秘书处学习手册_指引学习手册
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中心秘书处
学 习 手 册
党委学工部（处）学工助理中心
第一章 总 则
中心秘书处是学工助理中心的重要有机组成部分，其连接指导老师及学工助理各部门的纽带和桥梁，作为一个上传下递的部门，我部直接对老师及主席团负责。为了加强与各部门的沟通与交流，维持正常的工作秩序，营造良好的工作环境，同时，也让大家更加了解秘书处的日常工作，特制定部门规章制度对部门进行监督管理，实现秘书处的可持续发展。宗旨：为同学服务，为老师分忧，从而增值自我 原则：“团结、协作、自信、高效、创新”
秘书处的四大重要性质：
一、辅助性
秘书工作的辅助性要求秘书人员摆正秘书和领导的关系，任何情况下都不能越权行事。只有领导才有决策权和指挥权，秘书只能给领导当参谋和助手，提供辅助性服务，不能代替领导决断和指挥。当秘书与领导在某些问题上有不同看法时，秘书在工作上不能按自己的意愿自行其事。秘书无论是办理常规业务，还是完成领导直接交办的事项，都必须准确领会领导的意图，遇事多请示，多汇报，这样才能当好领导的参谋和助手。
二、综合性
秘书工作的综合性对秘书提出两方面的要求：第一，秘书工作人员应该具备较广的知识面和多方面的技能，因为在综合处理各种事务时，必然要运用多方面的知识和技能，秘书不仅在文字处理上应该是专家，还应该是一个具备多种知识和技能的“通才”。第二，秘书要善于从领导的角度观察问题、考虑问题，心中要有全局，要对整个机关的总体情况做到心中有数，因此，秘书虽然不必精通各职能部门的业务，但应该熟悉各职能部门的工作内容和特点，这样才能更好地为领导和机关工作提供综合服务。
三、机要性
机要就是“机密而重要”，其意义偏于机密。因为机密的事项都是重要的，而重要的事项不一定是机密，因此“机要性”与“机密性”、“保密性”是同义词。秘书的工作内容决定了秘书能够比其他工作人员了解到更多重要的秘密事项，因此秘书工作的机要性程度远远高于其他部门。
秘书工作的机要性要求秘书人员具有高度的责任感、严格的纪律性和牢固的保密观念，秘书对自己所知晓的秘密事项必须做到守口如瓶。
四、事务性
秘书部门大多数工作是一些很具体的工作，秘书部门每天都要处理大量繁重而又琐碎的事务。除了接待、通信、值班、等项明显属于事务性工作外，其他具有政务性和业务性的工作实际上也包含有大量具体事务。
常规工作：
1、每周收取各部门成员工作周记，并于每周上交给指导老师，让指导老师能够了解学工助理中心各部门成员近期工作状况，方便指导开展工作；
2、做好办公室值班人员的编排、协调与监督工作，保证我学工助理中心办公室工作的顺利进行。增强所有工作人员的责任感，维护我学工助理中心的良好形象；
3、编制我学工助理中心日常的例会制度，每次举行会议，我部负责通知各个部门开会的时间、地点和注意事项还有做好会议记录。有时候还要负责有关会议的主持工作；
4、统一规范和管理学工助理中心各类书面材料及相关内部档案，并定时于每个学期的末尾收取学工助理中心各部门的《部门工作手册》上交老师及主委团审核。
第二章 秘书处各成员的工作职责
一、秘书长职责：
1、作为学工助理中心常委会的成员，参与对学工助理中心的管理工作，协助学工助理中心指导老师及主委团对各部门做好相关协调工作、沟通交流的工作；
2、负责秘书处的对外工作，协调好与学工助理中心其它部门及的合作关系。对秘书处的工作进行全面的管理监督，做好承上启下的工作；并及时做好每次活动的登记；
3、根据学工助理中心阶段性的具体情况和工作重点安排各项相关工作，并制定相关学工助理中心学年度工作计划及部门工作计划；
4、负责秘书处工作的审核、落实和工作总结，协调秘书处开展活动；
5、负责部门内部成员工作的分配、调控，协调秘书处成员与其它部门成员之间的关系，并对部门成员的表现进行评估考核；
6、负责学工助理中心统一的经费管理。及时进行财务登记，及时报销，及时总结，及时报账，账目清晰公开。
二、副秘书长职责
1、直接对学工助理中心负责，接受秘书长的领导，协助秘书长开展部门日常工作。在处理决策性问题上及时与秘书长进行沟通与交流；
2、全面负责秘书处内部工作，协调干事之间的关系，在工作会议时向秘书长反映干事的表现和工作情况；
3、注意发现和培养优秀部门成员，关注他（她）们的进步，为他（她）们的发展创造必要的条件和环境；
