《档案管理学》(黄建艺)_档案管理学黄世喆

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《档案管理学》作业

1． 档案实体管理的原则是什么？

答：（1）来源原则；（2）全宗原则；（3）有机联系原则；（4）保管和利用方便原则。

2． 简述档案实体管理的方法。

答：（1）历史方法与逻辑方法的不同。面对数量多、内容、形式、来源复杂多样的档案，要实施有序化管理，大体上可以归纳为历史和逻辑两种方法。历史的方法可以称之为客观或自然的方法。其优势是在实践领域，尤其是档案实体管理的实践领域。逻辑的方法就是对档案实体管理进行概念和抽象的管理。

（2）历史的方法是由档案本质特性决定的。不同的被管理对象对其管理方法都有一定的要求。这种要求决定了管理不同的对象需要采取特定的方法，而档案实体管理主要采用历史的方法，也是由于档案的本质与特性对其管理方法的要求所决定的。

（3）历史的方法在档案实体管理中的应用。档案实体管理较少采用逻辑的方法，较多采用历史的方法。而逻辑的方法比较多适合于档案内容信息的开发利用领域。

总之，随着日益复杂的社会过程相应地使档案种类、成分和形式呈现多样化的特点，这种趋势的出现，要求档案工作者以辩证的观点去观察和处理档案实体管理中出现的矛盾和问题。3．

档案价值标准有哪些方面？

答：

一、档案属性标准。

（一）档案来源标准。

（二）档案内容标准。

（三）档案形成的时间与时效标准。

（四）档案的形式特征标准。

二、社会需求标准。

（一）社会需求方向。

（二）社会需求面。

（三）社会需求时间。

三、相对价值标准。

（一）相关档案的保存状况。

（二）保管条件和费用。

4． 简述档案保管期限表的类型和结构。

答：保管期限表的类型：

一、通用档案保管期限表。

二、专门档案保管期限表。

三、同系统机关档案保管期限表。

四、同类型机关档案保管期限表。

五、机关档案保管期限表。

保管期限表的结构顺序号、条款、保管期限、附注以及说明等部分。

5． 简述档案收集工作的基本要求。答：（1）及时、全面地把档案收集进馆（室）。

（2）加强馆（室）档案来源的调查研究与指导工作。

（3）推行入馆（室）档案的标准化。

（4）保持全宗的不可分散性和全宗群的相对完整性。

6． 简述档案馆接收现行机关档案的期限与要求。

答：档案馆接收现行机关档案的期限：根据档案发挥作用的特点，本着既便于档案形成机关工作查考，又便于党和国家各项工作利用的原则，现行机关形成的档案应该在本机关保存一段时间，供

机关日常工作查考，然后再将需要长久保存的档案移交给档案馆保管。档案馆接收现行机关保管期满的档案时，有逐年接收和分段接收两种办法。

档案馆接收现行机关档案的要求：

1、完整性。

2、真实性。

3、地方性。

4、坚持质量验收。

5、清点核对。7． 为什么必须按照全宗整理档案？

答：第一，按全宗整理档案，能够揭示档案内容的实质，从而正确评价档案的价值，为档案的提供利用奠定了科学基础。第二，全宗是档案管理的基本单位，对档案管理有重要的组织作用。第三，按全宗整理档案，不仅仅是个方法问题，而且也是一个理论问题。总之，不应该把全宗理论绝对化，忽视全宗理论不断发展的规律，同时也要防止把全宗问题看得过于简单，甚至取消全宗的理论。所以，整理档案必须以全宗为单位进行。8． 简述档号的编制原则与方法。

