文书与档案复习资料_复习资料文书学
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二、问答题：
1文书与档案的区别联系
联系：构成成分相同，都是文件材料，其中主要是文件材料：
区别：1）文书是正在使用，未经整理立卷的公文材料：档案则是工作结束后，停止传递使用，已整理立卷，正式归档的文件材料。
2）文书是档案的前身和基础，档案是文书的变体和归宿。文书是明天的档案，档案是昨天的文书。
3）文书不全部能够成为档案，只有对以后有查考、利用和保存价值的才能转化为档案。
4）文书是单份的彼此不相联系的散在的文件材料。档案是经过系统的立卷整理，按一定特征归拢在一起，具有内在联系的组合材料。2文书工作包括哪些环节？
文书工作的内容主要包括三大环节：公文的形成、公文的处理、公文的管理 3档案管理工作主要有哪些内容？
包括档案的收集、鉴定、整理、保管、检索、编研、提供利用和登记统计等八项工作。
4文书工作的组织机构、组织形式有哪些？
文书工作的组织机构:1.专门的文书工作部门;2.综合办公部门下的职能部门;3.兼职文书工作部门
文书工作的组织形式:文书工作组织形式的类别 集中式 分散式 复合式 5如何确定文书工作的组织形式
文书工作组织形式选择的依据: 1)本机关的工作性质、任务和职能范围 2)本机关内部机构设置的层次与数量 3)本机关收发文的数量与频率 4)本机关组织机构的关系
5)本机关人员的配备及资金来源 6简述文书工作的组织领导
文书工作的组织领导，无论就全国范围还是一个机关的范围来说，均需要实行集中统一领导的原则。
（1）从全国来说，党政系统分别实行集中统一领导。即中共中央办公厅和国务院办公厅分别负责指导党和政府系统的文书工作。
（2）从一个机关来说，文书工作由本机关综合办公部门的负责人领导。
（3）从上下级机关之间来说，上级领导机关的综合办公部门有责任对所属机关的文书工作进行业务指导。另外，党政领导机关的综合办公部门有责任对同级各部门的文书工作进行业务指导。
（4）各级档案管理部门和本机关的档案机构有责任对本机关的文件整理归档工作进行指导、监督和检查。
（5）机关业务部门，责成人员负责本部门的文书工作。7现代办公环境下文书工作人员应具备哪些素质？
1）基本素质：
文书工作者的基本素质是指文书工作者从事复杂社会实践活动的能力。2）技术素质：
文书工作者的技术素质是指文书工作者在文书工作中能够熟练地使用与
文件管理相关的技术设备的能力。3）信息素质：
信息素质是指文书工作者要有对信息获取、理解、分析、加工和活用的能力。
4）管理素质：
管理素质主要包括两大方面：其一，管理思维。其二，管理能力。8档案管理的组织机构有哪些？
1)机关档案室——是专门管理本单位所形成的档案，主要为本单位服务的内部机构。类型：科技档案室 综合档案室 人事档案室 专门档案室 2)档案馆——是国家法定的专门永久保存档案的基地。类型：国家档案馆 部门档案馆 企事业单位档案馆
3)档案事业管理机构——即各级档案局，是国家和各省、市、县人民政府的档案行政管理部门。9公文的特点
公文的特点：法定性 强制性 规范性 语体的简明性
一、决议：用于会议讨论通过的重大决策事项。
主要特点：
★程序上的规范性：必须经集体讨论和表决后形成。
★内容上的针对性：主要对某一重要工作或重大事项。
★效力上的权威性：一经发布，应坚决执行。
★对象上的普遍性：所属组织、团体、个人均不得例外。
★时效上的长期性：决议的效用一般时限较长。
二、决定：用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
主要特点：
★适用范围广泛：适用于各级组织和领导机关。
★适用方式比较灵活：既可用于解决重大的方针政策、决策部署，也可用于处理具体的人和事。
★具有很强的约束力：一旦作出决定，有关组织和个人必须遵照执行，不可轻易改变。
三、命令（令）： 用于公布行政法规和规章，宣布实行重大强制性措施、批准授予和晋升衔级、嘉奖有关单位和人员。
主要特点：
★权威性：发布机构须有一定的权威性，使用权限受到严格限制，限定在行政机关及其法定代表，其他单位和个人不能发布命令（令）。★强制性：命令发布后在适用范围内需遵照执行。★严肃性：“谨慎出令，令出准行”。
四、公报：用于公布重要决定或者重大事项。
主要特点：
★内容上的重要性：公报所涉及的内容应是党内外、国内外普遍关心的重大事项或重要决定。
★形式上的多样性：以新闻的形式，党和国家的名义，两个或多个政党的名义形成联合公报。
