中铝宁夏能源集团王洼煤业有限公司内控体系建设访谈_宁夏王洼煤业有限公司

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中铝宁夏能源集团王洼煤业有限公司内

控体系建设访谈

物资供应管理在煤炭生产建设中占据重要地位，作为煤炭企业管理的重要单位。如何贯彻落实，更好执行内控制度，有效防范物资采购供应风险，提升物资管理专业水平，是摆在我们面前的首要任务。面对目前物资供应管理提出的新标准，严要求及及降本减费目标，我们必须从优化物资采购供应管理，规范物资采购行为，建立分级制衡，过程控制，高效运行的业务监督机制。

一、物资供应部门的主要职责

物资供应部门的主要职责是在煤公司的统一领导下，在经营主管矿长的领导下，负责经营投资改造、基本建设的物资采购。供应计划的编制，以及物资采购、贮存、供应、管理、核算等相关业务。

1.负责组织落实上级公司物资采购、供应的管理规范，制定本企业物资供应管理制度并贯彻落实，组织执行。

2.负责物资的分类及储存管理，统计部门物资领用消耗，制定企业物资计划价格。

3.负责组织物资供应市场供应状况的调查，价格变动情况的分析，进行物资供应厂商的资质（生产资格、生产技术水平、履约能力、资质等级、质量保证体系）等的调整、考察论证、建立良好的物资供应网络。

4.负责物资库存、消耗动态、使用情况统计分析，编制物资采购计划，组织物资的采购、储存、供应保障。

5.组织制定并执行物资采购的比质比价管理办法负责组织设备、大宗材料物资的供应厂商的确定，并进行物资使用状况监督分析。督促供应商严格履行合同。

6.负责组织物资供应的动态管理，建立物资供应台账编制物资采购、库存、领用、消耗动态报表，对当月单项材料消耗进行统计分析。

7.负责过时、变质、失效物资的报废统计和办理报废手续，负责废旧物资的回收、利用、保管、处理。

8.负责制定物资定期盘点制度，组织库存物资的帐、卡、物的核对，编制物资盘点报表。

9.负责完成上级领导交办的工作及协助有关部室完成与职能相关的工作。

二、本部门岗位设置基本情况及岗位职责

物资供应部门作为企业生产管理部门的重要部门，除设立管理人员外，主要设置的岗位有：计划员岗位、统计核算员岗位、采购员岗位、合同管理员岗位、仓库管理员岗位及民爆器材仓库保管员岗位。

（一）管理人员主要职责

1.负责组织落实上级公司物资采购，供应的管理规定，制定企业物资供应管理制度并贯彻落实，组织执行。

2.负责物资的分类及储存管理，组织编制物资储备、消耗定额、制定企业物资计划价格。

3.组织进行物资供应市场的供应状况、价格变动情况的调查、分析，进行物资供应厂商的资质审查、考察、论证，建立良好的物资供应网络。

4.负责物资库存、消耗动态、使用情况的统计分析。编制编制物资采购计划，组织物资的采购、储存、供应保障。5.组织制定并执行物资采购的比质比价管理办法，负责组织设备、大宗材料物资供应厂商的确定，并督促合同的履行。6.负责组织供应物资的动态管理，建立物资供应台账，组织编制物资采购、库存、领用、消耗动态报表，并进行物资使用状况分析。

