浅谈新形势下的高校基建档案管理_谈高校基建档案管理
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浅谈新形势下的高校基建档案管理
1988年1月1日，《中华人民共和国档案法》开始施行，这是我国档案事业发展历史上具有里程碑意义的重大事件，标志着我国档案工作从此步入有法可依的轨道。20多年来，伴随着我国改革开放与“科教兴国”战略的全面实施，高校教育事业蓬勃发展、日新月异，高校基础建设早已今非昔比。但于此同时，高校基建档案与教学档案、科研档案等相比一般不受重视，高校基建档案工作前路依旧漫漫，因此加强高校基建档案管理工作势在必行。
一、高校基建档案管理工作存在的问题
高校基建档案是高校基本建设发展和科学管理工作的真实记录，是整个学校档案的重要组成部分。其作用毋庸置疑，但基建档案工作的状况令人忧虑，在某些高校其仍处于艰难的困境当中，突出表现为：基建档案意识普遍淡薄、基建档案的归档资料散失严重、数量不足、质量不高等。
（1）、基建档案意识普遍淡薄
档案意识是指人们对档案和档案工作这一客观事实的主观反映，也是人们对档案的性质、构成和价值的认识水平。由于宣传力度不够、各方面重视程度不足等原因，导致许多人对档案工作还缺乏了解，甚至对档案工作不以为然，漠视其重要性，这给我们的工作带来了很大的不便性。
（2）、基建档案的归档材料散失严重、数量不足、质量不高
要完善高校基建档案的信息化管理，档案资料的完整性是前提，数量是基础，质量是重心。而高校基建档案归档材料的现状是：散失严重、数量不足、质量不高。
其中，基建档案材料的散失现象归纳起来主要表现为：一些项目论证、可行性研究等依据性文件缺漏不全；项目招投标过程中，由于中标单位外发包或归档不及时等导致资料散失；施工单位对于在施工过程中所形成的，具有不可见性的相关档案材料如地下管网等，在收集时的疏漏或缺失；有些档案员忽略对全过程文件资料的完整归档，特别是忽略了前期形成的文件材料和建设后期形成的交工验收文件材料、工程监理等方面的材料，造成归档散失；有些单位人员变动频繁，对档案材料的保管不重视，导致材料散失等等。可能在基建档案工作归档过程中，牵涉单位多，任务繁杂，归档难度大，但导致这一现象更加主观的因素是领导的重视程度、档案员的责任意识不足以及档案部门与其他基建部门沟通的缺乏。
而基建档案的归档材料质量不高主要表现在：①分类、分阶段管理有待进一步完善。基建档案的分类、分阶段管理方面存在以下问题：一是在分类管理方面对于大型建设项目，未充分考虑以整个项目为分类对象，本来应在分类时，首先以工程项目的建设程序和性质来区分，然后在每个大类里，再按单位工程或专业、阶段等进行分类，但实际工作并未这样做；二是在分阶段管理方面，也存在部分脱节的情况。②文件材料中“三色笔”现象严重。由于缺乏档案意识，工程施工人员，技术人员随意使用圆珠笔、铅笔等书写，这些不耐久字迹会随着时间的推移磨损脱落，扩散褪变，不利于基建档案的保存和利用。③信息记录不够完整准确。④归档文件材料中存在大量复印件。一些具有凭证作用、法律效力的关键文件若不追究其原件去向而听之任之将复印件归档，则既不利于档案的长期保存，更为今后的利用造成不必要的麻烦与损失。⑤竣工图编制不规范。比如用施工图代替竣工图，图中无任何标识说明该图有无变更情况；图纸没有按实际变更通知更改或更改不到位；更改的符号与说明不符合标准要求；没有加盖竣工图章等。
（3）、档案信息管理人员的素质有待进一步提高
伴随信息时代的发展，计算机技术以及网络技术在各种领域的广泛运用。在这种大环境的影响下对于基建档案管理也正在加大硬件方面的投入，许多高校已经普及了利用计算机进行检索编目、统计、借阅等管理工作，使基建档案管理朝着电子科技化的方向发展。这也就要求档案管理人员必须提高计算机应用能力紧跟时代的潮流。运用现代科学技术管理档案是实现档案管理标准化、规范化、现代化的重要标志，也是提高管理水平和工作效率的主要因素。从目前看，高校档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，更谈不上档案管理的信息化。
（4）、基建档案信息化程度不高
随着现代科学技术的进步，以及档案管理专门软件的开发、利用和升级，档案管理的现代化与信息化已经成为不可逆转的大趋势。但是由于高校各基层档案管理部门的发展水平存在差异，所以在某些新成立档案部门的单位仍存在着信息化不够的现象：一是高校现有的档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。二是对原有传统载体档案应进行数字化，并通过扫描、加工和处理，但缺乏进行数字化转换。
二、“一坚持、五重视”做好高校基建档案管理工作
基建工作是一项专业性很强的技术工作，它与学校的发展息息相关。它的数据是否准确，分类是否清晰，资料是否齐全，直接影响到学校的日常工作，我们要不断总结经验教训，弥补不足，全力做好基建档案管理工作。
（1）、坚持“依法治档”，完善高校基建档案工作管理制度
为了保证基建档案工作的规范化、标准化、制度化，必须使档案工作做到“有法可依、有法必依、违法必究”。首先，档案工作相关部门要组织认真学习法律法规，重视理论与实践想结合。其次，我们要从本校自身的特点制定其基建档案范围，这样既减少了人力财力物力的支出，又可以保证档案的完整齐全性。
（2）、重视观念转变，提供多角度多方面的快捷服务
