文书与档案管理复习材料10初稿_文书档案管理复习纲要

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文书与档案管理教学辅导材料

1章

考试题型及分值分配：

一、单项选择题择题（本大题共15小题，每小题1分，共15分）

二、多项选择题（本大题共5小题，每小题2分，共10分）

三、名词解释解释（本大题共5小题，每小题3分，共15分）

四、简答题（本大题共5小题，每小题6分，共30分）

五、论述题（本大题共2小题，每小题10分，共20分）

六、案例分析（本大题共1小题，共10分）

一、单项选择题

1．“应用文”一词大约出现在（1章1节6了）D A．隋代以后 B．唐代以后 C．五代以后 D．宋代以后 2．能够制发文件的部门、单位一般称为（1章1节8重点）D A．上级单位 B．下级单位 C．发文单位 D．行文单位

3．“文件”一词大约出现在（1章1节5页了）B A．明末 B．清末 C．民国 D．近代

4．档案最本质的属性是（1章1节8重）B A．现实执行性 B．原始记录性 C．科学文化性D．利用价值性

二、多项选择题

1．档案工作机构主要有（1章3节15了）ABC A．档案室 B．档案馆 C．档案事业管理机构 D．档案局 E．档案处

三、名词解释

档案室（1章3节15了解）是各机关、团体、企事业单位等统一保存和管理本机关档案的内部组织机构。

四、简答题

1简述文书工作与档案管理的区别。（1章2节14掌握）

（1）两者的工作任务不同；（2）两者的服务对象不同；（3）两者工作的目的不同；（4）两者工作的具体内容不同。

五、论述题

试述文书的作用。（1章1节9重点掌握）

（1）领导指导作用。机关、单位可以通过制发文件来部署各项工作，传达党和国家的路线、方针、政策，传达各级领导机关以及本机关的意见和决策，对下级的工作进行具体的领导与指导。

（2）行为规范作用。法规性文件，一经发布，便成为人们的行为规范，必须坚决遵照执行，不得违反。（3）公务联系和知照的作用。各机关单位在处理日常事务工作中，经常要与上下左右的有关机关单位进行公务联系，公文往来则是机关单位之间协商和联系工作的一种手段。（1分）

（4）凭据记载作用。公文是机关单位职能和公务活动的文字记录。一般说来，绝大多数公文在传达意图、联系公务的同时，也具有一定意义的凭据作用。

（5）传递信息与宣传教育的作用。公文是传递信息的重要渠道。

六、案例分析（1章2节13重点）

1956年4月16日，中华人民共和国国务院颁布了《关于加强国家档案工作的决定》，确立了“档案工作的基本原则是集中统一地管理国家档案，档案的完整与安全，便于国家各项工作的利用”。1959年确定了党政档案工作的统一领导和党政档案的统一管理。1987年9月5日，全国人大常委会颁布了《中华人民共和国档案法》，明确规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。”这是用国家法律形式确定下来的档案工作原则，是档案工作必须遵循的。请分析：

（1）档案工作的基本原则是如何确立的？（2）档案工作基本原则三方面之间的关系如何？

（1）我国档案工作的基本原则，是在长期的档案工作实践过程中，逐步形成和确定下来的。

（2）集中统一地管理国家全部档案，是我国档案工作的组织原则和管理体制。维护档案的完整与安全，是档案工作的基本要求。便于党和国家各项工作的利用，是档案工作的根本目的。档案工作基本原则的三个方面是辩证统一的，前两者是手段，后者是目的。没有前两者，就没有便于可供利用的物质基础；离开了后者，实行集中统一管理、维护档案的完整与安全便失去了意义和方向。

2章

一、单项选择题择题

1．《国务院关于全面推进依法行政的决定》属于（2章2节28了）D A．部署性决定 B．事项性决定 C．法规性决定 D．指挥性决定

2．调查报告《如日方升 前途广阔——北京推广应用微型电脑情况调查》所属的类型是（2章2节61了）B A．反映社会情况的 B．介绍新生事物的 C．总结典型经验的 D．揭露社会问题的3．适用于“对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”的文种是（2章2节28了）B A．通告 B．决定 C．公告 D．命令

