档案管理办法_档案管理办法版

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档案管理办法

为了全面、真实、客观反映公司建立发展的历史全貌，收集整理、保存各类有价值的文件资料，以发挥其参考和利用价值。为规范公司各类文件资料收集、整理、归档、保存等管理工作。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施细则》、《企业档案管理规定》等，参照石油、石化和化工行业有关档案管理办法，以及昌源水务集团公司档案管理的相关规定，制定适合本公司的档案管理办法。

第一章 档案管理部门的职责

1、档案管理总则：公司档案管理实行统一领导，按部门、子公司分级管理各类档案的原则。

2、负责制定档案管理办法，审查各部门、各子公司档案管理规章制度及管理办法。

3、负责指导、监督、检查管理办法的执行情况，定期、不定期组织检查考评。

4、审查各部门、各子公司专（兼）职档案管理人员的职责，以及各级领导的管理职责。

5、认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《新疆维吾尔自治区档案管理条例》及《企业档案管理规定》，制定公司文件资料归档范围，时间和要求等，确保原始文件资料的齐全、真实、完整、准确和系统的归档。

6、组织有关档案业务学习和交流与培训工作；

7、做好档案的保管安全工作，确保档案的安全。

第二章 档案管理岗位职责

1、认真执行档案管理的各项规章制度和管理办法，学习档案管理的基础和专业知识，不断提高档案管理水平。

2、负责工程建设项目文件材料、技术资料的立卷档案及文书文件材料的归档及档案管理工作。

3、认真做好各类文件资料的收集、整理、统计工作及时立卷归档。

4、负责本部门、本单位全部档案资料的接收与移交工作。

5、熟悉和掌握本单位档案的种类、数量、内容等基本情况，对所存档案定期进行检查，整理、调整和统计，做到帐物相符。

6、编制各种检索工具，积极提供利用，并及时填写利用效果登记薄。

7、严格按照相关规定，组织对到期档案进行鉴定、销毁。

8、严格执行保密规定，防止“密从口出”、“密从手失”。未经分管领导批准，不得扩大档案的利用范围。

第三章 档案管理的基本规定

一、档案管理的基本要求：

1、公司各部门、子公司负责本单位归档文件材料的收集和整理，及时列入档案管理，任何人不得拒绝归档。

2、归档文件材料必须齐全、真实、准确。真实反映企业筹建、项目建设、生产、经营、企业管理和科研、技术改造等各项活动的重要内容及历史面貌。

3、归档文件材料必须层次分明，符合其形成规律，保持同一案卷内文件材料的有机联系。

4、归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等及其他各种载体形式。

5、归档的文件材料必须为正本，本单位编制的文件应附发文底稿。

6、归档的文件材料具有永久、长期保存价值的电子文件材料应与附有相应的纸质文件材料一并归档保存。

7、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

8、外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

9、归档的文件材料所用的纸张必须优良，纸面清洁，书写文件材料应用碳素墨水或蓝黑墨水，禁用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水及复写纸等不牢固的书写材料。书写文字必须工整、图像、字迹清晰。

10、各类归档文件材料，一般要求归档一式一份，比较重要的或利用频繁的文件材料，可适当增加归档份数。

11、图纸应按照《技术制图复制图的折叠方法》（GB/T10609.3-1989）要求统一折叠。电子文件应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）。

