新形势下房地产权属档案管理存在的问题及对策_档案管理存在问题对策

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新形势下房地产权属档案管理存在的问题及对策

摘要

文章从新形势下房地产权属档案的特点出发，分析房地产权属档案管理中存在的问题，并针对这些问题提出相应的对策。

关键词 房地产权属档案 房地产 档案管理

近年来，随着国民经济稳步前进，我国的房地产业得到了蓬勃的发展。房地产作为巨大的社会财富，吸引了许多招商引资和资产重组。由此而产生了大量的房地产权属档案。房地产权属档案产生于房地产管理部门，是随着城市房地产业务活动的产生而产生的，与该业务活动密不可分，技术性和专业性都比较强。然而在新形势下，我国的房地产权属档案的管理却没有跟上发展的脚步，存在着一些不足。本文将从新形势下房地产权属档案的特点出发，分析房地产权属档案管理中存在的问题，并针对这些问题提出相应的对策。

1.新形势下房地产权属档案的特点

1.1 房地产权属档案信息的动态性和历史延续性。房屋的新建、拆除、翻改、扩建、灭失日趋频繁，土地分割、合并等房地产变更又不可避免，因而房地产权属处于不断转移和变更之中，具有极强的延续性和动态性。1.2 房地产权属档案信息的真实性。房地产权属档案是产权沿革的历史记录，这种记录必须与实际相符，记载的产权人、产权范围必须清楚，才能在产权审核和排解产权纠纷中起到凭证和查考作用。

1.3 房地产权属档案信息的完整性。①房地结合。《城市房屋权属登记管理办法》第六条规定，房屋权属登记应当遵循房屋的所有权和该房屋占用范围内的土地使用权权利主体一致的原则。②图档结合。房屋产权图上的产权界限和房屋墙界结合起来判断，能反映墙的归属，防止产权纠纷。只有图档结合才能把产权真正反映清楚。

1.4 房地产权属档案信息的价值性。房地产属于不动产，价值高，在单位和个人的财产构成中占有重要的地位。因此，产权档案属于财产档案，含金量高。产权档案的有无、保管的好坏、记载的是否准确全面，将关系到产权人的经济利益，将对产权人产生巨大影响。

1.5 房地产权属档案信息的法律性。由记载房屋所有权归属的凭证材料组成的产权档案具有法律效力，是房地产管理部门和人民法院确认房屋产权、处理房地产纠纷的重要依据。

1.6 房地产权属档案信息的地域性和局部性。由于房地产受地理环境的影响，所以其分布在全国不同的省、区或同一城市中的不同地域，而且分布的状态并不呈现出整体状态，而经常是局部分布状态。所以房地产权属档案信息也反映出地域性和局部性的特点。

1.7 房地产权属档案的权威性。由于房地产权属档案具有的特点形成了社会及机关内部工作对其利用的权威性。

2.新形势下房地产权属档案管理存在的问题

2.1 房地产权属档案的收集面狭窄，收集方式单一 近年来，房地产作为城市建设的龙头产业，越来越多地参与到各种经济活动中，例如旧城改造、房屋拆迁、企业改制、资产重组、房产买卖、交换、继承、抵押等，每当有涉及到房地产产权的活动发生，都会产生相应的产权文件资料，除了登记档案之外，还有他项权设立和撤消的档案、产权注销登记的档案、房地产接（代）管档案、房地产交易档案、房屋拆迁档案等。而档案管理人员很少参加到这些业务工作中去，产权档案的收集仅仅局限在登记部门。这就造成了产权档案与房地产现状的不一致。因此，产权档案的收集单靠接受登记部门移交是远远不够的，档案工作必须渗透到产权登记和相关工作的各个环节，否则该归档的产权档案就难以收集齐全。

