，信息反馈，请求事项等都需要公文来传递，其次，横向服务，联系工作，互通情况等，也需要用公文来沟通，最后，为下级服务，布置工作，答复事项，也需要公文作为载体，可见公文写作在单位中起着桥梁和纽带的作用。

（四）提高自身需要

学习公文写作，对于秘书人员来说，可以获得更多信息，了解更多情况与动态，还可以锻炼能力，把握大局，开阔视野，提高观察分析能力，最后，还可以增加知识，体会领导艺术，讲话与思维，计划性与条理性，分析与解决问题能力，努力提高自己的公文写作能力，这也将是一种宝贵的人力资源。历史记载武则天有一次读到一篇声讨她的文章时，惊问：“这文章是谁写的？”左右回答是：骆宾王，武则天长叹一口气，对身边的宰相说：怎么可以失掉这个人才？”在处于敌对状态下，对方骂得她狗血喷头，她还希望得到好文人，由此看来，提高公文写作能力，作为秘书人员也是十分必要的。我们再来看一个例子：1956年9月，党的八大召开前夕，毛泽东因筹备会议很忙，委托陈伯达起草大会开幕词，陈伯达认认真真地写了几张纸，内容虽然全面，但是没有重点，毛泽东看后摇了摇头，这时候离开幕之日没有几天了，毛泽东就找来秘书田家英，说：你来写吧，写的短些，有力些。”田家英写了一个通宵，第二天就交了稿，毛泽东看后赞许地笑了。八大开幕上，毛泽东的这篇不足2000字的开幕词，曾被43次热烈的掌声打断，甚至会后代表们还不断赞扬这篇‘毛泽东风格’开幕词。这件事颇令人深思，田家英的开幕词之所以得到毛泽东的肯定，一是得益于他对毛泽东思想脉络的准确把握，二是领悟到了毛泽东关于开幕词的写作意图，加上他对毛泽东讲话风格的了解，写作成功那是必然的了，而陈伯达接受起草开幕词的任务时，没有具体的指示，也没有领悟到毛泽东的意图，因此，没有得到认可，从这个历史事例中，我们可以得出，提高公文写作能力是秘书人员自身价值的体现，可以更好地为领导服务，反之，得不到领导的认可，自身价值也难以实现。

三、秘书人员如何提高公文写作能力

（一）理论知识的积累

恩格斯认为，任何一个民族，要想保持旺盛的发展活力就一刻也不能离开理论思维。相比之下，我们往往不注意对工作进行理论思维而喜欢就事论事，这直接导致我们一些公文起点不高，深度不够，然而只有理论素质提高了才能头脑更敏锐，思维更活跃，眼光更长远，写出来的东西才能有正确的立场观点和深刻的思想内容，才有不可动摇的逻辑力量。理论的作用是潜移默化的，不能指望立竿见影，打牢理论基础必须作出长期艰苦的努力。

具体的累积方法：（作为一名秘书人员），在读书或调查研究过程中，把看到的、听到的有用的观点语言或心得体会，随时记下来，条件许可时，最好剪成册，分类保存，努力建立自己丰富的材料库。当然积累的知识，资料必须从自己的实际情况出发，要有明确的目的目标。

作为一名秘书人员，接触的写作也多为公文写作，因此，要提高公文写作能力，应有意识地选读一些公文范例，以作借鉴，只有读的多了，读熟了，也就能慢慢地摸到文章的调子和作法了，但也应认识到，读书是读他人之作，作文是作自己之文，借鉴只是从文中汲取营养，经消化后才能成为自己的东西，而不是生搬硬套，模仿抄袭。如此下来对写作文章是大有好处的，实践证明，只有通过积累，才能不断丰富知识，增强素质，提高秘书的公文写作能力。

（二）实践能力的培养

“文章非天成，妙手靠实践。”“文贵于精，精在于练。”任何好文章都离不了苦练。公文等文稿的写作才能，技巧也是从刻苦实践中锻炼出来的，天道酬勤，勤能补拙，只有多写多练，坚持不懈，才能熟能生巧，运笔自如，真正学到本领，放炮练习公文写作是有一个过程的，不可能一蹴而就，工作中，常常会听到一些人说：“我们是想写，可就是不知道怎样些，从何写起。”有道是“常看胸中有本，常写笔下生花”，通过练笔，可以锻炼我们的思维能力，开阔知识面，只要坚持勤于练笔，不怕失败，善于总结经验教训，自己就会慢慢“入门”，写作水平就一定能在日不见长中逐渐得到提高，不会再是无从下手了。“纸上得来终觉浅，须知此事要躬行”秘书人员要提高公文写作能力，必须要亲自实践，在办公室读书，看报，上网学习积累固然重要，但是“读十篇不如做一篇”，多练笔是提高公文写作水平最关键的一环，经常认真的学习公文写作，这样才能逐渐摸索出方法，开辟出写好公文的路径。