4．批复针对的文种必须是（2章2节45页了）C A．通知 B．报告 C．请示 D．意见

5．通常所称的“三密”文件是指（2章1节24掌）D A．绝密、机密、特密 B．绝密、加密、秘密 C．特密、机密、秘密 D．绝密、机密、秘密

二、多项选择题

1．司法文书的特点是（2章3节65掌握）ABCD A．法律的约束性 B．文字解释的单一性 C．形式的程式性 D．内容的规范性E．文书处理的急迫性 2．属于机关日常事务类文书的是（2章1节22掌握）ABCDE A．计划 B．总结 C．讲话稿 D．提案 E．公示 3．广义的报告包括（2章2节40了）ABCDE A．工作总结 B．述职报告 C．工作检讨报告 D．调查报告 E．工作简报

三、名词解释

1简报（2章2节56了解）是机关、团体、企事业单位用来指导工作、向上级机关反映情况和问题、交流经验以及沟通信息的一种公务文书。

2司法文书（2章3节65了）是公安机关、检察院、法院等司法机关及诉讼当事人在办理各种案件的过程中，依法制作并使用的、具有法律效力或法律意义的文书。

四、简答题

1简述调查报告的特点。（2章2节60掌握）

（1）针对性强；（2）用事实说话；（3）揭示事物的本质规律；（4）具有时效性。2简述根据内容和使用范围对函的分类。（2章2节49掌握）（1）商洽函；（2）询问函；（3）请准函；（4）答复函；（5）委托函。3简述述职报告的特点。（2章2节57掌握）

（1）述职主体的唯一性；（2）报告内容的规定性；（3）形成时间的特定性；（4）使用价值的鉴定性。

五、论述题试述公告和通告的区别。（2章2节33重点）

（1）发布性质不同。通告发布以后，具有执行性，同时也具有告知性；而公告主要是告知性，没有执行性。（2）发布机关级别不同。公告庄重、严肃，宣布事项重大，一般由级别较高的领导机关或授权的专门职能机关发布；通告宣布事项可大可小，一般机关均能发布。

（3）告知事项的范围不同。公告范围大，面向国内外。通告范围较公告范围小，在一定范围内使用。无论是法规性通告，还是事务性通告，都只在一定范围内周知或者执行。

六、案例分析（2章1节25掌握）

每一个公文文种都有明确的适用范围，都有严格的使用要求，每个制发机关都应根据各自的职权范围、行文目的和工作内容选择单一确定的文种。但在写作实践中，经常出现乱用文种的现象。如：有些单位把“简报”当作法定公文，取代“报告”，用以反映情况；由于“通知”的适用范围很广，功能很多，同其他许多公文文种都有交叉，有人就把“通知”当成了万能文种，似乎什么文件都可以用“通知”制发，本该用“会议纪要”、“批复”、“命令”、“通报”等文种，行文皆用“通知”代替。请分析：

（1）正确选择公文文种有何意义？（2）如何恰当地选择公文文种？

（1）不同的公文种类及名称，反映着不同的使用目的和要求，反映着不同行文机关的职权范围和行文机关之间的行文关系。因此，正确地选择与使用公文种类及名称，对于公文的形成和处理，都具有十分重要的意义。

（2）根据发文机关的职责权限恰当选用。由于不少文种都只限于一定级别或拥有相应职权的机关才能使用，因此机关行文时一定要根据自身的地位，在自己的权限范围内选择相应文种，否则所发文件无效。根据发文机关与收文机关的行文关系正确选用。机关制发公文，或是对上行文，或是对下行文，或是平行行文，三种不同的行文反映了不同的行文关系，必须分别在上行文、下行文和平行文对应的文种范围内选择恰当的文种。

