如何做好办公室的管理工作_如何做好办公室的工作

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如何做好办公室的管理工作

摘 要：办公室一定要本着对领导负责、对企业负责的原则，把高层次参谋服务作为首要职责。要通过开阔视野、开动脑筋，认真研究事关企业转型发展的重大问题，学会站在战略和全局的高度，对重大现实问题进行理性思考，着力提高调研工作服务于科学决策的能力和水平，切实为领导决策提供较高价值的信息和决策依据，使办公室真正成为领导了解基层情况的“眼睛”，分析判断形势的“外脑”。

关键词：新形势下，办公室，管理工作，宏观，微观

宏观方面

办公室系统作为企业中枢部门和领导的参谋助手，面对严峻的形势和艰巨的任务，必须适应形势变化，创新工作思路，凝心聚力，尽心竭力，不遗余力地履行职责，充分发挥参谋助手作用，全方位、高质量地提高服务水平。

1.当好参谋

当好参谋是办公室工作的灵魂，参谋水平的高低很大程度上体现了办公室工作水平的高低，决定着办公室在领导心目中的地位。这就要求在调研工作中，一要突出重点，围绕战略性、前瞻性问题开展调研。企业党委工作和经济工作千头万绪，调研工作不能四面出击，必须围绕研究企业发展中的重大问题，突出宏观性、战略性、综合性和预见性。二要创新方式方法。要坚持在继承的基础上创新，除了采用座谈会、研讨会等传统有效的做法外，还要注意学习运用统计调查、问卷调查、网络调查等现代调研手段，更多地运用信息技术，拓展调查研究渠道和方法，提高调查研究的科学性和实效性。三要体现调研成果的价值。调研工作不是写理论文章，也不是简单地反映情况，而是直接为领导决策服务，是了解民情，充分反映民意，广泛集中民智，推进和提高决策科学化的重要手段。因此，调研工作，必须要了解领导在想什么，又要把握客观现实需要什么，还要把握超前性的研究，一项调查研究的成果能否转化和应用于决策，是评价调研工作的重要标准，是检验和考核调研质量的关键。因此，要学会站在决策者的角度看问题，要善于在调查研究中，发现关系全局的重大问题，要能提出有可操作性的解决问题的办法，努力使调研成果被领导采纳，并转化为具体的决策、工作思路和工作方法。

2.抓好协调

从一定意义上讲，协调工作就是人与人之间的交往，是通过良好的人际关系辅佐事业成功。办公室作为一个协调部门，在企业内部起着承上启下的作用，担当着领导决策能否在基层顺利实施、基层问题能否得到及时解决的协调员作用。对外，尤其是对政府，又起着融入区域，构建和谐地企关系的大使作用。因此，在当前企业转型发展任务重、标准高、头绪多的情况下，办公室作为综合协调部门，一定要强化协调意识，增强协调本领，自觉找准定位，站在全局的高度做好协调工作。对于协调工作，要做到对内协调和对外协调两手同时抓。对内协调方面，要公正办事，做好服务，当好中介，协调好企业内部各部门、各单位的关系，保证各项工作高效、顺畅运转。在对外协调方面，要以政府部门和上级主管部门为重点，进一步加大公关力度，积极、主动、灵活地做好协调工作，带着感情搞沟通，办出事情要让人动情，感到亲情，增进友情。通过构建长效沟通联系机制，把企业的人脉关系、文化底蕴渗透到每一个部门和领导，努力营造互相理解支持的氛围，促进企业重点、难点问题的解决，为转型发展营造和谐的外部环境。

3.搞好督查

督查工作是促进领导决策和不同时期重点工作落实的重要手段，在这方面，办公室督查作用的发挥，具有不可替代的作用。办公室必须从维护各级党政权威、提高执行力的高度，切实加强督查落实工作，保证领导决策和重点工作的落实。督查工作要善于抓大事、抓难事，紧密围绕党政中心工作抓好督查，大力弘扬争分夺秒、雷厉风行、一抓到底的精神，与有关部门协调联动，采取有力措施，确保各项重要工作落到实处，使领导布置的工作件件有着落，交办的事情件件有结果，通过督查保证政令畅通。一要努力探索督查工作规律，增强工作的主动性。要由被动督查向主动督查转变，更加有力地推动领导决策的落实。二要完善督查工作组织体系，建立规范、高效的督查工作机制。拓展网络办公平台应用范围，进一步提高督查工作质量和时效性。三要发现和解决妨碍落实的深层次矛盾和问题。及时反馈情况，跟踪整改，提高分析问题和解决问题的能力，服务员工利益，当好领导参谋，全面发挥督查作用。

4.做好服务

为领导服务、为基层服务、为员工服务是办公室的基本职能。但是，在新形势下如何做好服务工作，是办公室面临的一个新课题。为此，我们要打破常规，以全新的思维，全新的理念，积极的态度，认真探索新形势下做好服务工作的新路子、新方法和新途径，通过延伸工作触角、扩大服务覆盖面、创新服务模式，努力做到领导所想是办公室服务的方向、基层困难是办公室服务的重点、员工所需是办公室服务的目标，努力使服务转化为生产力，为企业发展做出贡献。创新服务工作，要从三个方面着手。一要创新服务观念。服务工作是一项没有止境的工作，只有与时俱进，高标定位，永不满足，才能适应形势发展的需要。要吸纳新思想，开拓新思路，创造性地开展工作，以创新的思路和办法，不断提供高质量的服务产品，达到与领导、与基层、与员工的需求有效对接，努力提高服务水平。二要规范工作机制。把服务工作看作一条生产线，建立规范的工艺流程，无论是公文管理、会议安排，还是活动组织、公务接待，都要实施程序化管理，链条式推进，杜绝服务工作的任何纰漏，使服务工作步入规范化管理轨道。三要创新方式方法。勇于突破老路子、老套子和老框子，不断提高工作站位，搭建新的服务载体，拓展新的服务领域。要意识到大家的需要就是办公室服务的追求，经常到各部门各单位征求意见，有针对性改进工作，以此促进服务工作不断提升。