2.2 对特殊载体的产权档案不够重视。

随着科学技术的发展,产权档案除了传统的纸质档案以外，还包括录音、影像、磁盘、光盘等载体的档案。这些材料是产权档案的重要组成部分，同时也在实际工作中起着不可替代的作用。但在实际工作中，产权档案管理部门对这些特殊载体的档案收集不力，使这些档案不仅没有得到特殊的管理，甚至没有被当作档案来保管；产权档案管理人员由于没有管理这类档案的经验，也不愿意接管；再者，档案库房达不到管理特殊载体档案的要求,即使这些档案集中到档案管理部门，也得不到更好的管理。由此导致产权档案在内容上不够完整，在载体上不够丰富。

2.3 房地产权属档案鉴定工作不到位。

首先，建设部至今尚未出台一个明确的房地产权属档案保管期限表，导致档案部门基本上将此类档案定为永久保存,而不管房屋是否已经灭失。房地产抵押档案、拆迁档案、权属变动的历史档案等等，没有必要全部永久保存。长此下去，必将给子孙后代留下极重的负担。其次，档案形成、整理阶段忽略了鉴定工作。长久以来，不少档案部门针对房地产权属档案整理的模式就是只要是业务部门所成的档案资料, 除了同一卷宗内的重复件, 几乎全予保留。这还要从源头抓起,从登记收件—归档—立卷整理等各个环节都需要进一步理顺, 明确档案材料鉴定责任。第三，没有开展档案鉴定销毁工作。因为目前馆藏权属档案几乎都是永久期限, 自然没必要、也不可能开展此项工作。

2.4 房地产权属档案管理人员不能满足新时期需要

房地产权属档案管理是一项政策性和业务性较强，涉及面较广，同时又十分繁杂的管理工作，所以必须要有一批高素质的管理人员才能胜任。由于房地产权属档案管理的特殊性，要求管理人员要具备较高的思想政治觉悟和较好的职业道德，能防止徇私舞弊、以权谋私的现象发生，避免国家和人民利益遭受不可弥补的损失。同时，管理人员还应要有较强的政策观念，必须熟悉、精通国家的房地产管理政策、法律和法规，坚持原则，依法行政。另外，管理人员还必须熟悉业务，能适应新形势发展的需要，要掌握管理现代化手段，在管理中能做到有条不紊，循序渐进，减少失误。然而，目前有的房地产权属档案管理人员不了解房地产的相关专业知识，不懂房地产产权档案内容涉及建筑、测绘、法律等专业知 识。还有的档案人员对产权登记发证流程不熟悉, 致使无法查证产权档案的质量，只是被动地“ 你交我收”, 使许多不符合要求的资料混于档案之中。更有甚者，利用职权以权谋私，损坏房地产权属档案管理人员的形象。

3.新时期加强房地产权属档案管理的对策

3.1规范房地产权属档案的收集范围,保证文件材料的齐全完整。

全面、准确是有效发挥房地产权属档案作用的基础和前提,只有全面,才能满足用户需要,只有准确,才能保障利用价值。因此,必须规范档案资料收集整理工作。首先,应确保房地产权属档案的完整,按照《城市房地产权属档案管理办法》的规定,将下列五个方面的文件材料归入房地产权属档案:1·房地产权利人、房地产权属登记确权、房地产权属转移及变更、设定他项权利等有关部门的证明文件。2·房屋及其所占用的土地使用权权属界定位置图,房地产分幅平面图、分丘平面图、分层分户平面图等。3·房地产产权登记工作中形成的各种文件材料。4·反映和记载房地产权属状况的信息资料。5·其他有关房地产权属的文件材料等等。其次应确保房地产权属档案的真实。房地产权属管理部门应做好档案资料的前期控制工作,在办理房屋权属登记时,就要把好文件材料的审核关,保证“手续齐全,文件材料齐全,真实、合法”,并现场查勘,认真核定,确保无误;档案管理部门应把好归档关,按照档案管理的有关规定,对归档的各种房地产权属档案材料进行验收,不符合要求的,不予归档;档案管理部门还要掌握房地产权属情况,及时补充有关部门材料,保持房地产权属档案与房地产权属现状的一致。房地产权属登记部门和档案管理部门应建立责任制,按照分工各负其责,确保档案资料的客观、真实,为档案利用奠定基础。

