汕头大学各类档案归档范围和保管期限表_归档范围和保管期限表
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汕头大学各类档案归档范围和保管期限表
汕头大学党群类档案归档范围和保管期限表
DQ11 党务综合序号
类
目
名
称
保管期限
上级党组织针对本校党建工作的文件材料
永或长 2 本校党代会文件材料
(1)大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、记录、永
久 序号
类
目
名
称
保管期限
上级针对本校组织工作的指示、决定、通知
长
期 2
本校组织工作计划、总结、决定、报告、调查材料、统计
永
久 年报及组织工作会议记录、纪要、决定
本校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知
永
久 4
副处级干部任免、调动和离休报告、决定、批复、通知等
永
久
序号
类
目
名
称
保管期限
基层工会干部名册、工会会员名册
长
期 8
妇女工作材料
长或短
DQ17 团委
上级针对本校共青团工作的文件
长
期 2
本校团代会、学代会文件（通知、名单、工作报告、决
永
久
议、选举结果、领导讲话、大会发言和讨论通过的文件）
团委工作计划、报告、总结、规章制度及统计年报表
永或长 5
副处级以上干部名册
永
久
科级、副科级干部任免文件及名册
永
久 7
总支、支部改选报告、审批材料，各总支、支部委员名册
长
期 发言稿、领导讲话稿、照片、录音、大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复等
(2)提案及办理情况；会议简报、会议情况反映、会议记录
(3)参考文件；工作人员名单；工作证、代表证、列席证及选 票式样本校党委会、常委、党委扩大会、书记校长碰头会、总支书 记会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的 文件
以党委名义召开的工作会议材料
党委工作计划、报告(包括调查报告)、总结(包括经验总结)6
党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知（综合性 入此，针对性的入相应处）
校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件
材料
党委负责同志出席上级和校内会议的发言稿
党委大事记及工作简报
党群系统启用印章的文件和印模及废止印章的文件
党群系统重要统计材料
党委保密、秘书工作的有关文件
党委各部、委、各总支报党委的工作计划、总结、报告、请示、批复
重要的群众来信来访及处理材料
分党委、总支、直属支部的工作计划、总结、重要报告、调查材料、会议记录、统计表 16
其他有关材料
DQ12 纪检
上级针对本校纪检工作的文件
本校纪委工作计划、报告、总结、重要调查材料及统计报表 3
本校纪委会议记录
纪委工作规章制度
党员处分、复查材料
群众来信来访及处理意见
DQ13 组织
党员名册、发展新党员、预备党员转正的名册
关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料
长
期 10
党员转移组织关系的介绍信存根
短
期 11
党费收支报表
表彰先进党支部、优秀党员的通知、决定及典型事迹
永
久 13
党校工作计划、管理规定、教学安排、学员名册等材料
DQ14 宣传
永或长 1
上级针对本校宣传工作及学生思想政治工作的文件
永
久 2
本校宣传工作计划、决定、报告、总结、通知
永
久
理论学习的决定、通知、计划、总结
反映本校重大活动的剪报、图表等材料
永
久
教职工政治思想工作动态及调查材料
本校关于学生思想政治工作的决定、通知、条例
永或长 7
学生思想政治工作计划、报告、总结
永
久 8
关于学生政治工作队伍的选拔、管理文件
永
久 9
学生政治工作人员名单
永
久
长
期 DQ15 统战
长
期
上级针对本校统战工作的文件
本校统战工作计划、决定、报告、总结、通知
长
期 3
统战工作情况调查、典型材料、统计报表
长
期
本校各级人大代表、政协委员名单、审批材料
本校各民主党派成员和负责人名册及有关材料
台、港、澳和侨务工作材料
