石油石化企业物资采购中存在的问题与对策_企业物资采购管理对策
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石油石化企业物资采购中存在的问题与对策
摘 要:从市场经济的要求和石油石化企业的特点出发来分析当前的物资采购工作,在归口管理、采购人员、采购渠道和方式、物资价格和质量、监督约束机制等方面还存在诸多问题。要解决这些问题,提高我国石油石化企业物资采购的水平,还需在观念、体制等方面采取相应的对策。
关键词: 石化企业;物资采购;采购质量;采购成本;问题;对策
在市场经济条件下,物资采购已经不仅仅是单纯保障供应的手段,而且成为提高企业经济效益不可忽视的增长点。本文剖析了当前我国石油石化企业物资采购工作中存在的一些问题并提出相应对策,旨在促使各企业重新认识物资采购工作在企业生产经营中的重要地位和作用,把好生产与建设的第一道“关口”,保证企业生产建设的顺利进行和经济效益的不断提高。
一、我国石油石化企业物资采购工作中存在的问题 1.物资采购归口管理不明确。物资采购的归口管理不够完善,是我国当前国企管理中一个十分突出的问题。《企业法》和《全民所有制工业企业转换经营机制条例》都明确界定把采购权放归企业,许多企业为了改革搞活又把采购权下放给各内部用料单位,于是就出现了一个企业内部多头分散自由采购的现象。不可否认,分散自由采购这种采购方式确实能迅速、快捷地为生产配置资源,但在实际运行中仍存在不少问题:(1)效益低、成本高。这种采购方式以项目为中心采购所需物资,各层次和部门自成体系,不能形成相应的批量,对企业来说失去了规模效益和整体优势,增加了采购成本。(2)缺乏必要的约束机制。采购决策不规范,不公开,缺乏必要的透明度,内部监督很难到位,因而可能出现权钱交易、人情交,从而在物资采购成本、质量、廉政等方面引发一系列的问题。
2.缺少具有敬业精神的专业物资采购人员。随着计划经济时代行政压力的消亡,企业的物资采购工作中由于人为因素引发的问题日益增多,这主要是因为企业没有按照市场经济的变革和需要来要求人员的业务素质和责任心。缺少有责任心的专业物资采购人员已经成为目前我国大多数石油石化企业的通病。企业的物资采购工作包括采购计划的制定、市场调查预测、供货单位选择、签订合同、交接验收、货款清算等过程,是一项技术含量很高的经济工作,需要由专业的物资采购人员来操作,并且采购人员的思想觉悟、敬业精神和技术水平等将直接影响采购工作的质量。特别需要注意的是,在社会不良风气的影响下,一些专业的物资采购人员也不同程度地存在着“不忠”和“变节”的行为,为谋得一己私利,违法违纪,损公肥私。3.物资采购渠道分散,方式落后,行为不规范。市场经济的发展为企业的物资采购工作带来了新的机遇,供应渠道的日益繁多使得选择范围不断扩大,有利于物资采购人员运用竞争机制实行货比三家。然而,由于市场不规范、无序竞争造成一些假冒伪劣、质次价高的物资充斥市场,对石油石化企业物资采购的质量构成严重威胁。所以,在市场尚不完善的情况下,完全依靠市场自由采购是不现实的,必须建立起相对稳定的采购渠道。而现实的情况是,我们很多石油石化企业的采购渠道相当分散,并且缺少对供货单位法人资格、商业信誉、服务水平等进行资信调查的制度,造成了一系列的严重问题。并且,在物资采购方式上,现阶段我国石油石化企业仍多沿用订货会、买卖谈判等传统方式,较注重供应商之间价格的比较。而国际上流行的招标采购所占比例不高,电子商务、网上采购也仅仅处于初级阶段。特别是在招投标过程中还存在诸多由于招投标意识不强、人员业务素质低下、地方保护主义等引起的不规范行 为。