根据发文的具体目的和要求准确选用。每份文件都有特定的撰制目的，都是为了实现一定的工作意图和工作目标，因此需要根据不同的行文目的选择不同的文种。

3章

一、单项选择题

1．公文标题的中心词是（3章2节83掌）D A．发文机关 B．事由 C．介词结构 D．文种择题

2．就表达方式而言，我国现行机关的公文文体采用（3章1节73了）C A．文言文 B．半文半白 C．白话文 D．公文套语

三、名词解释

1文书格式（3章2节76了解）就是文书的表现形式，即各种公文文体的表现样式和形式。

2文体（3章1节72了）是为适应不同的交际需要而形成的语文体式。它是指文章的体制、体裁、体例样式。

五、论述题

试述公文格式标准化的作用。（3章2节78掌握）

（1）公文格式标准化体现了公文的权威性、有效性，有利于公文的贯彻执行。国家行政机关的公文是由法定的作者制成和发布的，代表法定机关发言，在现实执行中具有法定的权威性，同时也就产生法定的效力，这是行政公文区别于其他文字材料和文章的根本特征。

（2）公文格式标准化方便了公文的处理，有利于提高工作效率。公文格式的各项内容及其标准化的设计都有其存在的必然性、必要性，都是为了保证和方便公文的处理。

（3）公文格式的标准化顺应了社会的发展，有利于实现办公自动化。随着社会的发展，公文也会出现许多新的变化，必须对公文及其格式进行相应的符合实际需要的改革。同时，公文格式的规范化、标准化也有利于实现办公自动化、现代化。

4章

一、单项选择题择题

1．被称为“全知叙述”的是（4章4节125了）C A．第一人称叙述 B．第二人称叙述 C．第三人称叙述 D．第四人称叙述 2．条例、规定、办法等规范性文书常用的表达方式是（4章4节129了）C A．叙述 B．抒情 C．说明 D．议论 3．文书形成的理论基础是（4章1节96重）D A．应用性 B．时代性 C．美观论 D．反映论 4.誊抄文稿的总原则是（4章3节110了）C A．认真 B．清晰 C．规范 D．细心

5．多数文书在初稿拟好以后，都应该在不同范围内（4章2节105了）A A．征求意见 B．拟定提纲 C．总结经验 D．反复修改

二、多项选择题

1.文书语言表达的修辞要求是（4章3节118掌握）ABCDE A．表达的明确性 B．表达的简洁性 C．语言的平易性 D．表达的文明性 E．表达的程式性

2．在文书形成过程中，材料筛选加工的方法主要有（4章3节115掌握）ABCDE A．量价值，看负荷 B．正反比较，鉴别真伪 C．按层分类，点面结合 D．分析综合，寻找联系 E．抽象概括，揭示规律

三、名词解释

表达方式（4章4节122了）就是文书撰写者将文书的内容和思想意图表述、传达出来的方式、方法和手段。

四、简答题

1简述文书主题确定的依据。（4章3节112掌握）（1）行文的目的要求；（2）党和国家的路线、方针政策和上级指示精神；（3）处理事务和社会交往的客观要求；（4）事物的共同特征和发展规律。

2简述收集材料要注意做好的工作。（4章3节114掌握）

（1）做好日积月累的工作；（2）做好调查研究工作；（3）广泛收集各种渠道的间接材料。3简述文书主题表达过程中应达到的要求。（4章3节113重点）

（1）主题要集中；（2）主题要清晰明确；（3）主题要前后一致；（4）主题露而不藏。

六、案例分析（4章1节99重点）

历史上，因种种实际的不便，在公文处理的实践操作中，人们创造性地开始使用“请示报告”这一变通文种。这种变通做法在当时有着积极的意义。为了准确反映不同公文名称的不同行文目的和要求，划清各种公文名称的使用界限和范围，本着“简化、确切和便利工作”的原则，1957年10月，国务院秘书厅在《关于对公文名称和体式问题的几点意见》中，明确分设报告与请示两个上行文种，并对各自的适用范围做出了规定：“报告和请示必须分开使用。报告中不能写请示事项，但请示中可以反映情况，陈述意见，说明理由，以便上级处理。”至此，报告与请示这两个不同的上行文种正式定型。（1）“请示”和“报告”这两个文种的确定，经历了什么样的过程？（2）如何理解文书形成的约定俗成原理？