★使用上的习惯性：一般为公布重要会议情况、重大事件，公布人口普查、经济
发展和国家计划执行情况等。
★方式上的公开性：公报的透明度高。
五、公告：用于向国内外宣布重要事项或者法定事项（其中，“重要事项”是指有关国家、经济、文化、军事、科技、人事、外交的事项；“法定事项”是指由国家权力机关、行政机关等依据法律法规和法定程序公开的事项）。
主要特点：
★发文机关的特定性：仅限于国家权力机关、行政机关，以及被授权的部门。★公布内容的庄重性：体现国家及其权力机关的威严。★告知范围的广泛性：面向国内外。
★传播方式 的公开性：通过报纸、广播、电视等传播。
六、通告：用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项
主要特点：
★公开性：主要采取在社会上张贴或刊登新闻媒体的形式予以公开发布。
★周知性：用以要求一定管辖范围内的机关、团体、企事业单位、人民群众了解知晓某些事项，自觉规范自己的行为，共同维护社会公共管理秩序。
★通俗性：通告的内容应当尽量使用明确、流畅、通俗易懂的语言表达，以达到“周知”与“遵守”的行文目的。
七、意见：用于对重要问题提出见解和处理办法。
主要特点：
重要性：所涉及的内容必须是重要问题，方针政策性的重大事项和主要问题，特别是新问题。
特定性：写作形式不仅要有“见解”，而且要有“处理的办法”。
指导性：意见用于下行文时，具有指示的性质，对下级机关开展工作具有指导作用。
针对性：就某一重要问题，对下级机关起帮助和解决问题的作用。原则性：一般是从宏观上提出原则性意见。
七、意见：可用于下行文、上行文和平行文。★用于下行文时：一是上级对重要问题发表见解；二是针对突发事件或带倾向性问题，向下级机关提出见解和处理办法；三是针对某项工作或者局部性问题提出见解和处理办法；四是针对下级机关在开展工作过程中所出现的新情况、新问题提出带有指导性的意见等。
★用于上行文时：主要是向上级机关就有关工作、事项提出建议。
★用于平行文时：主要就某项工作、某些事项提出意见，供对方参考。
八、通知：用于发布、传达要求下级机关执行、周知或者执行的事项，批准、转发公文等。
★ 通知是党政机关使用频率最高、范围最广的文种。
★使用通知文种的几种情况：
一是凡上级机关发布下级机关的来文，用“批转性通知”。二是凡下级机关转发上级机关来文，或发布平行机关、不相隶属机关来文，用“转发性通知”；
三是凡上级机关向下级机关行文时使用《条例》中规定的15个文种以外的其他文种，如准则、条例、办法、细则、要点、规划、纲要、方案等，用“印发性通知”。
★ 人事任免也多选用通知这个文种。
九、通报：用于表彰、批评、传达重要精神和告知情况。
主要特点：
★目的性：介绍典型事例，有的放矢，目的明确。
1.表彰性通报：用于表扬先进集体和个人，表彰先进事迹，评价典型经验； 2.批评性通报：用于批评违规违纪事件，揭露坏人坏事，分析总结事故教训等；
3.告知性通报：用于传达上级重要指示精神、重要会议精神、交流工作情况和经验教训，指出工作的重点或必须关注的问题。★时效性：如处置突发事件的情况通报等。
十、报告： 用于向上级机关汇报工作、反映情况、回复上级机关的询问。
主要特点：
★广泛性：适用范围广泛。
★陈述性：内容以陈述为主。
★单向性：下级机关向上级机关单向行文，上级机关只知晓报告内容，可批复亦可不批复。
★事后性：“事前请示，事后报告”。
十一、请示：用于向上级机关请示指示、批准。
主要特点：
★规定性：内容一般是需要上级机关给予指示、指导、批准、答复或帮助解决的事项。
★层级性：请示原则上必须逐级请示，不得越级行文，特殊情况需越级请示，要抄送被越过的上级机关。
★单一性：一事一请示；一般为一个主送单位。
★呈批性：原则上主送有隶属关系的直接上级机关，无论同意与否，上级机关都要给予答复。★隶属性：请示者和受理者应是一级机关或组织，并具有隶属关系或业务指导关系。
★事前性：必须是事前请示，不能先斩后奏。
十二、批复：用于答复下级机关请示事项。
主要特点：
★针对性：必须针对请示事项，表明的态度、提出的意见都具有很强的针对性。
★权威性：批复提出的决策、意见对下级机关具有法定的约束力；下级机关必须遵照执行。
★简明性：批复内容简明扼要，对请示件中的请求事项只作原则性、结论性的表态、指示、决定，或提出方向性意见，无须作具体的分析和阐述。
十三、议案：用于各级人民政府按照法定程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