4.采购物资质次价高,储备量大,严重影响经济效益。由于落后的储备观念和盲目采购、重复采购等原因,目前我国大多数石油石化企业的物资储备量大,资金占用过多,积压浪费严重,经济效益低下。并且,在社会不良风气的影响下,有的采购人员和采购部门搞人情采购、关系采购,不买系统内质量可靠、信得过的定点厂家的产品,而擅自从系统外资质不合格、业绩不好的厂家进货,甚至吃回扣、收受贿赂,把质次价高的产品采购进来,使得采购环节成了腐败现象的滋生源头,导致了企业资产的严重浪费和流失,严重威胁企业的物资质量及生产安全。5.缺乏强有力的物资采购监督约束机制。当前,物资采购环节经营行为不规范,各企业在此环节吃回扣、以次充好、损公肥私、贪污腐败的现象普遍存在。与生产环节相比,采购环节的漏洞往往更隐蔽。产生这些问题的根本原因是对权力缺乏应有的制约和监督。由于历史原因,我国大多数石油石化企业的采购行政监督主体呈多元化状况,形成了行政组织内部、外部的监督网络。但从某种角度来看,这种监督主体的多元化可以看作是监督主体的不明确,监督约束体系名存实亡。
二、应采取的对策
1.全面贯彻落实国家有关法律、法规,坚持依法采购。企业的物资采购行为主要发生在企业围墙以外,比生产环节更难于控制,容易形成管理“盲区”而失控;同时,规范采购行为必然触及一些人的私利。因此,加强国有企业的物资采购管理,是一项重要而难度较大的工作,仅靠宣传教育是不够的,必须采取有效的制度化、法制化的措施。1999年4月1日国家经济贸易委员会以9号令的形式,公布了《国有工业企业物资采购管理暂行规定》,明确了规范企业的采购行为、加强企业采购的监督管理、防止国有资产流失的目的;规定了物资采购公开的范围和原则;提出了在物资采购过程中的决策管理、比质比价采购、价格监督、质量检验监督、责任与奖惩的有关规定。各企业的主要负责人员,必须坚持以提高企业经济效益为前提,在企业内全面贯彻落实《暂行规定》,规范物资采购行为,降低采购成本,确保物资质量。此外,在物资采购工作当中,有关人员对《中华人民共和国招标投标法》、《中华人民共和国经济合同法》、《机电产品进口管理办法》等相关的法律、法规也应当熟练掌握,真正做到有法必依、依法采购。2.严格归口管理,配备素质高、技能强的采购人员。(1)物资采购应由专门机构来办理。鉴于当前石油石化企业物资采购管理混乱的局面,各企业应尽快把原来的物资公司、物资供应处、进出口部门等联合起来成立物资装备公司,实行“统一采购、一级设库、分区供应”的管理体制,做到“物归一家、专业管理”;同时,各企业应当成立物资采购领导小组,主要职能是:负责制订集中统一的市场采购分工和管理办法以及重大采购事项的决策;负责基建、更改、大修的专项资金投资采购计划的审批;负责审定招标、议标等方案,并组织进行评标;负责物资采购部门及人员的行为规范和监督,并提出对有关人员的调整意见。(2)配备专业人员,不断提高采购队伍的素质。首先要通过公平、合理的方式选择物资采购人员,采购人员一般应具备以下几方面的素质:一是法制观念明确,具有高度的政治责任感,能执行有关政策、法令和规定,忠于职守,不以权谋私;二是不仅要通晓本企业的用料规律和特点,而且要熟悉采购技能、方法及商业谈判技能,掌握预测和决策技术、经济活动分析等管理知识以及物资管理、材料性能等专业知识;三是谈吐文雅,具有流利的口才,善于阐述问题,有较强的说服力和应变能力。3.建立集中统一的物资采购管理体制,规范采购行为。(1)做好物资预算编制。合理的预算不仅有利于适量、适时、适地而齐备地供应所需物资,保证生产的顺利进行,而且有利于降低库存,加速资金周转,达到提高企业经济效益的目的。(2)合理划分各项权限。在企业内部应合理划分物资采购权限,实行分级分工有序进入市场采购。企业应明确规定总部可以采购哪些物资,二级单位可采购哪些物资,车间班组一般不应有物资采购权。并且,要逐步推行以采购部门为主,监察、审计、财务等部门全程参与的做法,打破旧的采购管理体制中可能出现的独断专行格局,减弱采购部门的权限。通过这些部门间的有效配合和相互制约,使得民主决策得以具体体现,同时还加强了监督。(3)实行集中采购模式。集中采购不仅是有效管理公共支出的先进手段,更是制止浪费、遏制腐败的重要举措。通过集中采购可以形成批量规模以享受价格优惠,有利于节约采购资金,降低采购成本,减少基本库存,加强物资管理,既能增强企业的整体实力,又能强化企业在国内外市场竞争中的地位。