基建档案不被重视的一个很大原因是基础工作薄弱，服务被动，极大制约了档案工作的开展。长期以来，档案部门都是默默无闻地埋头苦干，这一方面反映工作人员敬业精神的同时，也在另一方面说明档案部门工作方式呆板滞后，十分被动。所以，对于基建档案工作，我们在加大宣传力度的同时，必须要实现观念上的转变，即要“变被动为主动”。这就要求档案部门工作人员充分利用自身经验和现代化手段，多角度、多方向开发基建档案信息资料，为利用者提供最方便、快捷的服务。
（3）、重视人员素质，加强高校基建档案管理的信息数字化
在高校基建档案管理中相关人员的个人素质修养可以直接影响到基建档案的管理质量。因为一个基建工程的跨度很长，整个工程有时甚至可以持续数年所以其管理工作也是非常烦琐的，在如此长的工作周期里对所形成的基建工程决策、施工以及竣工验收的资料，其收集和记载的工作的难度也是相当大的。要保证基建档案的高专业性和绝对完整性等特点，无疑会使工作头绪增多、劳动强度加大，这也是基建档案管理人员所必须面对的艰巨任务。所以基建档案管理人员除了在做好自己本职工作以外，还要在工作实践当中还要有很强的事业心和使命感。在工程建设决策、施工以及竣工验收的各个环节都要保证基建档案的整编、收集、审理等管理工作同时同步进行，切忌将资料过于繁杂的积累，这样很容易造成资料管理的混乱，再加上如果不及时整理造成施工图纸以及其他资料的缺失在施工结束后归档不完整，这样一来就给日后的管理工作埋下了无穷的隐患。由于基建档案材料的来源广泛，涉及到工程项目的申报、政府组织的审批、设计部门的研讨等一系列复杂而又严谨的过程，这也就使得基建档案的内容包罗万象。所以在每个工程中相关的管理人员都要收集的大量文件材料，要减轻自身的任务量就必须缩短档案信息生产周期，提高实用性强的信息的生成速度，合理划分多种样式的基建档案信息。其中对于哪些材料具有保存价值，这就需要管理人员具有很强的分析和鉴别能力；对于哪些材料尚不完整、组卷不够恰当或者检索项目不便使用等等，这些都需要管理人员认真仔细的检查档案材料并且针对存在的问题，采取有效的解决措施，及时加以修正。
目前基建档案管理人员要顺应新时期的工作要求，就必须重视对自身整体素质的提升，善于思考努力学习新的管理知识和技术，勇于探索系统的研究计算机的操作方法以便于对相关先进的电子设备在档案管理工作中的熟练运用。
（4）、重视分工合作，共同完成高校基建档案管理及相关工作
分管基建工作的学院领导在安排工程任务时，同时要指导和安排基建档案资料收集、整理、归档事宜。基建处负责综合管理性文件以及新建项目文件材料的收集、整理，并对项目承包单位的归档工作予以组织和协调。基建处，后勤管理部门等部门负责各自组织的对原有房屋或地上、地下管线改造，道路改造，维修中形成的文件材料的收集整理，按时向档案馆移交归档，任何个人不得据为已有。
（5）、重视资料归档，保质保量完成高校基建档案管理
基建档案的主要内容包括综合管理，可行性研究、项目审批、招投标、勘测、设计、施工、监理、检测、竣工验收、地下管网、财务和器材管理等方面的文件材料和图纸。其归档流程和要求包括①形成积累：基建档案建档工作要与工程项目建设进程同步管理，基建档案归档工作实行分工负责制，基建项目实行总承包的，由总承包单位负责全部文件的收集，整理和归档，竣工档案文件是基建工程的实际反映，必须确保其真实，准确、完整，凡需归档的基建文件材料格式应统一，纸质优良，字迹工整、耐久，图像清晰。②整理组卷：组卷要遵循文件的形成规律，区分不同价值，便于保管和利用，综合管理文件按年度结合问题组卷；项目施工文件按单项工程、单位工程或工程阶段、结构，专业组卷；竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防等顺序组卷；设备文件按专业、台件组卷，卷内文件按问题、时间或重要程度排列。③验收归档：档案馆应是工程验收小组成员，会同基建管理部门负责基建文件材料的验收工作。验收基建档案采取开会质询、现场查验、抽查案卷等方式，抽查重点为项目前期管理性文件，隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等；经检查不合格的档案，要限期整改，并进行复查。凡有下列情形的一律不得进行或通过项目的竣工验收，如未进行项目档案验收、项目档案验收不合格、且对存在问题不积极整改。
（6）、重视跟紧时代，不断更新高校基建档案管理形式
首先，文档信息化给档案事业带来了新的变化。随着办公自动化和计算机网络的飞速发展，文档信息化已成为近年来我国档案界的“热点”话题。由于计算机网络通信技术的迅速发展与普及，文档信息的存储、加工、传播及利用也发生了前所未有的变化，文档信息化给档案事业带来了深刻的变化，文档信息化带来了新的档案形式。在以往的档案形式中，档案的载体和信息都是一体的，信息并未获得独立的地位。而电子革命使档案在本质上取得了独立的地位，给我们带来了新的管理方式。传统档案管理是一种物理管理，而电子档案是一种逻辑管理。高校应加强硬件建设，努力实现档案管理现代化。先进的档案管理条件是提高档案利用率的基础，它具有操作简便、查询搜索快捷、统计功能强大、存贮安全等优点，能提高工作效率和质量，把档案管理从传统的“手工劳动”中解放出来，使广大利用者足不出户就能享受到方便、快捷的服务。作为高校档案中的重要组成部分的基建档案管理，也应顺应时代的需求，向信息化、数字化管理快步迈进。
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