二、文件材料归档范围：

1、公司在筹备、成立、项目建设、生产、经营、企业管理及产权变动等过程中形成的具有保存价值的文件材料均应列入归档范围（见附件《公司文件材料归档范围》）。

2、归档文件材料的来源：

（1）公司各部门、子公司内部形成的文件材料；

（2）公司所属单位和派出机构（包括境外机构）应报公司的文件材料；

（3）公司引进项目、外购设备等带来的文件材料；（4）公司投资的全资、控股、参股企业应向公司提交的文件材料；

（5）公司参与的合作项目，合作单位按要求应向公司提交的文件材料；(6）公司应该执行、办理的外来文件材料。

附件：公司文件材料归档范围

一、党群工作形成的文件材料

（一）党务综合性工作、党员代表大会或党组织其他有关会议。

（二）党组织建设、党员和党员干部管理、党纪监察工作、重要政治活动或事件。

（三）宣传及思想政治工作、企业文化和精神文明建设、统战工作。

（四）职工代表大会、工会工作、共青团工作、女工工作。

（五）专业学会、协会工作，群众团体活动。

二、行政管理工作形成的文件材料

（一）公司筹备期的可行性研究、申请、批准，企业章程。

（二）公司领导班子（包括董事会、股东会、监事会和经理层，下同）构成及变更，公司内部机构及变更。

（三）公司领导班子活动。

（四）综合性行政事务，公司事务公开，文秘、机要、保密、信访工作，印鉴的管理。

（五）法律事务，纪检监察，公证工作。

（六）审计工作。

（七）职工人事管理，劳动合同管理，劳动工资和社会保险，职务任免，职称评聘。

（八）职工教育与培训工作。

（九）医疗卫生工作。

（十）后勤福利，住房管理。

（十一）公安保卫，综合治理，防范自然灾害。

（十二）外事工作。

三、经营、企业管理工作形成的文件材料

（一）企业管理，经营、技改战略性决策。

（二）计划管理，经济责任制管理，各种统计报表，综合性统计分析等。

（三）资产管理，房地产管理，资本运作，对外投资，股权管理，多种经营管理，产权变动、清产核资。

（四）公司所有的知识产权和商业秘密及其管理。

（五）企业信用管理，形象宣传。

（六）商务合同正本及与合同有关的补充材料，有关的资信调查等。

（七）财务管理，资金管理，成本管理，产品价格管理，会计核算管理。

（八）设备、物资、材料管理、保存、供应等。

（九）经营（业务）管理，服务质量管理。

（十）采购、销售项目招投标管理。

四、生产技术管理工作形成的文件材料

（一）生产准备、生产组织、调度工作。

（二）质量管理，质量检测和质量控制工作。

（三）能源管理。

（四）企业管理现代化和信息化建设，科技管理。

（五）生产安全，消防工作，交通管理。

（六）环境保护、检测与控制。

（七）计量工作。

（八）标准化工作。

（九）档案、图书、情报工作。

五、产品生产与新产品开发工作形成的文件材料

（一）产品的市场调研、新产品研制、论证、设计。

（二）产品的工艺技术、操作规程、设备运行、试制及生产。

（三）产品的检验、包装。

（四）产品的鉴定、评价、评优。

（五）产品的销售与售后服务。

（六）产品质量事故分析及处理。

六、科学技术研究工作形成的文件材料

（一）科研项目的调研、申报立项。

（二）科研项目的研究、试验。

（三）科研项目的总结、鉴定。

（四）科研项目的报奖、推广应用。

七、项目建设与技术改造工作形成的文件材料

（一）建设项目和技术改造项目的可行性研究、立项、勘探、测绘、招标、投标、征迁工作，以及项目建设的管理工作。

（二）建设项目和技术改造项目的设计。

（三）建设项目和技术改造项目的施工。

（四）建设项目和技术改造项目的监理。

（五）建设项目和技术改造项目的竣工和验收。

（六）建设项目和技术改造项目的评奖、创优。

（七）建设项目的投产、维修、改建、扩建。

（八）事故分析和处理。

八、设备仪器管理形成的文件材料

（一）购置设备、仪器的申报、审批，购置合同。

（二）设备、仪器的开箱验收或接收。

（三）设备、仪器的安装调试。

（四）设备、仪器的使用、维护和改造、报废。

（五）事故分析和处理。

九、会计工作形成的文件材料

（一）会计凭证。

（二）会计账簿。

（三）财务报告及报表。

（四）其他文件材料。

十、职工个人管理形成的文件材料

（一）职工（包括离退休职工、死亡职工）的履历材料。

（二）职工的鉴定、考核。

（三）职工的专业技术职务评聘。

（四）职工的奖励与处分。

（五）职工的工资、保险、福利待遇等。

（六）职工的培训与岗位技能评定等。

（七）其他记载个人重要社会活动的文件材料。

十一、其他对国家、社会和企业具有保存价值的文件材料。

三、文件材料归档时间

1、管理性文件材料一般应在办理完毕后归档。

2、建设项目、科研项目、技术改造等文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。

3、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。

4、公司职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。

5、会计文件材料在会计年度终结后由会计部门整理归档。

6、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。

7、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。

8、下列文件材料应随时归档：（1）变更、修改、补充的文件材料；

（2）公司内部机构变动和职工调动、离岗时，留在部门或个人手中的文件材料；

（3）公司产权变动过程中形成的文件材料；（4）其他临时活动中形成的文件材料。

四、文件材料归档要求

1、整理归档的文件材料应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。

2、归档的文件材料应为原件。因故无原件的，可凭具有证明作用的文件材料归档。文件材料归档后不得更改。

3、非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

外文（或少数民族文字）材料若有汉译文的应与汉译文一并归档，无译文的要译出标题后归档。

4、具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件归档。

5、归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。

6、归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数。反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性。

7、两个以上单位合作完成的项目，矿业公司公司保存全套文件材料，协办单位保存与承担任务相关的文件。有合同、协议规定的，按其要求执行。

8、各部门、子公司的专（兼）职档案管理人员应检查本部门归档文件材料的齐全、完整与准确情况。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。接收档案时应全面检查归档文件材料的质量。