微观方面

1.加强办公室的日常管理工作

作为办公室的负责人，应该清醒地认识到，办公室是总经理直接领导下的综合管理机构，是承上启下、沟通内外、协调左右、联系四面八方的枢纽，是推动各项工作朝着既定目标前进的中心。办公室的工作千头万绪，事物督办、文件起草、资料调研、文书处理、档案管理、考勤管理、文件批转、会议安排、迎来送往及用车管理等等。面对繁杂琐碎的大量事务性工作，应自我强化工作意识，加快工作节奏，提高工作效率，冷静处理各项事务，力求快速、周全、准确、适度，避免疏漏和差错。

2.认真做好公司的文字性工作

草拟和管理公司综合性文件，是办公室的重要工作之一，作为办公室负责人，平时就要组织好办公会议的记录、整理和会议纪要提炼等工作，认真做好公司有关文件的收发、登记、分递、文印和督办工作.公司所有的文件、审批表、协议书、图纸、图集等要整理归档入册，要设专人负责，并定期检查。配合公司领导在制订各项规章制度的基础上要不断的加以补充和完善。及时传达贯彻公司有关会议、文件、批示精神，确保公司各项工作的顺利进行。

3.加强自身学习，提高业务水平

作为办公室负责人，在加强自身学习方面不能掉以轻心，要不断的向书本学习、向周围的领导和同事们学习。房地产行业有句老话：“不怕你不懂，就怕你不学。”只要平时不间断的学习，每天进步一点点，经验才会不断的积累，业务素质才会不断提高。要在组织管理能力、综合分析能力、协调办事能力和文字言语表达能力等方面不断提升自己，这样才能从容地处理日常工作中出现的各类问题，才能保证本岗位各项工作的正常运行。

4.把公司人事、福利、劳资管理制度落到实处

认真组织落实公司的劳动、人事、工资管理和员工的考勤控制、及监督工作，根据人事管理制度，认真与聘用员工签订劳动合同，按照有关规定，到劳动管理部门办好缴纳社保（养老保险、失业保险、医疗保险）的各项手续。切实抓好公司的福利工作，按照预算审批制度，组织落实公司办公设施、劳保福利等商品的采购、调配和实物管理工作。体现公司的人性化和规范性，解决好员工的后顾之忧，使他们都能在各自的岗位上安心工作。5.立足本职、求真务实、当好公司“内管家”。

办公室工作头绪多、婆婆多、服务对象多、方方面面应酬多、事情多而繁杂，而且哪方面做的稍有不慎不周，就会产生不良影响。好比老牛进磨坊一年忙到头，还出力不讨好，没有业绩。虽然工作难度大，但每一项工作都与全局有着密切联系，要做好办公室工作就要理清思路，分清轻重缓急，统筹兼顾，合理安排，忙而不乱，紧张有序。对工作中的矛盾要善于思考，要有强烈的事业心和责任感，增强工作效率。工作要脚踏实地，真抓实干，力减浮夸，不计较个人得失,在工作任务较重较多时要冷静思考，一一落实，工作要讲实话，向领导报实情，不能投其所好,报喜不报忧。另外办公室工作要以事业为重，不能掺杂个人感情，凭个人意志办事，要互帮互助,共同进步,带动办公室整体工作向前发展。要堂堂正正做人，踏踏实实做事，办公室要建立健全严格规范的工作制度和办事程序，这是做好办公室工作的基础和保证，要让办公室纳入制度化、规范化、科学化的管理轨道，提高办公室的整体工作效率。工作要有亲和力，要与员工建立良好的工作关系，要善于发现其各自的优缺点，尺有所短、寸有所长，要善于利用其长处，并将其充分运用到工作当中。我们的企业才刚刚起步，许多工作还有待于进一步完善，在今后的工作当中，要积极的促进企业制度建设、员工队伍建设以及企业文化建设，当好企业的“内管家”，为公司大踏步的向前发展做出自己应有的贡献。

总述：

以上为是我眼中的办公室基本职责以及如何做好办公室工作的一些方法。从心本管理出发，追根究底，我认为做好办公室工作不外乎扮演好三个角色：一是参谋者角色。上对于领导，充分发挥参谋者的作用，及时向领导反应公司的基本情况，及时做好向领导提供决策方面的信息收集与储备，充当领导的诸葛亮，对领导负责，对公司负责。二是管理者角色。下对于各部门，充当好领导对下的管理者角色，务实做好监督检查工作，落实工作的时效性，三是服务者角色。及时给予各部门政策与费用方面的支持服务，努力协作部门高效的完成工作，对各部门负责，对下属负责。只要这三个角色能够有效的把握好，集合团队精神，再加以制度方面的支持，做好办公室工作其实只是个结果而已。参考文献

[1] 胡鸿杰，马仁杰，魏芬，《办公室管理》.安徽大学出版社.2005(1).[2] 李学珍，王淑文．《新编办公室管理实务》.水利水电出版社，2011(1)． [3] 沈蕾．《办公室管理——21世纪高等教育商务秘书系列教材》.中国建材工业出版社，2005(1)．

@author王雨 @time 2013.06.12 14:27