（1）“请示”和“报告”这两个文种的确定，是根据实际使用需要和多年来的约定俗成，然后加以规范而做出的。

（2）文书的形成是社会实践活动的体现，是文书形成者依据社会的规范而进行的创造性活动，因此，约定俗成、保证通行是文书形成必须遵循的规律。

遵循约定俗成规律以确保文书的通行，涉及的问题很多，文体种类的确定即是其一。公文文种的确定，新中国成立以后曾经有过几次大的变化，这些变化很大程度上就是根据实际使用习惯进行调整的。“通知”的确定就是这样的一个过程。

懂得了这个原理，在文书形成的过程中就要做到符合惯用的体式，时刻想到人们的思维习惯，以提高文书的质量。

5章

一、单项选择题择题

1．收文办理的第一道程序是（5章4节148页了）A A．签收 B．登记 C．审核 D．拟办

2．审核主要是把好“三关”，即行文关、政策关和（5章3节144掌握）A A．文字关 B．格式关 C．语法关 D．逻辑关

3．受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和（5章1节140重）C A．报送机关 B．上级机关 C．抄送机关 D．下级机关

4．机关与机关之间必须遵守的行文准则和规定是指（5章1节133了）D A．行文要求 B．行文关系 C．行文规则 D．行文制度

5．文书处理过程中一个具有决策意义的环节是（5章4节153了）B A．拟办 B．批办 C．承办 D．催办 6．文件生效的标志是（5章3节146了）C A．签发 B．缮印 C．用印 D．分发

二、多项选择题

1．分发的工作内容有（5章3节147了）ABCD A．书写封面 B．发送 C．封口 D．装入文件 E．登记

三、名词解释

1行文关系（5章1节134掌握）是指发文机关与收文机关之间文件的往来关系。具体地说，是根据机关的组织系统、领导关系和职权范围所确定的机关之间的文件授受关系。

2交拟（5章3节143了）是指机关单位的领导或文秘部门的负责人向拟稿人交代撰拟任务的过程。3分发（5章3节147了解）是指对印制完毕、需要发出的文件按发放范围进行分装和发送的环节。

五、论述题

试述办理复文时应该注意的事项。（5章4节154重点）

（1）认真领会拟办、批办意见，根据拟办、批办意见复文。若对批办有疑问，必须向批办的领导及时反映，切不可各行其是。

（2）认真研究文件的内容，属于自己承办的要及时办理，不属于自己承办的要说明原因并及时退回。（3）批办意见要求本部门牵头与其他部门联合复文的，由本部门拟出文稿与有关部门会商，并由本部门和有关负责人会签后，再报请机关单位领导审批。

（4）内容涉及以前的收文或其他有关材料时，要查找有关文件作为复文的参考。需经领导审定的复文，要将有关材料一并附上，以保证领导全面掌握情况，做出正确的决策。试述请示行文时的注意事项。（5章1节139重点）

（1）请示应当一文一事。一文一事主要是指一篇请示公文所提出的请示事项，在性质上必须是单一的，不得将不同性质的事项搅在一起。请示要求一文一事，主要是为了更好更快地解决实际工作中的问题。（2）请示一般只写一个主送机关。要求解决问题，应按谁主管就对谁行文的原则行文，不需要写两个或两个以上主送机关。

（3）请示不得同时抄送下级机关。这是因为请示公文的内容在上级机关没有批示或批准之前是不能付诸实施的，没有必要让下级机关知道。

6章

一、单项选择题择题

1．文书制发、传递、处理的基本单位是（6章2节160重）D A．页 B．盒 C．卷 D．件

2．文书整理的根本目的是（6章2节164掌）C A．便于分类和归档 B．便于区分和利用 C．便于保管和利用 D．便于保存和提取 3．文书长期保管的期限为（6章2节165重）D A．15至20年 B．16至30年 C．15至40年 D．16至50年