7.负责过时、变质、失效物资的报废统计和办理报废手续，负责废旧物资的回收、利用、保管、处理。

8.负责完成上级领导交办的工作及协助有关部室完成与职能相关的工作。

（二）计划员职责

1.根据生产、基建、技改等项目安排及基层单位申请计划，平衡库存，编制好物资的年、季、月采购计划。

2.汇总基层单位、部室申请计划，认真审核物资申请计划，与采购员一起参与市场调查，根据物资价格走势，了解供货厂商信息，推荐进货渠道。

3.建立供货厂商的供货档案，做好择优采购的各项基础工作，做到分清主次，统筹兼顾，有效使用采购资金。4.经常掌握物资动向，加强物资消耗跟踪管理。

5.负责对仓库保管员的业务指导工作，协助仓库保管员对物资验收、调整货位、搞好仓库管理。

6.协助仓库保管员做好每半年一次的物资盘点，协助领导做好仓库之间的评比工作。

7.登记好所分管物资的台账，做好物资内部调剂，加强物资综合利用和回收利用，搞好物资资料整理。

（三）统计核算员职责

1.按国家和上级主管部门规定及时、准确、全面系统上报各种物资统计报表及统计分析资料。

2.建立物资统计网，健全原始记录，统计台账齐全。3.按上级主管部门上报时间将上月库存资金动态月报表汇总上报主管及部门领导，财务等。

4.按月对原始数据进行整理收集，编制原材料、消耗价格调整表，编制原材料收支与库存明细表，统计汇总各部门材料消耗情况。

5.对采购物资进行统计，对比材料及同类供货商的价格。6.对废旧材料的回收、利用进行统计，对各单位收旧利废材料进行成本冲减、核算。

（四）采购员职责

1.采购员必须做到按计划采购，采购物资必须本着“就近、就优、就廉”的原则，进行择优比价采购。

2.采购物资时必须充分考虑采购综合成本，用好采购资金。采购员应积极掌握调查市场，搜集物资信息，为施行择优采购提供依据。

3.采购员应充分了解各种供货商信息，做到所采购物资型号规格清楚，数量准确，物资来源明确。

4.应经常深入生产单位了解所采购回来的物资使用情况，做好回访工作。保证采购物资的充分利用。

5.采购员应本着谁承办谁负责的原则，对物资采购票据进行妥善保管，每月及时结算报账。

（五）仓库管理员职责

1.负责管理进出库存货物，如货物核对、物料码放。2.负责核对货物入库统汇，清点入库货物，与送货员办理交接手续。

3.安排货物的存放地点，登记保管台账和货位编号。4.按照采购计划进行调整，控制库存数量，及时进货。5.填制、报送各种商品单据，定期盘库，商报盘库数据。6.做好入库和出库的验收工作，使帐、卡、物相符。7.抓好仓库的安全管理工作和完成领导交办的其它工作。

（六）民爆物品管理职责

1.民爆物品到库后，必须按到货凭证或清单及时验收，核对实物质量、数量、并填单入账、上卡。2.保证民爆物品库房的整洁，通风良好，防潮、防霉、无杂物。

3.民爆物品的发放必须严格按计划部门填写的用途、数量、规格进行登记发放，做到手续齐全，资料完整，交接清楚。4.坚持做到先进先发，后经后发，严禁超储，做到帐卡一致，对未用完退回的民爆物品必须认真填写退库登记。5.仓库保管员必须认真填好交接班记录。防火防盗，离库上锁，禁止无关人员入库。