主要特点：
★主体的法定性：制作主体是各级人民政府。
★内容的特定性。
★提请的时效性。
★建议的可行性。
★办理的程序性。
十四、函： 用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
主要特点：
★广泛性：使用范围广、使用频率高、简便灵活，平行机关和不相隶属机关都可使用。
★灵活性：凡是申请事项、建议咨询、商洽工作、通知事项、催办事情、答复询问、报送材料都可用函，还可用来请求批准和答复审批有关事项。★单一性：一函一事，简短明了。
十五、纪要：用于记载会议主要情况和议定事项。
主要特点：
★纪实性：如实记载会议情况和议定事项。
★概括性：纪要不同于记录，只需要集中、精要反映会议的精神实质。
★内部性：会议纪要使内部文件，可以印发参会单位和相关单位，但不需要向社会公开。
★ 不得以会议纪要代替有关行政执法文书或文件，不得直接作为行政管理的依据。
10公文格式有哪些构成要素
公文要素共分版头、主体、版记三大部分18个基本要素。1)版头：公文首页红色分隔线以上的部分。
要素包括：份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、版头中的分隔线
2)主体：首页红色分隔线以下、公文末页首条分隔线以上的部分。
要素包括：标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件。
3)版记：首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分。
要素包括： 版记中的分隔线、抄送机关、印发机关和印发日期、页码 11公文文种辨析 1).“条例”“规定”“办法”的区别
“ 条例”与“规定”和“办法”相比，主要特点是所涉及事物和问题的性质更重要，范围比较宽；内容高度概括；有效的时间与空间范围广阔，稳定性强；对制定与发 布机关的地位有较严格限制，如行政系统只有国务院有权使用，“国务院各部门和地方人民政府制定的规章不得称“条例”。党的系统也只限“用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”。一般属于“自主的”规范性公文，即自身即可创造新的规则。
“规定”的特点是使用范围广泛，对 制定和发布机关的地位无严格限制；所涉及事物和问题不如条例重大，范围相对窄一些；内容详尽具体，针对性强；规定更适合作 为“自主的”和“补充的”规范性公文。
“办法”比“规定”所涉及的事物和问题的规模要更小一些，性质也相对轻一些；针对性更强，内容也更加详尽、具体而精细，更重直接的可操作性。直接的可操作性；除了一部分为“自主的”公文外，大部为“执行的”规范性公文，如各种“实施办法”即均具备这种性质。
2.)“决定”与“命令”的区别
在使用权限方面“命令”非常严格，只有法律明确规定的机关可以使用，“决定”则可较普遍地使用；在适用的事务方面，“命令”涉及的是特定的具体事务，“决定”则既涉及这类事务也涉及一部分非特定的具有普遍性的反复发生的事务；在表达方面，“命令”高度简洁，只表达作者的意志和要求，“决定”则既表达意志、要求，又阐发一定的道理，交代执行方面的要求，指明界定有关事物的标准等。
3).“指示”与“命令”的区别
“指示”的使用权限规定没有“命令”严格，上级机关对下级机关均可下达“指示”；在效用方面，“命令”对受文者来说必须无条件坚决执行，“指示”有时则在必须无条件执行基本原则的前提下，允许受文者根据实际情况相对灵活地处置具体事务；在表达方面“命令”只表达作者的意志和要求，“指示”则既表达作者意志，又注意阐发道理，指出具体任务、具体规则，以及实现目标的方法途径，还注意说明有关事物间的界限等。4.)“通报”与“通知”的区别
“ 通报”与“通知”的不同点主要在：“通报”不是像“通知”那样以具体的任务、详细的规范化要求和有关规则来指导和推动工作，而是用典型事例、有关情况来传达意图，启发教育有关人员，指导有关方面的工作行为；有关执行方面的要求也比“通知”要原则，甚至不涉及直接具体的执行要求；发送范围广泛，一般情况下，均直接下达给广泛范围内的各级各类工作人员。5.)“通报”与“处分决定”的区别
