文书档案管理规范银河_文书档案管理规范
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《文书档案管理规范》
XX投资有限公司
2011 06 22
1目的
为加强本公司文书档案规范化管理、立卷的顺利进行、查找便利有效、使用方便，特制定本制度。
2.归档范围
1）文书材料
a.重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、会议简报、会议记录等。
b.上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
c.本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
d.本公司的请示与上级机关的批复。
e.本公司反映主要职能活动的报告、总结。
f.本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
g.本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
h.本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
i.本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
2）声像材料：剪报、照片、录音、录像等。
a.反映本公司主要职能活动工作成果和存在问题的声像资料；
b.各级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料；
c.本公司有关人员组织或参加的重要会议，会见以及外事活动的声像资料。
d.涉及本公司权益的声像资料。
e.其它单位形成的与本公司有关的重要声像资料。
f.其它具有保存价值的声像资料。
3、档案管理人员的职责
1）了解本工作业务，掌握文件材料的归档范围，收集、管理相关部门的文件材料。
2）认真执行平时归档制度，对承办的文件材料及时收集归卷。
3）承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理借用文件材料登记手续。
4、文件材料的收集管理
1）各部门均应指定专(兼)职人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。文档管理人员应保证经办文件的系统完整，工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。
2）凡本公司发出的公文(含定稿和一份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。
3）一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。
4）公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动，返回后须将会议的主要文件资料交文件管理人员办理归档手续。
5）本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向办公室办理归档手续。
5、文件材料管理质量要求
1）案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
2）归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3）卷内文件材料应按非列顺序，依次编写页号。
6、文件材料保存期限
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理： 1）永久保存： 公司章程； 股东名簿；
董事会及股东会纪录； 组织规程及办事细则； 财务报表；
政府机关核准文件；
不动产所有权状及其他债权凭证； 工程设计图；.其他经核定须永久保存的文书； 在职公司职员信息表/档案。
2）十年保存：1.预算、决算书类；2.会计凭证；3.事业计划资料；4.其他经核定须保存10年的文书。
3）五年保存：1.期满或解除之合约；2.其他经核定保存5年的文书。
4）一年保存：结案后无长期保存必要者。
5）规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。
7、文件材料的保护和清洁整理
1）管档人员应随时维护档案清洁，以防潮湿、防虫蛀腐朽。
2）已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总监核准，并于目次表的附注栏内注明销毁日期。
3）保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应注明部分销毁之日期。
8、文件材料的借阅程序
1）各部门经办人员因业务需要需借阅档案时，应填具“文件材料借阅申请单”经其部门主管核准后向管档人员借阅。
2）管档人员接到“文件材料借阅申请单”经核查后，取出该项档案，并于“文件材料借阅申请单”上填注借出日期，将档案交与借阅人员。“调卷单”则依预定归还日期之先后整理，以备稽查。
3）“文件材料借阅申请单”以一单一案为原则，当天借阅当天归还。
4）借阅人员对于所调案件，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请管档人员负责处理。
5）借阅人员借阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员借阅同一档案时，应经借阅变更登记，不得私自授受。
6）档案归还时，经管档人员核查无缺页、破损后，于“文件材料借阅申请单”填注归还日期及签章确认后，档案即行归入档夹。“文件材料借阅申请单”由管档人员留存备查。
9、《文书档案管理规范》附则
本规范由人力资源行政部负责解释，自发布之日起执行。