9、交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。

第四章 档案管理的保密规定

1、凡属密级档案，必须正确地标明密级，并妥善存放。

2、全体职工对密级档案、文件、资料均须严格执行企业保密规定，不失密。否则应追究责任。

3、凡查阅密级档案，均须办理审批和借阅手续，一般只允许在阅档室查阅，不得带出或复制，确属需要者须办理相关手续。

4、查阅人员对档案内容承担保密义务，违反规定造成后果者必须追究责任。

5、档案人员要忠于职守，认真执行各项保密制度。

6、定期对保密档案保管情况进行检查，发现问题及时处理。

第五章 档案管理的安全工作规定

一、安全检查规定

1、定期检查：公司定期组织检查。

2、不定期检查：根据当时安全工作需要，开展具有针对性问题进行检查。

3、节假日检查：针对元旦、春节、“五一”、“十一”等特殊时间，进行专项性安全防范措施检查。

二、安全检查主要内容

1、贯彻安全方针、政策、法规、决定、制度等执行情况。

2、各类防护装置是否完好。

3、档案库房是否保持清洁。

4、防潮、防蛀、以及设备安全运行情况。

5、隐患整改情况。

三、报告与反馈

1、对检查出来的问题，要积极进行整改，并及时上报公司，保证档案管理的安全。

2、检查中发现问题在未解决之前必须采取有效的安全防范措施，防止事故发生。

3、对检查发现的问题要求积极整改，因此造成后果的追究其相关责任。

第六章 档案的借阅和利用规定

一、为了保守企业秘密，维护档案管理的严肃性，必须严格执行档案的借阅制度，遵守《档案法》的规定。

二、工作需要，借阅一般档案材料者，可直接与档案管理单位联系借阅，借期为3-6天，要按期归还，不能转借或复印给他人利用。不得向外单位提供。

三、借阅党的核心机密（如党总支会议记录，纪检工作等）有关案卷、借阅密级的档案材料、重要的财务档案必须经其主管部门领导同意，经有关领导审批后才能借阅，只供在阅览室查阅，不能外借，需要时经领导批准可复印需要部分页码材料，用后要归还复印件，进行注消。科技档案中的原始资料不外借，只供在阅览室查阅，需要时可借阅复印件。凡离开本单位一个月者应提前把档案归还。档案管理单位有权调回急用的科技档案。

四、所有档案材料、图纸，借阅时不论任何理由都不能涂改、增删字，圈划档案材料，抽拆画线，剪裁，保持档案的完整与整洁。

五、如有损毁、丢失或擅自毁掉档案现象者，按《档案法》有关规定处理，直至追究法律责任。

六、借阅档案人员离职，或调离时对所借阅的档案材料一律要还清，不准带走，否则档案管理单位及上级单位有权不在调动清单签字。

七、任何单位、个人不得代外单位人员借阅档案材料，不得向外单位人员提供单位一切档案材料，不得私带外单位人员到档案管理单位查阅档案。外单位人员借阅公司档案，须持本单位介绍信，经有关领导批准并下达通知，由接洽人员按规定办理借阅手续。未经公司主管领导批准，不能复印任何档案材料。

八、借阅档案必须办理借阅登记手续，借阅归还时应当面点收清楚，完善注销手续，并填写《档案利用效果登记表》。

九、凡属不成熟的现行技术资料及保密文件一律不外借。

第七章 档案的鉴定及销毁规定

1、本单位到期档案的鉴定销毁工作，由单位分管领导和相关部门负责人以及档案管理人员组成的档案鉴定小组，具体负责。

2、档案鉴定小组定期对已超过保管期限的档案进行清理鉴定，对确无保存价值的档案进行登记造册，对尚有保存价值的档案重新归档。清理鉴定到期档案时，除档案管理人员外，档案鉴定小组必须有2人以上参加。

3、对鉴定确无保存价值、需要销毁的档案资料，档案管理单位应编制销毁清册，逐件登记造册，注明销毁原因、日期、和鉴定意见，写出销毁报告，经鉴定小组审查批准，再报请主管领导和上级档案管理单位批准后，方可销毁。任何单位和个人，均不得擅自销毁档案材料。

4、销毁档案时，应由鉴定小组指定专人销毁，监销人员要在销毁清册上签字，档案室对销毁的档案应及时在各种登记薄和检索工具中注销。

5、销毁的档案必须化为纸浆或焚毁，不准出卖或做其他用。

6、销毁档案的目录，鉴定销毁档案报告，及审批销毁手续等材料要存入全宗卷，并在各种统计台账上注明。

第八章 档案管理工作的奖励与处罚

一、有下列事迹之一的，由有关部门和所在单位给予表彰和奖励：

1、认真执行档案工作法规、政策，在监督指导工作中做出显著成绩或同违反档案法律、法规行为作斗争表现突出的。

2、在档案收集、整理、保管、统计、鉴定、开发利用工作中做出显著成绩或在档案面临危险时抢救档案有功的。

3、在征集档案方面成绩显著或将个人收藏的重要、珍贵的档案捐赠给公司的。

4、在档案保护、档案现代化管理及档案学术研究上做出重要贡献的。

5、长期从事档案工作成绩显著的。

二、有下列行为之一的，视情节轻重，由公司或集团公司参照国家相关规定给予通报、处分、经济处罚；构成犯罪的移交司法机关依法追究刑事责任：

1、不按规定建立档案管理制度和档案管理办法，或档案管理不当危及档案安全造成损失的。

2、发现档案材料破损、变质、丢失、泄密等情况，未及时采取措施造成档案损失的。

3、不按规定将应归档文件材料进行移交或据为己有的。

4、涂改、伪造、盗窃、抢劫档案或擅自提供、抄录、公布和损毁公司档案的。

5、出卖公司档案或非法携运禁止出境档案及档案复制件的。