（七）合同管理员职责

1.对各种物资采购合同进行编制，整理登记，准确录入信息。2.及时掌握履行、变更、终止情况，并与相关部门沟通，确保公司利益不受损失。

3.按月对物资采购合同进行编号，统计分析，提出意见。4.科学、规范管理合同档案，保证查阅方便，保证档案管理的机密性。

5.掌握国家法律法规，掌握公司合同管理制度，维护企业利益，对合同管理定期向部门负责人汇报。

部门负责的所有业务流程及介绍

业务流程

一、物资供应部门管理业务流程

1、每周五组织物资管理部门负责人对本周物资供应及管理中存在的问题协调，安排下周管理工作。

2、检查，监督个矿主管，副经理对本单位物资供应的管理情况。

3、检查，监督物资采购程序，出入库手续和报表的管理上报工作。

4、进行市场调研，掌握物资采购价格，质量等，提供相关采购信息。

二、供应部书记业务流程

1、检查，监督个矿供应部门办公室，管辖厂区的卫生情况。

2、检查，监督个矿供应部门干部职工的出勤情况。

3、每周组织职工进行思想教育及政治理论学习，组织相关业务人员的业务培训学习。

4、定期组织党员干部学习，组织工会和共青团学习。

三、计划员业务流程

1、根据生产计划和基层单位报送的物资计划申请进行汇总，平衡库存情况，编制材料采购计划。

2、按照材料的种类进行分类统计，下发个库房进行库存对比，确定计划采购数量。

3、通知相关单位主管领导级物资采购人员召开计划平衡会，进一步核实计划物资的数量及实用性，进行汇总统计。

4、计划平衡会后的计划再次汇总，上报公司计划会通过，领导签字后下发相关部门。

四、统计员业务流程：

1、将个矿每天领料开具的料单根据用途和种类进行分类。

2、和单位材料员对领用材料消耗和储备量对比统计，做到日清月结。

3、每周五对本周材料消耗进行稽核，确定自控和矿控明细。

4、按规定时间和个矿生产计划科进行每月材料消耗对比分析，统计本月各单位材料消耗报表，上报财务和计划部门。

5、统计供应部门本月出入库材料金额及明细，核对库存物资增减情况，确保计划采购的准确性。

6、核对个矿各连队对废旧材料物资的回收利用情况，进行各连队材料成本冲减和考核。

五、采购员业务流程：

1、根据计划部门提供的采购计划进行审核确认。

2、进行市场调查，掌握供货商信息，进行询价比价。

3、经采购部经理和主管领导审批，确定供货商和采购材料明细。

4、签订采购合同，复印后将原始合同管理存档。

5、根据发出物资采购订单，进行物资拉运和调运，负责和库管员对物资的交接入库。

六、仓库管理员业务流程

1、仓库管理员根据可管理库房种类对供货商发送的货物亲自核对数量，规格型号，进行入库台帐建立。

2、对入库的物资归类码放，记账建卡，确保货物明细。

3、根据各联队的材料领用审批单的材料出库领用单据进行材料出库领用，从账卡上下账。

4、对各联队回收的材料按指定位置归类码放，建立废旧物资台帐，5、处理报废，失效物资台帐，及时上报计划部和财务部进行处理。

七、合同管理员业务流程

1、将采购员送达的物资采购合同草本填写合同审批单

2、合同员进行合同文本审核，进行合同编号登记。

3、提交由采购部门领导审核合同内容并进行签字。

4、签订好的合同加盖合同专用章送相关各部室。

5、签好的合同一份送供货商，另外一份存档，建立合同台帐。

八、民爆用品管理业务流程

1、根据拉运民爆物品明细清单逐一清点数量入库，逐一进行登记编号，分别储存在不同的库房。

2、入库后按先后次序码放，先进先出，后进后出，上架码放，注意受潮。

3、库管员根据使用单位爆破员开具的领药单，凭爆破证领药，逐一登记签字。

4、未用完的药管交回后及时入库，数量进行退库等级编号，保证账卡相符。

5、保持库房内的整洁，无杂物，经常经行巡查，保证安全。

部门所负责业务可能发生的主要风险

一、供应经历的主要风险

1.合同审查不严，造成供应商和需方矛盾，引起经济纠纷。2.市场信息调研不准确，不及时，供应商选择错误，造成物资采购质量和价格出现问题。

3.对库存物资掌握不准确，造成重复采购，物资积压。4.对各部门管理不到位，造成公司管理混乱。

二、供应书记的业务风险

1.职工思想教育不到位，造成职工思想意识淡薄，工作态度不端正，影响正常工作。

2.环境卫生及厂区文明生产检查不到，造成厂区混乱、外部形象差。

3.党员、干部思想教育不到位，造成党员、干部思想落后。

三、计划员业务风险

1.对基层科队报送的计划整理不及时，编制计划不及时到位，造成物资采购迟缓，影响正常生产。

2.计划不准确，库存平衡不到位，造成重复采购，库存增加。3.计划分类混乱，信息不准，造成采购混乱，选择供应商困难。4.计划统计不及时，造成计划会推迟，影响企业正常业务推进。

四、统计员业务风险

1.物资单位、价格、种类统计不准确，造成与计划部、财务部无法核对数据。2.对各单位领用材料统计不准确，无法进行月度成本核算。3.对库存物资统计不准，造成计划失真，无法为采购提供准确数据。

