某公司费用管理及报销办法_公司费用报销管理办法
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XX公司费用管理及报销办法
目 录
第一章 总则 第二章 费用管理内容 第三章 费用报销规定 第四章 附则
第一章 总则
第一条 为加强XX公司(以下简称“公司”)费用管理，合理控制各项费用支出，规范费用报销流程，特制定本办法。
第二条 各项费用支出均以公司批复的年度费用预算为依据，在预算范围内开支。各部门负责人应做好费用项目的控制，避免出现超预算的情况。第三条 本办法适用于XX公司各部门。
第二章 费用管理内容
第四条 费用管理分为日常费用和专项费用管理两部分。
第五条 日常费用主要包括：办公费、业务招待费、交通燃料费、邮电通讯费、会议费、差旅费、修理费、书报资料费、礼品费等等。
第六条 专项费用主要包括：出国费、咨询费、诉讼费、广告费、审计费、赞助费、职工住房物业费及供暖费、职工教育经费、福利费、经济补偿金等。
第三章 费用报销规定
第七条 费用报销审批权限
为完善内部控制，费用管理按照权限分级审批。费用报销审批坚持“一支笔签字”原则，需要授权的，须以书面正本授权书通知财务部，否则不予认可。
（一）日常费用
1.个人预算内费用报销审批权限：
（1）部门副经理（含助理）级以下人员的费用报销由部门经理（或主持）或其授权签字人审批;（2）部门副经理（含助理）的费用报销，由本人作为报销人签字，部门经理（或主持）签字后报公司主管领导审批;（3）部门经理（或主持）的费用报销，由本人作为报销人签字，公司主管领导审批;（4）公司副总经理（含总经理助理）的费用报销，由本人作为报销人签字，公司总经理或其授权人审批;（5）公司总经理的费用报销，由本人作为报销人签字，公司财务总监审批。2.部门公共预算内费用报销由部门经理（或主持）或其授权签字人审批。3.公司公共预算内费用报销由公司总经理或其授权人审批。
4、超预算费用报销须报公司总经理或授权人审批。
（二）专项费用
1.有专项请示报告的：经办人员应提交经公司主管领导批准的专项请示报告，在核批的预算范围内，由部门经理（或主持）或其授权人签字报销。
2.无专项请示报告的：经办人员凭有效合同、协议及经公司主管领导批准的费用报销单报销。
第八条 费用报销支付方式与报销程序
费用报销的支付方式以现金和支票支付为主。
（一）现金支付
1.以现金方式支付费用款，应在国家财经制度规定的现金支出范围内，主要包括：
个人劳务报酬；
各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人的其他支出； 出差人员必须随身携带的差旅费； 结算起点（1000元）以下的零星支出； 中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。
2.现金报销时间为每周四、五。报销人员应填妥报销单，按上述第七条之审批权限签批后交财务部，由相关会计人员审核并制作记账凭证后交出纳统一进行现金收付。
3.借支现金，应填写借款单，经部门经理（或主持）或其授权人、财务部经理或其授权人签字后，到财务部办理借款手续。报销费用时，凭有效单据填写费用报销单，按上述第七条之审批权限签批后，到财务部办理报销手续，并在备注栏加以说明。
4.借款人应及时办理借款核销手续（还款或报销费用冲还借款），原则上不允许重复借款，前次借款未结清者，不得再次借款。
（二）支票支付
原则上，金额1000元人民币及以上的支出款项须使用支票支付。1.经办人员须填制支票领用单。日常费用的支票领用，由部门经理（或主持）或其授权人、财务部经理或其授权人签字后，到财务部办理领用手续。专项费用的支票领用，须另附主管领导批准的专项请示报告。
2.支票领用后，只能用于支票领用单上写明的用途，不得挪作他用。如因故未使用，经办人员须于领用后两日内将支票退回财务部。
3.支票使用后，经办人员须在三个工作日内将填妥并有效签字的费用报销单送交财务部办理报销手续。因特殊情况不能在规定时间内报销的，须及时向财务部说明。逾期不报销的人员，财务部将定期公布，并不允许其所在部门领取新支票。
第九条 费用报销标准
费用报销须按照公司规定的标准报销，超标准报销费用的，应在报销前经有效审批人的上级直接负责人或总经理及授权人批准。
业务招待费：指与业务有关的宴请费和礼品支出。