答：档号的编制原则：

1、唯一性原则。2合理性原则。

3、稳定性原则。

档号的编制方法：

1、全宗号。全宗号有三种编法：一是按系统编号，二是按立档单位的重要程度编号，三是按进馆档案的先后顺序编号。

2、案卷目录号。案卷目录号编制方法也是多种多样的，一年编一本案卷目录的，就按年度顺序编号。按保管期限编成若干本案卷目录的，就按永久、长期、短期顺序编号等方法。

3、案卷号。案卷在系统排列之后，要确定卷内每个案卷的前后次序

和排列位置。著录案卷目录内每一案卷的流水号，就是案卷号。

4、件号或页号。文件立卷以后，进行卷内文件的排列，给每份文件以固定的位置，用数字固定文件前后次序的代号，就是文件的件号或页号。在档案馆内，不能有相同的全宗号，在一个全宗号内，不能有相同的案卷目录号，在一个案卷目录内不能有相同的案卷号，在一个案卷内不能有相同的页号。9． 档案保管工作有哪些基本要求？

答：第一，以防为主，防、治结合。第二，加强重点，照顾一般。第三，自力更生，勤俭节约。第四，立足原件，保证信息。第五，立足长远，保证当前。

10． 什么是全宗卷？全宗卷应包括哪些材料？

答：全宗卷是档案馆（室）在管理某一全宗过程中形成的、能够说明该全宗历史情况的各种文件材料所组成的专门案卷。

全宗卷通常包括：

1、在收集工作中产生的文件材料。

2、在档案管理中形成的文件材料。

3、在档案鉴定中产生的文件材料。

4、在档案保管、统计工作中形成的文件材料。

5、在档案提供利用工作中所形成的文件材料。

11． 档案室的登记与统计工作主要有哪几种形式？

答：档案室的统计工作主要通过以下几种形式进行：

1、卷内目录。

2、案卷目录。

3、归档文件目录。

4、总登记簿。12． 简述档案信息资源开发的原则。

答：第一，馆（室）藏基础原则。机关档案室是保管本单位档案的内部机构，档案馆是永久保管档案史料的基地，是提供档案为社会服务的中心。第二，信息有序化原则。档案信息资源开发的首要工作是使档案信息资源结构有序化。第三，信息激活原则。信息激活是档案信息资源开发最基本和最高的目标性原则。第四，充分利用原则。它要求档案馆在档案信息资源开发中要找到更多的利用者，而利用者能方便快速地获得更多的档案信息，以实现档案信息充分利用的目标。第五，全面效益原则。在市场经济条件下开发档案信息资源应力求做到现实效益与长远效益相统一，局部效益与整体效益相协调。

13． 简述档案信息资源开发应采取的措施。

答：

1、创新观念。

2、做好宣传，改善环境。

3、优化丰富馆（室）藏和健全档案信息开发机构，确立资源与人员的保障体系。

4、充分利用现代化技术。

5、以市场为导向，以创造名牌产品为目标。

6、走特色开发之路。

14． 简述《中国档案分类法》的编制原则与体系结构。答：《中国档案分类法》的编制原则：第一，以马列主义、毛泽东思想为指导，遵循辩证唯物主义和历史唯物主义。第二，分类法的体系和基本类目的设置，是以不同历史时期的国家机构、社会组织从事社会实践活动的职能分工为基础。第三，分类法在总体上具体有概括性和包容性，能够容纳各个历史时期、各项社会实践活动所形成的各类档案，并力求保持基本类目的稳定性。第四，分类法的类目名称和标记符号，力求准确、规范、简明、易懂、好记。