统战工作重要会议记录
长
期 DQ16 工会
永
久 1
上级针对本校工会工作的文件
长
期 2
本校工会工作计划、报告、决定、重要总结、总结、统计
长
期 3
会员代表大会的有关文件（通知、名单、报告、决议、选
长
期 举结果、领导讲话、大会发言等文件）
长或短
表彰工会先进集体、个人的材料、名单
处分会员的有关材料
工会委员会会议记录、纪要
长
期 4
表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料
长
期 长
期
处分团员的材料及复查材料
长
期 6
批准入团、离团材料及名单
长
期 长
期 7
团干部及团员名册
长
期 长
期 8
团员转移组织关系的介绍信存根
长
期 长
期 9
团委会议记录、决议
长
期 长
期 10
学生会文件、材料
长
期 11
本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料
长
期 12
各分团委的有关材料
长
期 长
期 13
研究生会的有关材料
长
期 永
久 14
团委、学生会牵头进行的重大活动（含各种比赛）的有关
长
期 永
久 材料
永或长 15
社团活动、勤工俭学、社会实践有关材料
长
期 长
期 16
本校参加上级团代会、学代会代表名单、登记表和发言稿
长
期 永
久
永
久 汕头大学行政类档案归档范围和保管期限表
长
期
长
期 XZ11 行政综合上级针对本校行政管理的综合性文件
长
期 2
全校性的规章制度
永
久 长
期 3
学校年度、学期工作计划、报告、总结
永
久 永
久 4
校长办公会、校长书记碰头会议记录、纪要、决议
永
久 永
久 5
校务委员会委员名单、会议记录、纪要
永
久 永
久 6
全校性的工作会议、座谈会文件
长
期 长
期 7 校领导在全校性大会上的重要讲话和参加校外会议发言稿
长
期 长
期 8
上级领导来校视察、检查工作时作的重要指示、题词
永或长
长
期
本校教育事业规划、计划及上级批复
永
久 10
学校评估材料
永
久 11
教职工代表大会文件材料
长
期 长
期 12
本校向上级有关行政管理方面的请示、报告及批复
永或长 永
久 13
本校各单位有关行政管理方面的请示、报告及学校的批复
长
期 长
期
有关全校性工作的调查材料和经验总结
永
久 15
高校学年基层报表及综合统计报表
永
久 长
期 16
学校行政部门启用印章的文件及印模
永
久 长
期 17
本校历史沿革、情况介绍
永
久 长
期
本校大事记、简报、信息、动态等
永
久
序号
类
目
名
称
保管期限
校董会办公室与香港基金会间的往来文件材料
永或长 20
校董会会议材料
永或长 21
校史工作材料
长
期 22
校友工作材料
长
期 23
校庆工作材料及学校重要庆祝活动的文件材料
长
期 24
重要的群众来信来访文件材料
长
期 25
“211工程”建设中形成的行政管理性材料入此（如建设
永或长
计划、规划；学校情况调查分析材料；方案论证报告及方 序号
类
目
名
称
保管期限
教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级的批复
长
期 27
其他有关文件材料
序号
类
目
名
称
保管期限
其他有关文件材料
XZ13 监察、审计
上级针对本校监察、审计工作的文件
长
期 2
本校监察、审计工作方面的规章制度
长
期 3
本校监察、审计工作计划、总结、调查报告
长
期 4
本校监察、审计工作统计年报及重要报表
长
期 汕头大学教学类档案归档范围和保管期限表
JX1211、JX1311、JX1411 综合（针对全校性的、多个学历层次的入本、专科教育这一层次，其他的按学历层次归入，以下各类同）
上级针对本校的有关教学工作的文件材料
长
期 案评审材料；有关的规章制度；阶段性检查总结及项目总 验收材料等），其余的按内容归入各类
校本部各院、系、所、部、中心会议记录、纪要、简报
校本部各院、系、所、部、中心工作计划、总结、报告
校本部各院、系、所、部、中心开展各种学术活动的文件
校本部各院、系、所、部、中心与国内单位协作的材料
校本部各院、系、所、部、中心统计年报表及重要资料
其他有关文件材料
XZ12 人事
上级针对本校人事、劳资、师资培养工作的文件
本校人事工作的规章制度
