档案网站如何整合发布档案信息资源探讨_档案资源整合

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台州档案学会2008年年会交流论文

档案网站如何整合发布档案信息资源探讨

温岭市档案局叶学政

当今社会，国际互联网已经是越来越普及，已经成为人们获取信息的重要渠道，档案馆在网上建设档案网站，对外提供档案信息资源等服务，具有非常重要的意义。以前我们档案馆是处在政府的深宫内院，一些有价值的档案资源也是深藏在档案库房里面，外界无从知晓，也发挥不出应有的利用价值。通过在互联网上架设档案网站，我们档案馆就有了对外宣传和发布档案信息资源的窗口，通过这个窗口，我们变被动服务为主动服务，变被动提供信息为主动向外界提供档案信息资源，真正实现了档案信息资源的社会共享。现结合温岭市档案局建设网站实际，探讨一下档案网站如何整合发布档案信息资源。

一个完整的档案网站，我想应当具备宣传性、展示性、查阅性、交流性等性质的栏目。

一、宣传性栏目

1、要宣传各种档案知识和档案法律法规。比如可在网站上设置了档案法规和档案百科等栏目，档案法规栏目用于宣传和介绍各种档案政策法规和业务标准，档案百科栏目用于介绍各种档案方面知识，如档案一词的由来、档案古今谈等。

2、要树立档案为当地经济建设服务的功能，应在档案网站上宣传当地的历史、经济、社会和文化等信息。比如温岭档案网 1

站专门设置了温岭风情和百年温岭两大栏目，温岭风情栏目用于宣传温岭的当地概况、历史文化、旅游资源、民风民俗等信息，百年温岭栏目专门用于发布温岭从1902年到现在为止的大事记录，以让人们更深层次地了解温岭和认识温岭。

3、要在网站上详细地介绍本级档案局馆概况、政务公开、馆藏情况、全宗分布、以及查档指南等信息资料，让老百姓全面了解档案局馆实况以及档案馆馆藏内容。

4、应在档案网站上及时发布本局馆的各种公告信息和档案工作动态，使人们能实时获取档案方面的最新消息。这需要全局各科室之间的通力配合，一有这些动态信息，就立刻及时地反馈给网站管理人员。

二、展示性的栏目

展示性栏目一般是通过图片展览和视频点播的方式向外界展示档案信息资源，以及发布编纂成果。制作展示性栏目，需要进行大量的前期准备工作，比如挖掘馆藏、征集资料，对信息资料进行加工整理以及深度开发等。现在全省大多数网站都设置了网上展厅和视听在线等展示性栏目。

网上展厅栏目用于进行各种图片展览，根据展厅内容来源的不同，展厅的建设总共有两种方式：

第一种是挖掘馆藏和向社会广泛征集各种照片，接着对这些获取的照片进行整理分类，比如可分成城市建设、旅游胜景、名优特产、民俗风情等类别，最后把这些精选出的照片经电脑技术

加工后，按照类别组织网页进行上网，对以后新增加的照片，不断地按类别及时进行添加和更新。

第二种是把各种已经结束了的现场专题展览和一些画册搬到网上进行展出。比如温岭档案网站上的“三大文明建设成就”展览，这个展览的前身是2004年的时候，温岭档案局和市委宣传部联合搞了一个大型图片展览，共制作了103块图板，在市内各大公园巡回展出了好几天，社会反响强烈，普遍叫好。展出结束后，温岭档案局把这些图板影像制作成了网页，搬到了档案网站上进行展出，使这个展览永远地进行，取得了良好社会效果。

网上展厅的网页设计，应努力做到美观大方，结构合理，能给人一目了然的感觉。根据以上两种不同的展厅建设，可采取两种不同的网页结构来设计网上展厅：

第一种是采取缩微图列表的方式，这种方式适合第一种展厅建设，同一类的照片全部用缩微图依次显示在同一个网页上，照片特别多的可以设置多个网页，每个缩微图下面设有图片的文字简介，点击缩微图则打开相应的网页显示大图片和详细的文字说明。

