学院档案管理细则_学校档案管理细则

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学院档案管理细则 第一章

总则

第一条

为了加强干部人事档案工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为干部人事工作服务，为学校积累档案史料，根据党的干部人事工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》的有关规定，特制订本条例。

第二条

干部人事档案是组织人事等有关部门，按照党的政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和人才资源管理和开发的重要依据。

第三条

干部人事档案工作，是学校组织人事工作的重要组成部分，也是学校档案工作的组成部分。它是贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能，知人善任，为社会主义现代化建设服务。

第四条

干部人事档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由干部人事主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。

第五条

在干部人事档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保干部人事档案的完整与安全。

第二章

管理体制和职责

第六条

学校干部人事档案实行由干部人事档案管理部门固定专人集中统一管理的管理体制。业务工作接受学校党委的领导和上级有关业务部门的检查指导。

第七条

学校组织、人事部门建立相应的干部人事档案管理工作机构，并负责对干部人事档案工作进行指导、监督和检查。每管理一千人的档案需配备一名专职干部，并配备专职人员进行档案管理。

第八条

干部人事档案管理的职责：

（一）保管干部人事档案，为学校积累档案史料；

（二）收集、鉴别和整理干部人事档案材料；

（三）办理干部人事档案的查阅、借阅和传递；

（四）登记干部职务、工资的变动情况

（五）为有关部门提供干部的情况；

（六）做好干部人事档案的安全、保密、保护工作；

（七）调查研究干部人事档案工作情况，制定规章制度，搞好干部人事档案的业务建设；

（八）推广、应用干部人事档案现代化管理技术；

（九）定期向档案馆（室）移交死亡干部的档案；

（十）办理其他有关事项。

第三章 干部人事档案的内容与分类

第九条

学校组织、人事部门对所管理教职员工都要建立干部人事档案。干部人事档案分为正本和副本，副本根据工作需要建立。

第十条

干部人事档案正本由历史地、全面地反映个人情况的材料构成。内容及其分类： 第一类

履历材料； 第二类

自传材料；

第三类

鉴定、考核、考察材料；

第四类

学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料）；

第五类

政治历史情况的审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；

第六类

参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；

第七类

奖励材料（包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹）； 第八类

处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；

第九类

录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料；

第十类

其他可供组织上参考的材料。

第十一条

干部人事档案副本是干部人事档案正本主要材料的复制件。干部人事档案副本的具体内容，由正本中以下主要材料的复制件（或重复件）构成： 第一类的近期履历材料； 第三类的主要鉴定、干部考核材料；

第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料；

第五类的政治历史情况的审查结论（包括甄别、复查结论）材料； 第七类的奖励材料；

第八类的处分决定（包括甄别、复查结论）材料； 第九类的任免呈报表和工资、待遇、出国审批材料。其他类别如有重复的材料，也可归入副本。

第四章

管理范围

第十二条

学校组织、人事部门管理干部人事档案的范围，原则上应与干部人事管理范围相一致，其分工如下：

（一）干部人事档案正本，由主管部门保管；

（二）干部人事档案的副本，由主管或协管干部的部门保管；

（三）地方干部兼任军队职务的，其档案正本由地方保管。

第十三条

干部退（离）休以后，档案由学校人事部门保管。第十四条

干部死亡以后，其档案按下列办法分工保管：

（一）省、直辖市管理的司局级职务的干部，全国著名的艺术家、教授和有特殊贡献的英雄、模范人物、知名人士，其档案由学校保管五年后，移交本机关档案部门保存，并按《机关档案工作条例》规定的期限，随同到期的其他档案一并向同级档案移交永久保存；

（二）上述范围以外其他干部人事档案，由学校保存五年后，移交本机关档案部门保存，按同级国家档案馆接收范围的规定进馆。

第十五条

辞职、退职、自动离职、被辞退（解聘）后，未就业的，其档案仍由学校保管。另就业的，其档案转至有关的组织、人事部门保管，不具备保管条件的，转人事部门所属的人才流动服务中心保管。

