公文写作的技巧与艺术_公文写作中的语言艺术

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公 文 写 作

办公室整理 2010

年8月日技巧与艺术20

目 录

一、公文概述。...................................3

二、公文的种类。.................................3

三、公文使用的范围。.............................3

四、公文写作的属性、基本功及一般的技巧。..........4

（一）公文的属性。............................4

（二）公文写作的基本功及一般的技巧。...........5

五、公文写作能力建设中的五个台阶与处理公文的五个技巧。.............................................8

（一）公文写作能力建设中的五个台阶。...........8

（二）处理公文的五个技巧。....................9

六、公文写作硬功夫的培养以及公文的表达艺术。.....12

（一）公文写作硬功夫的培养。.................12

（二）公文的表达艺术.........................13

七、提升公文写作能力的几个关键要素。.............15

八、公文写作中常见的问题。......................16

（一）公文标题常见病例。.....................16

（二）公文写作中文种、格式的问题.............17

九、讲话稿等公文写作的几个规律。................19

十、公文歌......................................20

一、公文概述。

所谓公文，就是公务文书的简称，是行政机关、企事业单位、人民团体在行使管理职能的过程中所形成的具有法律效力和规范体式的公务文书。

二、公文的种类。

党的机关公文14种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议记要。

行政机关公文13种：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议记要。

其中两种公文中有9种公文是相同的。

另外，还有事务性文书，如经济科技文书、规章类文书、会议类文书、报告类文书、计划类文书等非法定文书。规章类的文书包括：规则、规定、细则、守则、办法、制度、章程、规程。

经济类的文书包括：合同与可行性研究报告。科技类的文书包括：论文、报告、情报等。

三、公文使用的范围。

可分为上述的通用公文和专用公文两大类。

专用公文是由具有专门职能的机关，根据特殊需要而使

单的决定、批复、函常用这种形式，比如后面文中举过的《全国人民代表大会常务委员会关于教师节的决定》就是篇段合一式。

（2）摄要分条式：在公文开头属篇撮要，概括出该文的中心内容。摄要之下，按照所要解决的问题的主次先后分条写出，每条前用数码序号标明。这种体式大多为下行文采用。如通知、通告、指示、公告及内容比较复杂的决定、会议纪要等。如：《中共中央关于纠正电报、报告、指示、决定等文字缺点的指示》就采用撮要分条式。

（3）分列小标题式：全文分若干段，依每段内容归纳出一个小标题。通常指示性通知、调查报告、决定、简报、通报等都经常用这种形式。毛泽东同志的《中国的红色政权为什么能够存在？》就是分列小标题写的。

（4）分块式：全文分成几大块，每一块独立成章，块中可有自然段，每块前面正中加

（一）、（二）、（三）等序号。通常调查报告、工作总结、会议纪要等采用分块式。如：《一九九0年经济特区工作会议纪要》就采用分块式，全文四大块。

（5）转发转达式：用批转、转发、转述的方式，把上下级或平级的有关公文转印给下级单位，一般在文首以“现将××转发给你们，望遵照执行。”的形式以文载文。通常批转性通知、转发性通知、简报等都采用这种形式。

（6）条、段贯通式：条、段贯通式有两种情况，一种

得出东西，不要慌乱；应急的时候要敢出东西，不要抓瞎。

磨：所谓好文章是改出来的，是硬功夫，不是花架子。一篇好的公文必须讲究针对性，要搞清楚是为谁而写的，要把握好场合、对象，要分清层次，了解领导的习惯，要做到材料真实、组织鲜明、数据准确、语言简要。

五、公文写作能力建设中的五个台阶与处理公文的五个技巧。

（一）公文写作能力建设中的五个台阶。

1、第一个台阶：明确发文的主旨、文种、范围与阅读对象。

（1）发文的主旨：任何一篇公文都是根据实际工作中的需要而定的，所以动笔前要明确发文的主旨，即发文的主题。

（2）发文的文种：如汇报工作情况，是写专题报告还是情况简报；针对下级来文反映的问题，是写指示还是通知等等。总之，要根据内容确定文种。

（3）发文的范围和阅读对象：发文的范围要非常清晰和具体，阅读对象要明确。要明确阅读的要求，是要求对方答复还是请求对方批示等等。

2、第二个台阶：收集有关资料进行调查研究。当我们明确发文的主旨后，就可以围绕主旨收集资料，可以参考过去的文件或者进行实际的调查。当然并不是所有

章。上行文可只盖主办机关的章，而行政机关与同级或相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文的时候，要按照党、政、军、群的顺序盖章。

（3）联合行文一般用主办单位的文头和文号，一般不用几家单位作文头，字号为联合发文的字号格式。

（4）联合行文的会签，由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签，一般不用复印件会签。

2、处理政府和内设机构行文的技巧。

（1）政府各部门，包括议事协调机构除以函的形式，商洽工作，答复行为之外，一般不得向下级政府正式行文，如确需行文，有两种处理方式：一是经领导同意，部门自行发文，可以用同质的文种，但必须在正文前写上“经……政府同意”的话。