《中国档案分类法》的体系结构：

一、《中国档案分类法》的宏观结构，1、编制说明。

2、分类表。

3、附录。

二、《中国档案分类法》的微观结构，1、中华人民共和国档案分类表。

2、新民主主义档案分类表。

3、民国档案分类表。

4、清代档案分类表。15． 简述档案分类标引、主题标引的规则与方法。

答：档案分类标引的规则：

1、辨清类目的确切含义，不能脱离类目之间的联系和类目注释的限定来孤立的理解类目的含义。

2、档案分类标引的内容，必须是档案文件中论述比较具体的，有一定参考价值，可以成为检索对象的。

3、档案分类标引必须符合专指性的要求，将档案文件分入最大用途和最切合档案内容的类目，给予准确分类号。

4、档案分类标引应能为利用者提供必要数量检索途径。

5、档案分类标引应保持一致性。

档案分类标引的方法：

1、一份文件或一个案卷只论述一件事物或一个问题时。一般按照其内容性质，赋予分类表中恰当的分类号。

2、从不同的方面来论述同一主题文件，按分类表中有关分散和集中要求，归入相应的类目。

3、一份文件或一个案卷论述的是两个或两个以上的主题。

档案主题标引的规则：

1、标引必须持客观态度。

2、档案主题标引的核心是揭示文件或案卷论述的主要事物或问题。

3、选定的主题词必须是正式主题词。

4、必须使用词表中最专指的主题词标引。

5、当此表中找不到最专指的主题词时，则应该选用最直接相

关的两个或两个以上的主题词进行标引。

档案主题标引的方法：

1、阅读文件，了解主题。

2、主题分析。

3、主题概念的提炼。

4、主题概念的转换。

5、标引记录。

6、校对审查。

16． 简述大事记的体例与编写方法。

答： 大事记的体例有以下几种：

1、编年体

2、分类编年体

3、纪事本末体

4、编年纪事本末结合体

5、大事记述体

6、纪传体

大事记编写方法：

1、封面。封面由题名、记事上下年限、编制单位或编制人、编制年月等事项组成。

2、序言。有的称为前言、编辑说明等，是对大事记编写情况总的说明。

3、目录。正文是大事记的主体部分，有条目组成。大事记的条目主要由大事时间和大事记述两部分构成。

5、按语与注释。按历史时期编排和分类编排的大事记，可在每个时期或类目之前加写按语。起到引导阅读作用。大事记中某些特定含义可以注释说明，以便读者理解。

6、附录。即大事记的辅助材料，放在正文之后，以便于读者查阅。17． 简述组织沿革的体例与编写方法。

答：组织沿革的体例：

1、编年法。即按年度记述某一机关的组织概况。

2、系列法。即以组织机构或问题形成系列，分别记述其沿袭变化的始末概况。

3、阶段法。即根据机关发展变化的特点划分为若干个历史阶段，在每个阶段中在分别记述各方面的情况。

组织沿革的编写方法：组织沿革可以采用文字叙述或图表的形式，也可以图文并茂。在编写中宜用文字记述的用文字记述，宜

用表格的用表格，文字与图表可交叉使用。18． 怎样做好档案提供利用工作？

答:

1、明确服务方向，端正服务态度。

2、熟悉档案，了解和研究利用者的需要。

3、正确处理档案提供利用和保密的关系。19． 简述档案利用服务的方式。

答：

1、阅览服务

2、档案的外借

3、制发档案复制本

4、档案证明

5、档案目录

6、档案展览

7、档案咨询

8、网络化、档案数字化环境下档案利用服务方式的变化。20． 专门档案的管理需要注意什么？

答：

1、专门档案需要单独保管。

2、专门档案管理遵循基本原则：专门档案必须集中统一在本单位综合档案室管理；维护专门档案的完整与安全。

3、编织类目：类目的实际运用性；类目的科学系统性；类目的相对稳定和科学适用性；类目的保证性。21． 简述人事档案材料的归档范围和收集渠道。

答：人事档案材料的归档范围包括：调配、任免、考察考核材料，录用材料，办理出国、出境材料，各种代表会材料，工资待遇材料，学历和评定岗位技能材料，职称材料，加入党、团组织材料等其他材料。

人事档案材料的收集渠道：

1、通过组织、人事、劳动及其他人源管理部门收集各种履历表、简历表等；评聘、晋升、套改专业技术职务和评定工人岗位技能的材料；授予学位、学衔、军衔的材料；出国、出境、办理工资、调整级别待遇的材料。

2、通过

员工所在党、团组织、政府机关单位有关部门收集员工入党、入团、退党、退团及参加民主党派材料的有关材料；授予各种荣誉称号的先进事迹和奖励材料；更改姓名、年龄、参加工作时间、入党入团时间、申请书和组织审批材料。

