农村商业银行会计档案管理办法1_银行会计档案管理办法

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农村商业银行会计档案管理办法

181号（5月26日）

第一章 总 则

第一条 为强化农村商业银行股份有限公司（以下简称本行）会计档案管理，确保会计资料的完整和充分发挥会计档案的价值，根据《中华人民共和国档案法》、《中华民共和国档案法实施办法》、财政部、国家档案局《会计档案管 理办法》、中国人民银行《银行会计基本规范指导意见》和《 省农村信用社会计档案管理办法》，结合本行实际情况，特制定本办法。

第二条 本办法所指会计档案是在业务经营和财务活动中形成的会计记录和重要史料。

第三条 总行财务会计部负责对各支行（部）会计档案工作的 指导、监督和检查。各支行（部）会计主管负责本行（部）会计 档案的日常检查和管理，建立健全会计档案的归档、保管、查阅、交接、销毁和保密制度。

第二章 会计档案的分类

第四条 会计档案包括会计凭证、、会计账簿、财务会计报表（报告）及其他会计资料。

（一）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证；（统一上缴总行事后监督中心）

（二）会计账簿类：总账、各种分户明细账、日记账、固定资产卡片账、低值易耗品管理账、附注账簿、其他账簿；

（三）财务会计报表（报告）类：月度、季度、年度财务会

计报表（报告）），包括各种报表、余额表、附表、附注及文字说明、其他财务会计报表（报告）；

（四）其他类：银行对账单、各种登记簿、会计档案移交（保 管、销毁）清册、机构撤销（合并）交接清册、房屋购建的契据、计算机运行日志、客户挂失申请书、联行查询、查复书等。

第三章 会计档案的归档

第五条 会计档案应依据归档要求，整理立卷，装订成册，按照保管期限进行分类，以及内容和形成时间进行分类索引，编制 会计档案保管登记簿，以便查阅。总行采用非纸介质存储会计档案的，应能满足阅读及打印要求。

第六条 会计档案归档的基本要求：

（一）分类组卷。会计档案立卷应采用“保管期限/年度/档案类别”的分类方法。即先将同一年度形成的会计档案按照保管期限分类，再将同一期限的报表、账簿、凭证等按类分开组卷，并形成分类索引。

（二）整理与装订。

1．会计凭证的整理与装订。每日营业终了，各柜员按照柜员流水号顺序整理传票，打印凭证号码，同时登记《柜员传票整理封面》，注明机构代码和日期，加盖经办人和会计主管人员印章，由会计主管汇总填制《事后监督资料交接登记表》》，隔日上缴总行操作风险控制中心，操作风险控制中心在扫描结束后塑封归档。

2．会计账簿的整理与装订。总账按月份科目顺序整理装订，活页分户账分科目、账号按年整理装订。账页过多可分册整理装

订。各种登记簿应分类别、科目按年整理装订。各种销讫卡片账按照销账日期按月或按季整理装订。在年度中间更换或结清账页，应按照账号顺序分科目妥善保管，待年度终了统一整理装订。整理 装订成册的账页，要填写“账首”和“账页目录”，另加封面、封底，在装订处加封并登记封面，注明名称、年度、保管期限、档案号，由装订人员和会计主管人员在加封处签章。

3．会计报表的整理与装订。日计表、余额表、每日流水按月整理装订，月计表、季报表、（半）年报按年整理装订，另加封面、封底，在装订处加封，登记封面，注明名称、年度、保管期限、档案号，由装订人员和会计主管人员在加封处签章。

（三）会计档案可采用纸、磁、光盘、缩微胶片等方便实用、易于保管的介质保存。原始凭证、票据、合同、股金证等具有法律效力的资料，应保存纸质档案。

（四）其他会计档案的整理与装订，按有关规定执行。第四章 会计档案的保管

第七条 各支行（部）应建立档案室，会计主管是会计档案管理员，对本支行（部）会计档案进行管理。

各支行（部）档案室应具备“五防”、“五无”的标准。即： 防盗、防火、防潮、防尘，防有害生物；无火患、无虫蛀、无霉 烂、无鼠咬、无失窃。总行磁介质档案保管应具备防磁条件，每年翻录一次，实行双备份异地分别保管。磁介质档案应打印出书面档案装订保管。

支行（部）档案室须按规定建立健全各类会计档案管理登记簿。

第八条 会计档案的保管期限分为 3 年、5 年、15 年和永久保管。会计档案保管期限从会计档案形成的次年 1 月 1 日算起，如有必要可以延长，但不能缩短。

总行同一介质上有不同保管期限会计档案的，应按最长期限保管。同一会计档案采用不同介质保管的，至少有一种介质的会计档案满足保管期限的要求。

第九条 存款人开设的银行结算账户管理资料、会计电子化系统开发和修改的文档资料应作为会计档案进行管理。银行结算账户管理资料保管期限为该账户销户后10年，会计电子化系统开发和修改的文档资料保管期限为该系统停止使用或重大修改后5 年。