三、干事职责
1、认真及时地完成上级分配的工作，在活动策划时发挥创新意识；
2、团结协助，注重团队协作精神；始终保持着对工作的热情，对同事及上级的尊重，对工作的认真负责；
3、做好每次例会的会议记录，登记会议出勤情况、汇总会议结束后的意见及讨论结果；
4、负责与所负责的部门进行联系，及时了解部门的近期动态，于每周五将本周所负责部门的周计划发送至副秘书长邮箱，并向分管的副秘书长反映部门的近期动态；
5、负责部门各项活动的后勤工作，如资料收集、场地布置、秩序维持等。
6、协助部长开展部门日常工作，并定期向部长反馈工作情况。
第三章 中心秘书处规章制度
一、日常工作制度
1、秘书处成员要严于律己，遵守学生会的管理制度，互助共勉，树立秘书处良好的形象和声誉，如发现部内成员有严重损害秘书处形象的，当即予以劝退处理；
2、秘书处成员不得以权谋私，不得以秘书处或学生会的名义有越权行为，一经发现，视情节轻重，分别处以批评，警告、直至辞退；
3、秘书处成员在执行任务中，出现错误应追究负责人及当事人的责任，如因主观原因出现一次重大错误或者三次小错误，即予以批评、检讨处理；
4、秘书处成员应积极主动定期的向上级汇报部门工作的开展情况，若在对上级上报工作时有所隐瞒或汇报工作出现错误，则予以警告，批评、检讨处分；
5、在工作、活动策划及开展过程中，大胆提出创新意见者将优先考虑优秀干事的评比之中；
6、秘书处成员如察觉自己无法胜任秘书处工作，可以向秘书长或副秘书长提出辞职，并上交辞职报告，秘书长和副秘书长根据实际情况讨论后，当工作移交完整后方可离开秘书处；
7、在日常工作当中，应以一名学生干部的身份去约束自己，注意礼貌问题，工作态度，及工作责任心等问题；
8、秘书处作为联系老师和常务委员会的桥梁，一种监督制度的落实是十分必要的。为了更好地加强与各部门的联系，我部将安排干事定期跟进各自所负责部门的工作情况及部门最新动态，将掌握的相关信息及时转告给分管副秘书处长或秘书长，再由秘书长或副秘书长反馈给老师或主委团。
9、另外，在本部门所提及的制度中相关的惩罚或奖励条例将以实际情况为主。
二、会议制度
1、秘书处应根据部门实际工作的需要，于每周召开一次部门例会，秘书处成员应准时参加部门例会，例会前应通知参会人员相关会议内容，例会前专设一名或多名干事记录本次例会的出勤情况及负责当晚的会议记录；例会签到人员应提前5-10分钟到达会议现场；
2、部门成员应遵守部门例会纪律，不过多讨论与会议无关的话题，但应积极参与部门会议的讨论，保证讨论的议题顺利进行；
3、干事应认真完成会议记录，对于有异议的地方可以会后讨论解决，或向秘书长或副秘书长提出；
4、另外以上所提及相关的会议要求适用于学工助理中心各种例会，具体会议要求以实际的例会为准；
5、如遇特殊情况应事先向秘书长或副秘书长请假并说明理由，事后明确会议内容，干事迟到、早退达五次或无故缺席三次者，予以警告，批评处分。
三、档案管理制度
秘书处，顾名思义，就是经常负责文书写作的部门，自然会有一些电子版或打印版的文字材料，实行有效的部门档案管理制度是十分必要的，除了给下一届学生会提供参考的依据，也能很好的提高部门对信息的敏感意识。
1、档案管理的内容：
（1）学工助理中心学期工作计划及工作总结；（2）学工助理中心各部门学期工作计划及工作总结；（3）学工助理中心周计划及各学工助理中心部门例会会议记录；（4）办公室值班表、会议签到表等相关表格；（5）各类大型活动的相关资料及通讯稿和照片；（6）学工助理中心内部干部干事培训的资料；
2、档案的收集
（1）我部应在学期开始时指定部门干事负责相关部门档案的收集工作。在进行工作，开展活动时，应注意上述材料的收集、整理并及时上传到群共享或秘书处公共邮箱，以便尽快存档。（2）我部干事应提醒各部门负责人在指定的时间里上交指定的工作或活动的相关资料。
3、档案的整理
（1）收集的零散资料必须立即进行整理、分类，使之系统化。（2）档案整理的原则是：必须保持文书资料之间的历史联系，充分利用原始资料的基础，便于保管和使用。
4、档案的管理
（1）档案由学工助理中心秘书处负责定期进行清理和检查，如有遗失或残缺应立即汇报并进行补救，对于事故的负责人视情节轻重给予处罚。（2）借阅档案必须有证明，由中心常委会或主委团授权后方可借阅，没有证明的一律不予借阅。借阅档案必须进行注册登记，登记时应注明借阅人姓名、地址、借阅的内容和时间等。