第二种是采取目录加图板的方式，这种方式适合第二种展厅建设，因为第二种展厅的内容都是一些已经加工排版好了的图板，图板上的内容很多，图板的数量也很多，用缩微图列表的方式进行展览显然不合适，可以采取目录加图板的方式，即把整个展示窗口切分为左右两个区域，左边的窗口显示嵌套式可折叠的展览目录列表，使人们一看到这个目录列表就对整个展览的总体结构和内容一清二楚，点击目录选项则可以直接在右边的窗口显

示相应的一块图版，右边的窗口还可以上下翻页浏览上一张或下一张图版，以方便人们观看展览。

视频点播也是一种重要的展示性栏目。我们可在栏目上发布一些展示地方风采、宣传地方文化和我们自己的一些兰台动态等宣传片内容，以供人们点播。另外把视频资料上到网上之前，须经过剪辑和转化成网上通用格式，以把最精要的内容展示给大家并保证能够在网上流畅地播放。

展示性栏目另外一块重要内容是在网站上发布编纂成果，把本档案馆的编纂成果更广泛地推向社会共享。

三、查阅性的栏目

查阅性栏目是我们档案网站最具行业特征的栏目。用于发布已公开的现行文件、开放档案目录以及档案原文，并提供相应的检索查阅功能。

在档案网站上发布已公开的现行文件，是政务信息对外公开的重要方式，对落实依法治国基本方略和建设法治政府、阳光政府、透明政府有着重要的意义。我们需科学地制定现行文件采集和发布规定，加强收集力度，严格上网审核和把关，防止误把一些涉密文件上网。在档案网站上，应该要提供现行文件的目录检索和原文查阅服务。现行文件栏目建设技术方面将来发展的目标，应该是建设一套专用的现行文件管理系统，在网上架设专门的现行文件服务器，由各报送现行文件的相关部门自助地上传文件，经计算机后台处理后自动地发布到档案网站上。

档案开放目录的发布，需要做大量地前期基础性工作，如开放档案的鉴定和档案条目的计算机录入等，发布的文件格式应该以数据库文件的格式进行发布，并提供复合检索功能。

在档案网站上提供档案全文查阅是数字档案馆建设的重要内容之一，它提供了全新的档案查阅利用服务，使人们足不出户就可以查阅和利用档案资料内容，真正实现了档案信息资源的社会共享。在网站上提供大量的档案全文查阅之前需做好一系列的软硬件建设，如架设web服务器、开发原文检索平台和进行档案数字化扫描加工等。

四、交流性的栏目

可在档案网站上设置网上办公、网上答疑和档案论坛等交互性栏目。通过网上办公栏目可在网上开展业务指导、年检申报、培训报名、表格下载和档案资料征集等工作；网上答疑即在档案网站上开辟答疑窗口，及时解答咨询者的各种问题；档案论坛为大家提供交流档案专业知识和工作经验的平台，一个好的档案论坛栏目可以达到积聚网站人气，提高网站知名度的目的。

五、网上信息资源的推广

我们把档案信息资源发布到网上后，需加以推广，保证利用者能在互联网的海洋里方便地检索到我们的信息。现在人们一般都是利用搜索引擎在网上搜寻自己所需要的东西，所以我们要保证网站上的信息资源能被各种搜索引擎检索到，而且要尽量做到位于搜索结果排序的前列。根据搜索引擎的原理（搜索引擎是通

过网页链接自动抓取信息添加进搜索引擎数据库），我们设计网站时，必须要做好这样的设置：

1、网页之间的超链接采取文本链接；

2、给每个网页加上与正文相关的标题；

3、与其他网站建立相互链接，不过注意不要链接一些垃圾站点。

在我们自己档案网站上，也应设有搜索本站信息的功能。使访问者进入我们站点后能快速查阅到他所需的信息内容。

总之，档案网站的建设是一项长期的工作，我们应加强档案信息资源的开发力度，不断地把最新的档案信息资源发布到档案网站上。

（完）