二、多项选择题

1．文书的归档制度主要包括（6章3节174了）ABC A．归档范围 B．案盒质量要求 C．归档时间 D．归档编目 E．归档文件移交

三、名词解释

分类方案类目（6章3节165了）是指在一年的实际文书没有形成之前，事先根据机关工作活动的规律，按照文书整理的原则，拟制出来的归档文书的类别和条目。

四、简答题

1简述以“案盒”取代“案卷”的意义。（6章1节160重）

（1）方便文书档案的借阅和查找；（2）方便档案的复制与保密；（3）简化了装订手续；（4）使文书工作和档案工作统一起来。

2简述文书整理归档的基本原则。（6章2节163掌握）

（1）遵循文件形成的客观规律；（2）保持文件之间的有机联系；（3）区分文书的不同价值；（4）便于保管和查找利用。

7章

一、单项选择题择题

1．决定档案价值关系的主体性因素是（7章2节187了）B A．档案自身的特点 B．社会利用的需要 C．档案的保存状况 D．档案的珍贵程度 2．档案馆取得和积累档案史料的必要补充渠道是（7章1节179了）C A．档案鉴定 B．档案利用 C．档案征集 D．档案管理 3．档案保管期限表中最基本的项目是（7章2节188掌握）A A．条款和保管期限 B．序号和总的说明 C．附注和保管期限 D．序号和保管期限

4．对档案工作中的一些管理原则和技术方法，按照规范化的要求统一起来，这是档案工作的（7章1节179了）B A．完整化 B．标准化 C．信息化 D．法制化

四、简答题

简述鉴定档案价值的原则。（7章2节185掌握）

（1）从国家和人民的整体利益出发去衡量档案的价值；（2）全面的观点；（3）历史的观点；（4）发展的观点；（5）效益的观点。

8章

一、单项选择题择题

1．某一件文件的档号为1-2-3-4，就是指这份文件属于案盒目录中的（8章2节205重点）C A．第1号 B．第2号 C．第3号 D．第4号

2．某一份文件的档号为3-2-1-8，其中“2”指（8章2节205重）B A．案盒目录中的第2号 B．全宗中的第2号 C．某档案室内的第2号 D．案盒中的第2页 3．干燥剂、防虫剂等属于（8章1节197了）C A．装备品 B．档案装具 C．消耗品 D．技术设备

4．“八防”措施是档案库房管理工作的重要内容，其中的“第一防”是（8章3节208掌）A A．防火 B．防盗 C．防水 D．防潮

二、多项选择题

1．档案室的库房要做到（8章3节207了）ABCDE A．专用 B．远离水源、火源、污染源等 C．不能建在低洼处，不能是木质结构 D．坚固 E．门窗的封闭性能良好

9章

一、单项选择题择题

1．在档案标引工作中，给出的检索标识表达档案内容的精确程度称为（9章1节219了）D A．网罗度 B．一致度 C．相似度 D．专指度

2．编制档案检索工具的前提和基础是（9章1节214了）D A．档案标引 B．档案移交 C．档案整理 D．档案著录

二、多项选择题

1．根据《文献主题标引规则》的规定，主题因素主要有（9章1节220了）ABCDE A．主体因素 B．通用因素 C．文件类型因素 D．位置因素 E．时间因素 2．按照用途划分，档案检索工具可分为（9章2节226掌握）ACD A．查检性检索工具 B．指南性检索工具 C．报道性检索工具 D．馆藏性检索工具 E．目录性检索工具