人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录
关于机构、编制规划、计划报告及上级的批复
关于校内机构设置、变化的文件材料
表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料
处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料
教职工获得的校外表彰材料
人事统计报表
教职工名册
教职工校内调动材料
教职工录用、调入、调出的有关材料（包括转移行政关系、工资关系介绍信、商调函、毕业生分配报到证）
关于复员、退伍、转业军人安置工作计划、报告、批复
教职工转正定级材料
教职工工资调整材料、名册
教职工工资、校内津贴、福利等劳资方面的规定、报表
教职工退职、离职和出国的有关材料
教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料
聘请兼职教师、名誉教授的名册及有关材料
教职工离休、退休后重新工作的材料
师资培养、管理工作计划、规定、总结
教师进修计划、安排、总结
教师工作量的规定及执行情况
教师业务考核材料
教研室、研究室正副主任名册
XZ14 武装、保卫
长
期 1
上级针对本校治安、保卫、消防工作的文件
长
期 2
上级针对本校武装、人防、民兵、军训工作的文件
长
期 3
本校治安、保卫、消防工作计划、总结、报告、调查材料、长
期 统计报表
长
期 4
本校治安、保卫、消防工作的请示、批复、情况反映、通报
及有关规章制度
本校师生员工案件的侦察、调查、处理结论材料及上级的批
复、判决书
长
期 6
本校师生员工案件的平反、复查处理结论材料及上级的批复
长
期 7
要害部门的保卫、消防工作
永
久 8
复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登记表（卡）
永
久 9
学生军训有关材料
永
久
长
期 XZ15 总务
长
期 1
上级针对本校总务工作的文件
长
期 2
本校总务后勤工作计划、总结、报告、调查材料、规章制度
永
久 3
本校综合性征地、换地、让地文件材料
永
久 4
房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结
长
期 5
本校房改工作的有关规定、通知、报告、批复
长
期
卫生、医疗、保健工作计划、总结、规定、通知等文件
师生员工健康状况调查材料及统计报表
长
期 8
本校计划生育工作文件及领取独生子女证名册
长
期 9
车辆工作的有关材料
长
期 10
伙食工作的有关材料
长
期 11
校园绿化工作的有关材料
长
期 12
防震、防汛、三废治理工作的文件材料
长
期
长
期 XZ16 档案、图书、文博
长
期 1
上级针对本校档案、图书、情报、文博工作的文件
永
久 2
档案、图书、文博规章制度
长
期 3
档案、图书、文博工作计划、报告、总结
长
期 4
档案、图书、文博概况、发展规划、藏品目录、统计年报表
长
期 5
档案全宗介绍、指南
长
期
档案、图书、文博部门与校外交流的有关材料
KY12-3 总结鉴定阶段
研究报告、研制报告
永久
长期
长期 2
论文专著
永久 永、长 长期 3
工艺技术报告
永久 永、长 长期 4
技术诀窍报告
永久
长期
长期 5
专家评审意见
永久
长期
长期 6
鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录、鉴定意见）长期
长期
短期 7
鉴定证书
永久
永久
长期 8
推广应用意见
长期
长期
短期 9
课题工作总结
长期
长期
短期
KY12-4 申报奖励阶段
科研成果登记表
永久 永、长 长期 2
科研成果报告表
永久 永、长 长期 3
科研成果奖励申报与审批材料
永久 永、长 长期 4
科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或
永久 永、长 长期
影印件
专利申请书或证书原件或影印件
永久 永、长 长期
KY12-5 推广应用阶段
转让合同、协议书
永久
长期
短期 2
生产定型鉴定材料
永久
长期
短期 3
成果被引用或投产后反馈意见
短期
短期
短期 4
推广应用方案及实施情况
长期
长期
短期 5