人们都知道这样一个道理，在实践中获得知识，是最扎实和最不容易忘记的，在实践中发现问题，从而解决问题，这样一来，实践能力提高，潜能力也得到了充分的挖掘。

小王是某单位的秘书，平时就经常看一些本单位的报纸，理解本来的方针，政策，以及最新信息及时收集整理，分门别类地建立自己的材料库，而且经常练习公文写作，收集公文范例，充实了自己的写作头脑，他自己也说：好记性不如烂笔头，实践是积累知识的重要手段，经过长期的实践练习，小王成了单位的笔杆子。

创作是升华的阶段，秘书人员要想写好公文，就必须经过实践这一中间环节。古人说的好：“多读乃籍之功夫，多做乃切实求己之功夫”意思就是说，多读是借鉴别人的经验，只有多写多练，坚持不懈，才能日有所进，不断提高。因此可见，没有认真的培养和训练，没有刻苦的学习和实践，没有丰富的知识和经验是不会写出好公文的。事实证明，在写作公文能力最为直接而又有效的途径。（《公文写作培训教程》岳海翔主编）

（三）理论实践相结合公文写作是一件很严肃很重要的事情，魏文帝曹丕在《典论论文》中说：“盖文章，经国之大业，不朽之盛业。”特别是公文的语言每一词，每一句子都有一定的要求，秘书人员要想提高公文写作能力必须坚持理论实践相结合的原则。只有从理论和全局的高度，注意理论和实践的结合，提炼出鲜明的观点，文章才有方向，有深度，指导性才强，才有生命力。有些人掌握了许多理论方面的知识，但在具体写公文的时候还是无从下手，这就是因为理论知识没有完全消化，没有真正运用到实践中去。

提高公文写作能力是一个永无止境的过程，过于依赖借鉴他人之作而忽视自身有意识地进行写作实践就难以使公文写作梦里得到提高。

学习的目的全在于运用，只有同指导实践相结合，才能把理论学好学透。公文写作是秘书人员必备的技能之一，写作能力是秘书的基本功，所以要想扎实基本功，没有一定的理论水平是难以做到的，而有了相当的理论知识却没有运用到实践当中去，也是徒劳无益的。就例如：领导让秘书小李拟草一份工作计划，小李具备了相当多的理论知识，知道计划的格式，了解本单位相关的工作运转，但就是平时没有多锻炼、多实践性地写作，以致于经验不足，关键时刻还是没能完成，综上所述，秘书人员只有掌握必要的基础知识并且与实践相结合，将理论联系到实践当中，勤学苦练，才能切实提高公文质量和行文效率。

四、总结

秘书这一职业被称为现代社会的第361行。秘书人员所面临的挑战越来越多。面对新形势，作为秘书工作人员怎样才能更好地适应社会发展和企业需求，很重要的一个方面就是提升自己的综合能力。而作为秘书人员首要任务是撰写文稿，因此，要想在竞争激烈的社会企事业单位中脱颖而出，提高秘书人员的公文写作能力是燃眉之急；而且这还不仅仅是社会发展需要，也是工作开展需要。试想哪个单位不想要一个别人眼热的‘笔杆子’。公文写的如何，不仅直接影响公文撰拟制作的质量和公文效用发挥，同时还影响机关办事效率的高低，由此看来，提高秘书人员公文写作能力与否对于一个单位的高效运转起着至关重要的作用。

最重要的是，这也是提升自我价值的表现，提高公文写作能力可以让秘书人员更好地履行岗位职责，而且优秀的秘书人员永远是一种宝贵的资源。我们说了许多关于提高秘书人员公文写作能力的重要性，认识到了它的重大意义。因此就要努力去提高自身能力。

“读书破万卷，下笔如有神”、“熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟”是讲阅读对提高公文写作的重要性，只有多阅读优秀的公文范例，才能为日后的实际写作打好基础。在理论知识的积累上，多写多练、坚持不懈，争取运用到自己以后的公文文稿起草工作中去，尽快提高自己的行文能力。

所以，写作能力的提高是整体素质的提高，这种素质将会使自己终身受益。提高公文写作能力既是提高工作效率、做好机关工作的需要，也是发展和完善自身的需要！