4.对回收材料统计不准确及时，影响科队下月材料定额制度和核算。

五、采购员业务风险

1.对计划员提供的计划掌握不透，造成供应商选择错误。2.市场调研不够，信息掌握不准，造成采购价格偏高，质量差、影响生产，给企业造成损失。

3.采购审批手续不全，造成采购混乱，采购物资利用率低。4.采购合同签订不及时，不详细，造成采购经济纠纷。

六、仓库管理员业务风险

1.对所管理物资名称不掌握，造成物资入库混乱。

2.对库房物资数量、规格型号、种类不清楚，造成帐、卡、物不准，库存物资统计失真。

3.不严格按物资出入库手续办理，造成材料消耗，统计不准，数据失真。

4.物资码放混乱，造成库存物资无法统计，采购计划不准，出现重复采购。

5.回收物资管理不到位，造成废旧物资利用率低，成本增加。

七、合同管理员业务风险

1.不及时签订审批合同，造成供应商无法供货，影响生产。2.合同条款不清楚，造成合同无法执行。

3.合同编号不清楚，归档不及时，造成合同混乱，查找不便。

八、民爆物品库管业务风险：

1.入库登记不及时、不准确，造成民爆物品库存混乱。2.库存物资码放不整齐，造成出库混乱，容易受潮、失效、报废。

3.不按制度领药，签字不全，造成领药混乱，药物流失，存在重大安全风险。

4.退库药物登记不清，造成重复领药，药物容易流失。5.不经常检查库房，整理库房，造成药物码放混乱，杂物多，容易受潮发热，存在危险。

针对部门业务风险目前的管控措施

一、供应管理的管控与防范措施

1.建立完善的供应商档案，根据完善、完整的供应商资料，随时掌握市场动态，严格执行公司物资采购制度。

2.严格杜绝采购程序的不合理规程，严格按计划采购，杜绝先付款后提货的情况。

3.严格审批采购合同，检查、监督物资采购运营过程，杜绝造成不要的经济损失。

二、供应书记的管控措施

1.不断加强对职工的思想教育工作，建立健全的公司内务管理制度。提高职工业务技能，为企业的正常生产做好后勤保障工作。

2.严格执行煤业公司及物资供应公司内部管理制度，加强劳动纪律，搞好文明生产。

3.加强党员干部作风建设，培养积极向上的职工队伍。

三、计划员管控措施

1.严格执行煤业公司及物资供应公司计划管理制度，及时准确地收集各连队报送的材料采购申请表样。分类编制采购计划。2.经常性地和库管员沟通，掌握库存情况，尽可能做到不重复计划。

3.严格计划流程，及时组织各计划会的召开，为准确及时采购做好准备。

四、统计员风险管控措施

1.严格执行煤业公司统计管理制度定期收集各科队的材料单据，从数量、规格、种类等进行认真分类统计。与主管部门进行数据核对，做到准确无误。

2.及时准确统计回收废旧材料和修旧利废的数量，做到材料消耗费用的冲减，为计划定额提供依据。

3.及时准确上报统计数据，为计划、财务的账务核算提供依据。

五、采购员风险管理措施

1.严格执行公司物资采购管理制度，建立供应商管理台账，及时准确掌握市场信息，为物资采购工作做好依据。

2.及时认真调研市场行情，进行动态分析，准确掌握材料价格，选择好供应商。

3.严格杜绝采购过程中的吃、拿、卡、要等不良风气，做到货比多家，以质定价，择优择廉采购。

4.及时准备详尽的签订采购合同，严格按照合同执行供货和付款。

5.对重付采购、数量和规格不符合要求的物资及时联系退货处理，杜绝物资积压或失效报废。

六、仓库管理员风险管控措施

1.严格执行公司材料管理制度和库房管理制度。做到入库的物资帐、卡、物相符，严禁出现有账无物或有物无帐现象，对所管物资做到不短缺、不损失、不变更。2.验收入库的材料按性质.规格归类码放到指定的安全地点分区码放，做到防盗.防火.防水.防潮等。

3.严格按材料发放管理制度执行，先进的先出，后进的后出。发料必须按当天开的领料审批单当面清点，一次发清。及时在帐上.卡上登记，做到日清月结。

4.对各单位发放的材料要根据当月安排的计划发放，不在计划内或追加手续的不给发放。领用的材料要跟踪使用情况，对容易私用的材料必须实行交旧领新制度，以免材料流失。

5.对废旧物资回收，库管员必须建立完整台账，根据各矿生产计划科下达的回收计划进行实物登记，复用的进行材料冲减，当月进行考核，防止废旧物资流失。

七、合同管理风险管控措施

严格执行物资采购合同签订管理制度，加强物资合同签订程序，从供应商的资质防合同印模，必须规范管理，合同审批要及时，对合同的履行情况要跟踪管理，保证合同的严密性。

八、民炸管理员风险防控措施

1.严格执行民炸物品管理制度，必须持民炸物品上岗证方可上岗。

2.对入库的民炸物品必须建立详细的管理台账，进行编号逐一登记，对无编号或编号不清的不注入库。

3.按照民炸物品的性质分库管理，码放整齐，做到防潮.防腐.防火。周围无杂物，通风良好。4.必须按照领药审批单持卡领药，未带领药卡的不给发药。严禁单人进库领药和一人开库现象，保证人出库锁。