扩大试生产的设计文件、工艺文件
长期
长期
短期 6
成果宣传报道材料
长期
短期
短期 7
对外学术交流材料
长期
短期
短期
汕头大学产品生产与科技开发类档案
归档范围和保管期限表
CP11 综合上级针对本校产品生产与科技开发管理的文件
长
期 2
本单位为产品生产与科技开发制定的各种规定、条例、办法
长
期、制度及手册、图表
产品生产与科技开发的请示、报告、批复、批示
长
期
序号
类
目
名
称
保管期限
产品生产与科技开发、管理与专业协作单位有关技术性方面
长
期
往来的文件材料
产品生产与科技开发年度工作计划、总结、统计报表
永
久
序号
类
目
名
称
保管期限 JJ11 综合上级针对本校基建工作的文件材料
长
期 2
本校关于基建工作的请示、报告及上级批复
永
久 3
基建工作规章制度
长
期 4
基建工作计划、总结、简报
长
期 5
基建工作总体规划
永
久 6
基建工作统计报表
永
久 7
基建财务预、决算
长
期 序号
类
目
名
称
保管期限土地施工
(1)开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要
短
期(2)施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工
长
期 安全措施、施工工艺
(3)原材料及构件出厂证明、质量鉴定
长
期(4)建筑材料实验报告
长
期(5)设计变更、工程更改洽商、材料仿用核定审批
永
久(6)土建施工定位测量地质勘察
永
久 CP12-1 销售管理
产品用户清册
长
期 2
产品销售合同、协议书、重要洽谈会议记录
长
期
用户反馈的产品技术文件材料
长
期 4
产品说明书、宣传品、广告样张
短
期 5
产品用户交验协议
短
期
CP12-2 产品计划准备阶段材料
任务书、调查材料、方案论证材料、技术协议与委托书、长
期
发展建议书、上级指示批文
CP12-3 产品生产设计（研制）阶段材料
总体方案设计材料
长
期 2
全套设计定型图纸
长
期 3 技术设计说明书、计算手稿、实验数据和实验记录及分
长
期 析报告
通用件、标准件、外购件、外协件明细表、图样目录
长
期 5
阶段性技术总结、产品设计工作总结，设计定型报告及批复
长
期 6
产品说明书、技术条件、标准、产品证明书
长
期
CP12-4 产品生产试制与鉴定阶段材料
试验大纲、试验记录及试验工作总结
长
期 2
鉴定大纲、产品鉴定证书、产品证明书、产品合格证
长
期 3
试验规程和记录、样机底片、照片等
长
期 4
得奖材料、专利材料
长
期 5
论文、专著
长
期
CP12-5 产品生产阶段材料
生产任务书及上级有关指示文件、生产方案计划
长
期 2
全套工艺定型图纸、技术条件说明书
长
期 3
工艺说明书、工艺规程、工艺路线、工艺实验记录、分析
长
期
和鉴定材料等全部工艺文件材料
材料定额和代用单，工时定额
短
期 5
生产定型报告及批复
长
期 6
重大质量事故分析，重要联席会议纪要
长
期 7
各种更改单及技术通知单
长
期 8
生产工作总结报告、技术工作总结报告
长
期
汕头大学基本建设类档案归档范围和保管期限表
全校性总体规划、设计总平面图
水、电、气、电话、电视、计算机网络分布图及有关材料
本校综合性地质勘探、地形测量材料
JJ12-1 可行性研究
项目建议书及上级批复
可行性研究报告
项目评估
环境预测、调查报告
设计任务书及计划任务书
JJ12-2 设计基础
工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘
察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明
地形、地貌控制点建筑物、构筑物及重要设备及安装测量
定位、观测记录
水文、气象、地震等其它设计基础材料
JJ12-3 设计文件
初步设计
技术设计
施工图设计
技术秘密材料、专利文件
设计计算书
关键技术实验
总体规划设计
设计评价、鉴定及审批
JJ12-4 工程管理文件
建设用地规划许可证、审批表及规划红线图等
承包合同、协议书、招标、投标、租赁文件
施工执照
环保三同时、消防、卫生等条件水、电、气、暖供应协议书
产权证书
JJ12-5 施工
序号
类
目
名
称
保管期限
人士的计划、请示与批复、来往函件、情况汇报、总结
