应用文写作论文高校行政公文写作的要素分析_应用文写作的基本要素
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高校行政公文写作的要素分析
摘要：行政公文是国家机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公文活动的重要工具。行政公文写作主体、客体、栽体、受体的特点和思维过程，决定了行政公文的实用性、规范性、简明性特征。
关键词：高校；公文；要素
国务院明文规定：“行政公文是国家机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公文活动的重要工具。”高等院校也和一切党政机关、社会团体、企事业单位一样，公文是高校办理有关贯彻党和国家的方针、政策，制定规章制度，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验等公务所形成的具有一定体式的书面文字材料，它直接服务于学校的教学科研等各项工作。有效实现公文写作的规范化、制度化、科学化，对提高学校管理水平和教育教学质量有着非常重要的意义。
一、写作主体
1．1要素分析
行政公文的写作主体是制发公文的行政机关。公文是行政机关为行使行政职权而制发的，往往以机关名义或者是机关领导人的名义制发，即使以机关领导人名义制发的公文，也并不代表领导者个人，而是代表法定机关，体现法定机关的职权和意志。写作主体往往不是一个人，而是一个群体 一般公文写作都要经过领导交拟、执笔者撰写、部门审核、领导鉴发等环节。因此，公文写作在严格意义上不是个人写作活动，而是凝结着群体的劳动和智慧。代表行政机关负责执笔起草的文秘人员只是代机关立言。凶此必须运用整体性思维，在写作过程中充分考虑发文代表的机关或领导人、发文的缘由、发文的方式以及最终要达到的效果，了，解并掌握各类公文的作刚、格式、适用范围、写作特点，根据发文内容确定采用的文种，收集、阅读、研究有关的文件材料，拟出写作提纲，认真起草正文，反复检查修改，按照要求完成相应的写作任务。
1．2思维特点——换位思维
所谓换位思维，是指站在他人立场上，设身处地替他人思考的一种思维方式。在公文写作中，作为代言人，文秘人员要采取换位思考方式，就是说要站在被代青的政府机关的立场上去思考问题。公文写作往往要体现领导意图，这时公文撰写荐需要站在领导者的角度通观全局、分析问题。只有明确自己代肓的具体角色，了解这个角色的工作职权、工作目标，了解自己在公文撰写中主观能动性可以发挥的程度，才能进入并把握好角色，写好公文。
二、写作客体
2．1要素分析
行政公文的写作客体即行政公文的内容。行政公文在思想内容方面应该政策性强、针对性强、科学性强。政策性强指的是思想观点正确，准确体现党和国家的方针政策；针对性强指的足有的放矢、切中要害；科学性强就是反映工作的实际情况和客观规律，实事求是，能够及时指出问题、分析问题、解决问题，经得起时问和实践的检验。行政公文一般是传达贯彻党和国家的方针政策，发布行政法规和规章，施行行政措施，请示和答复问题，指导布置和商洽工作，报告情况交流经验等等，具有权威性，这些内容一经写进公文，就不能轻易改变。
2．2思维特点——策略思维
采用“策略思维”，就是要在明确自己的行文日的后，综合考量当时的政治气候，权衡政策法律环境，站在全局的高度来看待自己的意愿和要求，最大限度地吸收与之相关的信息，来修正和补充自己的决策和判断。文秘人员在接受写作任务后，首先要对写作客体进行深入的了解，以弄清工作或生产生活中存在问题的基本情况；然后要对这些情况进行深入地分析研究，以掌握其产生的原因和发展的规律，探讨解决问题的重要性和必要性；最后要在此基础上具体考虑如何开展工作或解决问题的要求措施。在行政公文写作中采用“策略”，就是更多地顾及现实存在的实事背景、政策背景、文化背景、经济背景、道德背景等等，对写作禁忌回避和化解，回应时代的召唤、社会的规范、群众的呼声，在发文目的与社会要求间进行综合平衡，以做出正确的写作决策。
三、写作载体
3．1要素分析
行政公文的写作载体即行政公文的格式、语言等。
3．1．1公文的格式
公文是内容和形式的统一体，一定的内容要用一定的形式来表现，一定的形式表现一定的内容。各类行政公文具有规范的格式，公文一般由标题、发文字号、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、抄送机关、附注等要素构成。
公文的标题应做到准确简要地概括公文的主要内容，并表明公文种类，即事由加文种(有的公文标题由发文机关、事由和文种组成)。根据2000年8月24日发布，2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》(以下简称《办法》)，可将国家行政机关的公文分为13种，分别为命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。这些文种各有用途，功能专一，不能混用。
公文应当标注主题词。主题词的标引顺序应为“先标类别词，再标类属词，在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词”，主题词的选用可参照《国务院公文主题词表》，或者参照本行业试用的公文主题词表。
3．1．2公文的语言
公文语言必须规范、准确、简明、实用。公文表达方式以叙述、说明和议论为主，叙述要概括，注重简明性，说明要客观，注重条理性，议论要有序，注重逻辑性。
在用闻上，行政公文的用词多为书面用词，少用口语词、方言词以及土语词，而且行政公文中有一套特定的专门用语，它们含义特定，用法固定。如开头常用“近查”、“电悉”、“函悉”、“请示悉”等词语；叙述缘由常用“为了”、“遵照”、“根据”等词语；表示经办常用“经”、“业经”、“已经”等词语；表示承转常用“据此”、“为此”等词语；表示祈请常用“请求”、“期望”、“盼予”等词语；表示态度常用“拟”、“准予”等词语；表示结尾常用“特此报告”、“特此通知”、“此复”等词语。
3．2思维特点
3．2．1功利思维
功利思维是一种理性的思维，要求行为本身要有正面的利益效果，以对实施行为的后果作出理性判断为前提。行政公文具有法定效力和规范体式，具有极强的写作功利性。它的制发要坚持实事求是、精简、高效的原则。功利思维要求公
文文种的选择要确实能够传达政令，准确表述行政意志，具有恰当的行文方向和行文目的。
3．2．2完形思维
完形思维就是由复杂混乱实现集中整合，清晰有序、有所选择、有所舍弃、语言文字形式成为完形思维过程中的决定性因素，语言文字是实现公文统一有序的工具，语言文字的广度和深度决定着写作思维的广度和深度。
四、写作受体
行政公文的写作受体一般就是公文的主送机关和抄送机关。行政公文对受文者有一定的强制性和约束力，行政公文一经发布，在法定时间和空间范围内，公文对受文者产生强制性影响，具有法定的行政约束力,写主送机关时不仅要党政分开，机关与领导也不宜并用。国家规定：“公文内容涉及有关机关的职权范嗣需其予以配合时，应抄送该机关”，“向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关”，“上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关”。
五、制约关系
公文文种与主送机关间有互动关系和制约关系。许多错用文种的现象，都是由于没有弄清这种制约关系所导致的。例如：如果向无隶属关系的业务主管部门请求批准某事项，那么就应该使用“函”；如果向上级请求指示、批准某事项，那么就应该使用“请示”。批复只用于答复下级机关的请示，如果是同级或不相隶属机关的询问和请求，或下级机关请示以外的文件，均不能使用批复。
写作系统四要素是相互制约、相互影响、联系紧密的统一整体。按照约定俗成的格式写作，文风朴实，条理清楚，用词恰当，语法规范，逻辑严谨，才能形成高质量的高校行政公文。
参考文献：
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