“通报”与“处分决定”有很大不同，首先 是制发公文的目的不同，“通报”是为了教育当事人更是为了教育更多的人，指导和推动有关工作；“处分决定”则主要是为了正式确认有关的错误事实和合法有效的处分意见。其次，对象不同，“通报”的对象必须是具有典型性的人或事，“处分决定”则是针对所有需给予处分的人及事。再次，内容性质不同，“通报”介绍说明错误事实时概括而原则，以能引出结论为度，“处分决定”中的这部分内容则具体而微；“通报”中常需有要求其他有关人员记取教训，采取有关措施的基本要求，“处分决定”则无此类内容，“处分决定”中必须有明确的纪律处分意见，“通报”则不一定有。最后，发送范围不同，“通报”发送范围广泛，“处分决定 ”则一般只与当事人及有关方面见面，很少普发。
6.)“通告”与“公告”的区别
“通告 ”仅对国内公布，其告知和约束的对象是作者统辖范围内的中国公民及有关的外籍人士，“公告”则对国内国外公布，其告知的对象极广泛；“公告”的事项更加重 大，应具备使世人知晓的意义，“通告”则不限于此类性质的内容；“公告”的作者地位大都较高，“通告”则没有此限；“公告”主要是重要消息，除特例外不涉 及强制性的执行要求，“通告”中则常涉及有关人员的应遵事项，有具体细致的行为规范和对公文具体如何遵守的要求。7.)“通告”与规范性公文的区别
“通告”的一部分内容也具有一 定的规定性，但它却与规范性公文有很大不同：“通告”所涉及的主要是公民个人的行为规范，规范性公文则不限于此；“通知”中的规则更带有政策性而非规范 性，因而稳定性不如规范性公文；“通告”的内容详尽具体，有一部分用于解释说明、阐发道理、叙述有关事实过程，指明有关事物间的界限、例举有关情况的成 分，而这些成分在规范性公文中一般没有；“通告”效力的存在依赖于作者自身的法定管辖权，对在辖区内的公民有强制约束力；“通告”的生效程序比规范性公文简单，机关的法定责任者签发即生效，不必依靠制发“命令”“通知”等完成其公布过程；“通告”的传递形式也比
较简便和多样，张贴、广播、刊载等形式均可保 证其有效。8.）“请示”与“报告”的区别
请示的目的是请求上级机关对某事宜给予批准或明确答复某个问题；报告的目的是向领导部门汇报工作，反映情况，提出建议，不需要批准答复。请示必须在事前行文；报告则不受行文时限，事前、事中、事后皆可行文。请示内容单一，要求一文一事，以便上级及时处理；报告则一文一事，一文数事皆可。请示中可以反映有关情况，要有请示事项；报告中决不能夹带请示事项。本机关难以解决或难以回答的问题用请示；本机关职权范围内可解决或已解决的问题用报告。9.)“请示”与“议案”的区别
“议案”的作者是被严格限定的，受文者也是非常专指的，作为行政公文的“议案”的作者须是各级人民政府，受文者只能是同级人民代表大会或其常务委员会。“请示”则可用于同一组织系统或专业系统的任何下级机关对上级机关有所呈请；“议案”所关涉的事项是提请国家权力机关审议的重大事项，“请示”所涉及的事项则不仅仅是重大事项；在效用上，“请示”可以强制对方回复意见表明态度，但内容并不能强制执行，“议案”则在经审议通过后，具有法律约束力。要求有 关机关或人员认真遵照执行。10.)请示与申请的区别
请示是法定公文，申请为专用书信。
请示用于下级机关向上级提出请求，下级只能在上级机关的职权范围内报请需要批准的事项。申请不仅用于下级向上级请求，不属于请求范围之内的事项，而且可用于不相录属的但按规定、法律程序必须向其请求的机关、单位、部门等。如专门办理有关业务的机构部门（银行、保险、公安、海关、土地管理、工商管理等）。
请示的行文对象固定，而申请的行文对象不定，请示的内容限于本系统，本部门的行政公务或政策问题，写法规范。申请的内容不以系统、部门为限，写法不强求一律，且常以填写有关部门印制的各种表格代替。
请示的作者是法定的机关、团体，而申请的作者可以是机关、团体，也可以是个人。机关、团体或个人向有关方面递交申请，有时必须按有关规定出具或提交有关证明、证件、文件等，而请示则没有这方面的规定。12文书写作与管理的关系
一、现代管理的需要触发应用写作
（一）应用写作产生于管理的需要
（二）应用写作是管理意志转化为管理行为的中介
（三）应用写作的成果是管理的历史凭据
二、应用写作主体、客体与现代管理的关系
三、应用写作行为过程与现代管理的关系
（一）遵循、统摄于管理需要——被动化的运思过程
（二）与管理过程相对应——程序化的写作过程
（三）整合、序化管理意图——格式化的行文结构和条文式的行文方式 13公文形成有哪些环节？
交拟 撰稿 会签 审核 签批（发）缮印 用印 签发 立卷归档 14我国机关的组织关系主要有哪几种？
机关的组织关系，主要表现为下面四种：(1)上下级关系，即领导和被领导关系。
(2)平级关系，即同等级别的关系。