第十六条

干部被开除公职以后，未就业的，其档案由学校保管；另就业的，其档案转给有关的人事部门保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。

第十七条

干部在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校保管。刑满释放和解除劳教以后，重新安排工作的，其档案由有关的人事部门或政府人事部门所属的人才流动服务中心保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。

第十八条

干部出国不归、失踪、逃亡以后，其档案由学校保管。

第十九条

干部人事档案管理人员及其在学校的直系亲属的档案，由学校指定有关部门专人保管。

第五章 干部人事档案的收集、鉴别与归档

第二十条

为了使干部人事档案能够适应干部人事工作的需要，干部人事档案管理部门要经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映干部德、能、勤、绩的材料，充实档案内容。

第二十一条

干部人事管理部门可根据工作需要及档案中缺少材料的情况，有计划地布置填写干部履历表，做鉴定，写自传等，并及时将这些材料补充进干部人事档案。

第二十二条

干部人事档案管理部门要建立主动送交干部人事档案材料归档的工作制度，有关部门要及时地将新形成的干部人事档案材料送交档案室归档。

第二十三条

收集的材料，必须经过认真的鉴别。属于归档的材料应真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入干部人事档案。

第二十四条

不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报请主管负责人审查批准。

第二十五条

凡属于应归入干部人事档案的材料，均应按照《干部人事档案整理工作细则》进行整理立卷。

第二十六条

干部人事档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔，或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。

第六章

干部人事档案的保管与保护

第二十七条

根据安全保密、便于查找的原则要求，对干部人事档案应严密、科学地保管。

（一）保管干部人事档案，应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。

（二）要不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。

第二十八条

档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准。

第二十九条

严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。

第七章

干部人事档案的提供利用

第三十条

因工作需要查阅和借用干部人事档案，须遵守下列规定：

（一）查阅单位应填写《查阅干部人事档案审批表》，按照查阅干部人事档案的规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部人事档案。

（二）干部人事管理部门要根据规定，确定是否提供和提供什么材料；

（三）凡查阅干部人事档案，利用单位应派中共党员干部到查阅室查阅；

（四）档案一般不外借。如必须借出使用，要说明理由，经过干部人事档案管理部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人；

（五）任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案；

（六）干部人事档案管理部门应制定查阅注意事项。查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理。

（七）借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示干部人事档案管理部门审查批准后才能复制（拍摄）。

第三十一条 干部人事管理部门应根据上述原则结合具体情况，对学校管理的干部人事档案的借阅范围、批准权限、登记、归还手续等作出具体规定。

第八章

干部人事档案的转递

第三十二条

个人工作调动或职务变动后应及时将档案转给新的主管单位。第三十三条

转递档案应遵守下列规定：

（一）干部人事档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带；

（二）干部人事档案管理部门可以直接转递干部人事档案；

（三）转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；

（四）转递档案必须按统一规定的“干部人事档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封；

（五）收到档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。逾期一个月未退回者，干部人事档案管理部门应催问，以防丢失；

（六）为使干部人事档案能够随着个人调动或职务的变动而及时转递，干部调配、任免工作部门应将干部调入单位和任免通知及时告诉干部人事档案管理部门，并建立必要的联系制度。

第三十四条

严格执行转递制度，避免产生“无头档案”。对已出现的“无头档案”，应认真查转。对确属查不到干部下落的，凡有保存价值的档案材料可移交原籍档案馆保存。第九章 干部人事档案的经费、库房和设备

第三十五条 干部人事档案管理工作所需必要的设备和业务经费，应单独立项，列入学校预算统筹解决。

第三十六条

建立专用档案库房，配置铁质的档案柜。库房面积每千卷需20至25平方米。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备。

第三十七条

库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查；要保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（要求：温度14℃-24℃，相对湿度45-65%）。

第三十八条

设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开；

第三十九条 学校应有计划地为档案部门配置复印、录音、照相、录像等设备。逐步实现电子计算机管理与档案缩微化。