（2）有关议事工作机构、各级领导组、工作委员会要向部门行文，一般不能以办公室的名义印发。

（3）部门内设机构不得向部门机关以外的其它机关行文，要与相应部门商榷工作必须以函的形式，要安排内设机构的专项工作需以主管部门的文件行文。

3、处理数字和数字范围规范表述的技巧。

（1）百分数、分数要用阿拉伯数字表述，不能以汉字来表述。

（2）数字范围的表述，如百分之几到百分之几，百分比不能大于1，只能小于或等于1，如3%-8%，不能写成3-8%，0

六、公文写作硬功夫的培养以及公文的表达艺术。

（一）公文写作硬功夫的培养。

1、公文写作标题的功夫。标题实际上是公文的题眼，是观点，及公文逻辑结构的集中体现。按照层次大小划分，标题可划分为大标题、小标题，一级标题、二级标题。标题应根据公文的中心思想和层次要求具体确立。一篇文章的标题与标题之间要层次分明、逻辑严谨、相互照应。

2、公文核心观点的功夫。好公文的关键是要有新意和创意，按部就班，对着葫芦画瓢，体现不出个人的观点，写不出好的公文。所以公文写作者平时应该经常学习党政的理论和相关的专业知识，深刻领会上级的政策，经常调查研究，了解当地的实际，多上下结合，深入思考来提升自己的悟性，从领导的角度思考问题。

3、公文写作中图表、数据运用的功夫。在公文写作中，数据的运用是一件普遍性、经常性的事情，它使事物量化发挥着重要的作用。数据、图表的作用决定了来源取舍必须坚持一定的标准，应做到：一是来源的权威性。数据一般以统计局为主，其中税收数据以国税、地税为主。没有统计局的，以部门的乡镇机关的数据为主。个人拿不准的，要和领导集体商量、定夺；二是数据要统一。不同材料里面，数据要一致。同一材料里面不能出现前后矛盾；三是数据分析要科学。特别是在没有权威数据参考的情况下，必须经过科学的分析才能运用。单个数据的加减不能超过核查的数据；四是图表

2d、签发人（标在发文字号的右侧）。

2、内文---简明、完整、准确

a、标题（一般由“发文机关”+“关于”+“事由”+“文种”构成）。

b、主送机关（指公文收文机关和送达机关，标在标题之下顶格处，用冒号启下；请示和报告只能有一个主送机关；上级机关下发的文件如收文机关为同一类型，可以使用统称，如各院校等；面向基层和广大群众的普发性的文件可以不必标注主送机关）。

c、正文（包括提出问题、分析问题和解决问题三大部分；公文中的年份、具有统计意义的数字要用阿拉伯数字，书写时不能转行；分层次表述时，第一层用“一、二、三”；第二层用“

（一）、（二）、（三）；第三层用“1、2、3”；第四层用“（1）、（2）、（3））。

d、附件（标注在正文后空一行左起空两格处，写法：附件1.XXX）。

e、署印（盖在正文的右下角，上不压正文，下要骑年月）。

f、成文时间（指公文生效时间，要写明全称，用汉字表达，“0”要用“○”表达，如二○一○年）。

3、文尾—清晰、全面

4二是结尾用语。如：特此通知、请批示等。三是过渡用语。如：为、对、因、对此、因此等。四是经办用语。如：已经、现今、办理、责成等。五是称谓用语。如：我，本，你，贵，该等。

八、公文写作中常见的问题。

（一）公文标题常见病例。

标题是行政公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。据此，须精心制作。但是，有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：

1、语句不合语法规范

例：***部、***部、***部、***部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。例子中的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办文意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在发文机关与理由之间缺少了介词“关于”，应补上。

2、请示、函、报告三者混淆

例：***单位关于元旦文艺联欢晚会所需经费的报告。例子显然是学院下属单位向上级主管部门请求解决经费的问题。《办法》中规定，向上级机关请求指示和批准应该用“请示”。此文是属于请示性公文，“报告”两字应改为“请

6（4）党政不分。

4、提法不当

有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，从而造成一定的混乱。

5、名称表述混乱

公文中的人名、地名、单位等名称表述混乱主要有：一是同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。二是排名次序混乱。三是随意用简称。

6、时间表述含糊

(1)用时间代名词而不用具体日期。(2)年份随意省略。(3)年份不使用公元纪年。

7、用词不当(1)词语误用。(2)生造词语。(3)词语使用不当。(4)滥用模糊词语

8、不符合语法

不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。主要有：

（1）成分残缺。（2）成分多余。

87、戒迷路句。

8、戒谓宾失配。

9、戒半文不白。

10、戒歧义

十、公文歌

（一）核文内容歌

一核政策符不符，二核行文对不对，三核格式确不确，四核文字美不美。

（二）行文关系歌

行文千万不越级，领导个人慎重报，请示报告要分开，文种错误不可要。

（三）公文格式歌 签发人很重要，领导大名不漏掉，文种好比穿衣服，肥大过瘦不可要，行文方向要清楚，请示不要当报告，主送抄送两回事，单位排列要协调，印章日期放文尾，印制版记别忘了。

（四）核文歌

公文公文要审核，核过公文错不多。

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