3、通过纪律检查部门、行政监察部门、保卫部门和公安部门、检查部门、收集员工违反党纪、政纪、国法所受的党内外处分及撤销处分的材料等。

4、通过科技、业务部门、学校和培训部门，收集反映员工业务能力、科技发明、论著的篇目、业务考绩、成果、贡献评定等材料。

5、通过军队有关部门和地方民政部门，收集曾在部队做过的人员档案材料；地方干部兼任部队职务的审批材料等。22． 简述人事档案查阅中应注意的问题。

答：

1、认识档案查阅的原则：宽严适度，内外有别，灵活掌握，便于利用。

2、利用人事档案必须符合查阅范围的有关规定：利用党委组织部门的人事档案必须是中共党员；组织、人事、劳动各部门查阅的人事档案必须是中共党员；组织、人事、劳动部门查阅人事档案须有手续完备信件。

3、查阅人事档案，必须持介绍信或审批表，由主管部门负责人签字并盖章，报人事档案部门审批后方可查阅。

23． 如何确定会计档案的保管期限？

答：会计档案的保管期限，根据其特点分为永久、定期两种，原则上按《会计档案管理办法》和三个附件的规定执行，如果有特殊需要，可以适当延长保管期限。会计档案保管期限中的永久保

存为50年以上，定期保管为25年、20年、15年、10年、5年等几个层次。各种会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

24． 会计档案如何提供利用？

答：

1、开发会计档案信息资源的途径。

2、会计档案的检索工具。

3、会计档案编研工作。

25． 何谓照片档案？其主要成分有哪些？

答：照片档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的、以静止摄影影像为主要反应方式、有保存价值的历史记录。照片档案主要由底片、照片、文字说明材料所构成。26． 磁带录音、录像档案的保护须注意什么？

答：

1、适宜的温度。

2、磁带应卷绕平整，不能有折皱、弯曲，防止带体损坏

3、定期复制与转绕

4、磁带要竖放

5、磁带使用与保存处所应避免靠近磁场。27． 档案信息化的内容有哪些？

答：

1、环境构建。管理体制和机制的理顺；法规政策的健全；标准规范的制订；社会服务体系的完善；人才的培养。

2、资源创建；资源管理；资源服务；系统设计与管理。28． 如何做好档案信息化的统筹规划？

答：档案信息化是一个长期发展的系统工程，要素众多，投资不菲，为充分发挥各方面的积极性，避免重复建设和盲目建设，促进信息交换与共享，提高档案信息化的整体水平，需要对各阶段的目标、任务、措施进行总体规划和部署，分步实施，有序推进。29． 简述电子文件的概念和三要素。

答：电子文件又称数字文件，是在数字设备及环境中生成，以数码行式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。电子文件的三要素是内容、结构和背景。内容指的是文件中所包含的表达作者意图的信息。结构是指文件内容信息的组织表达方式，分为物理结构和逻辑结构。背景指的是能够证明文件形成环境、形成过程、存在状态以及文件之间相互关系的信息。30． 电子文件存储管理包括哪些内容？

答：

1、存储设备：硬磁盘和磁盘陈列；磁带和磁带库；光盘和光盘塔、光盘库。

2、存储方式：在线存储；离线存储；近线存储。

3、存储系统架构

4、存储设备的保护。31． 简述档案数字化工作中的业务流程。

答：业务流程是档案数字化工作流程的主体，管理流程是业务流程的保障。按照工作内容，业务流程可以分为应用系统开发流程和数字化资源建设流程两个方面。应用系统开发流程负责设计、实施、维护档案管理系统，为数字化档案的加工、处理、存储、提供利用和保存提供工具。数字化资源建设流程则借助于档案管理系统创建、管理数字化档案，并向用户提供多样化的利用服务。应用系统开发流程和数字化资源建设流程相辅相成，并进行开展。32． 简述档案数字化工作的目标。

答：档案数字化的目标在于建立高质量的、便于使用的数字化资源，可以长久保存、反复使用，可以被广泛、方便地获取，可以应用于不同的环境。有四个方面：方便用户查询和利用；支持电子化业务流程；保护档案原件；汇聚分散保存的档案信息。