会议服务工作流程(主管以上人员培训用)_会议服务工作流程
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会议服务工作流程
一、会场布置
1、到会议室使用通知后，应首先明确客人需要提供的服务项目，如会议室的使用时间，使用次数、人数、单位、何人参加，有无会标、席位牌，是否摆放鲜花水果，话筒的个数，是否摆放投影仪、投影幕、板书用具（白板、板擦、白板笔）以及会议联系人落实看会场的时间等。
2、会议室服务人员按会议联系人预约看会场时间，提前半天安排服务员按照要求布置好会场，开窗透气，摆放会议所需物品（茶叶、水杯、托盘、水瓶、信纸或白纸、圆珠笔、一次性铅笔等）。
3、检查会议室灯具、桌椅、空调、音响等设施设备的完好。地面、四周墙裙、门窗做到无损坏、无灰尘。如有损坏及时报修，并督促工程维修人员，检查维修结果，保证设施完好率达到百分百。
5、按要求粘好会标，保证协调美观。
6、投影设备、板书器材等应首先征得会议负责人的同意进行适当摆放，所需用具应完备、易取用。提供良好稳定的电源。帮助调试投影设备和客人携带的媒体工具。
7、检查并准备好音响及话筒视频追踪等设备，并调试音响、话筒到适当音量，话筒高度一致。
8、席位牌由商务中心接待员核对好后，提前放在会议室，由会议组织者安排摆放。
9、在圆桌上摆放好香巾碟。摆放好纸笔，要求将纸摆放在距下桌沿5厘米正对椅背处，笔尖朝上成45度角。
10、最后一次检查台面是否整洁；各种用具是否干净、齐全，摆放符合要求。
二、会前准备
1、会前准备务必在接到开会通知的时间半小时前进行。会议服务员应将手机调至振动或关机。
2、根据会议人数，在茶水间准备好相应数量的茶杯，并放置适量茶叶，准备好干净保温的开水瓶，打好开水。
3、准备香巾。
4、打开空调，确保会议室温度适宜。
5、PA人员在公共卫生间配卷纸、点檀香，对台面、地面卫生再次打扫，并清理会议室外的立式垃圾桶。
6、在吸烟区摆放好烟缸和纸巾，如果有茶歇，在会议开始前在指定位置摆放好。
7、开音响、灯光，再次进行音响的调试。
8、会议开始前30分钟，会议服务人员应再次检查会标、欢迎牌、绿化布置、空调、音控等情况以及公共卫生间、公区卫生是否OK。如有欠漏，需立即通知服务中心或有关部门人员，保证会议按时进行。
9、会议即将开始时，会场播放与会议主题相符的轻音乐，任何妨碍客人的工作如吸尘等应立即停止，服务员站在会议室门外，面向客人到来的方向，保持微笑。若是重点会议，需有主管或经理在场迎候。对年老体弱者进行搀扶。
10、客人到来距离会议室约2.5m时，服务员上半身略微前倾，问候客人：“您好，先生/小姐。”并伸手示意大门的方向：“这边请。”
三、会中服务(重点)
1、客人陆续入座时，服务员一人先上香巾，其他人倒茶水。先在茶水间倒好茶水，用托盘将茶水托出，先为会议室主桌上的客人送茶水。走近就座的客人，站在客人右侧，身体略微前倾，右手先拿一个杯垫放置在桌上（客人的右手正上方的位置），然后拿茶杯将茶杯放置在杯垫上，杯把朝右下方方便客人取用，退半步转身离开服务下一位客人。
2、如有投影仪，服务人员不要横穿投影仪，以免影响投影效果。
3、会议服务人员必须手机调成振动或关机，坚守岗位。会议开始时，茶水服务人员按标准站姿在在茶水间门口，音响师站在音响室门口，面向会议室，站姿规范，注意观察参会人员随时可能产生的需求。会议进行时，服务员要留意会议进程，发现有需求的客人要立即上前询问。
4、会议服务员注意观察会场情况，适时续水，在会议开始后15分钟左右进行，以后每隔20分钟续一次，（可视情况提前或延迟）。茶水温度始终应保持在85℃以上。拿暖瓶倒水时，须左手拿壶（同时手心里可放叠好的纸巾两张，如遇有客人自己不小心将水溅到桌子上的情况，可以应急处理），右手托壶于胸前，走路要稳，步子要轻，动作协调；从桌后倒水时，侧身站立于客人右侧，大拇指、食指拿起杯把并后退一步，与宾客保持30厘米左右的距离，倒水以七八成满为宜，斟完后，上前一步将茶放回原处，面带微笑，伸手右示意“请用茶”，然后进行下一位。
如客人坐的比较拥挤，服务员拿不到杯子时，可轻声提示客人“打扰一下，给您加点水”，同时手伸向杯子，这时一般客人都会理解服务员的意思，协助将杯子拿给服务员。
如遇到客人碰倒茶杯的情况，要及时到茶水间拿抹布擦拭，如是主席台上的（1号会议室内）可先就近抽取纸巾先应急处理，再去拿抹布处理。此项事情出现考验的是会议室服务人员的应急能力和协作能力。一般1号都会至少安排2个以上的服务人员进行服务，每个人都要一边工作一边关注会场情况，出现应急情况，会场内服务人员要通力协作，最快速的解决问题。
5、密切注意会议室的音响问题和视频追踪系统。
6、签字仪式：帮客人传递文件的工作一般由礼仪小姐负责（否则由服务员完成），服务员应事先与其沟通好，并协助把准备好的红酒送到客人手中。
7、会议中场休息，及时补充和更换各种用品，注意不要翻动桌面资料。同时要关注去卫生间的客人，给他们指点卫生间方向。
四、会后服务
1、会议结束时，服务员快步走向会议室门口，打开大门，站在门内一侧，保持微笑，身体略微前倾，欢送客人：“请慢走，欢迎下次光临。”目送客人全部离场后，检查有否遗留物品及会场设备、物品的完好情况。
2、向会议工作人员询问下次会议的时间要求，并征求对服务方面的要求。
3、进行安全检查，关闭电器电源，检查会场是否有宾客丢失的文件及物品，如有，应及时联系或交会议负责人、总台。检查会议室的设备有无损害、短缺、及时填写赔偿表并通知总台。
4、打开门窗，通风换气。会议服务人员清扫会议卫生，对会议室中的茶具进行清洗消毒。
5、关灯、锁门。
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