3.2 更新思想，积极拓宽档案载体接收类型。

房地产权属档案管理部门,作为社会信息业的组成部分,必须与时俱进,实行现代化管理。相关的管理人员应该不断更新思想，紧随时代潮流。同时还应当随时了解房地产权属档案产生情况，并针对具体情况作出相应的措施调整。房地产权属档案在房地产活动中具有举足轻重的作用，切不可因为载体问题而出现保存不足的现象。

3.3 加强房地产权属档案鉴定工作

首先，明确档案鉴定工作的重大意义。做好档案鉴定工作不仅有利于发挥档案的作用、便于档案的安全保管和应付突发事件, 更重要的是能提高档案案卷质量、优化档案结构、有效精简馆藏、降低档案管理成本。其次，在国家尚未出台具体标准的现状下, 根据国家对制定归档范围、档案保管期限的精神和原则, 先行一步, 结合实际,由地方档案部门汇同相关业务部门共同制定规范的《房地产权属文件材料归档与不归档范围》及《房地产权属档案保管期限表》, 并报主管部门审批、核准。第三，从业务部门登记收件环节起, 直至档案整理立卷环节,都严格参照执行《房地产权属文件材料归档与不归档范围》, 对文件材料进行鉴定, 确保最后形成的档案是精炼的、优质的。

3.4 提高房地产产权档案管理人员的素质

产权档案管理人员首先应具有专业人员的素质，即政治素质、专业素质和知识素质。首先，大力提高政治素质。房地产权属档案管理人员的政治素质包括政治品德素质和职业道德素质。政治品德素质应是坚定不移地坚持四项基本原则，坚决贯彻执行党的路线、方针、政策；热爱档案事业，全心全意为人民服务；坚持辩证唯物主义与历史唯物主义的思想路线和实事求是的思想作风。职业道德素质应是甘为人梯，热心服务，尊重档案，尊重历史，遵纪守法，严守机密，要有高度的责任心，坚持勤俭节约的精神。其次，要提高专业素质。房地产权属档案管理人员应具有文书学、档案管理学、档案保护技术、科技档案管理学等档案专业知识；熟悉党和国家有关档案工作的各项法规和方针政策，熟悉上级档案行政管理部门的各种业务规定，熟悉自己所从事的业务工作；能把档案专业法规、政策和档案专业基本知识以及其他专业知识灵活运用于自己的工作实际，熟练完成自己的业务工作。第三，提高知识素质：除了掌握档案学基本知识以外，还要掌握与自己所从事专业工作相近的其他专业知识如计算机应用技术等；档案行政管理人员应该掌握一定的领导学、管理学等知识。对于房地产档案管理人员还应具备与房地产管理相关的知识，如房地产产权产籍管理知识、国家和地方房地产管理的法规和政策、房地产产权登记、测绘、交易、以及征地拆迁等管理办法和业务工作程序等。

房地产权属档案管理是档案管理范畴中一个值得研究的领域, 既古老又新兴。目前可以参照执行的国家标准、规范不多, 同行同系统中也经常会有类似的困惑, 这就需要我们加强学习和研究, 结合工作实际, 开拓创新精神, 以负责任的态度、务实的精神, 广泛开展讨论和交流, 同时也应积极提请行政主管部门和档案业务指导部门尽早制定房地产专业档案管理实施办法, 并出台操作性较强的相关标准、规范, 只有这样, 专业档案管理才能有法可依、有章可循, 档案事业才能蒸蒸日上。

参考文献：

[1].房地产权属档案管理亟待解决的几个问题[J].中国房地产，2006(11).[2].对房地产权属档案管理的建议[J].城建档案，2008(4).[3] 房地产产权档案的规范化管理[J].黑龙江史志，2005(5).[4] 房地产权属档案异动管理探索[J].城建档案,2007(6).[5] 加强房地产档案管理的对策研究[J].档案管理,2008(6).