(3)隶属关系，指同一垂直组织系统中存在直接职能往来的上下级机关之间的关系。如省政府和它管辖范围内的市政府、县政府、乡(镇)政府之间，市政府、县政府、乡(镇)政府是隶属于省政府的，省政府则隶属市政府、县政府和乡(镇)政府。省政府内的一个厅内的厅和处、科之间，处、科是隶属于厅的，厅则隶属处、科。
(4)非隶属关系，指不是同一垂直组织系统，不发生直接职能往来的机关之间的关系。这些机关包括平级机关或不同级别的机关。如省政府下属的各个厅所隶属的处、科之间；同一级别的各高等学校下属的各处、系之间，都属于非隶属关系。
15上行的行文规则
1).原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。2).党委、政府的部门向上级主管部门请示、报告重大事项，应当经本级党委、政府同意或者授权；属于部门职权范围内的事项应当直接报送上级主管部门。3).下级机关的请示事项，如需以本机关名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。
4).请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。5).除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人个人报送公文，不得以本机关负责人个人名义向上级机关报送公文。
6).受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。16下行文的行文规则
1).主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。
2)党委、政府的办公厅（室）根据本级党委、政府授权，可以向下级党委、政府行文，其他部门和单位不得向下级党委、政府发布指令性公文或者在公文中向下级党委、政府提出指令性要求。3).党委、政府的部门在各自职权范围内可以向下级党委、政府的相关部门行文。
4).涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得向下行文；擅自行文的，上级机关应当责令其纠正或者撤销。5).上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时抄送该下级机关的另一个上级机关。
17联合行文的行文规则
1.同级党政机关、党政机关与其他同级机关必要时可以联合行文。(1)各联署机关行政层级应相当。层级指同一管理层级。(2)有共同管理的事项或者有关联的事项。
(3)联合行文应当确有必要，联署单位不宜过多.(4)联合行文应当明确主办机关。
(5)联合行文，主办机关一般排列在前。
2.党委、政府的部门依据职权可以相互行文.过去只有政府的部门依据部门职权可以相互行文，这样体现了实事求是原则。3.一个部门的内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文。
18简述收文处理程序
收文处理程序可分为文件的收进阶段和阅办阶段。收进阶段具体包括签收、拆封、登记、附文件处理单等环节；阅办阶段具体包括拟办、批办、分发、承办、注办、归卷、催办等环节。承办根据办文要求不同，又可细分为：传阅、传达、办理、拟稿。需要办复和转发的文件，承办实际上就是拟稿。所以，从承办开始文书处理就进入到发文处理程序。19简述发文处理程序
发文处理程序可分为文件的制文阶段和制发阶段，制文阶段具体包括交拟、拟稿、核稿、签发、复核；制发阶段具体包括打字排版、校对、印制、用印、登记、装封、传递、注发、归卷等环节。20公文传递的方式有哪几种？ 1)．邮局传递 2)．机要通信传递 3)．机要交通传递 4)．电信传递 5)．文件交换
21对办毕文件应如何处理？
平时归卷 清退 销毁 暂存 22本机关哪些文件属于归档范围