4.灵活选择采购渠道及采购方式。(1)净化采购渠道。必须建立相对稳定的采购渠道。对供货单位进行实地考察,对其法人资格、资金实力、企业性质、商业信誉、履约能力、服务质量等进行资信调查,确定以国有大中型企业、主机厂为进货主渠道,辅以集体、个体作补充,拾遗补缺。坚持从厂家订货,避免从中间环节订货层层加价问题,大力开展由产品生产厂家直接寄售方式进货,减少储备资金占用,降低各类物资的采购成本。对已经确定的采购渠道要进行定期复查,优胜劣汰。(2)优化采购方式。应根据企业物资采购的公开、公平、公正原则,凡具备招标、邀标、议标采购条件的物资必须实行招标采购,不具备上述条件的实行归口管理,采取委托采购、定点定向采购和比质比价采购。同时,为适应信息时代的发展,应积极建立计算机信息网络,实行网上采购。网上采购不仅能大大降低交易费用,缩短采购周期,还能使企业及时获取大量市场信息,同时也有利于提高企业的产品知名度与客户满意度。
5.比质比价,严格控制采购质量,全力降低采购成本。(1)实施比质比价管理。采购人员利用各种信息与谈判技巧,实行物资采购比质比价,才能防止浪费,减少经济利益的损失。所以,比质比价是企业节约资金、提高物资采购经济效益的重要手段。在具体做法上,一是在同行业进行横向比价,在多家供应商中选择最低报价;二是根据历史情况进行纵向比价,尽量保持最低历史水平的进货价;三是要求生产厂商报出销售最低价;四是通过集中采购、批量订货降低价格。(2)严格控制采购质量。(3)理顺质量与价格、质量与进度的关系。在处理质量与价格、质量与进度的关系的过程中,如遇到两者之间的矛盾,一定要抓住质量这个矛盾的主要方面,绝不可本末倒置,为降低采购成本或追赶进度而降低质量标准。(4)建立和完善质量保证机制。一是严格执行市场准入制度,严把物资采购质量入口关。要进一步加强物资网络建设,对供应商实行动态管理,做到优进劣出。二是对采购管理全过程建立责任制度。要按照“谁采购、谁负责”的原则,对每一项物资的采购质量监督到底。三是实行采购质量监督约束制度。物资采购部门和技术监督部门要有专门人员行使质量监督制约职能,特别是对重大关键设备和器材,要在生产厂家派驻人员,实行现场监造。四是建立完善的物资质量检验制。未经质量检验的物资不准办理正式入库和结算手续,直达现场的物资未经质量检验不准使用。(5)全力降低物资采购成本。物资采购成本包括两部分内容:一部分是由物资采购价格所形成的成本,包括物资的实际购买价格、购入时的运杂费、合理的途耗、整理准备费、税金等;另一部分是因物资采购而发生的各种费用,包括差旅费、仓储费、手续费、利息等。降低物资采购成本的途径:一是转变物资采购观念,应尽量减少库存,做到“零库存”管理。二是采用经济批量法,发挥整体优势。如果一次购买的数量较大,就有可能以较低的价格成交。石油石化企业所需物资在品种、规格上具有相当大的相似性,尽管单个企业所需的各种物资在数量上不一定能形成较强的竞争力,但整个石油石化市场确实是一个十分诱人的巨大市场。石油石化企业完全可以通过发挥集团优势,提高整体竞争力,从而在物资采购供应中以对企业较为有利的价格成交。三是综合考虑物资的价格、质量和采购地点、运输方式及付款方式等因素的影响。6.切实加强对物资采购工作的监督检查。(1)建立统一且富有权威的行政监督领导机构。建立并完善行政监督机构的内部约束机制必须有一个富有权威的监督领导机构。可以从以下几个方面考虑:一是以权力约束权力,如资金拨付权与采购执行计划审批权的分离等;二是以责任制约权力,如规定不同级别的官员有权分别审批一般、大型和巨额采购项目的实施,但同时必须承担相应金额大小的责任;三是制定相应的行为规范或行为准则;四是监督人员实行定期轮换制。(2)对物资采购实行全过程监督。物资采购全过程监督是指从采购计划的制订开始到采购物资的使用结束,这其中有计划、审批、价格咨询、招标或谈判、签订合同、验收、核算、付款、领用等几个环节,每个环节都有监督。但重点是对制订计划、价格咨询、签订合同、质量验收和结账付款五个环节的监督。(3)建立自上而下的目标成本责任体系,奖罚分明。要按照“市场决定价格、价格决定成本”的原则倒算成本,把成本层层分解,形成“人人肩上有指标,成本重担众人挑”的成本控制责任体系。
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