第十条

分理处会计档案纳入管辖支行（部）整理装订保管，不单独设库保管。

第十一条 会计主管应按照档案规定保管期限对会计档案分类管理，逐项编号、登记，并及时入库（柜）保管，确保会计档案的完整无缺。会计档案管理人员调动须办理交接手续。出纳人员不得兼管会计档案。

第十二条 会计主管要定期检查会计档案，及时对破损、变质会计档案进行复制、修复或其它技术处理。

第十三条 支行（部）分立，原机构存续的，会计档案由原机 构保管；原机构解散的，会计档案由总行协调处理。支行（部）合并，会计档案应由合并后的支行（部）保管。支行（部）关闭、撤销，会计档案由总行协调处理。

第十四条 支行（部）会计档案交接应编制移交清册，经总

行财务会计部门批准后办理交接手续，交接应由经办人员清点，总行稽核部门负责核对，双方负责人、监交人签章后进行。

第五章 会计档案的调（查）阅

第十五条 严格遵守会计档案调（查）阅登记制度，防止会计档案丢失或泄密。

内部查阅会计档案，应由查阅人提出申请，经支行（部）会计主管批准后方可查阅。由会计主管到网点查阅的，应严格执行有关控制制度。法律、法规授权部门调（查）阅会计档案时，应持有效证件和县以上主管部门的正式公函（文件），经支行（部）行长（经理）批准后方可查阅。

调（查）阅人可以抄录、照相、复印或复制，但不得涂改、圈划会计档案，不得将会计档案拆封和借出。支行（部）会计主管应对调（查）阅情况进行记录，并由查阅人签字确认。

调（查）阅会计档案的申请及公函由经办人员和会计主管共同签章、专门保管，以备查考，并做好相关的查阅记录。

第六章 会计档案的销毁

第十六条 保管期限届满的会计档案，按照下列程序销毁：

（一）由销毁会计档案的支行（部）会计主管编制会计档案销毁清册；

（二）销毁会计档案的支行、部（室），行长或部门经理在会计档案销毁清册上签署意见；

（三）总行财务会计部、稽核部对销毁会计档案进行清查、核对会计档案销毁清册；

（四）财务会计部、稽核部、分管行长签署意见后报请总行

行长室审批（销毁清册作为附件）；

（五）总行财务会计部、稽核部、安全保卫部共同派人到现场监销，并在销毁清册上签章确认；

（六）总行统一集中销毁会计档案，财务会计部编制销毁清册，并上报省联社。

会计档案销毁清册应注明要销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止时间、档案号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；对会计凭证及附件要详细抄列凭证记载主要事项；总行采用磁盘或其他介质保存的会计档案，应注明保存介质的档案编号、名称等内容。

支行（部）销毁会计档案，应将档案信息与其保存介质一同销毁。对销毁用磁盘或其他介质保存的会计档案，应会同科技部门有关技术人员共同进行。

第十七条 保管期限届满但涉及未结清债权债务关系或其他未了事项的原始会计资料，不得销毁，应单独保管到未了事项完结为止。

第七章 罚 则

第十八条 各支行（部）会计档案必须妥善保管、有序存放、方便查阅、定期修复，防止会计档案毁损、散失、泄密。对违反会计档案管理规定并造成严重后果的，按照有关法律、法规追究相关人员责任。

第八章 附 则 第十九条 第二十条

本办法由总行负责解释、修订。本办法自印发之日起执行。

附：会计档案保管年限分类

一、永久保管的会计档案 1．年度财务会计报表 2．资本金、股金及股权明细

3．挂失申请书、登记簿及补发凭单收据 4．会计档案保管及销毁清册 5．存、贷款开销户记录 6．机构变动交接清册

7．有权机关查询、冻结及扣划书 8．销账案存记录

9．会计出纳基本制度中规定的应永久保管的其他会计资料

二、保管15年的会计档案 1．会计凭证及附件 2．总账及明细核算资料 3．中期财务会计报告

4．重要单证和重要印章的领发、保管和缴销记录 5．会计人员及会计档案移交的清册

6．会计出纳基本制度中规定的应保管15年的其他会计资料

三、保管5年的会计档案 1．上报的财务会计报告 2．联行往来的核算资料 3．密押表使用、保管记录 4．对账回单

5．已处置固定资产卡片

6．计算机应用系统运行日志

7．会计出纳基本制度中规定的应保管5年的其他会计资料

四、保管3年的会计档案 1．日报表 2．流水账、余额表 3．不定期报表

4．会计出纳基本制度中规定的应保管3年的其他会计资料