(1)本级人大、政协、党、政、工、青、妇领导机关召开的代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件,以及各种照片、录音、录像等特殊载体的文件材料(由召开机关立卷归 档);(2)本机关党组(或实行党委制的党委)、行政领导会议文件材料和本机关各种工作会议、专业会议文件材料;(3)本机关颁发的(包括转发及与其他机关联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印本,重要的修改稿;(4)本机关的请示与上级机关的批复文件和下级机关的请示与本机关的批复文件;(5)本机关及其职能部门活动中形成的工作计划、总结、报告;(6)反映本机关业务活动和科学技术管理的专业文件材料;(7)本机关检查下级机关工作或调查研究形成的重要文件材料;(8)本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析材料(包括电子文件等);(9)本机关形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料;(10)本机关党委、团委、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料;23简述文件整理的步骤和方法
档案整理方法有六个步骤：
1、修整
2、装订
3、分类
4、排列
5、编号
6、编目
7、装盒。
一、修整
为保证档案能够长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。一般包括：对破损文件进行修裱 ；对字迹模糊或易退变的文件进行复制 ；去除文件上易锈蚀的金属物 ；对过大文件进行折叠
二、装订
1、“件”的确定：
归档文件应按“件”装订。“件”为归档文件的整理单位。原则上每份文件单独计算为一件。
2、排序方法：
正本在前，定稿在后；
正文在前，附件在后；
原件在前，复制件在后；
转发件在前，被转发件在后；
复文在前，来文在后；
不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。
3、对齐方式
1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。
2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。
3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐
4、文件装订方式
根据归档文件的厚薄而定。一般厚度的文件可采用缝纫机轧边或在文件左上角穿针打结。较厚的文件可采用“三孔一线”的装订方法,成册不易拆封且未使用铁钉的，可保持原貌不变
三、分类
将归档文件按其来源、时间、内容和形式等方面的异同，分成若干层次和类别。
分类方法：年度分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法。
四、排列
是指在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列：
1.同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列；
2.事由之间，按事由办结时间的先后顺序随办随归。
3.会议文件、统计报表、简报、刊物等成套性文件一般应集中排列在一起。
4.因故未及时整理归档的零散文件，可以排在同一大类(问题)、年度的所有
文件的最后。并在备考表中加以说明，而在实际整理工作中应尽量避免。
五、编号
在每件文件首页的上端空白处采用红色印泥盖上统一刻制的归档章。
归档章的项目为：全宗号、年度、室编件号、机构或问题、保管期限、馆编件号、总页数
六、编目
编目以“件”为单位进行，如密不可分的文件作为一件时，在归档文件目录中只对排在前面的文件进行编目。
归档文件应根据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。
1、归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。但必须在题名栏中用()注明有无来文，如“附请示”。
2、归档文件目录项目设置：件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。
七、装盒
将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，填写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。
档案盒的封面：用全称或规范化的简称标明全宗名称
档案盒盒脊：项目有：全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。其中起止件号仅填写室编件号，即盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“－”连接。盒号，即档案盒的排列顺序号。馆编起止件号、盒号在进馆时再按要求填写
