采购作业实施细则_标准采购作业细则

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采购作业实施细则

1.目的为使采购作业有章可循，规范采购作业事务，提高采购成效，特制订本细则。2.适用范围

适用于各项材料的采购。3.总要求

3.1采购对象：采购前对厂方材料质量、性能、供应商报价水平、交货期限、售后服务等作出评价，以供选择时参考。

3.2价格质量：以合理价格购取较高品质材料。

3.3时限：配合使用部门需要日期及需要量，联络厂方即时供应。3.4采购方式

采购部门应根据材料使用状况、用量、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格稳定性等因素，选择最有利的采购作业方式办理采购作业。

3.4.1定期合同采购：对于经常使用且生产过程中不可或缺的或经常使用且市场价稳定的材料，可选用定期合同采购办理。

3.4.2特约厂商采购：对于用量、费用不太高的单项材料，可简化采购作业，由计划供应部择定特约厂商，介绍使用部门直接向该厂洽谈订购。但在付款前应送采购专员审核，不高于市价时予以付款。

3.4.3一般采购：不适用于前述采购方式或者定期合同采购，程序如下：采购部门按请购部门提出的采购申请审批表，逐笔询价、议价，并了解交易条件后订购。

3.5采购期限

3.5.1采购部门应按照请购部门提出的“需要日期”办理采购。原则上应以供货合约拟明的交货期限为准，计算请购呈批及验收所需时间。

3.5.2原订采购作业处理期限变更时，采购专员应报告具体原因，应及时报告给请购部门，必要是要呈报总经理核准后，通知各有关单位，以利于存量管制及适时提出请购。

3.6核批权限

所有采购项目由总经理核批。4.供应厂商

4.1各项材料的供应商至少应有3家，各家背景及交易资料应记载于“供应厂商档案”中备用。对于未达本公司标准的材料，采购部门应开发新供应商，或报送主管部门拟订开发计划。

4.2新供应商的开发，由相关管理部门会同采购人员实地考察生产设备、工艺流程、生产能力、产品质量等以后，填制供应厂商评价表呈总经理核准后，列为备选厂商。

4.3对于交货质量不良、无法按期交货或停止营业的供应商应予撤销设定。届时由采购专员以签呈方式说明原因，送相关管理部门复查，并呈总经理核准后，通知对方。

5.采购作业 5.1询价作业

5.1.1计划供应部收到“采购申请审批表”时，应先判断请购材料品名、规格、需求日期、数量等是否填写明确，有无供应厂商报价，信息判断完整没问题后经总经理签批后，转采购经办人员办理询价作业。对于资料填写不全或规格不详者，注明“填单异常，说明欠详”等字样后退请购部门修订。

5.1.2询价程序

(1)由采购经办人员参考过去采购记录或供应厂商资料拟定至少三家询价对象，独家代理、原厂牌零配件无法替代等并报经总经理核准者除外，并填记在“采购申请审批表”上。

(2)对于加工合同采购项目，采购部门应要求厂商填具报价单一并送来，作为议价参考。(3)采购经办人员询价时，应将询价截止日期填注于“采购申请审批表”内以便通知供应厂商。

(4)采购经办人员于通知厂商报价后，应紧跟催进度。

5.1.4询价完成后，采购人员应将询价、报价的全部资料整理报送部门经理及提采部门，据以议价。

5.1.5若报价材料规格较复杂或与请购规格不尽相同，采购人员可将全部资料连同有关报价资料送请购部门签注意见。签注完成后送交采购人员按请购部门意见处理，必要时重新询价。

5.2议价作业

5.2.1采购经办人员收到不需会签或已会签完成的询、报价资料时，应结合会签结果、各厂商报价，查阅前购记录及供应商档案、市场行情，经成本分析后，拟订议价对象，以供议价之用。

5.2.2议价

(1)议价时除注意质量、价格外，还应注意交货期有无保证，能否向厂商争取分期付款或者给予一定账期等。

(2)议价可采用多种形式进行。议价完成后，由采购人员拟定合作对象，呈请有关领导核批。

5.3订购作业

5.3.1由采购人员于“采购申请审批表”上填记订购日及约定日，签订订购合同，进行采购，并通知请购部门预计到货日期。

5.3.2预付定金或采购金额较大，或有附带条件的采购项目，采购人员应先与厂商签订采购合同。合同书正本两份，一份存采购部门，一份存供应厂商。

6.采购异常处理 6.1请购项目的撤销

各采购经办人员收到原请购部门的撤销采购的信息后按下列方式办理：

6.1.1若原请购项目尚未办理，由采购人员在原请购单据上加填“撤销”，将原请购单退原请购部门，复印一份自存，按一般请购单据存档方式处理。

6.1.2若原请购项目已向厂商订购，由采购经办与供应厂商接洽撤销订购，经供应厂商同意撤销后，向供应厂商取回采购合同，同6.1.1处理。若供应厂商坚持不能撤销，采购人员应于撤销请购单上注明原因，呈总经理核签后，由采购人员通知原请购部门。

6.2紧急请购：采购经办人员接到紧急请购通知，应即查明请购材料名称、规格、数量、请购单号及交货地点等资料，并以电话询议价格，待收到正式“采购申请审批表”时，补入询议价结果，按急件方式处理。

6.3交货质量异常：各采购经办人员收到采购专员验收不合格的“材料检验报告表”时，应尽速与供应厂商交涉扣款、退货、换货等事宜，并将交涉结果记录于“材料检验报告表”的“采购处理结果”栏内，并呈总经理核签后，送回材料库。

6.3.1对于需退料、换料或补交者，采购人员应于“材料检验报告表”的“采购处理结果”栏内注明厂商电话及预定的处理日期。

6.3.2因质量不合格而退货换料，可按逾期交货处理。而逾期交货日数应从采购人员通知厂商换料之次日起计算。

6.3.3采购经办人员如未能按请购部门意见处理时，应将与厂商交涉结果记入采购处理结果栏，送原请购部门签注意见，或会同原请购部门共同处理。

6.4交期延误罚扣处理：采购人员收到交货延误或统一发票逾7天未送财务室的拟整理付款事务时，应按下列方式处理： ——计算逾期罚扣金额并通知厂商罚扣原因与金额。

——在厂方同意扣款或补足发票时，由采购助理人员在收料单及发票上填记实付金额或发票号码，呈总经理核签后，连同原“采购申请审批表”、材料检验报告表等资料，送财务部门整理付款。

6.5属销售惯例或配合最小包装量厂商需超交的，采购经办人员应于“采购申请审批表”采购记录栏内注明，以作为材料库收料依据。

6.6以暂借款采购，采购经办人员应在“采购申请审批表”采购记录栏内注明原因，以免会计部门重复付款。

6.7价格变动处理

6.7.1外销产品原材料价格变动时，采购专员应即通知外销部门重新审理产品报价水平，避免不当损失。

7.采购作业进度控制

7.1采购人员对于每一采购项目均应根据需要确定作业进度管制点，预定作业进度。7.2预定作业进度应能配合请购项目缓急，且各作业进度须在预定日期前完成。7.3对于未能在预定日期前完成的采购项目，采购人员会同请购部门研究处理对策。