宴请客户无特殊理由不得去豪华饭店，公司领导级一次宴请金额原则上不超过2000元且人均标准不超过200元，部门经理级一次宴请金额原则上不超过1000元且人均标准不超过150元，其他人员一次宴请原则上不超过500元且人均标准不超过100元。凡一次消费超过规定限额及标准的，应按分级审批权限，报上一级领导审批，严禁将同一招待活动发生的费用拆分后分次报销。
礼品支出，要求各部门尽量使用公司办公室统一购买的礼品，对有特殊要求购买的其他礼品，由各部门自行采购，报销时经公司分管领导审批签字后，按照正常报销程序报销。
业务招待费超过报销标准的，须在履行正常审批程序后报公司总经理或授权人批准。
国内差旅费
员工出差须提前在公司办公系统填写出差申请审批单，并提交有效审批人批准。出差申请审批单为员工出差借款、报销及领取出差补贴的重要依据，出差期间的补贴标准为30元/天（参加会议除外），出差期间的业务招待费原则上不再报销。
出差住宿标准原则上为三星级以下酒店（含三星级）。员工可根据年度差旅费预算及出差所在地实际情况，本着节约的原则选择住宿酒店，如参加会议或陪同客户出差超出住宿标准的，报销时须提交举办方会议通知或经公司领导批准的请示文件；公司领导班子成员出差住宿费实报实销。
各类地区及员工住宿费具体标准如下：
1.出差到上海、广州、深圳等直辖市、省会城市及经济特区： 总经理（含主持工作的副总经理）350RMB
（五）书报资料费：购买资料应根据实际工作需要办理，严格控制，杜绝浪费，公司报刊杂志的订阅由办公室统一制定计划报公司领导批准后办理。报销时应注明用途和名称，按照正常报销审批程序报销。
（六）通讯费：包括办公电话、移动电话及住宅电话费用。
1、办公电话：按照员工工作岗位和要求，经部门经理批准可申请开通国内长途功能，未经公司主管领导批准，原则上不开通国际长途功能。办公电话费用由公司统一支付，电话使用人及所在部门承担。
2、住宅电话：公司仅负责承担公司领导（总经理助理以上级）或其他经批准报财务部备案人员的一部住宅电话费用，但公司原则上不承担住宅电话的国际长途话费，否则需提交公司总经理或授权人审批。住宅电话报销标准为总经理500元/月，其他公司领导300元/月，由公司按照实际话费在核定标准内统一办理报销手续。
3、移动电话费：移动电话话费标准由公司统一按照岗位级别（公司领导、部门总经理（或主持）、部门副总经理（含助理）、部门下属经理、一般员工和工作性质（即业务部门和职能部门）分别予以核定；员工级别由本部门提出，提交人力资源部审核，报财务部备案，员工岗位调整时，自调整之日的次月执行新岗位标准。在下述核定的标准、原则和要求范围内，移动电话费按月实报实销。
（1）公司领导：指公司总经理助理（含总经理助理）以上，话费标准为500元/月；
（2）部门经理（或主持）：话费标准为200元/月；（3）部门下属负责人话费标准为100元/月；
移动话费报销的原则和具体要求：（1）核定报销费用的移动电话，应本着节约的原则，尽量缩短通话时间，并不得转借他人使用；（2）除员工正常休假，连续未上班时间超过10天的员工，未上班月份不得报销移动话费；（3）公司原则上只允许报销一部手机的话费，移动电话号码以及部门内部核定的下属经理名单需提前报财务部备案，报销非备案人员及电话号码的话费，财务部门有权拒绝；（4）话费标准为月度标准，当月话费超出核定标准的，超出部分原则上由个人
财务人员归集费用。
（3）涉及共同费用分摊的，必须书面注明，并由相关人员签字确认。3.根据所报销费用项目，由费用支出人本人或委托人填写公司统一印制的标准格式报销单。报销单主要有以下五类：
（1）医疗费报销单：用于符合公司规定的医疗费报销。报销时，须附医院处方，在药店购药需有医院开具的处方及药单。
（2）出国费用报销单：用于出国人员由公司负担的出国费用。分为出国费用报销总表和分国别费用报销明细表，报销时，应在填列总表的同时按所到国家分别填列明细表。
（3）差旅费报销单：用于公司人员各项差旅费用的报销。（4）业务招待费报销单：用于公司业务招待费的报销。（5）费用报销单：除以上费用外的日常费用报销。
4.填列报销单时，报销人员应保证各项数据金额的准确性。同时应将报销单同后附各种发票或单据整齐地粘贴或装订在一起。第十一条 下列报销单不予报销：
1.报销单各栏目填写不完整、金额不准确、单据不整齐的报销单； 2.没有有效签字的报销单；
3.对已有有效签字的报销单，财务部门有审核及对不符合支出规定的报销单提出异议并退回的权力。
第四章 附则
第十二条 本办法由XX公司财务部解释。第十三条 本办法自2010年9月1日起实施。
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