装盒的要求：不同形成年度的文件，不同保管期限的文件以及按机构（问题）分类时，不同机构（问题）形成的文件不得装入同一档案盒，装盒时应根据文件的数量选择厚度适宜的档案盒
备考表：置于盒内文件之后，不宜印在档案盒上。项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人。盒内文件情况说明填写主要包括盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况；整理人、检查人栏应填写负责整理归档文件和负责检查归档文件整理质量人员的姓名日期，填写归档文件整理完毕的日期
档案的排架：归档文件装盒后，上架排列应与本单位归档文件分类方案一致，统一竖放，盒脊朝外。一般单位应在下一年度的第二季度内完成整理归档工作
（一，对每份文件进行装订。装订时，要注意正本在前，定稿（或附件）在后，原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后，复文在前，来文（或去文）在后；不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，其他文字文本在后。对永久、长期保管的档案必须去掉金属物。对于已装订成册不便拆钉的刊物、书籍，可不拆钉重装。
二，对归档文件进行分类。我们公司文档是依照照电力工业企业档案分类表（0-5大类）来分类，按年度-问题-保管期限进行分类，例如：计划经营部的文档按2011-经营管理-永久（长期、短期）进行分类。
三，对归档文件进行排列。归档文件的排列在统一保管期限下进行，统一保管期限的文件，按事由结合时间重要程度进行排列。会议文件、统计报表等成套性的文件可以集中排列。
四，编号。对归档文件依分类方案和排列的顺序进行逐件编号，并以归档章的形式在归档文件上注明。
五，编目。对已进行了装订、分类、排列和编号的归档文件编制卷内目录。
六，装盒。将已进行了装订、分类、排列和编号的归档文件，按编制好的卷内目录顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、背脊及备考表。）24如何确定归档文件的“件”
“件”的确定：
归档文件应按“件”装订。“件”为归档文件的整理单位。原则上每份文件单独计算为一件。
文件正本与定稿为一件；
正文与附件为一件；
原件与复制件为一件；
转发文与被转发文为一件；
会议记录以每次会议记录为一件(用记录本记录的，一本为一件)；
成套的会议材料应将会议通知、名单、讲话等文件各作为一件；
来文与复文为一件，经过若干层次办理的来文复文，超过两件的，则将所有的 来文、复文分别作为一件
报表、名册、图册等按其原来装订方式一册（本）为一件，未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件
25归档文件的分类方法有哪些？
分类方法：年度分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法 26归档文件整理的基本原则有哪些？
总原则：保持文件之间的历史联系，充分利用有的整理基础，便于保管和利用。
一、档案整理保持“历史联系”（四大原则）
来源原则：档案之间的来源联系是首要的，不同来源的档案不得混淆。
时间原则：档案之间的时间联系是自然的，固有的联系
内容原则：档案之间的内容联系是重要的、内在的、本质的联系
形式原则：档案的形式（指档案的种类、名称、制成材料等）构成档案之间的某种联系。灵活处理特殊情况档案的一种管理原则。
二、档案整理必须以便于保管和利用为原则
档案的构成情况的复杂性，所以在整理时，应全面考虑各方面因素（档案实体上的档号包括保密程度、保管期限等要素）
三、档案整理必须充分利用原有基础的原则： 1）、凡收进的案卷鉴定时要对原有基础组合状况进行分析，尽量保留合理部分。2）、尽量避免大拆大动，以免人为破坏档案之间的历史联系。27如何确定文件整理环节的工作方式
一是集中式。归档文件整理工作集中在综合办公室或档案室，这种形式适合小机关。
二是分散式。整理工作分散在形成归档文件的各部门进行，即文书处理部门整理。优点是：职能明确，不会造成文件材料的流失；对文件材料的价值判断准确；确保文件材料的及时归档;有利于管理。这种形式适合大中型机关。
三是集中与分散结合式。一部分集中在档案部门，一部分业务特殊的部门集中在业务部门自行整理，向档案室移交，这种形式适合中型机关。无论采取哪种方式都应做到分工明确、责任落实到人。