正式邀请函（电）；到职通知书；合同或协议（中、外文）
长
期
专家名册及简历
来校任教、讲学的外籍专家、教师、学者及友好人士的讲
长
期
授计划、内容、讲稿、教材、教学评估、邀请报告、接待 安排等材料
来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料
长
期 5
外国党政官员、各界人士来校访问的有关材料
长
期 6
本校主办或联合举办的国际比赛、竞赛材料
长
期
WS14 国际合作与会议
本校与国（境）外高校建立校际关系及进行学术交流的请示
永
久 与批复、协议书（中、外文本）、合同、备忘录等材料
本校与国（境）外科研机构建立科技合作关系的请示与批复、永
久
协议书（中、外文本）
本校完成的国际、校际合作项目、成果等材料
永
久 4
合作项目中国外单位完成的项目、成果等材料
长
期 5
本校主办或联合举办的国际会议的有关材料
永或长 6
授予国（境）外专家、学者、著名人士名誉称号、名誉职
永
久
称、名誉学位的有关材料
合作双方互赠的礼品、纪念品
长
期
WS15 外国留学生工作
本校招收外国（境）留学生简章
长
期 2
新生录取审批材料
永或长 3
学籍登记表、学籍卡
永
久 4
教学计划、大纲、安排
长
期 5
学习情况、成绩及评语
永或长 6
毕业论文、学位论文；毕业证书、学位证书（复印件）
长
期 7
学生名册
永
久 8
学生去向及有关材料
长
期
汕头大学财会类档案归档范围和保管期限表
CK11 综合上级针对本校财务会计工作的文件材料
长
期 2
本校财务管理规定、计划、总结、请示、批复等文件
长
期 3
学校基金管理工作文件
短
期 4
有关财务管理方面的其它文件材料
短
期 5
会计移交保管清册
长
期 6
财会档案移交保管清册
永
久 7
财会档案销毁清册
长
期
CK12 会计报表
序号
类
目
名
称
保管期限
决算报表（含基建综合决算）
永
久 2
预算会计报表
短
期 3
年度以上规划表、分配计划、测算表
长
期 4
年度以上各种统计报表（含工资报表）
长
期 5
季度以下各种计划、统计报表
短
期
CK13 会计帐簿
涉及外事会计帐簿
永
久 2
总帐
长
期 3
预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐）
短
期 4
预算外帐簿（含明细帐、分户或登记帐）
短
期 5
学校专项基金帐簿
短
期 6
日记帐
短
期
其中：现金、银行存款日记帐
长
期 7
固定资产明细帐（卡片）
短
期
（固定资产报废清理后保管五年）
CK14 会计凭证
涉及外事的会计凭证
永
久 2
预算内各种原始凭证、记帐凭证
短
期 3
预算外各种原始凭证、记帐凭证
短
期 4
学校基金各种原始凭证、记帐凭证
短
期 5
银行存款余额调节表面
短
期 6
会计拨款凭证及其他会计凭证
短
期 7
银行对外帐单
短
期 8
涉及债权、债务及未清理完毕的凭证
长
期
CK15 工资清册
工资发放名册、卡片
永
久 2
工资转移、证明、通知存根
长
期 3
各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等
短
期
汕头大学声像载体档案归档范围和保管期限表
（声像载体材料按类型分为照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等，声像载体档案的归档范围和保管期限参见前面十大类档案的归档范围和保管期限表）
汕头大学上级文件归档范围和保管期限表
（上级文件中，内容直接针对本校各项工作的，分别与校内相关内容的文件材料归入各类永久或长期保存。普发性、非指导性、非指令性的、具有查考价值的则归入上级文件这一类，短期保存）
SJ11 国家级文件 SJ12 省级文件 SJ13 市级文件
序号
类
目
名
称
保管期限
汕头大学实物类档案归档范围和保管期限表
（实物的保管期限据其保存价值来确定）
SW11、SW12、SW13、SW14、SW15本校在省级以上、国外各项比赛、科学研究等各类活动获
待定
奖的奖状、奖杯、奖牌等在与国内外友好往来、学术交流、科技合作等活动中接受
待定的具有保存价值的实物
校友赠送给学校的具有保存价值的实物
待定 4
本校各个时期的反映历史沿革的各种实物
待定
（二○○七年十二月十三日印发）