三、名词解释

1档案检索体系（9章2节225了）是档案管理部门为满足不同需要而编制的各种类型的在功能上相互联系、相互补充的档案检索工具的集合体。

2档案标引（9章1节218了）是指在档案著录过程中，对档案的内容进行分析和选择，并赋予其规范化的检索标识的过程。

五、论述题

试述专题卡片目录的编制步骤。（9章2节228重点）

（1）选题。选题是编制专题目录的关键。选题有两种形式：一是主动选题，一是被动选题。不论采用何种形式，都要注意选择有利用价值、有特色的题目。

（2）选材。选材要全面、精确。为确保全面，可以先列出有关全宗或案卷的名单；为确保精确，应通过对有关材料进行分析对比，挑出最合适的材料。

（3）填卡。填卡可以和选材结合进行。填卡可以一文一卡，也可以一卷一卡。

（4）分类和排列。分类可根据内容或结构情况，采用问题、时间、地区等标准进行。排列可采用“类—年度—重要程度”等方式进行。

10章

一、单项选择题择题

1．具有档案信息开发的前瞻性、全面性、科学性特点的是（10章1节236了）A A．档案的间接提供利用 B．档案的整理提供利用C．档案的开发提供利用 D．档案的直接提供利用 2．属于档案间接利用的是（10章3节243了）A A．全宗指南 B．阅览服务 C．外借服务 D．复制服务 3．档案间接利用工作的重点是对档案资料进行编辑研究，形成各种（10章3节243了）C A．文件汇编 B．专题档案 C．参考资料 D．全宗指南

二、多项选择题

1．现行文件汇编常常分为（10章3节248了）ABCDE A．发文汇编 B．重要文件汇编 C．会议文件汇编 D．法规汇编 E．专题文件汇编 2．档案间接利用工作的主要形式有（10章3节243了）ABCDE A．全宗指南 B．大事记 C．组织沿革 D．文件汇编 E．机关基础数字汇集

四、简答题

简述档案提供利用工作的要求。（10章1节236掌握）

（1）明确档案提供利用工作的意义，树立服务思想；（2）加强各项基础准备工作，调整供求关系；（3）对内熟悉馆藏档案，对外了解利用需要；（4）完善档案利用的服务方式，提高利用效率。

11章

一、单项选择题择题

1．照片档案利用的主要渠道是（11章3节261了）C A．出版画册 B．复制服务 C．借阅服务 D．照片展览 2．照片档案中底片保管温度为（11章3节261了）B A．10～12℃ B．13～15℃ C．15～18℃ D．18～20℃

3．照片档案立卷后，每一个案卷内的芯页页数为（11章3节261了）B A．20 B．30 C．40 D．50 4．在会计档案中，会计凭证的保管期限一般为（11章3节256了）C A．3到5年 B．5年到10年 C．10到15年 D．15到25年

二、多项选择题

1．照片档案的利用方式有（11章3节261了）ABCD A．借阅服务 B．复制服务 C．编辑出版照片画册 D．照片档案展览 E．视听服务

三、名词解释

1声像档案（11章3节257了）是指在社会活动中产生的具有保存利用价值，以声音、图像为记录手段的各种载体形式的原始记录。

2会计档案（11章2节255了）是在会计工作中形成的，记录和反映一定组织和单位经济业务的会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业材料。

四、简答题

简述声像档案的作用。（11章3节258掌握）

（1）历史凭证作用；（2）科学研究作用；（3）广泛交流作用；（4）宣传教育作用。

12章

一、单项选择题择题

1．电子档案利用中最常见的方式是（12章3节279掌握）C A．阅览 B．网上展览 C．复制 D．网上咨询

2．国家标准推荐使用的电子档案的存储载体不包括（12章2节273了）A ．A．软盘 B．光盘 C．磁带 D．硬盘

3．电子文件的归档一般可分两步进行，先做的是（12章1节271掌握）A A．逻辑归档 B．物理归档 C．双套归档 D．存储归档

二、多项选择题

1．电子文件的特性有（12章1节267了）ABCDE A．对设备的依赖性 B．载体的非直读性 C．信息与载体的可分离性 D．信息共享性 E．信息的易更改性

三、名词解释

电子档案（12章2节273了）是指利用计算机技术形成的，以代码形式存储于特定介质上的档案，又称为机读档案或数字式档案。

四、简答题

1简述电子档案的利用特点。（12章3节278掌握）

（1）电子档案利用的快捷性；（2）电子档案利用空间的广阔性；（3）电子档案利用的高效性；（4）良好的复用性；（5）外借利用的限制性。

2简述电子档案的复制形式。（12章3节279掌握）

（1）软盘复制；（2）光盘复制；（3）硬盘复制；（4）磁带复制；（5）U盘复制。3简述电子文件日常管理工作的内容。（12章1节268掌握）

（1）建立文件夹；（2）有序排列；（3）登记；（4）拷贝另存；（5）及时归档。