28档案收集的内容有哪些？
（1）机关档案室对本机关需要归档的档案的接收；
（2）机关档案室对那些未及时归档的档案的补充收集；
（3）档案馆对现行机关、撤销机关的具有长久保存价值的档案的集中和接收；（4）档案馆对中华人民共和国建立以前的各个历史时期形成的档案的接收与征集。
29各级各列档案馆收集档案的内容
第一，中央一级档案馆
需要永久保管的中央一级党和国家现行机关和撤销机关的档案，具有全国意义的、需要由中央保管的革命历史档案和旧档案、有关历史档案以及党中央和国务院决定接收的档案。
第二，省（市）自治区档案馆
省级各机关、团体及其所属单位具有永久保存价值的现行机关和撤销机关的档案，省级机关的、具有全省意义的、需要由省保管的革命历史档案和旧政权档案以及有关的历史资料，省委和省人民政府决定接收的档案。
第三，省辖市（州、盟）和县级档案馆
同级各机关、团体及其所属单位的具有永久和长期保存价值的现行机关和撤销
机关的档案，本县的革命历史档案和旧政权档案以及相关的历史资料，县委和县人民政府决定接收的档案。
第四，各类专门的、专业性的档案馆
中国照片档案馆、外交部档案馆、公安部档案馆和中国气象局气象档案馆 „„ 30从政权性质与历史角度，可以将档案分为哪几类？各类档案主要由什么档案馆保管？
革命历史档案和旧政权档案
1)中央档案馆，中国中央级综合性档案馆，1959年成立于北京，集中保管自“五四”运动以来的，具有全国意义的革命历史档案和中华人民共和国成立后党和国家中央机关的具有永久保存价值的档案。
2)中国第一历史档案馆是专门保存明清两代中央国家机关档案及皇室档案的国家级档案馆，成立于1925年，坐落在北京故宫西华门内。
3)中国第二历史档案馆是集中保管中华民国时期（1912-1949）各个中央政权机关及其直属机构档案的国家级档案馆。4)中国人民解放军档案馆收集、保管建国前中国共产党领导的中国工农红军、八路军、新四军、解放军等军事机关、部队、院校形成的革命历史档案。
5)地方各级综合性档案馆收集、保管建国前本地方革命历史档案及旧政权机关和其他单位形成的档案。
31鉴定档案价值应遵循什么原则？
1）.从国家和人民的利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值。
2）.全面的观点 来源、内容、时间、文本、外形；把握被鉴定档案与其他档案的联系；全面地预测社会对档案利用的需要。
3）.历史的观点 分析档案的价值必须把档案放在它所形成的在历史环境中。
4）.发展的观点
5）.效益的观点 档案所发挥的作用>保存档案所需费用 32影像档案价值的因素有哪些？
1）.档案自身的特点和状况 文件内容；文件形成者；形成时间与时效；文件的名称；外形特征；可靠程度与有效性；保存状况
2）.社会利用需要 社会需要广泛性；社会需要的阶段性
1.常用惯用词语：
1）开头语：兹、兹有、兹因、奉、谨悉、为了、根据、按照、遵照、依照、关于、由于等，表示行文的目的、依据、方式、对象等。
2）经办语：经、业经、兹经、复经、前经、经过、通过、均经等，说明文件承办过程中的情况。
3）收文语：前接、近接、悉、欣悉、收悉、据报、据查等，是引说来文时的用语。
4）综述语：为此、对此、据此、有鉴于此、现函复如下、现通告如下等，用在下文之前，引出过度句，表明从缘由、根据、背景过渡到正文部分。
5）时限语：顷闻、顷接、顷奉、迅即、从速、届时、即日、应即、兹有、兹派、兹因等，表示事由的时间和发文部门提出问题的依据。
6）表敬语：谨、谨电、谨悉、谨启、惠存、恭请、敬请、承蒙协助、承蒙惠允、不胜感激等，表示对对方的尊敬和礼貌。
7）提示语：切、切实、切勿、务必、切切等，提请对方特别注意。
8）期请语：请、拟请、恳请、务请、函请、务希、尚望、当否、妥否、请批示、请批复、请核准、即请查照、希即遵照、是否可行、是否同意，表达行文者期望、请求。
9）结尾语：为要、为盼、为荷、专此布达、特此通知、特此通告、望遵照执行等，表示行文的意愿和目的。
10）“谦词”，“请”、“贵”、“拟”、“承蒙”等。在结尾时常用“专此函达”、“敬希函复”、“特此函告”等。
11）“强调语”，带强调性意味，常在法规、法令性文件中使用，主要用于下行文，如“必须”、“应该”、“一律”等。结尾处多用“此令”、“此告”、“希遵照办理”、“希贯彻执行”等，增强文件的权威性。
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